管理部では特定の担当者しか対応できない業務が多く、休暇や退職の際に業務が停滞してしまうケースが少なくありません。このような属人化した業務は、組織全体の生産性を低下させる要因となります。しかし、業務を標準化すれば、誰でも対応できる体制を構築でき、業務の停滞リスクを軽減できるでしょう。
本記事では、管理部の属人業務が抱える課題から標準化の重要性、実践時の注意点、そして具体的な支援サービスまでを詳しく紹介します。業務の属人化に悩む管理部門の方は、標準化によって業務品質を安定させ、組織全体の効率を向上させる方法を理解できるでしょう。
管理部の属人業務の課題
管理部では長年同じ担当者が業務を続けてきた結果、その人にしか分からない手順やルールが生まれやすい環境にあります。このような属人化した業務は、一見すると効率的に見えるかもしれませんが、組織全体で見ると多くの課題を抱えています。担当者の不在時には業務が滞り、他のメンバーが対応しようとしても手順が分からず混乱を招くでしょう。また、作業のばらつきやミスの発生リスクも高まります。
ここでは、管理部の属人業務が引き起こす代表的な課題について、具体的に見ていきましょう。
担当者依存で業務が停滞する
特定の担当者しか業務を遂行できない状況では、その人が休暇を取ったり退職したりした際に業務全体が止まってしまいます。経理処理や契約書の管理、社内システムの運用など、管理部には期限が決まっている業務が多いため、担当者不在による遅延は深刻な影響を及ぼすでしょう。
他のメンバーが代わりに対応しようとしても、どこに必要な情報があるのか、どの手順で進めればよいのかが分からず、結局は担当者の復帰を待つしかない状況に陥ります。このような担当者依存の体制は、組織の柔軟性を奪い、業務の継続性を脅かす要因となります。緊急時の対応力が低下し、取引先や社内からの信頼も損なわれかねません。
手順が不明確で作業がばらつく
業務手順が文書化されていない、または担当者の頭の中にしか存在しない状態では、同じ業務でも担当者によって処理方法が異なってしまいます。例えば経費精算の承認プロセスや備品発注の手続きなど、本来は統一されているべき業務でも、担当者ごとに独自の判断基準や処理方法が生まれてしまうでしょう。
このような作業のばらつきは、業務の品質にも影響を与えます。ある担当者は細かくチェックするのに対し、別の担当者は簡易的な確認しか行わないといった状況が生まれ、結果として管理部全体の信頼性が低下してしまいます。業務品質の安定性が損なわれ、組織としての一貫性も保てなくなるでしょう。
内部統制が弱くミスが発生する
属人化した業務では、担当者以外の誰もその内容を把握していないため、チェック機能が働きにくくなります。本来であれば複数人で確認すべき重要な処理も、担当者一人の判断で完結してしまうケースが少なくありません。このような状況では、単純な入力ミスから重大なコンプライアンス違反まで、さまざまなミスが見過ごされるリスクが高まるでしょう。
また、ミスが発覚した際にも、なぜそのような処理が行われたのか、どの段階で間違いが起きたのかを追跡しにくく、再発防止策を講じにくい環境になってしまいます。内部統制の観点からも、属人化した業務体制は組織にとってリスクとなり、監査対応にも支障をきたしかねません。
属人業務の標準化の重要性
属人化した業務を標準化すると、組織全体の業務品質が安定し、効率性も向上します。標準化とは、業務の手順やルールを明文化し、誰が担当しても同じ品質で業務を遂行できる状態を作り上げることを指すでしょう。これにより、特定の担当者に依存せずに業務を継続でき、組織としての柔軟性が高まります。
また、新しいメンバーが加わった際の教育コストも削減でき、業務の引き継ぎもスムーズに行えるようになります。ここでは、属人業務を標準化していくと得られる具体的なメリットについて詳しく解説していきましょう。
作業手順を見える化できる
業務の標準化では、まず作業手順を詳細に文書化し、誰でも理解できる形で見える化します。例えば請求書発行の手順であれば、どのシステムにアクセスし、どの情報を入力し、誰に確認を取るのかといった一連の流れを明確にするでしょう。このような見える化により、担当者が不在の場合でも他のメンバーが手順書を見ながら業務を進められるようになります。
また、手順が明確になると、無駄な作業や重複している工程も見つけやすくなり、業務プロセス自体の改善にもつながります。見える化された手順は、新入社員の研修資料としても活用でき、教育の効率化にも貢献するでしょう。組織全体で業務の透明性が高まり、メンバー間の協力体制も強化されていきます。
品質を一定に保つ体制を作れる
標準化によって作業手順が統一されると、誰が業務を担当しても同じレベルの品質を維持できるようになります。例えば契約書のチェックリストを作成しておけば、経験の浅いメンバーでも重要な確認項目を漏らさずチェックできるでしょう。このような品質の均一化は、管理部門への信頼性を高めていきます。
また、標準化された手順には品質基準も含まれるため、どの程度の精度で作業を行うべきかが明確になり、過度に細かいチェックをして時間を浪費するケースも防げます。品質と効率のバランスが取れた業務遂行が実現し、組織全体の生産性向上につながるでしょう。さらに、品質基準が明確になれば、評価制度の公平性も高まります。
誰でも業務を引き継げる状態を作れる
業務が標準化されていれば、担当者の異動や退職があっても、スムーズに引き継ぎが行えます。従来は数週間から数カ月かかっていた引き継ぎ作業も、標準化された手順書やマニュアルがあれば短期間で完了するでしょう。新しい担当者は手順書を参照しながら実務を進め、分からない点があれば文書化された情報を確認すれば解決できます。
このような環境では、組織全体の人材配置の柔軟性が高まり、急な欠員が出た場合でも他部署からの応援や新規採用での対応がしやすくなります。業務の属人化が解消されると、組織としての持続性と成長性が高まるでしょう。メンバーの異動や配置転換もスムーズに実施でき、キャリア開発の選択肢も広がっていきます。
属人業務の標準化の注意点
属人業務を標準化する際には、いくつかの重要な注意点があります。単に手順書を作成するだけでは、実際の業務フローと乖離した内容になってしまったり、現場で活用されない形式的な文書になってしまったりする恐れがあるでしょう。効果的な標準化を実現するには、現場の実態を正確に把握し、関係者全員が納得できるルールを策定していく必要があります。
また、一度作成した標準化資料も、業務環境の変化に応じて継続的に更新していかなければなりません。ここでは、標準化を成功させるための具体的な注意点について見ていきましょう。
現場の手順を正確に把握する
標準化を進める際には、実際に業務を担当している現場のメンバーから詳細にヒアリングを行い、本当の作業手順を把握していく姿勢が重要となります。管理者が想像する業務フローと、実際の現場での処理方法には違いがあるケースが多いでしょう。例えば正式なルールでは3段階の承認が必要とされている業務でも、実際には特定の条件下では2段階で処理されているといった実態があるかもしれません。
このような現場の知恵や工夫を無視して形式的な標準化を進めると、かえって業務効率が低下してしまいます。現場の担当者と十分にコミュニケーションを取り、実態に即した標準化を目指しましょう。業務観察やヒアリングを重ね、現場の声を丁寧に拾い上げていく姿勢が求められます。
関係部署と運用ルールを統一する
管理部の業務は、他部署との連携が必要なケースが多いため、標準化の際には関係部署と運用ルールを統一していく取り組みが重要となります。例えば経費精算のルールを標準化する際、営業部や開発部など各部署の業務フローも考慮に入れなければ、現場で混乱が生じるでしょう。また、システムを利用した業務では、IT部門との調整も欠かせません。
関係部署との調整を怠ると、管理部だけで最適化されたルールが他部署にとっては使いにくいものになってしまい、結局は浸透しない標準化になってしまいます。部署間の壁を越えた協力体制を構築し、組織全体で統一された運用ルールを策定していきましょう。定期的な部署間ミーティングを開催し、相互理解を深めながら進めていく姿勢が求められます。
更新し続ける仕組みを用意する
業務環境は常に変化するため、一度作成した標準化資料も定期的に見直し、更新していく仕組みが必要となります。新しいシステムの導入や法令の改正、組織体制の変更などにより、業務手順は常にアップデートされていくでしょう。しかし、標準化資料の更新責任者が明確でなかったり、更新プロセスが煩雑だったりすると、資料が実態と乖離した古い情報のまま放置されてしまいます。
このような状況では、せっかく作成した標準化資料が誰にも参照されない無用の長物になってしまうでしょう。定期的な見直しタイミングを設定し、現場からのフィードバックを反映する仕組みを整えていく必要があります。更新プロセスを簡素化し、現場が気軽に改善提案できる環境を作っていきましょう。
管理部の属人業務を標準化する際に役立つサービス例
属人業務の標準化を効率的に進めるには、専門的な支援サービスを活用する方法も有効な選択肢となります。外部の専門家は、さまざまな企業での標準化プロジェクトの経験を持っており、業界のベストプラクティスや陥りやすい失敗パターンを熟知しているでしょう。また、社内だけでは気づきにくい業務の無駄や改善点も、第三者の視点から指摘してもらえます。
ここでは、管理部の属人業務を標準化する際に活用できる具体的なサービスについて紹介していきます。
SHIFT 業務可視化・改善支援｜属人化した業務工程を棚卸しし、標準化と品質管理を支援
SHIFTが提供する業務可視化・改善支援サービスは、属人化した業務工程を詳細に棚卸しし、標準化と品質管理を総合的に支援するサービスとなります。このサービスでは、まず現状の業務フローを徹底的に分析し、どの工程が属人化しているのか、どこにボトルネックがあるのかを明確にしていくでしょう。
その上で、業務の標準化計画を策定し、実際の導入まで伴走支援を行います。また、標準化後の品質管理手法についても助言を受けられるため、単なる手順書作成にとどまらず、継続的に改善できる体制づくりまでサポートしてもらえます。多くの企業での支援実績を持つSHIFTならではのノウハウを活用すれば、効率的かつ確実に標準化を進められるでしょう。
出典参照：「働く」をデザインするアイディアを通じて、人と企業の双方の満足に貢献します。｜ ワークスアイディ株式会社
管理部の属人業務の標準化は『CLOUD BUDDY』へご相談ください
管理部の属人業務を標準化し、誰でも対応できる体制を構築するには、業務フローの見直しだけでなく、ITシステムの活用も重要な要素となります。
『CLOUD BUDDY』は、クラウドサービスの導入から運用まで総合的に支援し、業務の標準化とデジタル化を同時に実現するパートナーとなるでしょう。例えば、属人化しやすい経理業務や勤怠管理をクラウドシステムで統一すれば、誰でも同じ手順で作業できる環境が整います。また、業務マニュアルや手順書をクラウド上で一元管理すれば、常に最新の情報にアクセスでき、更新も容易になるでしょう。
『CLOUD BUDDY』では、貴社の業務特性に合わせた最適なクラウドサービスの選定から、導入後の運用サポートまで一貫して対応します。属人業務の標準化とデジタル化を同時に進めたい方は、ぜひ『CLOUD BUDDY』へご相談ください。
まとめ｜属人業務の標準化のために体制を整えよう
管理部の属人業務は、担当者依存による業務停滞や作業のばらつき、内部統制の弱さといった課題を抱えています。しかし、業務を標準化すれば、作業手順の見える化や品質の安定化、スムーズな引き継ぎが実現するでしょう。標準化を進める際には、現場の実態を正確に把握し、関係部署との連携を図りながら、継続的に更新できる仕組みを構築していく姿勢が重要となります。
専門的な支援サービスを活用すれば、より効率的に標準化を進められるでしょう。属人業務の標準化は、組織全体の生産性向上と持続的な成長のために欠かせない取り組みとなります。今こそ体制を整え、誰でも対応できる管理部門を目指していきましょう。
