導入
企業の成長と競争力向上には、業務改善が不可欠です。人手不足や市場変化に対応し、効率的な業務運営を実現するためには、現状のプロセスを見直し、最適化することが求められます。本記事では、業務改善の基本から具体的な進め方、役立つフレームワークまでを解説し、実践的なアプローチを紹介します。
業務改善とは
業務改善とは、企業が業務環境を向上させるために、現状のプロセスを維持したまま、最適化する取り組みです。時代や社会の変化に適応しながら「ムリ・ムダ・ムラ」を排除し、効率化を図ることで生産性やコスト面の改善に期待できます。その結果、業務の質が向上し、働きやすい環境の整備にもつながるでしょう。
業務改善が必要な理由
日本では人口減少に伴い、多くの企業が人材不足に直面しています。生産年齢人口は1995年をピークに減少し、2021年には7,450万人、2050年には約30％減少すると予測されています。
労働力不足は全業種で深刻化し、人員採用が難しい中で生産性向上が求められています。さらに、テレワークの普及により働き方も多様化しています。
このような状況の中、「本当に必要な業務か？」と見直す動きが加速。長時間労働の弊害や不要な業務の積み重ねが問題視され、業務改善の重要性が高まっています。
業務改善と業務効率化の違い
「業務改善」と「業務効率化」は目的が異なります。業務改善は業務の流れや方法を根本から見直し、長期的な成長や競争力の強化を目指します。一方、業務効率化は作業スピード向上やコスト削減など、短期的な成果を重視します。
業務改善が基盤を築く手段であるのに対し、業務効率化は企業の利益を最大化する施策です。長期的な成長を目指すなら、業務改善の視点が不可欠です。
業務改善することで期待できる効果
業務改善を進めることで、企業の生産性向上やコスト削減、労働環境の改善といった多くのメリットが得られます。単なる業務効率化ではなく、企業全体の仕組みを見直していきましょう。
生産性の向上
業務改善の目的の一つは生産性向上です。不要な業務を削減し、手順を見直すことで作業時間を短縮し、社員が重要な業務に集中できます。また、マニュアル化により属人化を防ぎ、一定の品質を維持できます。
業務のスピードと品質向上が期待でき、必要・不要な業務の線引きも明確になります。これにより、戦略的な業務運営が可能となり、限られたリソースでより多くの成果を生み出せるでしょう。
労働環境の改善
業務改善は働きやすさにつながります。業務フローの整理で長時間労働を抑え、ワークライフバランスを整え、業務の偏りを防ぎ、チーム全体で円滑に進められます。
適切な分担によりストレスが軽減され、モチベーションも向上。働きやすい環境は定着率を高め、優秀な人材の確保にも貢献し、活気ある職場づくりにつながります。
コスト削減
業務の見直しにより無駄を削減し、業務効率が向上することで人件費や管理コストを抑えられます。例えば、ペーパーレス化で印刷費や保管費を削減し、エネルギー最適化やオフィスの見直しで光熱費や賃料の削減も可能です。
また、業務のデジタル化で作業を自動化すれば、限られたリソースでより大きな成果を生み出せます。無駄なコストを削減することで経営の安定性が増し、持続的な成長の基盤を築けるでしょう。
業務改善の進め方
企業の生産性向上やコスト削減を目指すうえで、業務改善は欠かせません。しかし、適切な手順を踏まずに進めてしまうと、期待した効果が得られなかったり、現場の負担が増えたりすることもあります。効果的な業務改善を行うためには、現状を正しく把握し、課題を整理しながら計画的に進めることが重要です。
①業務内容を可視化する
業務改善を進めるには、現状を正しく把握することが重要です。業務フローを可視化し、どの作業がどの部署で行われているかを明確にすることで、改善点を見つけやすくなります。
可視化の際は以下のポイントを整理すると効果的です。
・業務に関わる従業員や部署
・各業務の手順と所要時間
・使用システムやツール
・他部署との連携状況
定期業務だけでなく、イレギュラーな作業も洗い出し、業務の全体像を把握しましょう。これにより、ネックとなる工程や無駄な作業を発見しやすくなります。
②課題を整理する
業務の可視化ができたら、次に改善すべき課題を明確にしましょう。無駄な工程や負担が集中している作業を確認し、問題点を整理することが重要です。
課題整理の際は、以下のポイントを押さえるとスムーズに進められます。
・問題の発生箇所
・影響の範囲
・原因の分析
・改善の方向性
課題を明確にすることで、改善計画の手戻りを防ぎ、関係者との合意形成がスムーズに進むでしょう。
③業務改善の計画を立てる
課題が明確になったら、具体的な改善計画を策定しましょう。計画なしに場当たり的に進めると、業務全体に混乱を招く可能性があるため、事前の準備が重要です。
計画では、以下の点を明確にしておきましょう。
・改善の優先順位
・具体的なプロセス
・実施スケジュール
・業務マニュアルの整備
一度に全業務を見直すのではなく、優先順位を決めて段階的に進めることがポイントです。計画をしっかり立てることで、スムーズな改善が可能になります。
④計画を周知し実行する
計画を立てただけでは業務は改善されません。現場の従業員が理解し、協力できる環境を整えることが重要です。実行時には、以下の点を意識しましょう。
・関係者への周知
・トライアル実施
・業務フローの変更点を明確化
・フィードバックの収集
スムーズな実行には従業員の理解と協力が不可欠です。新しい業務フローの定着には、研修やマニュアル整備も有効です。
⑤改善を繰り返し定着させる
業務改善は一度で終わるものではなく、継続的な見直しが重要です。実施後の効果を測定し、さらなる最適化を図りましょう。
以下のポイントを押さえて進めると効果的です。
・成果の測定
・従業員の意見収集
・新たな課題の発見
・定期的な見直し
業務改善の効果は継続的な試行錯誤で高まります。改善を繰り返し、より良い業務フローを構築しましょう。
業務改善に役立つフレームワーク5選
フレームワークとは、基礎となる特定の規則・構造・アイディア・信念・思想などのことです。物事を論理的に考え、効率的に進めるために使われます。
フレームワークは、ビジネスやIT、経営戦略など、さまざまな分野で活用されています。業務の効率化や生産性の向上、リスクの事前識別、安定した成長の維持など、さまざまなメリットが期待できます。
1.PDCAサイクル
PDCAサイクルは、業務改善の基本となるフレームワークです。「Plan→ Do→ Check→ Action」を繰り返し、継続的な業務改善を図ります。
具体的な流れは以下の通りです。
・Plan（計画）：目標を設定し、具体的な改善計画を立てる
・Do（実行）：計画に沿って改善策を実行する
・Check（評価）：実行結果を分析し、改善の効果を測定する
・Action（改善）：評価結果をもとに計画を見直し、次の改善につなげる
PDCAサイクルは業務の見直しやプロジェクト管理など、多くの場面で活用できる汎用性の高いフレームワークです。
2.BPMN
BPMNは、業務プロセスを視覚的に表現するフレームワークです。業務の流れを図式化することで、関係者がプロセスを正確に把握し、改善点を明確にできます。
BPMNの主な特徴は以下の通りです。
・業務の可視化：業務の流れを図式化し、問題点を特定できる
・関係者間の共通理解を促進：統一フォーマットで業務フローを表現可能
・業務の最適化：ボトルネックの発見や不要な業務の排除が容易になる
BPMNは、業務改善の初期段階で業務全体を把握するのに特に有効な手法です。
3.ECRS
ECRSは、業務の無駄を削減し、効率化を図るためのフレームワークです。以下の4つの視点で業務を見直し、改善策を導き出します。
E（Eliminate） → 不必要な業務や工程を削除できないか検討
C（Combine） → 類似業務を統合し、効率化できないか考える
R（Rearrange） → 業務の順番や担当者を変更し、最適化
S（Simplify） → 業務を簡略化し、効率を向上させる
ECRSを活用することで、体系的に業務フローを見直し、不要な作業を削減できます。特に製造業や事務作業の効率化に有効な手法です。
4.KPT
KPTは、業務の振り返りや改善策の検討に役立つフレームワークで、進捗の振り返りや課題整理に活用されます。
KPTの構成要素は以下の3つです。
K（Keep） → うまくいっている施策や維持すべき業務プロセスを明確化
P（Problem） → 改善が必要な課題を洗い出す
T（Try） → 課題解決のために試すべき施策を決める
KPTはチーム単位での業務改善に有効で、PDCAサイクルと組み合わせることで、より効果的な改善が可能になります。
5.ロジックツリー
ロジックツリーは、業務改善において問題を細分化し、根本原因を特定するためのフレームワークです。問題をツリー状に分解し、要因を体系的に整理することで、的確な改善策を見つけられます。
・解決したい問題を特定
・問題の原因を大きな要素に分解
・さらに細かく分解し具体的な課題を明確化
・分解した要素から改善策を導き出す
ロジックツリーを活用することで、問題の本質を捉え、効果的な業務改善につなげることができます。
業務改善を行う上での注意点
業務改善を成功させるには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。計画を立てても、現場の理解が得られなければスムーズに進めることはできません。また、改善の目的が不明確だと、取り組みが形骸化する恐れがあります。
ここでは、業務改善を進める際に注意すべきポイントを解説します。
担当者と課題や改善方法を共有する
業務改善を定着させるには、担当者との十分な情報共有が不可欠です。改善の目的や進め方を事前に説明し、関係者全員で共通認識を持つことが重要です。
実施担当者が改善の必要性を理解していないと抵抗が生じ、スムーズな運用が難しくなります。現場の意見を取り入れながら進めることで、実践的な改善策を導入しやすくなります。また、成果を定期的にフィードバックし、担当者が実感できる環境を整えることも大切です。
業務改善の目的を全体に周知する
業務改善を成功させるには、目的を組織全体に周知することが重要です。目的が不明瞭だと現場の理解を得られず、形骸化する恐れがあります。業務改善は単なる効率化ではなく、企業の成長や競争力向上を目指すものです。
経営層から現場まで「なぜ必要か」「期待する成果」を共有し、共通の方向性を持つことで、改善効果を最大化できます。定期的なミーティングや研修を活用し、スムーズな推進を図りましょう。
段階的に取り組む
業務改善を一度に進めると負担が大きくなり、現場の混乱を招く可能性があります。そのため、優先順位を決め、効果の大きい部分から段階的に取り組むことが重要です。
例えば、まず不要な作業を削減し、短期間で効果を実感できるようにします。その後、デジタルツールの導入や業務フローの再編成など、大規模な改善へと移行するとスムーズです。段階的に進めることで、現場の負担を抑えながら着実な変革が可能になります。
必要に応じて外部サービスを利用する
業務改善をすべて社内で対応しようとすると、時間やリソースの制約で十分な成果が得られない場合があります。特に、プロセスの見直しやデジタルツール導入などは、外部の専門家を活用するのも有効な選択肢です。
近年、SaaSやRPAなどの自動化ツールが登場し、業務の最適化が容易になっています。また、コンサルティング会社を活用すれば、自社に最適な手法を導入し、短期間で成果を得ることも可能です。業務改善の目的や現場のニーズに応じて、外部リソースを適切に活用することが成功の鍵となります。
業務改善のご相談は『CLOUD BUDDY』へ
業務改善に悩む企業は、『CLOUD BUDDY』のサービスを活用することで、スムーズな改善が可能です。
『CLOUD BUDDY』は企業ごとの課題を分析し、専門コンサルタントが業務の可視化から改善策実施、効果測定までトータルサポートします。クラウド技術を活用したツールでデータ管理や自動化を推進し、効率的な業務運営を支援します。
業務改善を行い生産性の向上を目指そう
業務改善は企業の成長に不可欠です。効率化だけでなく、組織全体の仕組みを見直し、持続的な成長を目指す必要があります。業務の可視化から課題整理、計画、実行、継続的改善を進めることで、効果的な改善が実現できます。
また、従業員の働きやすさを向上させることで、競争力を強化し、生産性を向上させる職場環境を構築できます。適切なフレームワークや外部サービスを活用し、効率的な経営を目指しましょう。
