社員数が限られている状況では、業務の滞りや負担増が避けられず、企業全体の生産性にも影響を及ぼす場合があります。特に繁忙期や新規プロジェクトの立ち上げ時には、限られた人員で多くの業務をこなす必要があり、社員の疲労やストレスが蓄積されやすくなります。
こうした状況を改善する方法として注目されているのが、業務の見直しです。業務の流れを整理し、優先順位を明確化することで、効率化と社員負担の軽減を同時に実現できるかもしれません。
本記事では、人手不足の状況下で取り組める業務見直しのメリットと、実務に落とし込みやすい具体的なステップを順を追って紹介し、現場で活用できる方法を解説します。
人手不足なときは業務見直しをするべき理由
人手不足が続く状況では、社員一人ひとりにかかる負担が増え、業務が非効率になりやすくなります。しかし、業務を見直すことで改善できる余地が広がり、効率化や社員負担の軽減につなげられます。
ここでは、業務見直しが必要とされる代表的な理由を3つに分けて詳しく見ていきましょう。
業務の無駄をなくすと省人化になる
業務には重複している作業や、付加価値の低い作業が意外に多く含まれています。こうした無駄を整理し削減すると、同じ作業量でも少ない人員で対応できるようになり、省人化につながるでしょう。
また、業務フローを見直すことで、作業の手戻りや確認作業も減らせるため、社員が重要な業務に集中しやすくなります。さらに、無駄な作業が減ることで、時間の余裕が生まれ、突発的な業務や緊急対応にも柔軟に対応できるようになります。結果として、限られた人手でも効率的に業務を進められる環境を整えやすくなるでしょう。
業務の優先順位をつけて着手できる
人手不足の状況では、すべての業務を同時に進めようとすると重要な業務まで手が回らなくなるリスクが高まります。そのため、業務の優先順位を整理し、どの作業に先に着手すべきかを明確化することが重要です。優先順位を設定すると、社員は効率的に作業を進めやすく、期限や目標を守るための行動も取りやすくなります。
加えて、チーム全体で優先度を共有すると、協力体制が整いやすく、業務の停滞や属人化も防ぎやすくなります。このように、業務の優先順位を整理することは、人手不足の影響を軽減するうえで有効な手段です。
社員の負担軽減になる
限られた人員で多くの業務をこなすと、社員に過剰な負担がかかりやすくなります。その結果、疲労やストレスが蓄積し、業務ミスや離職リスクが高まりかねません。業務見直しによって、無駄な作業を削減し、優先順位を明確にすることで、社員が不要に残業や急ぎの作業に追われる状況を減らせます。
さらに、作業効率の向上により、同じ業務量でも心理的負担が軽くなり、社員の集中力やモチベーションも維持しやすくなるでしょう。これにより、組織全体の生産性を確保しながら、人手不足による負の影響を抑制することにつながります。
効率化に向けた業務見直しのステップ
業務見直しは、単に作業を整理するだけでは効果が限定的です。体系的なステップを踏むことで、効率化の成果を確実に実感でき、社員負担の軽減にもつながります。
ここでは、業務見直しを進める際の4つのステップを詳しく解説します。
①業務の現状分析と課題の特定
最初に取り組むべきは、社員が日々どのような業務を行っているのかを細かく把握し、その全体像を可視化することです。具体的には、作業ごとの所要時間や手順、担当者を整理し、「どの業務に過度な時間がかかっているのか」「どの作業が重複して無駄になっているのか」を洗い出します。こうした分析を通じて、業務のボトルネックや非効率な部分を明確にできます。
さらに、書類やシステム上の数字だけでは見えてこない現場の実態を把握するために、社員へのヒアリングを並行して行うと効果的です。実際に業務を担っている社員の声を直接聞くことで、現場で感じている課題や改善のヒントを得ることができ、より実効性の高い改善策を検討できるようになります。
この段階で問題点を丁寧に特定しておけば、次のステップで行う目標設定や改善の優先順位づけがスムーズに進み、無駄のない改善活動を展開することが可能となります。
②業務改善の目標設定と優先順位の決定
現状分析によって課題が明確になったら、次はそれをもとに具体的な改善目標を設定します。ここで大切なのは、「作業時間を何％短縮する」「入力ミスを半減させる」「業務負担を特定の社員に集中させない」など、測定可能で分かりやすい目標を掲げることです。こうすることで、社員全体の意識を一つにまとめ、改善への取り組みをチームとして進めやすくなります。
また、すべての業務を一度に改善しようとすると負担が大きくなるため、改善対象を優先度ごとに整理することも重要です。例えば「業務全体への影響が大きい作業」「社員の負担が特に大きい作業」などから優先的に取り組むと、短期間で効果を実感しやすくなります。改善の成果を早期に社員が感じられれば、モチベーションが高まり、その後の改善活動にも積極的に参加してもらえるようになります。
③改善策の実行とプロセスの再設計
目標と優先順位が明確になったら、いよいよ改善策の実行段階に移ります。ここでは、業務フローの再設計や作業手順の標準化、さらにはITツールやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入など、さまざまな手法を活用して効率化を図ります。特に、同じ作業が繰り返される領域では、自動化の効果が大きく現れやすいでしょう。
ただし、改善策を導入する際には、現場で実際に業務を行う社員が無理なく運用できるプロセスに設計することが不可欠です。理論上は効率的でも、現場で使いづらい仕組みではかえって負担が増してしまいます。
そのため、実行段階では小さな単位で改善を試し、現場の声を取り入れながら柔軟に調整していく姿勢が求められます。こうして改善策を運用しながら随時修正を加え、最適化を繰り返すことで、効率化の効果を長期的に維持できるようになります。
④効果測定と改善のフィードバック
改善策を実施したら、その効果をしっかりと測定することが大切です。具体的には、「作業時間がどれだけ短縮されたか」「ミスや手戻りがどの程度減ったか」「社員の心理的負担が軽減されたか」などを、数値データやアンケートを通じて確認します。定量的・定性的の両面から効果を測定することで、改善策が実際に成果につながっているかを客観的に判断できます。
そして、評価の結果をもとに、さらに改善が必要な部分を洗い出し、新たな対策を検討していきます。たとえば、ある業務では改善効果が大きかったが、別の業務では効果が限定的であった場合、その要因を分析して改善方法を再考するのです。このように、業務フローを定期的に見直し、改善を積み重ねることで、業務全体の質を着実に高めることができます。
このような 「分析 → 目標設定 → 実行 → 効果測定 → フィードバック」 のサイクル、いわゆるPDCAを継続することで、業務効率化と社員負担の軽減を同時に実現し、人手不足による影響を段階的に緩和できるのです。
業務見直しにおすすめの便利ツール
業務の見直しを進める際には、作業効率を向上させるためのツール活用が有効です。特にチーム間の情報共有や作業の見える化をサポートするツールを導入すると、業務負担の偏りや属人化を防げます。また、リモートワークやテレワークが増えている状況では、オンライン上での業務管理やコミュニケーションを円滑に行えるツールが重要です。
ここでは、業務見直しに役立つ具体的なツールを3つ紹介します。
①Asana｜プロジェクト管理ツールで組織の横連携を強化
Asanaは、タスクやプロジェクトを可視化し、チーム内で共有できるプロジェクト管理ツールです。業務の進捗状況や担当者を一覧で確認できるため、作業の抜け漏れや重複を防ぎやすくなります。また、期限や優先度を設定することで、どの業務から手を付けるべきか明確になり、チーム全体の作業効率を向上させやすくなるでしょう。
さらに、コメント機能や通知機能を活用すると、リモートワーク中でも円滑にコミュニケーションを取れるため、人手不足による情報伝達の滞りを防ぐ効果も期待できます。
出典参照：AI と進める、新しい働き方。｜Asana, Inc.
②ナレカン｜社内ナレッジの共有ツール
ナレカンは、社員間のナレッジや業務ノウハウを効率的に共有できる社内ナレッジ管理ツールです。属人化しやすい業務や、特定の社員に依存している作業を可視化し、誰でも参照できる形で蓄積できるため、引き継ぎや新人教育がスムーズになります。
さらに、検索機能やタグ付け機能を活用すれば、必要な情報を迅速に見つけられるため、作業効率が向上するでしょう。また、社内ナレッジを共有する文化が整うことで、業務の属人化による社員負担の偏りを軽減でき、チーム全体で安定した業務運営が可能になるのです。
出典参照：社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」｜株式会社Stock
③Webex｜オンラインミーティングツールでリモートワークを促進
Webexは、ビデオ会議やオンラインミーティングを円滑に行えるツールで、リモートワークの環境整備に役立ちます。資料共有や画面共有が簡単にできるため、遠隔地にいる社員同士でも会議や打ち合わせを効率的に進められる点が強みです。
また、録画機能や議事録機能を活用すると、参加できなかった社員も内容を把握できるため、情報伝達の漏れを防げます。さらに、チャット機能を活用すれば、軽微な連絡や質問もオンラインで済ませられるため、日常業務の負担軽減につながります。こうした機能により、人手不足の中でもチーム全体で効率的にコミュニケーションを行える環境を構築できるのです。
出典参照：Webex でリモートワーク環境を提供｜Cisco Systems, Inc.
人手不足や業務見直しは『CLOUD BUDDY』へご相談ください
業務効率化や社員負担の軽減は、単にツールを導入するだけでは十分な成果を得られない場合があります。実際には、自社の業務フローや社員の働き方に合わせた適切な導入計画が必要です。
『CLOUD BUDDY』では、人手不足の状況に応じて業務見直しの具体的なアプローチや、適したツールの選定・導入支援を行っています。さらに、導入後の運用サポートや改善提案も提供しているため、効率化の効果を持続しやすくなります。現状の業務負担や課題を整理しながら、組織に合った改善策を段階的に進めたい企業様に向けて、専門的な支援を受けられる体制を整えていますので、ぜひ一度ご相談ください。
まとめ｜業務を見直して人手不足を解消しよう
人手不足の状況下では、業務の見直しと効率化が社員負担軽減や業務効率向上につながります。無駄な作業を削減し、優先順位を明確にすることで、限られた人員でも安定した業務運営が可能になるのです。
また、Asanaやナレカン、Webexなどのツールを活用すると、業務の見える化や情報共有、リモートワークの推進に役立ちます。まずは自社の業務フローを整理し、改善のステップを計画的に進めることで人手不足の影響を緩和し、組織全体の生産性向上を目指しましょう。
