近年、多くの企業が人手不足に悩まされています。採用活動を続けても応募が集まらなかったり、せっかく採用できても早期離職が発生したりと、慢性的な人材不足に頭を抱える経営者は少なくありません。
このような背景から注目されているのが外注化です。外部リソースを活用することで、人手不足を補いながら業務をスムーズに進められる体制を整えやすくなります。
本記事では、人手不足を外注化で解消するメリットを整理しつつ、どのような業務を外注しやすいのかを具体的に紹介します。読み進めていただければ、自社が直面する課題を解決するヒントを得られるでしょう。
人手不足解消のために外注化を行うメリット3選
外注化には、単に人員を補充する以上の効果があります。現場の即戦力確保や人員調整の柔軟性、業務効率の向上といった複数のメリットが期待できます。
ここでは外注化のメリットを3つの具体的な観点から見ていきましょう。
①即戦力を確保できる
外注化の最も大きな魅力は、専門知識やスキルを持つ人材をすぐに業務へ投入できる点です。自社で新たに採用する場合、求人募集から面接、研修までに長い時間が必要となります。
その一方で、外注先に依頼すれば、既に経験を積んだ人材が業務を担ってくれるため、教育コストを抑えながら短期間で成果につなげやすくなります。
例えば、IT開発やマーケティング運用など専門性が高い分野は、即戦力となる人材を社内で育成するのが難しいケースも多いです。そのような場合に外注化を選ぶことで、スムーズに業務を進めやすくなります。限られた人材で事業を運営している企業にとって、即戦力を確保できる点は非常に有効な手段といえるでしょう。
②フレキシブルに人員を調整しやすい
外注化を活用すると、繁忙期や閑散期に応じて人員を調整しやすくなります。正社員を新たに雇用すると固定費が発生し、仕事量が減った時にも人件費の負担が続いてしまいます。
しかし、外注であれば案件単位や期間単位で依頼できるため、必要なときに必要なリソースを確保することができるのです。この柔軟性は、特に季節変動やプロジェクトベースで動く業種にとって有効です。
また、社内リソースをコア業務に集中させやすくなるため、経営資源をより戦略的に配分できるという利点もあります。急な案件対応や短期間での業務増加に対しても、外注先の協力を得ることで柔軟に対応しやすくなります。
③業務の効率化とスピードアップになる
外注化は業務全体の効率化やスピードアップにもつながります。外注先はその分野に特化した専門家で構成されているため、業務をスムーズに進めやすくなります。例えば、経理業務を外部の専門会社に依頼すれば、社内で一から仕組みを作るよりも短期間で正確な処理が可能になるでしょう。
さらに、最新のツールやノウハウを活用している外注先も多いため、自社にとって新しい知識や方法を取り入れるきっかけにもなります。その結果、従業員が本来の業務に専念できる環境を整えやすくなり、全体的な業務効率の改善につながります。人手不足でリソースが限られる中でも、スピード感を持って成果を出しやすくなる点は大きなメリットです。
人手不足解消を目的に外注しやすい作業
人手不足の解消を目指す場合、すべての業務を外注できるわけではありません。特に、専門知識を必要とする業務や定型化された作業は外注に適しており、社内リソースの負担軽減に直結しやすい分野です。
ここでは、企業が外注化を検討しやすい代表的な3つの分野について詳しく解説します。
事務・経理業務
事務や経理業務は、ルーティンワークが中心で外注化に適した分野です。具体的には、伝票処理や給与計算、経費精算、請求書の発行など、日常的に発生する定型作業を外部に委託することで、作業の正確性を高めやすくなります。
外注化の利点は、単に作業を任せられるだけでなく、社内の担当者を本来注力すべき企画業務や営業活動に回せる点です。これにより、社内リソースを戦略的に活用でき、組織全体の生産性向上にもつながります。
さらに、経理業務を専門に扱う外注先は、税制改正や会計基準の変化に敏感で、常に最新の知識に基づいた対応が可能です。結果として、人手不足による処理遅延やミスのリスクを大幅に軽減できるため、安定した業務運営に貢献します。
IT・システム開発
IT・システム開発は、特に人材確保が難しい分野の一つです。自社で高度な専門知識を持つエンジニアを採用・育成するには時間とコストがかかりますが、外注化することで経験豊富な開発チームを短期間で活用でき、効率的にプロジェクトを進められます。
また、外部のIT専門家はセキュリティ対策やクラウド導入、最新技術の活用など、高度なニーズに対応できる場合が多く、自社だけでは難しい技術面の課題も解決できます。さらに、開発期間の短縮や品質確保にもつながるため、人手不足を補いながら事業のデジタル基盤を整える上で、IT分野の外注は非常に有効な手段です。
マーケティング・広告運用
マーケティングや広告運用も外注化の効果が高い分野です。SNS運用や広告出稿、データ分析、SEO対策などは専門性が高く、常にトレンドやアルゴリズムの変化に対応する必要があります。これらを社内だけで対応すると、担当者に大きな負担がかかり、業務効率が低下することがあります。
外注先は、多くの業界で培った知見やノウハウを持っているため、自社では得られないアイデアや施策を取り入れることが可能です。これにより、広告効果の最大化と同時に、社内リソースの節約も実現できます。
また、施策の実行スピードを高めやすくなるため、少人数の組織でも効率的に集客活動を行えるのも大きなメリットです。人手不足によってマーケティング活動が滞っている企業にとって、外注化は効果的な解決策となります。
人手不足解消を目的に外注を行う際の流れ
外注を導入する場合、場当たり的に依頼するのではなく、明確な手順を踏むことが重要です。業務範囲の整理から委託先の選定、契約後の運用管理まで、段階を追って進めることで成果を得やすくなります。
ここでは、外注を活用する際の基本的な流れを整理します。
外注が必要な業務範囲を明確にする
外注を導入する最初のステップは、自社に不足しているリソースや人員を洗い出し、どの業務を外注すべきかを具体的に明確にすることです。「人手が足りないからすべてを外注に任せる」という考え方ではなく、社内で保持すべき業務と外注に委ねられる業務を区別することが大切です。
例えば、商品企画や顧客対応といったコア業務は、自社にノウハウを蓄積するためにも社内で継続することが望ましいでしょう。一方で、データ入力や経理処理などの定型作業、または専門的な知識が必要なIT開発やデザイン業務などは外注化することで効率化が図れます。
業務範囲を整理する際には、業務フローを可視化して「どの業務に時間や負担が集中しているか」を確認することが効果的です。この段階を丁寧に行うことで、後の外注先選定や契約条件の調整がスムーズになり、期待する成果を得やすくなります。
委託先候補を比較検討して選定する
外注する業務範囲が決まったら、次は委託先の候補を比較検討し、自社に最も適したパートナーを選びます。コストの安さだけを基準に判断してしまうと、納品物の品質や対応スピードに問題が生じる可能性があるため注意が必要です。
選定時には、過去の実績、得意とする専門分野、対応体制やサポートの充実度をしっかり確認しましょう。特に自社と同業種の案件を扱った経験があるかどうかは、信頼性を測る重要なポイントになります。また、初めて外注を行う場合は、いきなり大規模な業務を依頼するのではなく、小規模なプロジェクトから試すことで相性を見極めやすくなります。
複数社を比較検討することで、費用対効果を最大化しつつ安心して任せられる委託先を選べる可能性が高まります。慎重に選定を行うことは、将来的に長期的で信頼できるパートナーシップを築くための第一歩といえるでしょう。
契約内容を取り決めて運用を開始する
委託先が決まったら、いよいよ具体的な契約内容を取り決め、運用をスタートさせます。この段階では、成果物の範囲や納期、報酬体系、連絡方法などをできる限り明文化することが重要です。契約内容が曖昧なまま進めてしまうと、後々「思っていた成果と違う」「納期が守られない」といったトラブルに発展しかねません。
契約締結後は、単に業務を任せきりにするのではなく、定期的なミーティングや進捗確認を取り入れ、双方の認識をすり合わせることが必要です。例えば、月次や週次での進捗報告会議を設定したり、タスク管理ツールを用いてリアルタイムで状況を把握できるようにすれば、問題の早期発見と改善がしやすくなります。
このように、契約から運用までのプロセスを丁寧に進めることで、人手不足解消のための外注が効果を発揮しやすくなるでしょう。
人手不足解消を目的とした外注は『CLOUD BUDDY』へご相談ください
人手不足を背景に外注化を検討している企業は増えていますが、どの業務を委託すべきか、どのように外注先を選ぶべきか悩むケースも少なくありません。
『CLOUD BUDDY』は、業務の外注化を検討する企業に向けて、最適な方法を提案しています。経験に基づいた情報をもとに、自社の課題に合わせた解決策を探すサポートを行っています。人手不足で業務が滞っている企業も、外注を活用することで新たな展望を見いだせる可能性があります。まずは情報収集から始め、課題を明確にしたうえで『CLOUD BUDDY』へご相談ください。
まとめ｜外注で自社の人手不足を解消しよう
人手不足は、多くの企業にとって避けられない課題となっています。しかし、外注を取り入れることで、即戦力の確保や柔軟な人員調整、業務効率の改善につなげられます。さらに、委託先を適切に選び、契約や運用を丁寧に進めることで、安定した成果を得やすくなるでしょう。
本記事で紹介した流れを参考にしながら、自社に適した外注方法を検討してみましょう。外注を取り入れることは、人手不足の解消だけでなく、企業の成長にもつながる第一歩となります。
