人手不足が深刻化する日本社会で、多くの企業が労働生産性の向上を重要な経営課題としています。限られたリソースでいかに最大の成果を生み出すかという問いに答えを出すことが、企業の持続的な成長には不可欠です。
この記事では、労働生産性を高めるための具体的な方法から、その取り組みの注意点までを徹底解説します。業務効率化、DX推進、外部リソースの活用など、今日からできる実践的なアプローチをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
労働生産性向上が求められる理由
日本の多くの企業が直面している課題のひとつに、労働生産性の向上が挙げられます。労働生産性とは、従業員一人あたり、または労働時間あたりで、どれだけの成果を生み出したかを示す指標です。この生産性が低いと、同じ時間をかけても生み出せる価値が小さくなってしまいます。
特に人手不足で悩んでいる企業の場合、少ない人員でどれだけ成果を出せるか、労働生産性向上が求められるでしょう。
人手不足のため効率性が求められる
現在の日本社会は、少子高齢化による深刻な人手不足に直面しています。これは単に人材を確保しにくいという問題だけでなく、既存の従業員一人ひとりにかかる負担が増大し、業務がパンクしてしまうリスクを高めます。このような状況下では、従来のやり方を踏襲するだけでは、事業の継続すら難しくなる可能性があります。
限られた人数で最大限の成果を出すためには、業務の効率化が不可欠です。無駄な作業をなくし、本当に価値のある仕事に集中できる環境を整えることが求められます。
放置すれば倒産リスクに直結する
労働生産性の低さを放置することは、企業にとって大きなリスクとなります。生産性が低い状態が続くと、当然ながら売上や利益は伸び悩みます。しかし、人件費やその他の固定費は常に発生するため、収益が費用を上回ることができず、赤字経営に陥る可能性があります。
さらに人手が不足していることで業務が滞る、品質が低下するなどの理由で倒産するリスクすらあるでしょう。実際、帝国データバンクの発表によれば2025年上半期の人手不足倒産は202件もありました。
出典：人手不足倒産の動向調査（2025年上半期）｜株式会社帝国データバンク
労働生産性を高める具体的な方法
労働生産性を向上させることは、すぐに実現できるものではありません。しかし、いくつかの具体的な方法を複合的に実行することで、成果を出すことが可能です。
具体的には以下のような取り組みが効果的です。
- 業務効率化と無駄の削減
- DX・自動化ツールの導入
- 人材育成とスキルアップ
- 働きやすい職場環境の整備
- 採用戦略の見直し
- 外部リソースの活用
ここでは、人手不足の時代に企業が取り組むべき、労働生産性を高めるための具体的な方法をいくつかご紹介します。
業務効率化と無駄の削減
労働生産性向上の第一歩として、まずは現状の業務プロセスを見直し、無駄を省きましょう。無駄な業務とは、企業の成果に直接貢献しない、あるいは最小限の価値しか生み出さない作業を指します。
例えば、多くの企業では、日報や週報といった定型的な報告書の作成に多くの時間を費やしています。しかし、その内容が十分に活用されていなかったり、他の手段で代替可能であったりするケースも少なくありません。このような場合は、報告形式を簡素化したり、ITツールを活用して自動化したりすることで、従業員の負担を大幅に軽減できます。
DX・自動化ツールの導入
DXの推進は、労働生産性向上に不可欠な要素です。DXとは、デジタル技術を活用して、ビジネスモデルや業務プロセスを変革していくことを指します。
RPA（Robotic Process Automation）は、定型的なPC作業を自動化するツールとして注目を集めています。データの入力、メールの送受信、ウェブサイトからの情報収集など、これまで人間が行っていた単純作業をRPAに任せることで、従業員はより創造的な業務に集中できるようになります。
また、クラウドサービスやグループウェアを導入することも、生産性向上に貢献します。
人材育成とスキルアップ
労働生産性の向上は、単に業務の効率化だけではなく、従業員一人ひとりの能力を高めることによっても達成されます。企業が従業員のスキルアップを支援することは、従業員のパフォーマンスを向上させ、より質の高い成果を生み出すことにつながります。
例えば、専門知識や技術を習得するための研修プログラムの提供、資格取得支援、e-ラーニングシステムの導入などが挙げられます。これらの機会を設けることで、従業員は自身のキャリアアップを図ることができ、仕事に対する満足度やエンゲージメントも高まる可能性があります。
働きやすい職場環境の整備
従業員が心身ともに健康で、安心して働ける環境を整えることも、労働生産性の向上に大きく寄与します。過度なストレスや疲労は、集中力の低下やミスの増加を招き、結果として生産性を下げてしまうでしょう。
柔軟な働き方を導入することは、そのひとつの方法です。リモートワークやフレックスタイム制を導入することで、従業員は自身のライフスタイルに合わせて働くことができ、ワークライフバランスを向上させることができます。
採用戦略の見直し
労働生産性向上のためには、優秀な人材の確保も欠かせません。しかし、ただ単に人数を増やすのではなく、自社のビジョンや文化に合った人材、そして高い専門性を持つ人材を採用することが重要です。
採用活動においては、従来の求人広告だけでなく、SNSや採用イベント、リファラル採用（社員からの紹介）など、多様なチャネルを活用することが有効です。また、潜在的な候補者に対して、企業の魅力や働きがいを積極的に発信することで、関心を持ってもらい、応募につなげることが可能となります。
外部リソースの活用
人手不足が深刻な企業にとって、すべての業務を社内だけで完結させることは現実的ではないかもしれません。その場合は、外部の専門的なリソースを積極的に活用することも有効な手段となります。
例えば、経理や人事、ITサポートなど、専門性の高い業務をアウトソーシングすることで、社内の従業員はコアな業務に集中することができます。これにより、全体の生産性を向上させることができるだけでなく、専門家による高品質なサービスを受けることも可能になるでしょう。
労働生産性向上を阻害する要因の特定
労働生産性を高めるための施策を実行する前に、まずは何が生産性を阻害しているのかという根本的な要因を正しく特定することが重要です。原因を誤って捉えたまま施策を実行しても、費用対効果が低い結果に終わってしまう可能性が高くなります。
属人化している業務の可視化
多くの企業において、特定の個人しか業務の手順やノウハウを知らない「属人化」した業務が存在します。これは、担当者が不在の際に業務が停止したり、引き継ぎに多大な時間を要したりするため、生産性を低下させる要因です。
属人化された業務を特定するためには、業務フローを詳細に可視化し、誰でも実行できるマニュアルや手順書を作成することが求められます。この可視化のプロセス自体が、業務のボトルネックや非効率な手順を発見する機会にもなるでしょう。
形骸化している会議やルール
過去の慣習やなんとなく続いてきたルールが、現在の業務環境に合わなくなっている「形骸化」も、生産性を阻害する要因です。代表的なものが会議です。目的が不明確であったり、参加者の役割が曖昧であったりする会議は、従業員の貴重な時間を奪う「無駄な時間」となってしまいます。
すべての会議や社内ルールを洗い出し、「本当にその目的が達成されているか」「費用対効果に見合っているか」という視点で定期的に見直す必要があります。思い切って廃止したり、参加者を限定したりする決断も必要でしょう。
時代遅れのIT環境とセキュリティ体制
未だに紙ベースの管理が中心であったり、旧式のシステムやソフトウェアを使い続けている時代遅れのIT環境も、労働生産性を著しく低下させる要因です。例えば、データの検索や共有に時間がかかったり、外部との連携がスムーズにいかなかったりする状況は、従業員のストレスにも繋がります。
また、不十分なセキュリティ体制も、情報漏洩やシステムダウンといった深刻なリスクを招き、結果として大きな業務停止と生産性の喪失を引き起こします。最新のクラウドツールやセキュリティ対策への適切な投資は、未来の生産性を高めるための条件です。
労働生産性向上施策の効果測定と改善
労働生産性を向上させるための施策は、一度実行して終わりではありません。施策が期待通りの効果を生み出しているかを定期的に測定し、その結果に基づいて継続的に改善していくことが、成果を最大化するために不可欠です。このPDCAサイクルを回すことが、持続的な成長につながります。
施策の効果を客観的に評価するためには、具体的なKPI（Key Performance Indicator：重要業績評価指標）を設定することが有効です。例えば、「資料作成時間の平均削減率」「顧客からの問い合わせ対応時間の短縮率」「残業時間の月平均削減時間」など、定量的に測定可能な指標を用いましょう。施策の実行前と実行後のデータを比較し、KPIの達成度を定期的に追跡することで、その施策が本当に効果的であったかを判断できます。
外部リソースを活用する際の注意点
人手不足の時代において、外部リソースの活用は労働生産性向上の有効な手段のひとつです。しかし、ただ外部に業務を委託するだけでは、期待した効果が得られないだけでなく、かえって手間が増えてしまう可能性もあります。
ここでは、外部リソースを効果的に活用するための注意点について詳しく解説します。
委託先の選定は慎重に行う
外部リソースの活用を成功させるためには、まず信頼できる委託先を慎重に選ぶことが重要です。自社の業務内容や課題を深く理解し、適切なソリューションを提案してくれるパートナーを見つける必要があります。
選定の際には、単に費用が安いという理由だけで決めるのではなく、これまでの実績や専門性、担当者のコミュニケーション能力などを総合的に評価することが大切です。特に、業務に関する専門知識やノウハウが豊富であるか、そして緊急時の対応体制が整っているかなどを事前に確認しておくと安心です。
社内連携と情報共有を徹底する
外部に業務を委託しても、社内での連携や情報共有が不十分だと、プロジェクトがスムーズに進まないことがあります。例えば、委託先が業務を進めるために必要な情報が社内で共有されておらず、その都度確認作業が発生するような状況は、生産性を低下させる原因となります。
外部リソースを効果的に活用するためには、社内の担当者を明確にし、委託先との窓口を一本化することが重要です。また、定期的に進捗報告会を開催するなど、常に情報共有の機会を設けることで、認識のズレを防ぎ、迅速な意思決定につなげることが可能です。
自社にノウハウを残す工夫をする
外部に業務を委託することは、一時的な人手不足の解消にはなりますが、その業務に関するノウハウが社内に蓄積されなくなってしまうというリスクも存在します。将来的に自社で内製化を検討している場合や、同じ業務を他の担当者が引き継ぐ可能性がある場合には、特に注意が必要です。
このリスクを回避するためには、委託先と密に連携を取りながら、業務プロセスやノウハウをドキュメント化しておくことが有効な手段です。例えば、業務マニュアルや手順書を作成してもらう、定期的に業務内容に関する勉強会を開いてもらうなどさまざまな工夫が挙げられるでしょう。
人手不足で労働生産性の向上を目指しているなら『CLOUD BUDDY』にご相談ください
人手不足が深刻化する中、労働生産性の向上は企業にとって喫緊の課題です。しかし、何から手を付ければ良いのか、自社だけで解決できるのか、悩まれている企業も多いのではないでしょうか。
『CLOUD BUDDY』は、企業の人手不足解消と生産性向上を目的としたサービスを提供しています。単に業務を代行するだけでなく、依頼企業の抱える課題を深く理解し、最適なソリューションを提案することを目指しています。データ入力や経理業務といったバックオフィス業務から、マーケティングや営業サポートといった専門性の高い業務まで、幅広い分野でサービスを提供しています。
まとめ｜労働生産性を高めて人手不足の課題を解消しよう
日本の多くの企業が直面している人手不足の課題は、労働生産性の向上によって解消することが可能です。業務効率化やDX推進、人材育成、そして外部リソースの活用など、様々なアプローチを組み合わせることで、限られた人数でも最大限の成果を生み出すことができるでしょう。
特に、外部リソースの活用は、専門性の高い業務を効率的に進めるうえで有効な手段です。しかし、委託先の選定や社内連携、ノウハウの蓄積といった注意点を意識して取り組むことが、成功への鍵となります。
