締切に追われ、残業が常態化し、休日出勤まで発生している状況に疲弊していませんか。業務量が増え続ける中、限られた人員だけで対応しようとすると、社員の負担は増す一方です。こうした状況を放置すれば、従業員の離職や業務品質の低下を招く恐れがあります。
本記事では、業務量が多いときの効果的な対応策として、外部委託の活用方法を詳しく解説します。外部委託がなぜ有効なのか、どのように活用すれば最大の効果が得られるのか、具体的なポイントをお伝えしましょう。
さらに、外部委託を成功させるための準備や、実際に利用できるサービスの特徴も紹介します。業務の切り分け方から依頼時の注意点まで、実践的なノウハウを網羅的に説明していきます。記事を読むことで、外部委託を活用して業務量の問題を解決し、社員がコア業務に集中できる環境を整える方法が明確になるでしょう。
業務量が多いときの対応策として「外部委託」がおすすめな理由
業務量の増加に対応する方法として、新規採用や残業による対応を選択する企業も多いでしょう。しかし、採用には時間とコストがかかり、残業の増加は社員の健康や士気に悪影響を及ぼします。
外部委託は、こうした課題を解決する現実的な選択肢です。必要なときに必要な分だけリソースを確保でき、柔軟な体制構築が実現します。また、専門スキルを持つ外部パートナーに任せることで、品質を保ちながら業務を進められる点も魅力でしょう。ここからは、外部委託がおすすめな具体的な理由を見ていきます。
社内のリソース不足を即時にカバーできる
新しい社員を採用する場合、求人募集から面接、入社手続き、そして業務習得まで、戦力化するには数ヶ月の時間を要します。しかし、業務量の増加は待ってくれません。人手不足の状態が続くことで、既存社員への負担がさらに増していきます。
外部委託であれば、契約後すぐに業務を依頼できます。外部パートナーは既に専門スキルと経験を持っているため、詳細な教育や研修を行う必要がありません。依頼した業務を速やかに開始してもらえるため、リソース不足を即座に解消できるでしょう。
また、業務量の変動にも柔軟に対応できる点が大きなメリットです。繁忙期には委託する業務量を増やし、閑散期には減らすといった調整が容易に行えます。固定的な人件費を抱えることなく、必要な時期に必要なリソースを確保できる仕組みは、経営の効率化にも貢献します。
社員が本来のコア業務に集中できる
業務量が増えると、社員は本来注力すべき業務に時間を割けなくなります。データ入力や資料作成といった定型的な作業に追われることで、企画立案や顧客対応といった付加価値の高い業務が後回しになってしまいかねません。
外部委託を活用すれば、定型業務やサポート業務を外部に任せられます。社員は創造的な業務や戦略的な業務に専念できるようになり、個々の能力を最大限に発揮できる環境が整うでしょう。結果として、組織全体の生産性と成果が向上していきます。
また、社員の精神的な負担も軽減されます。膨大な業務量に圧迫されていた状態から解放されることで、仕事への意欲が回復し、離職率の低下にもつながります。働きやすい環境を提供することは、優秀な人材の確保と定着にも重要な要素です。
業務の品質が安定してミスを減らせる
業務量が過多になると、社員は時間に追われて作業を進めることになります。焦りやストレスから注意力が散漫になり、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーが発生しやすくなるでしょう。こうしたミスは顧客への影響だけでなく、修正作業によってさらなる時間を消費する悪循環を生みます。
外部委託先の専門スタッフは、特定の業務に精通したプロフェッショナルです。日常的に同じ種類の業務を扱っているため、効率的かつ正確に作業を進められます。また、多くの外部委託サービスでは、複数名によるチェック体制を整えており、品質管理が徹底されています。
さらに、外部委託先は業務の標準化とマニュアル整備を重視しています。誰が担当しても同じ品質を維持できる仕組みが構築されているため、属人化のリスクも低減されるでしょう。安定した品質で業務が遂行されることは、顧客からの信頼獲得にもつながります。
外部委託で業務量を減らすときのポイント
外部委託を成功させるには、準備段階での適切な設計が重要になります。曖昧な依頼内容や不十分な情報提供では、期待した成果が得られないばかりか、かえって手間が増える恐れもあるでしょう。
効果的に業務量を減らすためには、外注する業務の明確化、業務手順の整理、そして適切な見積もりという3つの要素を押さえておく必要があります。これらのポイントを事前に整理することで、スムーズな外部委託と継続的な効果創出が期待できます。ここからは、各ポイントについて具体的に解説していきましょう。
外注する業務を明確に切り分ける
外部委託を検討する際、まず取り組むべきは外注する業務と社内に残す業務の明確な切り分けです。どの業務を外部に任せるのかが曖昧だと、指示の混乱や責任範囲の不明確さから、かえって業務が煩雑になってしまいます。
外注に適している業務は、定型的で手順が明確な作業です。例えば、データ入力や書類作成、メール対応、スケジュール調整といった業務が該当します。一方で、重要な意思決定を伴う業務や、機密性の高い情報を扱う業務は、社内で対応する方が適切でしょう。
業務の切り分けを行う際は、現場の担当者の意見を聞くことが重要です。実際に業務を行っている担当者が、どの作業に時間を取られているか、どの部分を外注したいかを最もよく把握しています。ヒアリングを通じて外注範囲を決定すれば、現場の納得感も高まります。
業務内容と手順を整理してから依頼する
外部委託をスムーズに進めるには、依頼する業務の内容と手順を事前に整理しておくことが不可欠です。業務の流れや必要な情報が整理されていないと、外部パートナーは適切に対応できず、何度も確認が必要になってしまいます。
まず、業務の目的と全体像を明確にします。なぜその業務が必要なのか、どのような成果を期待しているのかを説明できるようにしましょう。目的が理解されることで、外部パートナーも適切な判断ができるようになります。
次に、具体的な作業手順を文書化します。どのような順序で作業を進めるのか、どこに注意すべきか、成果物のフォーマットはどうするかといった詳細を記載します。スクリーンショットやサンプルを添付すると、より理解しやすくなるでしょう。
業務量を数値化して見積もる
外部委託を依頼する際、業務量を正確に把握し、数値化しておくことが重要です。曖昧な依頼では、外部パートナーも適切な人員配置や工数見積もりができず、結果として期待した成果が得られない可能性があります。
業務量の数値化には、まず現状の作業時間を測定します。どの業務にどれくらいの時間がかかっているかを記録し、月間や週間の総作業時間を算出しましょう。具体的な数値があることで、外部パートナーへの説明が明確になります。
また、業務の頻度と件数も重要な情報です。毎日発生する業務なのか、週に数回なのか、月末にまとまって発生するのかといった情報を整理します。繁閑の波がある場合は、その変動幅も伝えることで、柔軟な対応が可能になるでしょう。
業務量が多いときにおすすめの外部委託サービス
外部委託を検討する際、どのサービスを選ぶかは重要な判断になります。各サービスには特徴があり、対応できる業務範囲や料金体系、サポート体制も異なります。
ここでは、業務量の削減に活用できる代表的な外部委託サービスを3つ紹介します。それぞれのサービスには独自の強みがあるため、自社の業務内容や規模、予算に合ったものを選択することが成功の要因です。サービスの特徴を理解した上で、自社のニーズに最も合致するものを選びましょう。各サービスの詳細を見ていきます。
①Chatwork アシスタント｜豊富種類の業務を外部委託できるので工数削減におすすめ
Chatwork アシスタントは、幅広い業務カテゴリに対応できる外部委託サービスです。ビジネスチャットツールChatworkを提供する企業が運営しており、コミュニケーションの円滑さが大きな特徴となっています。
このサービスでは、バックオフィス業務から営業サポート、リサーチ業務まで、多様な業務を依頼できます。データ入力や資料作成といった定型業務はもちろん、市場調査やイベント運営サポートなど、専門性を要する業務にも対応してもらえるでしょう。
Chatworkを活用した連絡体制により、リアルタイムでのコミュニケーションが実現します。質問や確認事項があればすぐにやり取りできるため、業務の停滞を防げます。また、タスク管理機能も統合されており、依頼内容の進捗状況を可視化できる点も便利です。
料金体系は時間制で、必要な時間数に応じてプランを選択します。短期的な業務増加から継続的な支援まで、柔軟な契約形態が用意されています。初めて外部委託を利用する企業でも導入しやすく、段階的に委託範囲を拡大していける仕組みです。多様な業務を一箇所に集約して依頼できる利便性が魅力のサービスと言えるでしょう。
出典参照：Chatwork アシスタントあなたの仕事をアシストします｜株式会社kubellパートナー
②StepBase ｜月10時間から外部委託できて業務量に合わせやすい
StepBaseは、少量の業務から外部委託できる柔軟性の高いサービスです。月10時間からの利用が可能で、業務量が少ない企業や、試験的に外部委託を始めたい企業に適しています。
このサービスの特徴は、段階的に委託範囲を拡大できる点です。最初は小規模な業務から始めて、効果を確認しながら徐々に委託する業務を増やしていけます。いきなり大量の業務を外部に任せることに不安を感じる企業にとって、リスクを抑えながら導入できる仕組みでしょう。
対応できる業務は、事務作業を中心に幅広くカバーしています。メール対応やスケジュール調整、データ整理、資料作成など、日常的に発生する業務を任せられます。専任のアシスタントが対応するため、業務の引き継ぎや説明の手間が省けます。
料金は利用時間に応じた明確な体系で、無駄なコストが発生しにくい設計です。必要な時だけリソースを確保できるため、固定費を抑えながら業務負荷を軽減できます。業務量の変動が大きい企業や、季節性のある業務を抱える企業にとって、最適な選択肢となるでしょう。少ないコミットメントから始められる手軽さが、多くの企業に支持されています。
出典参照：オンライン業務代行サービス StepBase｜パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社
③i-STAFF｜オンライン秘書が業務を減らすサポートをしてくれる
i-STAFFは、オンライン秘書サービスとして、経営者や管理職の業務負担を軽減することに特化したサービスです。秘書業務に精通したスタッフが、きめ細かなサポートを提供します。
このサービスでは、スケジュール管理や出張手配、会議の設定といった秘書的な業務を中心に対応します。また、資料作成やリサーチ業務、経費精算といったバックオフィス業務も依頼できるため、経営層が戦略的な業務に集中できる環境が整うでしょう。
高いホスピタリティと丁寧な対応が特徴です。単に依頼された業務をこなすだけでなく、依頼者の意図を汲み取り、先回りしたサポートを提供してくれます。長期的な関係を築くことで、より的確な支援が期待できます。
契約形態は月額制で、利用時間に応じた複数のプランが用意されています。専任のディレクターがサポートに入り、業務の進行管理や品質チェックを行うため、安心して任せられる体制です。
経営者や管理職の時間を創出し、本来注力すべき業務に専念できる環境を提供してくれるサービスです。質の高いサポートを求める企業に適した選択肢と言えるでしょう。
出典参照：i-STAFF 優秀なオンライン秘書｜株式会社ビープラスト
業務量が多いときの対応策は『CLOUD BUDDY』へご相談ください
業務量の増加に悩んでいるものの、どの業務を外部委託すべきか分からない、自社に合ったサービスの選び方が分からないといった課題を抱えていませんか。外部委託の導入には適切な計画と準備が必要であり、独力で進めるのは容易ではありません。
『CLOUD BUDDY』は、業務量の分析から外部委託の設計、サービス選定まで、包括的なサポートを提供しています。豊富な実績をもとに、貴社の業務特性に最適な外部委託プランをご提案します。業務量の問題を解決し、組織全体の生産性を向上させたい企業は、ぜひ『CLOUD BUDDY』へご相談ください。
まとめ｜業務量が多いときこそ外部委託して楽にしよう
業務量の増加は、社員の疲弊や業務品質の低下を招く深刻な問題です。しかし、外部委託を活用することで、こうした課題を効果的に解決できます。
社内のリソース不足を即座に補い、社員がコア業務に集中できる環境を整えることで、組織全体の生産性が向上します。また、専門スキルを持つ外部パートナーに任せることで、業務品質の安定とミスの削減も実現するでしょう。
外部委託を成功させるには、業務の明確な切り分け、手順の整理、業務量の数値化が重要です。これらのポイントを押さえた上で、自社に合ったサービスを選択しましょう。業務量の問題を放置せず、外部委託を活用して働きやすい環境を構築していくことが大切です。
