業務効率化や人手不足への対応策として注目されている「Bpaas（Business Process as a Service）」。
クラウド上で業務プロセスをサービス化するこの新しい仕組みは、BPOやSaaSとは異なる特徴を持ち、企業の生産性向上に貢献します。
しかし導入には相応の準備と注意点も存在します。
本記事ではBpaasの基本からデメリット、導入時のポイント、つまずきやすい落とし穴まで、実践的な視点でわかりやすく解説します。
Bpaasの基本と仕組み
Bpaasは、従来のBPOやSaaSとは異なる新しい業務アウトソーシングの形です。
クラウド上で業務全体を仕組み化し、自動処理を可能にすることで従来の手作業中心の業務フローを一気に効率化します。ここでは、その特徴と業務に実際に取り入れた場合の流れを解説します。
Bpaasとは？BPOやSaaSとの違い
Bpaas（Business Process as a Service）は、企業の業務プロセスをクラウド上で提供する新しいアウトソーシングの形です。
従来のBPO（Business Process Outsourcing）は、業務を外部の人間に委託するスタイルでしたが、Bpaasはクラウドベースで業務を仕組み化しSaaS（Software as a Service）のように使える点が特徴です。
SaaSが「ツールを提供する」のに対して、Bpaasは「業務そのものをサービスとして提供する」点で異なります。また、単なるBPOと違い、BpaasはIT技術と業務知見がセットになっているため、自動化・効率化の幅が格段に広がります。
業務の流れについて
Bpaasを導入すると、業務の処理フローが大きく変わります。
経費精算を例に取ると、従来は申請・承認・集計・会計処理といった一連の流れを社内で完結させていましたが、Bpaasではこれらすべてがクラウド上で一気通貫に行われます。
申請データは自動で集計され、ルールベースでチェックが行われ、必要な情報は会計システムと連携されるといった流れです。このように、手作業から自動処理へと業務フローが進化するのが、Bpaasの基本的な仕組みです。
Bpaasの導入で感じやすい主なデメリット
Bpaasには多くのメリットがある一方で、導入後に「思っていたほど効果が出ない」「逆に手間が増えた」と感じるケースもあります。
その原因は多くの場合、導入前の検討不足や運用設計の甘さにあります。
このセクションでは、Bpaasを導入する際に企業が感じやすい主なデメリットと、その背景にあるリスクについて解説します。
適切な対策を講じるためにも、あらかじめ理解しておくことが重要です。
自社業務とのミスマッチのリスク
Bpaasは標準化されたサービスであるため、自社の業務フローに合わない場合があります。
特に業界特有の商習慣や社内独自の処理ルールが多い企業では、「うちのやり方に合わない」というギャップが発生しやすいです。
無理に合わせることで逆に業務が複雑化する可能性もあるため、導入前には細かい業務プロセスとの照らし合わせが欠かせません。
ブラックボックス化の懸念
Bpaasはサービス提供者側に業務処理が集中するため、自社内で業務の中身を把握しづらくなることがあります。
これにより、何かトラブルが起きた際に「原因が特定できない」「誰に確認すればいいかわからない」といった状況が起こりがちです。
業務の透明性が下がることで、品質管理や内部統制の観点から不安を感じる企業も少なくありません。
初期設計に時間がかかるケースも
Bpaasの導入では、最初に「どの業務を対象にするか」「どのようにフローを構築するか」といった設計段階にかなりの時間と手間がかかることがあります。
特に、業務が属人化している場合や、現状のプロセスが非効率で複雑な場合には、棚卸しやルール整理だけで数週間から数ヶ月かかることもあります。
自社内で完結を目指すのではなく、専門家の力に頼ることも選択肢に入れるべきでしょう。
Bpaas導入前にやるべき準備と確認ポイント
Bpaasを効果的に導入するためには、事前準備が欠かせません。
業務の可視化や標準化、導入範囲の選定、効果測定のためのKPI設定など、成功のカギを握る重要なポイントを整理することが必要です。
入念な事前準備がBpaasを活用した業務改善の鍵となるでしょう。
業務の洗い出しと標準化
Bpaas導入を成功させるには、まず社内の業務を徹底的に洗い出すことが重要です。どの業務が定型的で、どのプロセスが属人的なのかを可視化し、Bpaasと親和性の高い領域を特定します。その上で、手順や判断ルールを標準化していくことで、サービスにスムーズに落とし込むことができます。
具体的には、業務フロー図の作成や関係者へのヒアリングを通じて、日々の業務内容や判断基準を棚卸しすることが有効です。
担当者ごとに手順が異なっている場合は、その違いを明確にし、共通化・マニュアル化するプロセスも欠かせません。
属人性の高い業務はBpaas化に不向きなため、標準化を進めることが導入成功の前提となります。
最終的には、ツール側に業務ルールを正確に反映できるレベルまで整備することが求められます。
導入範囲とKPIの明確化
次に重要なのが、導入範囲の明確化です。
全社導入を目指すのではなく、まずは一部の業務や部門から始める方がリスクも少なく、段階的にスケールできます。
Bpaasによって「どれくらいの工数削減を目指すのか」「エラー率をどこまで下げるのか」といったKPIも事前に設定しておくことで、導入後の効果測定がしやすくなります。
KPIの設定では、定量的な指標を用いることが成功のポイントです。
「月間○時間の削減」や「作業エラーの○％削減」など、現状の数値と比較可能な目標を設けることで、導入の成果が可視化されやすくなります。
段階的に導入範囲を拡大する際にも、部門ごとのKPIを設定しておくことで、進捗や成果の管理が容易になります。これにより、社内関係者への説明責任を果たしやすくなり、プロジェクト全体の推進力にもつながります。
デメリットをカバーする対策・運用の工夫
Bpaas導入にはデメリットもありますが、適切な対策と運用の工夫によってリスクを最小限に抑えることが可能です。
ここでは、導入効果を高めるためのスモールスタートの考え方や、継続的な業務レビューによる改善アプローチを紹介します。
段階的な導入と効果検証
いきなり全社的にBpaasを導入するのではなく、まずは特定の業務や部署に限定して導入し、効果を検証しながら展開する方法が有効です。
スモールスタートであれば、仮にうまくいかなかった場合でもダメージが限定的で、改善点を抽出しながら最適化していくことが可能です。
まずは経費精算や勤怠管理などの明確なルールがある業務から始めることで、業務フローの可視化や自動化効果が得やすく、Bpaasの利点を実感しやすくなります。
導入初期には、関係者への教育やマニュアル整備、FAQの整備なども含めた運用体制の構築が鍵となります。
初期導入フェーズで得られた成果や課題を蓄積し、次の展開時に反映させることで、全社展開時の失敗リスクを最小限に抑えることができます。
定期的な業務レビューと改善
Bpaasは導入して終わりではありません。導入後も定期的に業務フローを見直し、運用ルールを調整していくことで、持続的な改善が実現します。
現場のフィードバックを積極的に取り入れ、実際の運用とのギャップを少しずつ埋めていくプロセスが成功への近道です。
改善サイクルを回すためには、定期的なレビュー会議の実施や、業務ログ・KPIデータの分析が不可欠です。
想定していた工数削減が達成できていない場合には、どこにボトルネックがあるのかを明確にし、必要に応じて手順やシステム連携の見直しを行います。
ユーザー（社員）からの意見を吸い上げる仕組みを設けることで、実務との乖離を最小限に抑え、現場が納得して使い続けられるBpaas運用が可能になります。
導入後の運用でつまずきやすいポイント
Bpaasを導入した企業の中には初期の設計や展開はうまくいっても、運用フェーズで思わぬトラブルに直面するケースがあります。
ここでは、導入後によく見られるつまずきポイントとそれを回避するための対策について解説します。
担当者の属人化と引き継ぎ問題
Bpaasの運用管理を特定の担当者に任せきりにすると、その人が異動や退職したときにノウハウが失われる恐れがあります。
業務フローや連携手順をドキュメント化し、誰でも業務を引き継ぐことが可能な体制を作ることが欠かせません。属人化を避けるためには、複数人での運用体制や定期的な勉強会も有効です。
日々の業務やトラブル対応の履歴をナレッジベースに蓄積しておくことで、新任担当者が過去の経緯や判断基準をすぐに理解できるようになります。
担当者がBpaasを「ブラックボックス」のように抱え込んでしまう状況は、将来的な業務停止やトラブル拡大につながりかねません。
定期的なローテーションや運用マニュアルのアップデートなども合わせて実施し、組織全体で支え合える体制を整備することが、持続的な運用の鍵となります。
現場の声を反映できていない
Bpaas導入は経営層や情報システム部門が主導しがちですが、実際に使うのは現場の社員です。彼らの業務実態や要望が反映されていないと、「使いにくい」「業務が逆に増えた」といった不満が噴出することがあります。
現場の声を丁寧に拾い上げ、業務設計に反映することが、円滑な運用のカギとなります。
導入前後に現場社員へのヒアリングを実施し、実際の業務手順や課題点を明文化しておくことで、システム設計とのギャップを最小限に抑えることができます。
導入後も定期的にアンケートや改善提案を募ることで、現場からのフィードバックを柔軟に運用へ反映できます。「経営判断で決めたから使ってくれ」という一方通行の姿勢では、現場の協力が得られず、Bpaasの本来の効果を引き出せなくなります。現場を巻き込んだ改善プロセスが、成功への近道です。
Bpaasの相談は『CLOUD BUDDY』へ
Bpaasの導入を検討する際は、専門知識を持つパートナーに相談するのが得策です。
『CLOUD BUDDY』では、業種・業務内容に応じた最適なBpaas導入プランを提案し、初期設計から運用・改善までを一貫して支援します。
セキュリティや連携ツールとの相性など、細かな不安も丁寧にサポートしてもらえるため、Bpaasが初めてという企業でも安心して取り組むことができます。
まとめ｜Bpaasを活用し企業競争力を高める
Bpaasは、業務の効率化・自動化をクラウド上で実現する新しい外注モデルです。
メリットが多い一方で、導入時には業務との適合性や運用体制への配慮が必要不可欠です。
しかし、適切な準備と段階的な導入、継続的な見直しを行えばBpaasは企業の業務改善に大きなインパクトを与える存在となります。
今後の人材不足やDX推進を見据えたとき、Bpaasは単なるツールではなく、企業の競争力を支える重要な戦略手段になるはずです。ぜひ、導入前の準備とリスク対策を万全にしながら、Bpaasの可能性を最大限に活用してください。
