企業運営において、労務管理は従業員の雇用を維持する上で欠かせない業務ですが、法改正への対応や複雑な手続きに追われて、本来注力すべき人事戦略や組織づくりに時間を割けない状況に悩む企業は少なくありません。給与計算や社会保険手続き、勤怠管理といった業務は専門知識が必要な上、ミスが許されない重要な作業になります。
そこで注目されているのが、労務管理業務を外部の専門家に委託する労務管理外注になります。外注を活用すれば、正確性を保ちながら業務負担を軽減できるだけでなく、法改正にも迅速に対応できる体制が整います。
本記事では、労務管理外注の基本的な仕組みや料金相場、サービスを選ぶ際のポイントを詳しく解説していきます。実際の企業事例も紹介しますので、自社に最適な外注体制を構築する参考にしていただけるはずです。
労務管理外注とは何か
労務管理外注は、企業が行う労務関連業務を外部の専門業者に委託する仕組みを指します。給与計算や勤怠管理といった定型的な業務から、社会保険手続きや就業規則の作成まで、幅広い労務業務を専門家に任せられる点が特徴です。
ここでは、労務管理外注で対応できる業務範囲を明確にし、企業が外注を選ぶ背景やメリットについて詳しく解説していきます。
労務管理外注の対象業務を明確にする
労務管理外注で対応できる業務範囲は、サービス提供会社によって異なりますが、一般的には以下のような業務が含まれます。まず、給与計算は最も依頼の多い業務になります。毎月の給与や賞与の計算、所得税や社会保険料の控除、給与明細の作成といった一連の処理を任せられるでしょう。
次に、勤怠管理も外注対象の業務です。タイムカードやICカードのデータを集計し、残業時間や有給休暇の管理を行ってくれます。さらに、社会保険や労働保険の手続きも重要な業務範囲になります。入退社に伴う資格取得・喪失手続きや、扶養家族の変更手続き、労災申請といった業務を代行してもらえるでしょう。
年末調整や住民税の特別徴収といった年次業務も外注可能です。自社がどの業務を外部に委託したいかを明確にすることが、適切なサービス選びの第一歩になります。
労務管理を外注する背景・メリット
企業が労務管理を外注する背景には、いくつかの共通した課題があります。最も多いのが、労務担当者の業務負担が過大になっている状況です。特に中小企業では少人数で多岐にわたる労務業務を担当しているケースが多く、残業時間の増加や担当者の疲弊が問題になっているでしょう。
また、労務管理には専門的な知識が必要であり、法改正への対応も継続的に求められます。社会保険料率の変更や労働基準法の改正など、頻繁に発生する法改正に社内だけで対応するのは困難な場合も少なくありません。労務管理を外注する主なメリットは、専門家の知識とノウハウを活用できる点にあります。外注業者は最新の法令に精通しており、ミスのリスクを大幅に削減できるでしょう。
規模・業務範囲から見る労務管理外注の相場
労務管理外注の料金は、依頼する業務範囲や従業員数によって大きく変動します。給与計算だけを依頼する場合と、社会保険手続きや就業規則の作成まで含めた総合的な外注では、料金体系が異なるため、自社のニーズに合ったプランを選ぶことが重要です。また、従業員数が増えるにつれて料金も上昇する傾向があり、規模に応じた適切な予算設定が必要になるでしょう。
ここでは、専門型と総合型の外注サービスの料金相場を整理し、従業員数による料金変動の傾向についても解説していきます。
専門型（給与計算・勤怠など限定）外注の相場
専門型の労務管理外注は、給与計算や勤怠管理といった特定の業務に特化したサービスになります。料金相場は従業員1人あたり月額1000円から3000円程度が一般的であり、従業員数が少ない企業では最低料金が設定されているケースも多いでしょう。
例えば、従業員10人以下の企業では月額1万円から3万円程度が目安になります。給与計算だけを依頼する場合は比較的安価で、従業員1人あたり月額1000円から2000円程度で対応してもらえるサービスもあります。一方、勤怠管理システムとの連携や、複雑な給与体系に対応する場合は、料金が高くなる傾向があるでしょう。
また、賞与計算や年末調整といった年次業務は別料金になるケースが多く、1回あたり数万円から十数万円の追加費用が発生します。専門型のサービスは、特定の業務だけを効率化したい企業や、まずは小規模に外注を始めたい企業に適した選択肢といえます。
総合型（入退社手続・社保・就業規則含む）外注の相場
総合型の労務管理外注は、給与計算や勤怠管理に加えて、社会保険手続きや就業規則の作成、労務相談といった幅広い業務を包括的に対応するサービスになります。料金相場は従業員1人あたり月額2000円から5000円程度が一般的であり、専門型に比べて高額になる傾向があります。
ただし、複数の業務を一括して任せられるため、個別に依頼するよりもトータルコストを抑えられるケースも多いでしょう。例えば、従業員30人の企業で総合型サービスを利用する場合、月額6万円から15万円程度が目安になります。また、初期導入時には就業規則の作成や既存書類の整理が必要になるため、初期費用として10万円から30万円程度が発生するケースもあります。
従業員数による料金の変動傾向
労務管理外注の料金は、従業員数に比例して増加する従量課金型が主流になります。従業員数が少ない企業では1人あたりの単価が高めに設定されるケースが多く、従業員10人以下の場合は最低料金が適用される場合もあるでしょう。
一方、従業員数が増えるにつれて1人あたりの単価は下がる傾向があり、規模の経済が働くのが一般的です。例えば、従業員10人以下では1人あたり月額3000円程度ですが、従業員50人以上になると1人あたり月額2000円程度に下がるケースもあります。
また、従業員数が100人を超える大規模企業では、さらに単価が下がる段階的な料金体系を採用している業者も存在します。ただし、従業員数だけでなく、給与体系の複雑さや勤務形態の多様性によっても料金は変動するため、単純に人数だけで比較するのは避けるべきでしょう。
初期導入費用・追加オプションの料金も確認
労務管理外注を導入する際には、月額料金だけでなく、初期導入費用や追加オプションの料金も確認しておく必要があります。初期導入費用は、既存の労務データの移行や就業規則の整備、システムの設定にかかる費用であり、相場としては5万円から30万円程度になるでしょう。
特に総合型のサービスでは、就業規則の作成や労使協定の整備が必要になるため、初期費用が高額になる傾向があります。また、追加オプションとして、労務相談や助成金申請のサポート、労働時間管理のコンサルティングといったサービスを提供する業者もあります。
これらのオプションは別料金になるケースが多く、月額数万円から十数万円の追加費用が発生するでしょう。契約前には、月額料金に含まれる業務範囲と、別料金になる業務を明確にしておくことで、予算オーバーを防げます。
選び方のポイント
労務管理外注のサービスを選ぶ際には、料金だけでなく複数の要素を総合的に判断する必要があります。自社が抱える労務管理の課題を明確にし、その課題を解決できる業務範囲をカバーしているかを確認することが第一歩です。
ここでは、労務管理外注を選ぶ際の具体的なポイントとして、対応業務範囲、実績と導入事例、料金体系の3つの視点から詳しく解説していきます。これらのポイントを押さえることで、失敗しない業者選びができるはずです。
対応業務範囲が自社課題と合っているか
労務管理外注を選ぶ際に最も重要なのは、業者が対応できる業務範囲が自社の課題と合致しているかを確認することです。例えば、給与計算の負担を軽減したいだけであれば、給与計算に特化した専門型のサービスで十分でしょう。
一方、社会保険手続きや就業規則の整備まで含めた包括的なサポートを求める場合は、総合型のサービスを選ぶ必要があります。また、業務範囲だけでなく、業者の専門性や得意分野も確認しておくことが大切です。例えば、複雑な変形労働時間制を採用している企業であれば、こうした制度に精通した業者を選ぶことで、正確な労務管理が可能になります。
さらに、法改正への対応スピードや、労務相談に応じてもらえるかといった点も確認しておくべきポイントになるでしょう。契約前には、自社が抱える具体的な課題を業者に伝え、その課題を解決できるかを確認することで、導入後のミスマッチを防げます。
実績・規模・同業種の導入事例を確認
労務管理外注の業者を選ぶ際には、実績や規模、同業種での導入事例を確認することで、信頼性やサービスの質を見極められます。長年の実績がある業者は、さまざまなケースに対応してきたノウハウを持っているため、複雑な労務管理にも柔軟に対応できる可能性が高いでしょう。
また、業者の規模も重要な判断材料になります。大規模な業者は組織体制が整っており、担当者が不在でも業務が滞らない仕組みがあるケースが多いです。一方、小規模な業者は柔軟な対応や細かいカスタマイズに強みを持つ場合もあります。
例えば、飲食業や建設業といった業界では、変則的な勤務形態や複雑な労働時間管理が必要になるため、同業種での実績がある業者を選ぶことが重要です。業者のホームページや資料で導入事例を確認し、自社と似た規模や業種の企業があるかをチェックしましょう。
料金体系・従量課金か定額か
労務管理外注の料金体系は、大きく分けて従量課金型と定額型の2つがあります。従量課金型は従業員数に応じて料金が変動する仕組みであり、従業員の増減に柔軟に対応できる点がメリットです。特に従業員数が変動しやすい企業や、季節によって人員が増減する企業に適しているでしょう。
一方、定額型は従業員数に関わらず一定の料金が発生する仕組みになります。従業員数が多い企業では、従量課金型よりもコストを抑えられるケースもあるため、自社の規模に応じて比較することが重要です。
また、料金体系を選ぶ際には、将来的な従業員数の変動も考慮する必要があります。急成長を見込んでいる企業では、従業員が増えても対応できる従量課金型の方が安心でしょう。年末調整や住民税の特別徴収といった年次業務が月額料金に含まれているか、別料金になるかを事前に確認しておきましょう。
実際に労務管理外注を導入した企業の取り組み
労務管理外注の効果を実感するには、実際に導入した企業の事例を参考にするのが有効です。どのような課題を抱えていた企業が、どのような外注サービスを選び、どのような成果を得られたのかを知ることで、自社の導入イメージが明確になるでしょう。
ここでは、人事労務業務をBPO外部委託した株式会社ニフコ、年末調整業務のアウトソーシングで工数削減を実現した日清食品ホールディングス株式会社、そして介護業界初の労務アウトソーシングを導入した株式会社あきた創生マネジメントの3つの事例を紹介していきます。
事例①株式会社ニフコ｜人事・労務業務をBPO外部委託
株式会社ニフコは、自動車部品や電子機器部品の製造を手がけるグローバル企業です。同社は国内外に多数の拠点を持ち、従業員数も多いため、人事労務業務の負担が年々増大していく課題を抱えていました。特に給与計算や社会保険手続きといった定型業務に多くの時間を費やしており、戦略的な人事施策を立案する時間が不足していたといいます。
そこで同社は、人事労務業務の大部分を外部のBPO業者に委託する決断をしました。給与計算や勤怠管理、社会保険手続きといった定型業務を一括して外部に任せることで、人事部門の業務負担が大幅に軽減されたとのことです。また、BPO業者は最新の法令に精通しているため、法改正への対応も迅速に行えるようになりました。
導入後は、人事部門のスタッフが戦略的な業務に集中できる時間が増え、採用活動の強化や人材育成プログラムの充実といった施策を推進できるようになったといいます。同社の事例は、大規模企業が労務管理外注を活用することで得られる効果を示す好例といえるでしょう。
出典参照：ニフコ、人事システム「COMPANY」を導入、人事労務業務のアウトソーシングも開始｜株式会社インプレス
事例②日清食品ホールディングス株式会社｜年末調整業務のアウトソーシングで工数削減
日清食品ホールディングス株式会社は、グループ全体で数千人規模の従業員を抱える大企業であり、毎年の年末調整業務が大きな負担になっていました。年末調整は短期間に集中して大量の書類を処理する必要があり、人事部門のスタッフは残業時間が増加する状況が続いていたといいます。
また、手作業での処理が中心だったため、入力ミスや計算ミスが発生するリスクも抱えていました。こうした課題を解決するため、同社は年末調整業務を外部の専門業者にアウトソーシングする決断をしました。アウトソーシング先の業者は、年末調整に特化したシステムとノウハウを持っており、短期間で大量の処理を正確に行える体制が整っていたとのことです。
導入後は、年末調整にかかる工数が大幅に削減され、人事部門のスタッフは通常業務を継続しながら年末調整を進められるようになりました。同社の事例は、特定の業務に絞って外注を活用することの有効性を示しています。
出典参照：日清食品ホールディングス株式会社様の導入事例記事を掲載いたしました｜ラクラス株式会社
事例③株式会社あきた創生マネジメント｜介護業界初、労務アウトソーシング
株式会社あきた創生マネジメントは、介護施設の運営を手がける企業として、複数の施設を展開しています。介護業界では24時間体制の勤務シフトや夜勤手当、処遇改善加算といった複雑な給与体系があり、労務管理の負担が特に大きい業界です。
同社も例外ではなく、少人数の事務スタッフが給与計算や勤怠管理に多くの時間を費やしており、ミスのリスクも抱えていました。また、介護業界特有の処遇改善加算の計算や配分といった業務は専門知識が必要であり、社内だけで対応するのは困難な状況だったといいます。
そこで同社は、介護業界の労務管理に精通した外注業者を探し、労務アウトソーシングを導入する決断をしました。導入した業者は介護業界での実績が豊富であり、複雑な給与体系や処遇改善加算の計算にも対応できる専門性を持っていたとのことです。
出典参照：【介護業界初の事例公開】給与計算・勤怠管理のアウトソースで持続可能な体制づくり｜株式会社 PR TIMES
労務管理の外注は『CLOUD BUDDY』へご相談ください
労務管理外注を検討する際、どのサービスが自社に最適かを判断するのは容易ではありません。業務範囲や料金体系、業者の専門性など、考慮すべき要素が多岐にわたるため、専門家のアドバイスを受けることが有効でしょう。
『CLOUD BUDDY』では、企業ごとの課題やニーズに合わせた労務管理外注の導入をサポートしています。給与計算や勤怠管理といった定型業務から、社会保険手続きや就業規則の整備まで、幅広い労務業務に対応できる専門家が在籍しており、自社に最適な外注体制の構築をお手伝いいたします。
また、業界特有の複雑な労務管理にも対応できる豊富な実績があるため、安心して相談していただけます。まずはお気軽にお問い合わせいただき、自社に最適な労務管理外注の活用方法を一緒に考えていきましょう。
まとめ｜労務管理のために適切な外注体制を整えよう
労務管理外注を導入することで、専門家の知識とノウハウを活用しながら、業務負担を軽減し、正確性を向上させられます。ただし、サービスを選ぶ際には、料金だけでなく対応業務範囲や実績、料金体系といった要素を総合的に判断することが重要です。専門型と総合型の違いを理解し、自社の課題に合ったサービスを選ぶことで、より効果的な外注が実現できるでしょう。
また、従業員数や業界特性によっても最適なサービスは異なるため、実際の導入事例を参考にしながら検討を進めることが大切です。適切な労務管理外注を導入することで、人事部門は戦略的な業務に集中できるようになり、企業全体の成長を加速させる基盤を築いていけるはずです。自社に最適な外注体制を整えていきましょう。
