ノンコア業務をまるっと自動化する、BPO×AIサービス
社員が「事業を伸ばす」ことに集中できる組織へ
経営とは、
良い手数を増やすゲームだ。
労働生産性の国際比較において、日本は最下位の方に出る。
にも関わらず、
「この問題に本気で取り組んでいる」話をあまり聞いたことがない。
なぜか。
日本という国で、日本の企業で、日本人と働いている限り、
その働き方の生産性が低いという客観的な評価が難しいからだ。
だから、この問題に本気で取り組んでいるという話をほとんど聞かない。
であれば、本気でこの問題に取り組んだら、
商品やプロダクトではない”競争優位がつくれる”ということになる。
問題の背景にあるものは何か？
問題の対処としてよく聞かれるのは、
「生成AIやデジタル技術を活用したDX」だ。
でも、果たしてそれで問題が解決するのだろうか。
そもそも問題の背景にあるのは日本の雇用慣行だ。
日本型の雇用慣行（メンバーシップ型）では平均勤続年数が長くなり、
平均勤続年数が長くなると、「生産性が落ちる」。
なぜか。メンバーシップ型は人に仕事をつけるから、
「仕事がブラックボックス化する」からだ。
であれば、ジョブ型を取り込んで、仕事の透明性を上げればいい。
ワークリストを起こして、ワークフローを起こして、付随する手順書を書く。
こうすることで仕事の透明性が上がる。
仕事の透明性が上がればそのワークの担当者の生産性が上がり、
さらに、社員じゃなくてもできることは業務委託やAIに出せるようになる。
それってコア業務？ノンコア業務？という問いを立てよう。
これで社員では実現できなかった手数の増やし方ができる。
つまり、採用じゃなくてもリソースは増やせる。
根本にある考え方
メンバーシップ型は「人に仕事をつける」なので、「誰が、何をやっているか」は把握しているが、「どうやっているか」を把握できていない。つまり、仕事のやり方がブラックボックスになり、ブラックボックスになるから、「辞められたら困る」になり、辞められたら困るになるから、生産性が問えない。
「どうやるか」がわからない状態だから、DXを進めたり、業務委託に外注したり、AIを組み込んだり、といったことができない。
そこで、メンバーシップ型の仕事の部分にフォーカスを当て、その仕事の透明性を上げればいい。どんなフローで、どれぐらいの時間をかけて、どんなタスクでその仕事を回すのか。これをはっきりさせることで、メンバーシップ型でもその仕事の担い手の生産性が上がる。そしてその仕事の透明性が上がることで、外注化、DX化、AIやシステムによる自動化など、革新的な生産改善、つまりWork Transformationが進められるようになる。
社員の間で、「これってうちの会社でやらなきゃいけないコア業務なの？」という問いが立つようになっていたら、生産性は間違いなく上がっていると言える。その先に、社員が自ら進んで「第二領域」に取り組む、「プライオリティ・マネジメント」が実現する。
ハイブリッドにすれば、
プライオリティ・マネジメントが実現する
事業成長の鍵は第二領域にある
プライオリティマネジメントとは、自分の行動に優先順位付けをしていく技術です。行動は「緊急度」と「重要度」の2つの軸で分類。ほとんどの社員が緊急度を元に行動する「L字型行動」をとります。しかし、成果を出す人、成長する人は、「緊急性は低いが重要」の第二領域に取り組みます。これを「Z字型行動」と言います。第二象限の「本質的に目標達成にとって役立つ行動」に取り組むことで、成果が出やすくります。ここにどれだけ社員を取り組ませられるかがもっとも重要な経営イシューの一つと言えます。
プライオリティ・マネジメント実現に向けた評価指標（KPI）の一例
「緊急性はないが重要」な仕事（第二領域）にリソースを投下していくためには、「業務を効率化しよう」という掛け声だけではなく、実際にやっている業務を可視化し、コア業務とノンコア業務にわけ、外注化、自動化してその分の時間を浮かせる必要があります。 例えば、「業務可視化率」「外注化率」「自動化率」といったKPIを毎月評価することで、空いた時間を新規事業開発や人材育成などの未来への投資に振り向けることができます。
コアコンピタンス
3つのコアソリューションで
叶える、WX
（ワークトランスフォーメーション）
整う
BPR Consulting
組織の業務プロセスをまるっと可視化し、外注化/自動化によるノンコア業務の切り離しができる状態にする。可視化したアウトプットは会社の資産になる。
進む
BPO Optimization
外注化＋DX化、AI/iPaaSによる自動化を組み合わせた統合的な業務最適化を進める。
浸透する
Change Management
外注化、DX化、AI/iPaaSによる自動化が当たり前になり、社員がコア業務に集中し、生産改善によって事業成長が起きる状態が組織文化・風土として定着する。
枝葉の対処療法では伸ばせない、
だから根本から整えるBPR
Business Process Reengineering
Business Process Reengineeringは、企業の業務プロセスを抜本的に見直し、再設計することで、大幅な効率改善や競争力向上を目指す経営手法です。既存のプロセスの小規模な改善ではなく、「ゼロベース」で考え、従来のやり方にとらわれずに改革を行うのが特徴です。
Cloud BuddyのBPRプロセスは、組織負担が少ない
そもそもメンバーシップ型が風土として定着している日本において、ジョブ型をどう取り込むのか、やったことがないのでやり方がわからないというケースが圧倒的に多い。よって、全てをジョブ型に切り替えるのは不可能という前提に立ち、仕事の透明性を上げるところにだけ集中する。
洗い出す
現状を明かにする
誰が何をやっているか、現状を把握して課題の種を見つける
ヒアリングシートを配布し、回答からワークリストを作成する。
これによって、どこに課題が潜んでいるかを明らかにします。
切り分ける
問いを立てる
コア業務とノンコア業務に切り分ける、また、その問いを立てる
例えば、「頻度は少ないが、毎月何時間もかかる作業が繰り返しあり、手間だと
感じている」業務は、この問いの対象になります。
整える
手順書・ワークフローを作成する
ノンコア業務を透明にする
ワークフローを起こし、コア・ノンコア、判断や自社知識の有無といったフラグ
を立て、必要な手順書を起こす。それも、編集可能なデータとして残すので、暗
黙知が資産として残っていきます。
渡す
ノンコア業務を社員から剥がしていく
外注化、DX化、AI/iPaaSによる自動化を進める
これによって、社員はコア業務に集中できる環境ができ、会社の成長にフォーカ
スできるようになっていきます。さらに、採用じゃなくても手数が増やせる状態
が構築されます。
進化させる
生産改善が当たり前の組織にする
1人から始めて、チーム・組織、会社全体をハイブリッドにしていく
プロジェクトをアップデートし、ワークフロー化する対象業務の本数や業務可視化
率、外注化率、自動化率といったKPIを立て、会社全体を筋肉質にしていく。
導入事例
労務業務での活用例
経理業務での活用例
情シス業務での活用例
湘南分析センターが実現した
業務効率化と人員不足解消
湘南分析センター様では、かねてより事務作業の属人化や人手不足に課題を抱えていました。そうした中、Cloud Buddyを導入された同社は、どのような効果を実感し、どのように活用されたのか？
サービス導入後の業務への意識や進め方の変化
Cloud Buddyを導入してから、私自身やチームメンバーの業務に対する意識や進め方に変化が見られました。以前は自分で抱え込んでいた作業を、積極的にCloud Buddyに任せるようになりました。その結果、私は確認や指示に時間を割けるようになったんです。
また、Cloud Buddyと連携して業務を行うメンバーにも、業務改善の視点や協力的な姿勢が見られるようになりました。最初は仕事を出せない、あるいは出さないスタンスだったのが、最近は「どうしたら業務が良くなるか」といった視点で相談してくれることが増えました。「これはCloud Buddyに依頼できそうか？」と積極的に聞いてくれるようになったのも、ありがたい変化です。最初は外部に業務を渡すことを遠慮していたところがありましたが、徐々に抵抗がなくなってきたと感じます。
導入にともない業務の洗い出しや言語化が進んだことによって、得られた気づき
Cloud Buddyに業務を依頼する際に、一度現在のチームの業務を洗い出し、可視化を行いました。このプロセスを通じて、普段無意識に行っていた作業の重要性や、改善点に気づくことができたんです。慣れて無意識でやっていることや、流れで進めている業務を改めて言葉にしてみると、「こんな意味があったんだ」と気づいたり、あるいは「実はこれは省略していたけど、本当はやった方がいいよね」といった発見があったりします。言語化することの重要性を改めて感じました。
他にもたっぷりお話しを伺いました！
- Cloud Buddy導入による具体的な業務効率化の効果は？
- 派遣社員の代替として導入、現在の効果は？
- Cloud Buddy活用のアイディアやメリットは？
- Cloud Buddyを使いこなす秘訣は？
- Cloud Buddyは、どのような企業に特に有効？
株式会社Medi Blancaが実現した
請求業務効率化と組織変革
訪問看護・ケアリングサービス事業を展開する株式会社Medi Blanca様では、事業拡大に伴う請求業務の増大と人手不足に課題を抱えていました。Cloud Buddyを導入された同社は、どのような効果を実感し、どのように活用されているのか。
導入にともない業務の洗い出しや言語化が進んだことによって、得られた気づき
Cloud Buddyに社内の業務リストや業務フローを可視化していただいたことで、多くの気づきがありました。社員の頭の中にはあるものの、文書化まで手が回らなかった業務が、ヒアリングを通じて次々と明らかになりました。
業務フローを全員で共有し議論できるようになったことで、ミスの防止につながり、新人教育にも活用できるようになりました。手順が明文化されることで、属人化を防ぎ、教育効率も向上します。
興味深いことに、私自身も把握していなかった業務があることが判明しました。現場で当たり前に行われていた作業を、改めて組織全体で標準化していく流れが生まれています。
Cloud Buddy導入による具体的な業務効率化の効果
とあるデータ入力業務をCloud Buddyにお願いしているのですが、これが大きな効果を生んでいます。看護師が記録した内容をシステムに入力し、印刷・郵送する作業ですが、バスのコース増加や利用者数の増加により、入力量が大幅に増えていました。
以前は毎日処理していた業務が、他の業務との兼ね合いで月に3日程度しか時間を確保できず、提出期限直前に慌てて処理することもありました。現在は計画的に業務を進められるようになり、心理的な負担も軽減されています。
また、事務作業の負担を軽くし、PR活動に注力してもらいたいと考えていた社員がいたのですが、現在では、インスタグラムの投稿を週1回確実に行えるようになり、公式noteでの記事発信も充実した内容で作成できています。PRはその社員にしかできない重要な業務なので、そこに時間を割けるようになったことは非常に価値があります。
他にもたっぷりお話しを伺いました！
- 導入前の課題とCloud Buddyを知ったきっかけは？
- サービス導入後、業務への意識や進め方にどのような変化が？
- 組織にはどのような変化が生まれた？
- Cloud Buddyに今後期待することは？
- Cloud Buddyは、どのような企業に特に有効？
行動心理学を活用！労働生産性改善スキーム20選
「なぜ頑張っているのに生産性が上がらないのか？」その答えが行動心理学にあります。本資料では、科学的根拠に基づいた20の実践的スキームをご紹介。明日からすぐに取り組める具体的な改善手法で、チーム全体のパフォーマンス向上を実現します。