社内ワークフローのデジタル変革｜生産性の向上につなげる方法

社内ワークフローを紙ベースや手作業で運用していると、承認待ちの時間が長くなり、業務のスピードが落ちてしまいます。稟議書や経費申請、契約書の承認といったプロセスが煩雑で、担当者の負担も大きくなりがちです。また、属人化により業務が特定の担当者に依存し、引き継ぎや標準化が進まない課題も生じています。

こうした課題を解決する方法として、社内ワークフローのデジタル変革が注目されています。デジタルツールを活用することで、承認プロセスを効率化し、業務の透明性を高められます。

本記事では、社内ワークフローをデジタル変革するメリットや、生産性向上につなげる具体的な方法について解説します。さらに、ワークフロー改善に役立つデジタルツールも紹介しますので、自社に最適な変革の進め方が明確になるでしょう。

社内ワークフローのデジタル変革を行うメリット

社内ワークフローをデジタル化することで、企業はさまざまなメリットを得られます。業務の標準化やミスの削減、継続的な効率化など、組織全体の生産性向上につながる効果が期待できます。

デジタル変革により、承認プロセスがスムーズになり、業務の進捗状況も可視化されます。担当者は煩雑な手続きから解放され、本来注力すべき業務に時間を使えるようになるでしょう。ここでは、社内ワークフローをデジタル変革する具体的なメリットについて見ていきます。それぞれのメリットを理解することで、変革の必要性や導入後の効果をイメージしやすくなります。

属人化を防ぎ標準化を進める

紙ベースや口頭でのワークフロー運用では、担当者ごとに手順が異なり、業務が属人化しやすくなります。特定の担当者しか対応できない状況になると、その人が不在の際に業務が滞るリスクが生じます。

デジタルツールを活用することで、ワークフローが明確に定義され、誰が担当しても同じ手順で業務を進められる環境が整います。申請フォームや承認ルートがシステム化されることで、手順のばらつきがなくなり、標準化が進みます。

また、新しい担当者が業務を引き継ぐ際も、システムに記録された過去の事例や手順を参照できるため、スムーズに業務を習得できます。属人化の解消により、組織全体の業務品質が安定し、持続的な成長を支える基盤が構築されるでしょう。

手戻りやミスを減らせる

紙ベースのワークフローでは、記入漏れや承認者の押印忘れといったミスが発生しやすく、差し戻しによる手戻りが生じます。手戻りが発生すると、承認完了までの時間が延び、業務全体のスピードが落ちてしまいます。

デジタルツールを導入すると、必須項目の入力チェックや承認ルートの自動設定により、ミスを未然に防げます。申請者は入力漏れがあればシステムが警告を表示し、承認者も見落としなく処理を進められます。

また、承認状況がリアルタイムで確認できるため、どこで止まっているかを把握しやすく、迅速な対応が行えます。手戻りやミスの削減により、業務のスピードアップと担当者の負担軽減を同時に実現できるでしょう。

業務効率を継続的に向上できる

紙ベースのワークフローでは、業務プロセスの改善点を見つけにくく、非効率な手順が長期間放置されるケースがあります。データが残らないため、どの工程に時間がかかっているかを把握するのも困難です。

デジタルツールを活用すると、各工程の処理時間や承認にかかる日数がデータとして蓄積され、分析が容易になります。ボトルネックとなっている工程を特定し、改善策を講じることで、継続的に業務効率を向上できます。

また、蓄積されたデータをもとに、承認ルートの見直しや不要な工程の削減といった改善を進められます。デジタル化により、PDCAサイクルを回しやすくなり、組織全体の生産性を持続的に高める体制が整うでしょう。

社内ワークフローのデジタル変革で生産性向上につなげる方法

社内ワークフローのデジタル変革を成功させるには、単にツールを導入するだけでなく、業務プロセス全体を見直し、最適化することが重要です。現状の課題を明確にし、デジタルツールを効果的に組み合わせることで、生産性向上を実現できます。

ここでは、デジタル変革により生産性を高めるための具体的な方法について解説します。業務の可視化から運用体制の整備まで、段階的に取り組むことで、持続的な改善を進められるでしょう。それぞれの方法を理解し、自社に適したアプローチを検討してください。

業務プロセスを可視化しボトルネックを特定して改善領域を明確にする

デジタル変革を進める前に、まず現状の業務プロセスを可視化し、どこに課題があるかを明確にすることが重要です。可視化により、承認に時間がかかっている工程や、不要な手続きが残っている箇所を発見できます。

業務フロー図を作成し、各工程の所要時間や担当者、処理件数を整理することで、ボトルネックを特定できます。例えば、特定の承認者に業務が集中している場合や、複数回の確認が重複している場合など、改善すべきポイントが明らかになります。

ボトルネックを解消することで、業務全体のスピードが向上し、担当者の負担も軽減されます。可視化により改善領域を明確にすることは、デジタル変革の効果を最大化するための第一歩となるでしょう。

デジタルツールを組み合わせてワークフローを一元化し手戻りを削減する

複数のツールやシステムを個別に運用していると、データの分散や二重入力が発生し、手戻りの原因となります。ワークフローが分断されることで、承認状況の把握も困難になり、業務効率が低下します。

デジタルツールを組み合わせて一元化することで、申請から承認、保管までを一つのプラットフォームで完結できます。例えば、申請フォームとワークフローツール、ドキュメント管理システムを連携させることで、シームレスな処理が実現します。

一元化により、データの入力が一度で済み、承認状況もリアルタイムで確認できるため、手戻りや確認作業が削減されます。ツール間の連携を最適化することで、業務全体の流れがスムーズになり、生産性向上につながるでしょう。

導入後の運用体制と評価基準を整備して継続的なプロセス最適化を行う

デジタルツールを導入しても、運用体制が整っていなければ効果は限定的です。導入後の運用ルールや、業務プロセスの評価基準を明確にすることで、継続的な改善を進められます。

運用体制として、システム管理者や各部門の担当者を明確にし、問い合わせ対応やトラブルシューティングの体制を整えます。また、定期的に業務データを分析し、処理時間の短縮率やミスの発生率といった評価基準をもとに、改善の効果を測定します。

評価結果をもとに、承認ルートの見直しや不要な工程の削減を行い、プロセスを最適化していきます。PDCAサイクルを回すことで、デジタル変革の効果を持続的に高め、組織全体の生産性を向上できるでしょう。

社内ワークフローに役立つデジタルツール例

社内ワークフローのデジタル変革を進めるには、自社の業務に適したツールを選ぶことが重要です。現在は多様なワークフローツールやクラウドサービスが提供されており、それぞれ異なる特徴や強みを持っています。

ここでは、社内ワークフローの改善に役立つ代表的なデジタルツールを3つ紹介します。各ツールの特徴を理解し、自社の業務内容や規模に合ったものを選ぶことで、効果的なデジタル変革を実現できるでしょう。導入後の運用イメージを持ちながら、最適なツールを検討してください。

Google Workspace｜フォーム、スプレッドシート、ドライブで社内フローをデジタル化できる

Google Workspaceは、Googleが提供するクラウド型のビジネスツール群で、フォーム、スプレッドシート、ドライブを組み合わせて社内フローをデジタル化できます。既に多くの企業で利用されており、導入のハードルが低い点が特徴です。

Googleフォームで申請フォームを作成し、回答内容を自動的にスプレッドシートに集約できます。スプレッドシートでは承認状況の管理や集計が行え、関連書類はGoogleドライブで一元管理できます。リアルタイムでの共同編集や、アクセス権限の設定も容易です。

また、Google Apps Scriptを活用すれば、承認通知の自動送信やデータの転記といった処理を自動化できます。低コストで始められる点も魅力で、中小企業でも手軽に社内ワークフローのデジタル化を進められるでしょう。

出典参照：ビジネスアプリとコラボレーションツール｜グーグル合同会社

Jugaad｜各種申請・承認フローをクラウドで一元管理できる

Jugaadは、各種申請・承認フローをクラウドで一元管理できるワークフローシステムです。稟議書、経費申請、休暇申請、購買申請など、社内のあらゆる申請業務に対応しています。

直感的な操作で申請フォームを作成でき、承認ルートも柔軟に設定できます。承認者が複数いる場合の並列承認や、条件分岐による承認ルートの自動切り替えにも対応しており、複雑なワークフローもシステム化できます。

また、スマートフォンアプリからも利用できるため、外出先や移動中でも承認作業が行えます。承認状況の通知機能により、申請者は進捗を随時確認でき、承認漏れを防げます。導入後のサポート体制も充実しており、初めてワークフローシステムを導入する企業でも安心して利用できるでしょう。

出典参照：統合型ワークフロー「ジュガール」｜VeBuIn株式会社

DocuSign｜契約書の承認・署名フローを電子化できる

DocuSignは、契約書の承認・署名フローを電子化できる電子署名サービスです。紙の契約書を郵送してやり取りする手間を省き、オンラインで契約手続きを完結できます。

契約書をアップロードし、署名が必要な箇所を指定するだけで、相手方にメールで送信できます。相手方はブラウザ上で契約内容を確認し、電子署名を行えるため、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。

署名された文書は暗号化されて保存され、改ざんを防ぐセキュリティ対策も万全です。また、法的効力を持つ電子署名として認められており、安心して利用できます。契約業務の多い企業や、リモートワークを推進する企業にとって、契約プロセスの効率化と顧客体験の向上を同時に実現できるツールといえるでしょう。

出典参照：スマートな契約管理でビジネスをもっと速く確実に｜DocuSign, Inc.

社内ワークフローのデジタル変革は『CLOUD BUDDY』へご相談ください

社内ワークフローのデジタル変革を検討する際は、現状の課題を正確に把握し、最適なツールを選定することが重要です。『CLOUD BUDDY』は、業務分析からツール選定、導入支援、運用サポートまで、一貫したサポートを提供しています。

現状のワークフローを丁寧にヒアリングし、ボトルネックや改善すべき箇所を明確にした上で、最適なデジタルツールを提案します。導入後も運用体制の構築や評価基準の設定を支援し、継続的な改善を通じて生産性向上を実現します。社内ワークフローのデジタル変革に関する疑問や課題がある場合は、『CLOUD BUDDY』にお気軽にご相談ください。