社内で人手不足に悩む企業は少なくありません。日常業務の負荷が高まると、社員の残業増加やモチベーション低下につながり、業務効率が低下するリスクがあります。人手不足を放置すると、重要な業務の遅延や品質低下、さらには社員の離職といった問題を招きやすくなるのです。
そこで、効率的に人手不足を解消する方法として、社内の業務分析や外部リソースの活用、ツールによる業務効率化が注目されています。
本記事では、社内で人手不足に陥りやすい業務の具体例や負荷の見極め方、そして効率的に業務を回すためのツール活用法まで、幅広く解説します。この記事を読むことで、業務の負荷状況を可視化し、必要な対策を計画的に実行できるヒントを得られるでしょう。
社内で人手不足に陥りがちな業務例
社内で人手が足りなくなりやすい業務には、日常的に発生する定型業務から専門性の高い業務までさまざまあります。業務の種類や難易度によって必要な対策も異なるため、まずはどの業務で人手不足が生じやすいのかを把握することが重要です。
ここでは、特に負荷が集中しやすい業務例を紹介し、それぞれの特徴や課題点を整理します。
日常的な事務作業やデータ入力業務
日常的な事務作業やデータ入力は、毎日の業務として発生することが多く、作業量が膨大になりがちです。受発注管理、顧客情報の登録、資料の整理など、比較的単純作業ではあるものの、量が多く人手が不足すると処理が滞り、後工程の業務に影響を及ぼすことがあります。
また、定型作業はミスが発生しやすく、確認作業に時間がかかると効率が低下します。こうした業務は自動化ツールや外部リソースの活用で対応できる場合が多く、負荷を軽減することで社員の作業時間を有効に活用できるでしょう。
経理・給与計算など専門性の高い業務
経理や給与計算は専門知識が必要なため、担当者が限られやすく、人手不足が深刻化しやすい業務です。仕訳や税金計算、給与計算のミスは企業の信用や法令遵守に直結するため、慎重な作業が求められます。
業務量が増える繁忙期には、経験が浅い担当者では対応が難しくなる場合もあります。このような業務は専門性の高い外注サービスやソフトウェアを組み合わせることで、負担を分散させつつ正確性を維持することが可能です。
顧客対応やカスタマーサポート業務
顧客対応やカスタマーサポートも、人手が不足するとサービス品質に直結する業務です。問い合わせの件数や対応時間が増加すると、対応遅延や不十分な対応につながり、顧客満足度の低下を招く可能性があります。
特に繁忙期や新商品発売時など、急に業務量が増える場面では、社内だけで対応することが難しくなる場合があります。こうした業務では、チャットボットやFAQシステムの活用、臨時スタッフの導入など、柔軟な対応策が有効です。
社内報告書や資料作成など定型的な業務
社内報告書や各種資料作成は、業務の進捗確認や情報共有に必要ですが、定型的で時間がかかる作業でもあります。データ集計やグラフ作成、報告書のフォーマット整備など、手作業で行うと工数がかさみ、人手不足を実感しやすい業務です。
こうした作業はテンプレートや自動化ツールの活用によって効率化が期待でき、社員がより付加価値の高い業務に注力できる環境を整えやすくなります。
社内で人手不足が起こっている業務を見極める方法
社内の人手不足を解消するには、まずどの業務が負荷の原因になっているかを正確に把握する必要があります。曖昧なまま業務を割り振ってしまうと、負担が偏り、業務効率の低下やミスにつながりやすくなります。
ここでは、人手不足が生じている業務を見極める具体的な方法を紹介し、業務改善の第一歩として活用できる視点を確認しましょう。
業務量と担当者の作業時間を可視化する
まずは、各担当者が日々どの業務にどれくらいの時間を費やしているかを可視化することが重要です。作業時間や業務の件数、処理スピードなどを記録・分析することで、特定の業務に過剰な時間がかかっている場合や、担当者ごとの負荷の偏りを明確にできます。
人手不足が表面化する前に、作業量の多い業務やボトルネックを特定することで、改善策やリソースの再配分を計画的に行えるのです。デジタルツールやタイムトラッキングを活用すると、より正確な可視化が可能になります。
業務フローを分析してボトルネックを特定する
次に、業務の流れを整理し、フローごとにどの段階で停滞や負荷が生じているかを分析します。業務プロセスの視覚化やフローチャート作成を行うことで、どの工程で作業が滞りやすいか、または担当者が過度に負荷を抱えているかを把握しましょう。
ボトルネックが明らかになると、優先的に改善すべき業務や自動化の対象が分かり、限られた人員で効率的に業務を進める戦略を立てやすくなります。分析の結果を関係者と共有することで、改善策への理解と協力も得やすくなります。
社内アンケートやヒアリングで負荷状況を把握する
実際に働く社員の声を直接集めることも、業務負荷の正確な把握に欠かせません。アンケートやヒアリングを通じて、担当者が感じている負荷や改善希望、業務上の問題点を収集することで、可視化だけでは見えにくい課題も明らかになります。
例えば、業務の優先順位の不明確さや手順の複雑さによる負担など、定量的なデータだけでは把握しにくい問題も浮き彫りになるかもしれません。こうした情報をもとに、負荷の均一化や業務改善の具体策を検討しやすくなります。
社内の人手不足の解消に役立つツール例
人手不足の課題を解消するためには、社員の作業負荷を可視化したり、情報伝達を効率化したりするツールの活用が有効です。これらのツールを適切に導入することで、業務の優先順位が明確になり、担当者の負担を軽減しながら、社内全体の作業効率を向上させやすくなります。
ここでは、人手不足の改善に役立つ代表的なツールと活用ポイントを紹介します。
slack｜社内コミュニケーションを効率化して情報伝達を短縮できる
Slackはチャット形式で社内コミュニケーションを効率化できるツールです。メールに比べて即時性が高く、部署やプロジェクトごとにチャンネルを分けて情報を整理できるため、必要な情報をスムーズに共有できます。人手不足の状況では、社員間での確認作業や問い合わせに時間を取られることが多く、Slackを活用することで情報伝達の遅延や誤解を防ぎやすくなります。
また、タスクの進捗確認やファイル共有も簡単に行えるため、業務の透明性を高めつつ、コミュニケーションにかかる時間を削減できるでしょう。
出典参照：AI による業務管理とプロダクティビティツール ｜Slack Technologies Inc.
Trello｜業務フローを可視化して担当者の負荷を最適化できる
Trelloは、カード形式でタスクを管理できるツールで、業務フローを視覚的に整理するのに適しています。人手不足の状況では、誰がどのタスクを担当しているか、作業の進捗がどの段階かを把握することが重要です。
Trelloを導入すると、担当者ごとの作業量やタスクの優先順位が明確になり、負荷の偏りを防ぐことができます。さらに、期限設定やチェックリスト機能を活用することで、作業漏れや遅延を防止し、限られた人員でも効率的に業務を進めやすくなるでしょう。
出典参照：どこからでも To Do をキャプチャし、整理し、取り組むことができます ｜アトラシアン株式会社
Microsoft Power Automate｜定型作業を自動化して作業時間を削減できる
Microsoft Power Automateは、定型的な業務を自動化するためのツールです。データの入力や転記、定期的なメール送信などのルーティン作業を自動化することで、社員がより重要な業務に集中できる環境を整えられます。
人手不足の状況では、手作業での定型業務が負荷を増大させやすく、作業ミスや遅延も発生しやすくなります。Power Automateを活用すると、時間的コストを削減しながら、作業の精度を保つことができ、業務効率の向上にもつながるでしょう。
出典参照：ビジネス プロセスの自動化と最適化｜日本マイクロソフト株式会社
Asana｜タスク管理を一元化して作業漏れや遅延を防ぐことができる
Asanaは、タスク管理を一元化できるツールで、プロジェクトの進捗や担当者の状況をリアルタイムで把握できます。人手不足の状況では、複数の業務が並行して進む中で、作業の抜けや遅延が発生しかねません。
Asanaを活用することで、タスクの期限や優先度を明確に管理でき、進捗報告も容易になります。チーム全体で作業状況を共有できるため、必要に応じてリソースを調整することが可能になり、限られた人員で業務を効率的に回すことにつながります。
出典参照：AI と進める、新しい働き方。｜Asana, Inc.
社内の人手不足を効率的に解消したい企業様は『CLOUD BUDDY』へご相談ください
『CLOUD BUDDY』では、人手不足の課題を抱える企業様向けに、業務分析や負荷状況の可視化、適切なツール導入の支援を行っています。業務内容や担当者の作業量を整理し、効率化策や外部リソースの活用まで総合的にサポートします。これにより、社員の負担を軽減しながら業務品質を維持し、企業全体の業務効率を高める取り組みができるようになるのです。
社内の人手不足を安全かつ計画的に解消したい場合は、ぜひ一度『CLOUD BUDDY』へご相談ください。
まとめ｜社内の人手不足を可視化・改善して業務効率を最大化しよう
社内の人手不足は、社員の負荷増加や業務効率低下につながりますが、業務フローの可視化やツールの活用によって改善できる余地があります。
SlackやTrello、Power Automate、Asanaなどを活用することで、情報伝達や作業管理の効率が向上し、作業漏れや遅延を防ぎやすくなります。また、社員の負荷状況を定期的に確認する仕組みを整えることで、業務の優先順位や担当割りを最適化できるでしょう。
社内の人手不足を解消し、効率的な業務運営を実現したい企業は、ぜひ『CLOUD BUDDY』へご相談ください。
