「自社の従業員だけではコア業務に注力できない」
「自社の従業員にかかる負担を軽減したい」
企業が成長していくためには新規顧客獲得やリピーターへのフォローなど、売上増加にかかる業務への注力が欠かせません。
このような業務に注力するためには、業務支援サービスの活用がおすすめです。
この記事では業務支援サービスの概要やメリット、導入のポイントについて解説します。
業務支援サービスとは
企業内で発生する事務作業や管理業務を専門の外部パートナーが支援してくれる仕組みが、いわゆる業務支援サービスです。
業務支援サービスを活用することで、バックオフィスの負担を軽減しながら、コア業務に注力できる環境を整備できます。
限られた人員であっても高い成果を発揮できるため、人員不足で悩んでいる中小企業や地方の企業などに着目されています。
業務支援サービスの役割
業務支援サービスの主な役割は、経理や総務、人事、顧客管理など幅広い領域の業務を円滑に進めるためのノウハウとリソースを提供することです。
経理や総務などの業務は専門知識や法令順守が求められます。そのため、自社で内製化すると経験者の採用など、コストと時間が必要です。
一方、業務支援サービスを活用すれば、経験豊富な専門家が課題を洗い出し、最適な業務フローを設計してくれます。
できるようになること
業務支援サービスを利用することで、次のような業務をできるようになります。
- 経理：帳簿や月次決算・年次決算に必要な書類の作成の迅速化
- 総務：社内規定の整備やオフィス環境のスムーズな改善
- 人事：採用や給与計算の実務を専門家が支援
- 営業やマーケティング：外部の知見やノウハウに基づくデータ分析
上記のような業務を支援サービスで対応すれば、人手不足やリソース不足を解消しながら事業を伸ばすことが期待できるでしょう。
業務支援に役立つ3つのシステム
自社の業務をスムーズに進めるためには、システムの活用も有効です。
具体的には次のような3つのシステムが業務支援に役立ちます。
- 請求書発行ツール
- タスク管理ツール
- 人事管理システム
上記のようなシステムを導入すれ経理業務や人事業務をスムーズに行えるため、経営課題の可視化に大きな役割を果たします。
（1）請求書発行ツール
請求書発行ツールは、企業が請求書を簡単に作成し、管理できるシステムです。
請求書発行ツールを導入すれば手作業での請求書作成の手間が省け、ミスを減らすことができます。
テンプレートや自動計算機能を活用することで、正確かつ迅速に請求書を作成可能です。
さらに、送信履歴の確認や支払いステータスの追跡ができるため、請求業務を効率化し、キャッシュフロー管理も強化できます。
多くのツールはクラウドベースで提供されており、どこからでもアクセス可能です。
（2）タスク管理ツール
タスク管理ツールは、業務やプロジェクトの進行状況を管理するためのソフトウェアです。
担当者にタスクを割り振り、期限を設定し、進捗状況をリアルタイムで把握できます。
これにより、チーム全体での情報共有が容易になり、業務の遅延や漏れを防ぐことができるでしょう。
ツールによっては、コメント機能やファイル共有機能も搭載されており、チームメンバー間でのコミュニケーションも円滑に行えます。
（3）人事管理システム
人事管理システムは、従業員の情報や勤怠データを一元管理するためのシステムです。
同システムを活用すれば、給与計算や年次評価、労働契約の更新などを効率化できます。
システムは法令に準拠した報告書作成機能や労働時間の管理機能を備えており、労務管理の精度を向上させるというメリットもあります。
また、社員のスキルやキャリアパスを把握することで、適切な人材配置や研修計画の策定が可能になるでしょう。
業務支援サービスを導入する5つのメリット
業務支援サービスを導入することで、企業は次のようなメリットを享受できます。
- コア業務に集中できる
- 業務効率化が目指せる
- 売上アップが期待できる
- 専門家の知識を活用できる
- 担当者の負担を軽減できる
それぞれのメリットについて解説します。
1.コア業務に集中できる
企業の業務は、利益に直結するコア業務と利益には直結しない事業の補助的な業務であるノンコア業務の2つに大別されます。
自社の従業員がノンコア業務に時間を取られてしまうと、利益拡大につながる施策や営業活動が滞ってしまうでしょう。
このような状況に対して、業務支援サービスを導入すれば、専門家がノンコア業務に対応してくれるため、自社の従業員は戦略的な取り組みに専念しやすくなります。
2.業務効率化が目指せる
業務支援サービスを導入することで、業務効率化も期待できます。例えば営業の業務を支援すれば、自社の営業担当者は本来の営業活動に専念できるでしょう。
顧客との関係構築を営業担当者が担い、見積もり作成や資料作成を業務支援サービスが担うといったように、分業体制が構築できるので、より効率的に業務を進められます。
3.売上アップが期待できる
売上アップが期待できるのも業務支援サービス導入のメリットです。
従来は注力できていなかった顧客対応に時間がかけられるようになるため、売上増加が期待できるでしょう。
さらに、SFAやCRM、MAなどのシステムを併用することで、見込み顧客へのアプローチを効率化し、時機を逃さずフォローが可能になります。
また、顧客が何を求めているのか把握しやすくなるため、ニーズに応じた提案もできます。
4.専門家の知識を活用できる
業務支援サービスは専門家の知識を活用できるというのもメリットです。
例えば、人事労務や経理、ITシステムなどの分野は、法改正や技術革新がつきもののため、社内だけで最新情報をキャッチアップするのは容易ではありません。
業務支援サービスの事業者であれば、すでに多くの企業や事例に対応してきた経験と、専門家として最新情報にも精通しています。
そのため、自社の事情に合わせた提案を受けながら、常に適切な形で業務運営を行えるでしょう。
5.担当者の負担を軽減できる
人員が限られている企業では、一人の担当者が経理から総務まで幅広い業務を抱え、負担が大きくなることがあります。
こうした状態が続くと、担当者のストレスが増して離職リスクが高まるだけでなく、業務効率も低下しがちです。
業務支援サービスを導入して外部に一部業務を委託すれば、担当者が業務過多の状況から解放され、生産性やモチベーションを維持しやすくなります
また、営業担当者の場合、ノルマ達成に割く時間を大幅に確保できるため、プレッシャーの緩和が期待できるでしょう。
業務支援サービスを利用する際の注意点
業務支援サービスを利用することでさまざまなメリットが期待できます。しかし、業務支援サービスを利用する際はメリットだけでなく、注意点も把握しておきましょう。
- 実績が豊富サービスを利用する
- 現場や担当者の意見をしっかり聞く
- 料金とコストのバランスを事前に確認する
- 担当者とコミュニケーションを綿にとる
実績が豊富サービスを利用する
同じ業務支援サービスであっても、サービスごとに強みや得意分野は異なります。
特に人手不足やリソース不足に直面している場合は、豊富な導入実績を持つサービスを選びましょう。
これまでどのような業界で成果を出しているか、似た規模の企業に対応した経験はあるかといった点を事前に確認することで、初期導入や運用時のトラブルを最小限に抑え、よりスムーズな立ち上げが期待できます。
現場や担当者の意見をしっかり聞く
導入する業務支援サービスを選択するのは経営層であるものの、実際に作業を行うのは現場の担当者です。
導入後に現場が不便さを感じると、システムやサービスが十分に活用されず、期待通りの効果が出にくくなる可能性があります。
そのため、導入前から担当者の意見をしっかり吸い上げ、現場の意向を反映してサービスを決定しましょう。
料金とコストのバランスを事前に確認する
サービスによって料金体系が異なります。例えば、初期費用や月額料金が設定されているケースもあります。
このような料金体系では、オプションや追加機能によるコスト増も考慮しなければなりません。
一見、安価で利用できるように思えても、必要な機能を加えると高額になることもあります。
導入を検討する際は、サービス提供者から見積もりを取り、自社にとって不可欠な機能を明確にしましょう。
担当者とコミュニケーションを密にとる
業務支援サービスを導入する際には、サービス提供者の担当者とのやり取りが運用に大きく関わります。
業務を投げっぱなしでは、期待する成果を得られない可能性があります。
そのため、定期的に進捗や問題点を共有する場を設けましょう。
また、導入後も運用ルールの見直しや機能の追加・変更などが必要になるため、対応できる環境や体制を整えておくことが欠かせません。
業務支援サービスを選ぶポイント
さまざまな業務支援サービスが提供されているため、自社に適したサービスを選ぶために次のようなポイントを押さえておきましょう。
- 必要な機能が使えるか
- カスタマイズが可能か
- サポート体制は充実しているか
- 既存システムと連携できるか
必要な機能が使えるか
業務支援サービスを導入しても、自社に求める機能が備わっていなければ、メリットは享受できません。
例えば、営業支援を希望しているのにも関わらず、経理業務の業務支援をしているサービスを導入しても、満足いく結果は得られないでしょう。
そのため、必要な機能が使えるかの確認が大切です。
まずは自社が求める機能を洗い出し、サービス提供者に問い合わせて機能の有無を確認することが、導入の成否を左右する非常に大事なプロセスです。
カスタマイズが可能か
業務支援サービスによってはカスタマイズに対応しているケースがあります。業務フローは企業によって大きく異なるため、画一的なシステムでは業務が停滞しかねません。
そのため、運用実態に合わせたカスタマイズが可能かを確認しましょう。
柔軟なカスタマイズができるサービスを選べば、自社独自のプロセスを維持しながら自動化や効率化を進められます。
サポート体制は充実しているか
システムやサービスを導入するだけでは、思わぬ不具合が生じたり、現場が操作方法を十分に理解できないケースもあります。
このようなトラブルに対応するためには、サービス側のサポート体制が整っているかが重要です。
例えば、問い合わせへの返答スピードや休日のサポート有無、マニュアルや研修の充実度など、さまざまな観点からサポート体制を把握し、運用しやすいかどうかを確認しましょう。
既存システムと連携できるか
既に社内で会計ソフトや在庫管理システムなどを運用している場合、新たに導入する業務支援サービスと連携できるかどうかも重要な検討材料になります。
もし既存システムとの連携が難しいと、二重入力やデータの移行作業が増え、結果的に生産性を下げるリスクがあります。
あらかじめ自社で使っているシステムやソフトウェアの仕様をサービス提供者に伝え、連携の可否や対応状況を十分に確認してから導入を決定しましょう。
BPOやITツールを組み合わせるとより効果的
バックオフィスのアウトソーシングにあたるBPO（Business Process Outsourcing）とSFAやCRM、MAなどのITシステムを同時に利用することで、より大きな効率化を実現しやすくなるでしょう。
BPOによって専門家が事務作業を代行しつつ、データ分析やマーケティング施策には自動化ツールを駆使することで、少ない人員でも高いパフォーマンスを発揮できるようになるでしょう。
高いパフォーマンスを発揮できるようになれば、売上の向上も期待できます。
業務の悩みは『CLOUD BUDDY』へご相談ください
リソース不足や専門知識不足から、バックオフィス業務や営業管理に課題を抱えている場合は、『CLOUD BUDDY』をご検討ください。
経験豊富なスタッフが経理や総務、人事といった多岐にわたる領域をサポートします。
『CLOUD BUDDY』はシンプルな業務のアウトソーシングはもちろん、複雑な工程、専門性が必要な業務のアウトソーシングにも対応可能です。
まとめ｜業務支援サービスを活用して自社の強みを伸ばそう！
企業が成長するためには、コア業務への注力が欠かせません。
人手不足で従業員がコア業務へ注力できないという場合、業務支援サービスを活用してみましょう。
業務支援サービスを活用すれば、限られたリソースを最大限に活かしながら組織全体のパフォーマンスを高めることができます。
業務支援サービスに加えて、業務のアウトソーシングも検討しましょう。
『CLOUD BUDDY』はさまざまなアウトソーシングに対応しています。自社をより成長させたいという人はぜひご相談ください。
