「自社の業務の一部を外部に委託したい」「アウトソーシングと外注どちらが向いているのか知りたい」
自社の業務効率を向上させるために、このような悩みを抱えている方も少なくないでしょう。
業務を外部に委託する方法はアウトソーシングや外注、クラウドソーシングとさまざまです。
それぞれに違いがあるため、委託前に把握しておきましょう。
この記事ではアウトソーシングと外注の違いや、アウトソーシングを活用する際の注意点などを解説します。
アウトソーシングと外注の違いとは
アウトソーシングと外注は、いずれも企業が業務を外部に委託する方法ですが、その意味や使い方には明確な違いがあります。アウトソーシングは、企業の業務全体、あるいは業務の一部を継続的に外部の専門会社に委託することを指します。一方で外注は、特定の業務やタスクを一時的に外部の事業者に依頼するものです。
この違いを正しく理解し、目的や状況に応じて使い分けることが、効率的な業務運営につながります。
契約形態と業務範囲の違い
アウトソーシングは、通常、業務全般や大規模な業務の委託に使用されます。
企業が業務の一部を外部の専門業者に全面的に任せる形態が多いです。
契約は長期にわたることが多く、業務内容が広範囲にわたるため、詳細な契約条件や成果物の納期などが明記されることが一般的です。
一方、外注は、比較的短期的で特定の業務やタスクを外部に依頼する方法を指します。
業務の範囲が限定的であるため、契約内容は少し簡略化されることが多く、仕事の内容や納期も明確に設定されます。
外注先は専門的な技術を持った個人や中小企業である場合が多く、特定のタスクに集中して業務を依頼することが一般的です。
目的と使い分けのポイント
アウトソーシングは、企業が自社内で賄いきれないリソースを補ったり、専門的な技術が求められる業務を外部に任せたりする際に活用されます。
業務の効率化やコスト削減を目的とするケースが多く、委託先は業務フローの一部として継続的に組み込まれることが一般的です。
これにより、企業は自社の経営資源をコア業務に集中させつつ、外部の専門性を活かして高品質なサービスを提供できるようになります。
一方で外注は、単発のタスクや短期間のプロジェクトを外部に依頼する場合に使われます。例えば、デザインやライティング、リサーチ業務など、特定のスキルが必要な仕事を外部の個人や企業に頼むケースが多いでしょう。
外注をうまく活用することで、限られた期間内でも効率よく業務を進めることができ、必要以上のコストも抑えられます。
そのため、継続的な業務ではなく、その都度発生するニーズに応じて使われるのが特徴です。
アウトソーシングとクラウドソーシングの違い
アウトソーシングとクラウドソーシングは、一見似たように見えるものの、その仕組みや依頼先に違いがあります。
アウトソーシングは、企業が特定の業務を外部の専門企業に委託する方法です。
例えば、経理やシステム開発、カスタマーサポートなど、一定の専門性や継続性が求められる業務に活用されることが多く、信頼できる法人との契約を通じて行われます。
一方、クラウドソーシングは、インターネットを通じて不特定多数の個人に業務を依頼する方法です。
例えば、ロゴ制作や記事執筆、簡単なデータ入力など、比較的短期間で完結する仕事が中心で、複数の人に同時に依頼できるのも特徴です。
これにより、企業側はコストを抑えつつ、必要なスキルを持つ人材に柔軟にアクセスできるメリットがあります。
アウトソーシングと人材派遣の違い
アウトソーシングと人材派遣は、外部からの支援を得る方法ですが、その性質には大きな違いがあります。
アウトソーシングは、特定の業務を外部の企業に委託する形であり、業務全体を任せることが多いです。
これに対して、人材派遣は、企業が特定の業務を実行するために、外部の人材を一時的に雇用する方法です。
派遣された人材は、企業内で業務を実施しますが、雇用契約は派遣会社と結ばれており、企業と直接契約することはありません。
アウトソーシングに適した業務5選
アウトソーシングに適した業務として以下が挙げられます。
- 経理
- 秘書
- 人事
- 営業
- IT関連
それぞれの業務がアウトソーシングに適した理由を解説します。
1. 経理 | 法律の変化に対応する専門性が求められる
経理業務は、法律や税法の変更に迅速に対応する必要があり、専門知識を有する人材を確保することが重要です。
アウトソーシングの活用によって、最新の税制に対応できる専門家のサポートを受けられ、企業は経理業務を効率的に運営できます。
経理担当者が日常的に処理する帳簿や決算業務は複雑であり、業務の正確性と迅速な処理が求められます。
外部の経理専門業者に委託すれば、業務の精度を保ちながら、税務や法改正への適応を効率よく行えるため、企業の負担を軽減可能です。
さらに、経理業務の外部化によって、経理担当者を自社内に確保する必要がなくなり、人件費を削減できる点もメリットです。
2. 秘書 | 定型業務が多いため外部化しやすい
秘書業務には、スケジュール管理や電話対応、資料作成など、定型的な作業が多く含まれます。
こうした業務を外部に委託することで、業務全体の効率化につながります。
アウトソーシングを活用すれば、必要なときに必要な分だけサービスを利用できるため、コスト面でもメリットが期待できるでしょう。
特に、小規模な企業や個人事業主にとっては、専任の秘書を雇用することなく、柔軟に秘書業務をまかなえる点が魅力です。
さらに、専門的なスキルを持つ人材を即座に確保できることも、アウトソーシングの大きな利点のひとつです。業務の質を保ちつつ、無駄を省いた運用が可能になります。
3. 人事 | 採用や研修を委託できる
人事業務に関しても、アウトソーシングが適しています。
採用活動や従業員の研修プログラムの実施など、専門的な知識が必要となる業務は外部の専門業者に委託することで、効率よく進められるでしょう。
特に採用業務は、求人票の作成、応募者の選考、面接調整など、多岐にわたるタスクが含まれます。
これらを専門的な人材を持つアウトソーシング会社に依頼すれば、時間を大幅に節約可能です。
4. 営業 | 自社にないノウハウを活用できる
営業活動においても、アウトソーシングは非常に有効な手段です。
特に、新規市場の開拓や特定業界向けの営業など、専門的な知識やノウハウが求められる場面では、その効果がより顕著になります。
営業アウトソーシングを活用することで、自社内にはない専門的な知見を取り入れ、迅速かつ効率的に営業活動を進めることが可能になります。
その結果、営業チームの業務負担を軽減しながらも高い成果が期待できるでしょう。
また、営業のプロフェッショナルが担当することで、ターゲット市場へのアプローチの幅も広がり、多角的な戦略を展開できる点もメリットです。
5. IT関連 | 専門知識を活用できる
IT関連の業務は、技術的な専門知識が求められるため、アウトソーシングを活用するのが有効です。
特にシステム開発やネットワークの管理、セキュリティ対策など、最新の技術を取り入れる必要がある業務は外部の専門業者に任せることで、より高い品質でサービスを提供することができます。
また、IT業務を外部に委託すれば、企業は常に最新の技術や知識にアクセス可能です。
外部の専門業者は、常に最新の技術動向に対応しているため、システムやセキュリティを効果的に維持管理します。
アウトソーシングが適した企業の3つの特徴
アウトソーシングはさまざまな企業に適しているものの、特に適している企業の特徴は次のとおりです。
- 慢性的に人材が不足している
- 標準化や効率化を必要としている
- 事業を拡大している
それぞれの特徴について詳しく解説します。
1. 慢性的に人材が不足している
企業がアウトソーシングを選択する理由のひとつは、人材不足です。
求人市場が競争激化している現在、必要な人材を確保し続けることは企業にとって大きな課題です。
特に専門的なスキルや知識が求められる分野では、人材の確保が困難になっています。
アウトソーシングの活用によって、人材不足を解消可能です。
例えば、経理業務やIT業務など、専門的なスキルが必要な業務は、外部の専門業者に委託することで高いクオリティのサービスを確保できます。
企業は自社内で専門職を採用し続ける必要がなくなり、その分、他の重要な業務にリソースを集められます。
また、人材を短期間で確保できるため、急な業務の増加にも柔軟に対応できる点がメリットです。
2. 標準化や効率化を必要としている
企業が効率化を目指す際、アウトソーシングは非常に有効な選択肢となります。
特に、複雑で手間のかかる業務を効率よく進めるには、業務の標準化が不可欠です。
こうした課題に対して、アウトソーシングを活用することで、業務の効率化と標準化を同時に実現できます。
例えば、受発注管理やデータ入力、顧客対応などの業務は、多くの企業にとって標準化しやすく、外部の専門業者に任せることで、業務のスピードと精度が向上します。
アウトソーシングにより、特定の業務が効率的に進行し、企業内でのリソース配分を最適化にもつながるでしょう。
3. 事業を拡大している
事業拡大期にある企業は、成長に伴い業務量が増加し、それを迅速かつ効率的に処理する必要があります。
しかし、内部リソースには限りがあるため、新たに発生する業務に対応しきれないケースも少なくありません。
そこで、アウトソーシングの活用が効果的です。
拡大期においては、外部のリソースを活用すれば、急速に発生する新たな業務を適切に処理できます。
例えば、新規顧客の対応や、急成長する部門のサポート業務を外部に委託することで、企業は本来の成長戦略に注力できます。
事業の拡大に伴うリスク管理や、複雑な法務業務なども、専門的な外部業者に任せることで、スムーズに事業を拡大できるでしょう。
アウトソーシングを活用する際の5つの注意点
アウトソーシングを活用する際は次のような点に注意が必要です。
- ノウハウや技術は社内に蓄積する
- コスト管理を徹底する
- アウトソーシングが適した業務を確認する
- 詳細な内容で契約する
- 情報漏えいのリスクに注意する
それぞれの注意点を解説します。
1. ノウハウや技術は社内に蓄積する
アウトソーシングを活用することで業務の効率化は図れますが、長期的には自社のノウハウや技術の蓄積が不足してしまうリスクもあります。
外部に依存しすぎると、自社の競争力が低下してしまう可能性があるため注意が必要です。だからこそ、アウトソーシングを活用しつつも、重要なノウハウやスキルは社内でしっかりと蓄え、将来的にも自社が主体的に成長できる体制を整えることが欠かせません。
例えば、外部の専門業者にIT業務を委託する場合でも、基本的な技術や知識は社内で育成し、従業員が担当できる業務範囲を増やすことが求められます。
これにより、外部依存度を下げ、将来的に自社で処理できる業務の幅を広げられるでしょう。
また、外部業者と連携しながら技術やノウハウを共有することも、企業の成長につながります。
2. コスト管理を徹底する
アウトソーシングの大きな利点は、コストの削減です。
しかし、過度に外部委託を進めすぎると、逆に費用が膨らむリスクもあります。
業務の委託先や契約内容によっては、外部業者の手数料や費用が予想以上にかかることもあるため、事前に費用を細かく計算し、管理することが必要です。
アウトソーシング利用によるコスト増加を防ぐためには、コストがどのように発生するのか、どの部分に費用がかかっているのかを明確に把握しとえきましょう。
また、契約内容に不明確な点があれば事前に確認し、予算内で収められるように調整を行います。
コスト管理の徹底で、想定外の支出を避け、効率的な運営が可能になります。
3. アウトソーシングが適した業務を確認する
すべての業務がアウトソーシングに適しているわけではありません。
企業にとって重要な戦略的業務や、機密情報を扱う業務などは外部に委託するのは、適切でない場合があります。
まず、アウトソーシングを利用する際には、どの業務を外部に委託すべきかを慎重に選定しましょう。
例えば、顧客対応や新規プロジェクトの管理など、企業独自の文化や戦略が反映される業務は、社内で行う方が望ましい場合があります。
一方で、定型的な作業や時間のかかる業務、専門的なスキルが必要な業務は、アウトソーシングの対象として適しています。
業務内容を適切に見極め、委託する業務を選定することで、アウトソーシングをより効果的に利用可能です。
4. 詳細な内容で契約する
アウトソーシングを利用するときは、契約内容をしっかりと具体的に定めることが大切です。
業務範囲や納期、成果物の品質基準、料金体系、責任の所在などを明確にすることで、後のトラブルを防ぎやすくなります。
特に納期や品質については細かく決めておくことが欠かせません。
また、問題が起きたときの対応方法や解決手段も契約に含めておくと、スムーズに対処できます。
こうした取り決めがきちんとしていれば、業務が円滑に進み、信頼関係も築きやすくなります。
契約書は法律の専門家にも確認してもらい、リスクを最小限に抑えることを心がけましょう。
5. 情報漏えいのリスクに注意する
アウトソーシングを利用する際、企業の機密情報や顧客データを委託先に提供するケースがあります。
そのため、情報漏えいのリスクには注意しましょう。
情報が漏えいしてしまうと、企業の信用やブランドに影響を及ぼしかねません。
情報漏えいのリスクを避けるためには、外部業者と締結する契約に機密保持契約（NDA）を盛り込むことが大切です。
また、業務を委託する前に、業者のセキュリティ対策やデータ保護のポリシーを確認し、適切な措置を講じているかの確認が求められます。
情報セキュリティを強化し、リスクの最小化に取り組めば、安全にアウトソーシングを実行可能です。
アウトソーシング先企業の選び方
アウトソーシング先企業はいくつもあるため、次のようなポイントに着目して選びましょう。
- コミュニケーションがスムーズである
- こまめにフィードバックしてくれる
- 自社のニーズに沿った提案をしてくれる
- セキュリティ対策を講じている
それぞれのポイントについて詳しく解説します。
1. コミュニケーションがスムーズである
アウトソーシング先企業との良好な関係を築くためには、コミュニケーションがスムーズであるかの確認が必要です。
企業間のやり取りがスムーズでないと、業務進行に遅れが生じたり、誤解が生まれたりすることがあります。
そのため、最初の段階で企業とのコミュニケーションの質を確認しておきましょう。
具体的にはレスポンスのスピードや理解力の高さなどがチェック対象です。
加えて、アウトソーシング先が柔軟な対応をしてくれるかもチェックしておくと効果的です。
急な依頼や相談にも柔軟に対応するのかをチェックしましょう。
必要な情報をタイムリーにやり取りできる企業を選ぶことで、業務の進捗をスムーズに管理し、問題が発生した際の対応も迅速に行えます。
2. こまめにフィードバックしてくれる
アウトソーシング先が定期的にフィードバックを提供してくれるかどうかは、選定時にぜひ確認したいポイントです。
こまめなフィードバックがあれば、業務の進捗を把握しやすく、必要に応じて早期に方向修正や改善が可能になります。
これがないと問題の発見が遅れ、最終的な成果物の質に悪影響が出るリスクが高まります。
また、定期的な報告は業務の透明性を高め、発注側と委託先の双方が同じ目標を共有できる土台を構築可能です。
さらに外部の視点からの改善提案や意見も受けられるため、結果的に業務の品質向上にもつながるでしょう。
3. 自社のニーズに沿った提案をしてくれる
アウトソーシング先を選ぶ際には、自社のニーズに合った提案をしてくれるかどうかをチェックします。
単に安価なサービスを提供する企業を選ぶのではなく、自社の業務内容や目標に沿った提案してくれる企業を選ぶことで、より高い効果を得ることができます。
例えば、特定の業務に関して高度な専門知識を必要とする場合、その分野に強みを持つアウトソーシング先企業を選びましょう。
また、自社の文化や業務フローに適応した業務運営方法を提案してくれる企業であれば、よりスムーズに業務が進行します。
4. セキュリティ対策を講じている
アウトソーシングでは、機密情報や重要データを外部に委託することが多いため、セキュリティ対策がしっかりしている企業を選ぶことが非常に重要です。
特に情報漏えいのリスクが高い業務の場合は、より厳重な対策が求められます。
具体的には、データの暗号化やアクセス制限、社内のセキュリティポリシーの整備といった基本的な対策が確実に行われているかを確認しましょう。
また、その企業が定期的に監査を受けているか、対策の透明性が保たれているかも重要なチェックポイントです。
こうした基準を満たす企業なら、安心して業務を任せられます。
アウトソーシングでお悩みなら『CLOUD BUDDY』にご連絡ください
アウトソーシングによって専門的な知識の活用、人手不足の解消などを検討している場合、『CLOUD BUDDY』にご相談ください。
『CLOUD BUDDY』はツール入力や見積作成、請求書発行などシンプルな業務のアウトソーシングに対応しているだけでなく、市場調査をはじめとしたマーケティングや電話によるアポイント取得、新規商談獲得などの営業活動といった専門性が必要な業務のアウトソーシングにも対応しています。
まとめ | アウトソーシングを活用して事業成長につなげよう
アウトソーシングと外注を比べると、アウトソーシングは企業が業務全体や一部を専門の外部会社に委託することを指し、経理や秘書、人事など幅広い業務に向いています。
一方、外注は特定のタスクや業務を外部に依頼する形が一般的です。
アウトソーシングをうまく活用するためには、外部に任せるだけでなく、必要なノウハウや技術を社内に蓄積する体制を整えることが大切です。
また、コスト管理にも注意し、無駄が出ないよう適切に運用する必要があります。
これらの環境が整えば、アウトソーシングは事業の成長を後押しする強力な手段となるでしょう。
