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「アウトソーシングで自社の業務負担を軽減したい」
「アウトソーシング業界の今後が知りたい」
自社の業務負担を軽減するには、外部に業務を委託するという手段があります。昨今、委託方法として注目されているのがアウトソーシングです。そのため、アウトソーシングを検討している企業もあるでしょう。アウトソーシングを実施するには業界の将来性を把握しておきましょう。
この記事ではアウトソーシング業界の将来性や委託するメリットなどを解説します。
アウトソーシング業界の将来性が期待される理由
アウトソーシング業界は今後どのような展開を遂げていくのでしょうか。自社の業務を外部へ委託するのであれば、アウトソーシング業界の将来性を把握しておきましょう。
ここではアウトソーシング業界の将来性について解説します。
アウトソーシング市場は拡大傾向にある
アウトソーシング市場は年々拡大しており、特にBPO（Business Process Outsourcing）の需要が高まっています。BPOとは、企業の業務プロセスの一部を外部委託する取り組みです。
株式会社矢野経済研究所の調査によると、日本国内のBPO市場は2023年に4兆8,849億2,000万円でしたが、2028年には5兆7,727億8,000万円まで増加すると予想されています。
BPOはIT系、非IT系に分けられますが、矢野経済研究所の調査ではいずれも市場は拡大傾向にあるとされています。
人手不足により外部委託の需要が高まっている
アウトソーシング市場が拡大している主な背景には、企業の業務効率化へのニーズの高まりがあります。特に、中小企業や地方企業では人手不足が深刻化しており、社内リソースの最適化が求められています。また、労働環境の変化により、テレワークやフレックスタイム制度が普及し、従来の働き方に依存しない業務運営が重要視されるようになったことも、市場拡大の要因のひとつです。
DX推進により委託できる業務領域が広がっている
クラウドサービスやAI、RPAの普及により、アウトソーシングできる業務は年々広がっています。従来は社内で対応していた定型業務だけでなく、システム運用やデータ分析、マーケティング支援なども外部へ委託しやすくなりました。また、オンライン上で情報共有や進捗管理ができるため、委託先との連携も円滑です。DXとアウトソーシングを組み合わせることで、業務効率化と専門人材の活用を同時に実現できるでしょう。
アウトソーシングの主な種類と特徴
アウトソーシングと一言で言っても、その種類はさまざまです。また、種類によって特徴は異なります。
アウトソーシングの主な種類と特徴を把握して、自社に合った委託方法を把握しておきましょう。
BPO｜経理・人事・総務などの業務を委託する
BPOは先述のとおり、企業の一部の業務プロセスを外部に委託するアウトソーシングです。具体的には、経理や人事、総務、カスタマーサポートなどのバックオフィス業務を外部の専門業者に委託する形態です。業務のなかの一作業を委託するわけではなく、業務プロセス全体を委託できるため、企業の負担を軽減し、より戦略的な業務に集中することが可能になります。
ITO｜システム運用やIT関連業務を委託する
ITOはInformation Technology Outsourcingの略で、システム開発やITインフラの運用・保守を外部委託する形態です。IT専門の人材が不足している企業にとって、技術力の高い外部企業に依頼することで、安定したシステム運用を実現できます。
ITインフラ設計やシステムの保守には専門的な知識が求められるため、担当者の確保が難航しかねません。そのため、ITOで適切なスキルを外部委託で確保しましょう。
KPO｜分析・調査・専門知識が必要な業務を委託する
KPOはKnowledge Process Outsourcingの略で、データ分析やリサーチ、専門的なコンサルティング業務など、知識を活用する業務のアウトソーシングを指します。例えば膨大なデータから企業の現状や将来性を分析するビッグデータは取扱いに専門的な知識が必要です。
KPOを活用すれば、データ分析のスキルがない企業であっても適切な分析が可能です。
アウトソーシングに向いている業務・業種
アウトソーシングを活用するのであれば、自社が適した業種であるかを確認しておきましょう。
アウトソーシングは業種を問わず活用できます。しかし、特に効果を発揮するのはバックオフィス業務です。例えば、製造業や流通業では、経理・人事業務のBPOがよく利用されており、IT企業ではシステム開発やヘルプデスク業務のITOが活用されています。また、コンサルティング業界では、市場調査やデータ分析といったKPOの利用が増えています。
アウトソーシングを活用するメリット
アウトソーシングを活用することで次のようなメリットが期待できます。
- コア業務に集中できる
- 業務の品質向上が期待できる
- 人手不足の解消につながる
- 固定費を変動費化しやすい
- 専門知識や外部ノウハウを活用できる
ここではそれぞれのメリットについて解説します。
1.コア業務に集中できる
バックオフィス業務を外部に委託することで、社内のリソースをコア業務に集中させることができます。例えば、営業部門が請求書対応している場合、売上増加につながるような営業活動に注力できません。
一方、請求書対応を外部に委託すれば、顧客対応や市場開拓に専念できるため、企業の成長に直結する活動が強化されます。
従業員がコア業務に注力できれば、自社の売上増加や新たな事業開発などにつながります。
2.業務の品質向上が期待できる
業務の質を向上させることも、アウトソーシングのメリットです。アウトソーシングに対応している企業の多くが専門的なスキルを持つスタッフが在籍しています。そのため、高い専門性に基づく、高いクオリティで委託業務を進めてくれるでしょう。
例えば、経理や法務といった分野では、外部のプロフェッショナルに任せることで、ミス発生を防止できます。
3.人手不足の解消につながる
アウトソーシングを活用すれば、人手不足問題も解消可能です。現代は働き手不足のため、自社が求める人材を採用できるとは限りません。人手不足が深刻化すると事業が立ち行かなくなり、縮小や撤退といったリスクにつながります。
人手不足で自社では対応しきれない業務を外部に委託すれば、少ない人員でも業務を遂行可能です。
また、専門的なスキルを持つスタッフを採用できない場合であっても、アウトソーシングは有効です。
4.固定費を変動費化しやすい
アウトソーシングを活用すると、人件費や採用・教育コストなどの固定費を、業務量に応じた変動費へ切り替えやすくなります。繁忙期のみ委託を増やし、閑散期は縮小するなど柔軟な運用ができるため、無駄なコストを抑えながら必要なリソースを確保できます。ただし、契約期間や最低利用条件は委託先によって異なるため、事前に料金体系を確認しておくことが重要です。
5.専門知識や外部ノウハウを活用できる
アウトソーシングでは、委託先が持つ専門知識や業務ノウハウを活用できます。経理や人事、ITなど専門性が高い分野では、自社で人材を育成するよりも効率的に業務を進められる場合があります。また、業務改善や効率化に関する提案を受けられることもメリットです。委託先によって得意分野は異なるため、実績や専門性を確認し、自社の目的に合った会社を選びましょう。
アウトソーシングの課題とリスク
アウトソーシングを利用する場合、次のような課題とリスクを把握しておきましょう。
- 情報漏えいのリスクがある
- すべての業務を委託できるわけではない
- 業務の管理体制を整える必要がある
- 社内にノウハウが残りにくくなる場合がある
アウトソーシングの課題とリスクを把握しておかないと、求めるメリットを享受できない可能性があります。
情報漏えいのリスクがある
外部に業務を委託する際には、機密情報の管理が重要になります。例えば、業務によっては委託先に自社の顧客情報や機密情報を提供することもあるでしょう。委託先が適切に情報を取り扱わなかった場合、情報漏えいのリスクがあります。
情報が漏えいしてしまうと、自社の管理体制が疑われ、信頼が失墜しかねません。
情報漏えいのリスクを回避するために、契約時には情報管理のルールを明確にし、適切なセキュリティ対策を講じることが必要です。
すべての業務を委託できるわけではない
アウトソーシングはすべての業務を委託できるわけではありません。一般的にノンコア業務を委託し、コア業務は自社で対応する必要があります。コア業務には自社の企業理念を反映する業務や責任のある業務が含まれます。そのため、コア業務を委託した場合、トラブルが発生したら自社の信頼や売上低下につながりかねません。
さらに、コア業務を委託してしまうと、自社でノウハウが蓄積されず、従業員の成長が妨げられてしまいます。
業務の管理体制を整える必要がある
アウトソーシングにあたっては、業務の管理体制を整える必要があります。ただ業務を丸投げすると、品質低下につながる恐れがあるためです。
契約時に細かく業務範囲を決めたうえで、定期的に進捗を確認する確認体制を整えましょう。定期的に進捗を確認すれば、ミスやリスクなどを早期に把握可能です。
委託先に何かミスやリスクの兆候が見えたら、必要に応じて業務改善の指示を出しましょう。
社内にノウハウが残りにくくなる場合がある
業務を長期間アウトソーシングすると、業務手順や判断基準が社内に蓄積されにくくなる場合があります。委託先への依存が高まると、契約終了時に業務を引き継げないリスクもあるでしょう。そのため、業務マニュアルや手順書を社内でも管理し、定期的に情報共有を行うことが重要です。社内にも業務を理解する担当者を配置しておくと、リスクを抑えやすくなります。
アウトソーシングに委託する際のポイント
アウトソーシングで外部に業務委託する際は次のようなポイントを押さえておきます。
- 実績豊富な会社を選ぶ
- 契約前に責任範囲を明確にする
- 社内で業務の品質を保つ仕組みを構築する
上記のようなポイントを押さえておくことで、スムーズなアウトソーシングの実現につながるでしょう。
実績や専門性がある会社を選ぶ
アウトソーシングに対応している会社は数多くあります。そのなかから、実際の委託先を選ぶのであれば、実績を確認しましょう。
実績豊富な会社の場合、さまざまな経験やノウハウを持っている可能性があるため、自社が望むサービスを提供してくれます。
アウトソーシング会社によって漠然と豊富な実績を謳っているケースもあります。もし、アウトソーシング会社と商談の際に違和感を覚えたら、委託先を再検討しましょう。
契約前に責任範囲やSLAを確認する
アウトソーシング会社と契約する前には責任範囲を明確にしておく必要があります。業務を進めていくとトラブルが発生することはよくあります。実際に作業するのはアウトソーシング先であっても、管理するのは自社です。
責任範囲を曖昧なままでは、問題発生時に責任の所在が分からず、自社と委託先会社との間でトラブルに発展しかねません。
事前に委託先の会社と責任範囲を相談しておくことで、安心して業務を委託できるでしょう。
社内で業務の品質を保つ仕組みを構築する
先述のとおりアウトソーシングでは、成果物の品質は委託先に依存します。自社が適切に管理しなかった場合、品質の低下につながりかねません。
高い品質を保つためには、社内で業務の品質を保つ仕組みを構築しましょう。例えば、定期的な報告会の機会を設ける、KPIを設定して納品物のクオリティを評価するといった仕組みが挙げられます。また、日頃から委託先とコミュニケーションを取って進捗やミスをヒアリングすることも有効です。
委託先の多様化に伴いアウトソーシングの選択肢が広がっている
企業が業務を委託する先は多様化しています。従来は派遣や業務委託などが一般的でした。しかし、昨今ではアウトソーシングを活用する企業も現れはじめています。まずは、自社の状況に応じた委託先を選択しましょう。
例えば、業務をスポット的に依頼するのであれば業務委託が適しています。一方、アウトソーシングは高い専門性が求められる業務を委託してみましょう。意思決定も含めて外部に委託可能です。
アウトソーシングの導入は『CLOUD BUDDY』へご相談ください
アウトソーシングによって自社の業務を外部に委託するのであれば、『CLOUD BUDDY』にご相談ください。『CLOUD BUDDY』はシンプルな業務はもちろんのこと、複雑な工程や専門的な知識が求められる業務にも対応しています。
業務に必要な手順の書類を用意していなかった場合でも、『CLOUD BUDDY』が業務フローを可視化して、手順書を作成します。
まとめ｜アウトソーシングの将来性を踏まえて、自社にとって最適な方法を選ぼう
アウトソーシングの市場は拡大傾向にあり、ニーズが高まっています。アウトソーシングに取り組めば、自社の従業員がコア業務に集中できるうえに、業務の質の向上が期待できます。
しかし、情報漏えいのリスクや業務の管理体制整備などのリスクが伴うため、事前に対策を講じておきましょう。
アウトソーシングを検討しているのであれば、『CLOUD BUDDY』をご利用ください。
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この資料でわかること
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