定型業務は日々繰り返される作業ですが、手作業で処理していると時間がかかり、担当者の負担も大きくなります。データ入力や書類作成、承認フローといった定型業務に多くの時間を費やすことで、企画や戦略立案といった付加価値の高い業務に集中できない状況が生まれています。
こうした課題を解決する方法として、定型業務のデジタル化や外部委託が注目されています。自動化ツールを活用すれば作業時間を削減でき、外部の専門業者に委託することで社内リソースを有効活用できます。
本記事では、定型業務をデジタル化するメリットや、デジタル化と外部委託で実現できる業務削減の具体例を解説します。さらに、デジタル化に役立つツールも紹介しますので、自社に最適な効率化の手段を見つけられるでしょう。
定型業務のデジタル化の目指すメリット
定型業務をデジタル化することで、企業はさまざまなメリットを得られます。作業時間の削減やミスの低減、業務の標準化など、効率化だけでなく品質向上にもつながる効果が期待できます。
デジタル化により、担当者は単純作業から解放され、より創造的で付加価値の高い業務に時間を使えるようになります。ここでは、定型業務のデジタル化がもたらす具体的なメリットについて見ていきましょう。それぞれのメリットを理解することで、デジタル化の必要性や導入後の効果をイメージしやすくなります。
作業時間を削減できる
定型業務は同じ作業を繰り返すため、手作業で処理すると多くの時間を要します。例えば、データ入力や転記、書類の作成といった業務は、件数が増えるほど担当者の負担が増していきます。
デジタル化により、こうした作業を自動化すれば、処理時間を大幅に短縮できます。RPAやワークフロー自動化ツールを活用することで、人が行っていた作業をシステムが代行し、短時間で完了します。
作業時間が削減されることで、担当者は他の重要な業務に時間を振り向けられるようになります。また、残業時間の削減にもつながり、働き方改革の推進にも貢献します。時間的な余裕が生まれることで、業務全体の生産性が向上し、企業の競争力強化につながるでしょう。
ミスを減らし品質を高められる
手作業による定型業務では、入力ミスや転記ミスといったヒューマンエラーが発生しやすくなります。特に疲労が溜まっている時や、同じ作業を長時間続けた場合、ミスの発生率は高まります。
デジタル化により、システムが設定されたルールに従って正確に処理を行うため、ミスの発生を抑えられます。例えば、データの自動転記や計算処理をシステムに任せることで、人為的なミスをなくし、品質の安定化を図れます。
また、デジタル化により作業履歴が記録されるため、問題が発生した際の原因特定もスムーズになります。ミスが減ることで、修正作業にかかる時間やコストも削減でき、業務全体の信頼性向上につながるでしょう。
属人化を解消して標準化できる
定型業務を特定の担当者だけが担当していると、業務が属人化し、その人がいなければ業務が回らない状況が生まれます。担当者の退職や異動があった際に、引き継ぎに時間がかかり、業務の質が低下するリスクもあります。
デジタル化により、業務プロセスがシステム化されることで、誰が担当しても同じ手順で作業を進められる環境が整います。作業手順がマニュアル化され、システムに組み込まれるため、新しい担当者でも短期間で業務を習得できます。
標準化により、業務の引き継ぎがスムーズになり、担当者の変更による影響を最小限に抑えられます。また、業務プロセスが可視化されることで、改善すべきポイントを見つけやすくなり、継続的な効率化にもつながるでしょう。
デジタル化・外部委託で叶う定型業務の削減
定型業務の削減には、デジタル化と外部委託という2つのアプローチがあります。デジタル化はシステムやツールを活用した自動化により、社内で業務を効率化する方法です。一方、外部委託は専門業者に業務を任せることで、社内リソースを解放する手段となります。
それぞれの手法には異なる特徴があり、業務の性質や目的に応じて使い分けることが重要です。ここでは、デジタル化と外部委託により実現できる定型業務の削減例を具体的に紹介します。自社に適した方法を選ぶための参考にしてください。
【デジタル化】基幹システムとの連携によるバックオフィス処理の自動化
バックオフィス業務では、受注データや請求データを複数のシステムに手動で入力するケースが多くあります。同じデータを何度も入力する作業は非効率であり、ミスも発生しやすくなります。
基幹システムと周辺システムを連携させることで、データの自動連携が実現し、手入力の手間を省けます。例えば、受注システムで入力したデータを自動的に会計システムや在庫管理システムに反映させることで、転記作業がなくなります。
システム連携により、リアルタイムでデータが更新されるため、情報の鮮度も保たれます。バックオフィス業務の自動化は、担当者の負担を軽減し、ミスのない正確な処理を実現します。業務全体の効率化とデータの一貫性向上に大きく貢献するでしょう。
【デジタル化】ワークフロー導入による承認プロセスの電子化
稟議書や経費申請といった承認プロセスを紙ベースで運用していると、書類の回覧に時間がかかり、承認が遅れる原因になります。承認者が不在の場合、業務が滞ってしまうケースも少なくありません。
ワークフローシステムを導入することで、承認プロセスを電子化し、オンラインで申請から承認まで完結できます。申請者はシステム上で必要事項を入力し、承認者は場所を問わずに承認作業を行えるため、処理スピードが向上します。
また、承認状況がリアルタイムで確認できるため、進捗管理も容易になります。紙の書類を探す手間や、承認待ちの時間が削減され、業務全体のスピードアップにつながります。電子化により、テレワーク環境でも円滑に業務を進められる体制が整うでしょう。
【デジタル化】データ可視化基盤の構築による管理指標のリアルタイム把握
経営管理や業績管理では、複数のシステムからデータを集めて集計し、レポートを作成する作業が定期的に発生します。手作業で集計していると時間がかかり、最新の状況を把握するのが遅れてしまいます。
データ可視化基盤を構築することで、各システムのデータを自動的に集約し、リアルタイムでダッシュボードに表示できます。売上や在庫、顧客動向といった重要な指標を常に最新の状態で確認でき、迅速な意思決定を支援します。
また、グラフや図表による視覚的な表現により、データの傾向や異常値を直感的に把握できます。定期的なレポート作成作業から解放され、データ分析や施策立案に時間を使えるようになり、経営の質を高められるでしょう。
【外部委託】定型オペレーションのアウトソースによる業務負荷の削減
データ入力や書類の発送、問い合わせ対応といった定型オペレーションは、毎日発生する業務ですが、社内で対応すると担当者の負担が大きくなります。コア業務に集中したくても、定型業務に時間を取られてしまうケースは少なくありません。
こうした定型オペレーションを外部の専門業者にアウトソースすることで、社内リソースを解放し、戦略的な業務に集中できます。専門業者は経験豊富なスタッフを抱えており、効率的かつ高品質な処理を提供します。
また、繁忙期には処理量を増やし、閑散期には減らすといった柔軟な対応も容易です。固定費を変動費化できるため、コスト管理の面でもメリットがあります。外部委託により、業務負荷を削減しながら、企業の成長を支える体制を構築できるでしょう。
【外部委託】専門知識が必要な高度業務のスポット委託
法務対応や税務申告、システム開発といった専門知識が必要な業務は、社内に専門家がいない場合、対応が困難です。専門人材を採用するにはコストがかかり、すぐに確保できないケースもあります。
スポット的に発生する高度業務を外部の専門家に委託することで、必要なタイミングで必要な専門知識を活用できます。例えば、法律事務所や税理士事務所、システム開発会社といった専門業者に依頼することで、質の高い成果物を得られます。
スポット委託により、固定的な人件費をかけずに専門業務に対応でき、コストを最適化できます。また、専門家の知見を取り入れることで、社内の知識やスキルの向上にもつながります。必要に応じて専門家を活用する体制は、企業の柔軟性を高めるでしょう。
定型業務のデジタル化に役立つツール例
定型業務のデジタル化を進めるには、自社の業務に適したツールを選ぶことが重要です。現在は多様な自動化ツールやクラウドサービスが提供されており、それぞれ異なる特徴や強みを持っています。
ここでは、定型業務のデジタル化に役立つ代表的なツールを3つ紹介します。各ツールの特徴を理解し、自社の業務内容や規模に合ったものを選ぶことで、効果的なデジタル化を実現できるでしょう。導入後の運用イメージを持ちながら、最適なツールを検討してください。
UiPath｜反復作業を自動化し工数を削減できる
UiPathは、世界中で広く利用されているRPAツールで、反復作業を自動化し、工数を削減できます。プログラミングの知識がなくても、ドラッグ&ドロップの直感的な操作で自動化フローを作成できる点が特徴です。
データ入力や転記、システム間のデータ連携、レポート作成といった定型業務を自動化し、人手を介さずに処理できます。また、AIを活用したOCR機能により、紙の書類や画像データからテキストを抽出し、システムに入力する作業も自動化できます。
導入後のサポート体制も充実しており、初めてRPAを導入する企業でも安心して利用できます。反復作業の自動化により、担当者は付加価値の高い業務に集中でき、生産性向上につながるでしょう。
出典参照：自動化ソリューション 「UiPath」で課題解決から 業務効率化までを実現｜富士ソフト株式会社
Power Automate｜ルーチン作業を自動処理できる
Power Automateは、Microsoftが提供するワークフロー自動化ツールで、ルーチン作業を自動処理できます。Microsoft 365との連携に強みがあり、ExcelやSharePoint、Outlook、Teamsといったツールと組み合わせて活用できます。
クラウドベースのツールであるため、インストール不要で利用を開始でき、導入のハードルが低い点も魅力です。メールの添付ファイルを自動でSharePointに保存したり、承認フローを電子化したりといった処理を簡単に設定できます。
既にMicrosoft製品を利用している企業であれば、追加コストを抑えながら自動化を進められます。シンプルな操作性と高い拡張性により、定型業務の効率化を手軽に実現できるでしょう。
出典参照：Microsoft Power Automate – Process Automation プラットフォーム｜日本マイクロソフト株式会社
kintone｜申請や管理業務を一元化し効率化できる
kintoneは、サイボウズが提供する業務アプリ作成プラットフォームで、申請や管理業務を一元化し、効率化できます。ノーコードでアプリを作成できるため、専門知識がなくても自社に最適な業務アプリを構築できます。
経費申請や稟議承認、顧客管理、案件管理など、さまざまな業務に対応したアプリを短期間で作成し、運用を開始できます。入力されたデータはリアルタイムで共有され、関係者全員が最新情報にアクセスできる環境が整います。
また、外部サービスとのAPI連携により、他システムとのデータ連携も実現します。Excelやメールでの管理から脱却し、クラウド上で業務を一元管理することで、情報の分散を防ぎ、業務全体の効率化につながるでしょう。
出典参照：業務のシステム化や効率化を実現するアプリが「シュシュッと」つくれるノーコードツール｜サイボウズ株式会社
定型業務のデジタル化と外部委託は『CLOUD BUDDY』へご相談ください
定型業務の効率化を検討する際は、デジタル化と外部委託のどちらが適しているか、あるいは組み合わせることで最適な効果が得られるかを判断する必要があります。『CLOUD BUDDY』は、業務分析からツール選定、導入支援、外部委託の請負まで、幅広いサポートを提供しています。
現状の業務フローを丁寧にヒアリングし、課題を明確にした上で、最適なソリューションを提案します。導入後の運用サポートも充実しており、継続的な改善を通じて業務効率化を実現します。定型業務の効率化に関する疑問や課題がある場合は、『CLOUD BUDDY』にお気軽にご相談ください。
まとめ｜定型業務効率化のために最適な手段を活用しよう
定型業務の効率化には、デジタル化と外部委託という2つの選択肢があります。デジタル化により作業時間を削減し、ミスを減らして品質を高められます。外部委託により社内リソースを解放し、コア業務に集中できる環境を整えられます。
自社の業務特性や目的に応じて最適な手段を選び、継続的に改善を進めることが重要です。効率化により生まれた時間を、より価値の高い業務に振り向けることで、企業全体の生産性向上と競争力強化を実現しましょう。
