「自社で停滞している業務を改善したい」
「業務フローの見直しに取り組みたい」
停滞している業務や不要な業務を改善しようとした場合、自社で対応するとなるとどのような対策を講じればよいか判断できないケースがあります。
そこで有効なのが業務支援コンサルタントの活用です。業務支援コンサルタントを活用すれば、自社の業務改善が期待できるでしょう。
この記事では業務支援コンサルタントの主なサービス内容や活用するメリットなどを解説します。
業務支援コンサルタントとは
企業の経営課題やバックオフィス業務の停滞を外部の専門家が総合的に分析し、改善策を提案するのが業務支援コンサルタントです。
例えば人手不足やリソース不足に悩む中小企業のように、煩雑な事務作業や経営戦略の立案に時間を割けないケースに大きな力を発揮します。
組織内に存在する問題点を可視化し、効率的な業務体制の構築をサポートしてくれる存在です。
業務支援コンサルタントの役割
業務支援コンサルタントは、企業活動を行ううえで見えにくい非効率、属人的な作業を洗い出し、専門的な視点で解決策を打ち立てるのが役割です。
経理や総務、ITシステムなど、各領域のプロセスや課題を洗い出し、従業員が本来注力すべき事業のコア部分に集中できる環境を作り出します。
業務にかかる負荷を軽減するだけでなく、利益拡大のための戦略提案を行うことで、企業の未来を支える役割を担っています。
業務支援コンサルタントが必要な理由
企業にとって利益拡大のためのコア業務は欠かせません。
そのため、業務支援コンサルタントによってコア業務に注力できる業務体制を構築が必要です。
さらに、業務改善ノウハウを自社に蓄積するためにも業務支援コンサルタントは必要です。
自社に業務改善のノウハウが蓄積されれば、同じような課題が生じた際、スムーズに解決できるでしょう。
業務支援コンサルタントの主なサービス内容
業務支援コンサルタントの主なサービス内容は次のとおりです。
- 業務プロセスの改善・効率化支援
- DX推進の支援
- 人材不足解消に向けた業務最適化
- コスト削減や利益向上を目指した戦略提案
- バックオフィス業務の最適化
- 業務フローの可視化とマニュアル化
（1）業務プロセスの改善・効率化支援
日常業務のなかで非効率的なフローや属人的に処理されているタスクを明確にし、より効率的かつ正確な仕組みへと移行するのがプロセス改善支援です。
特に経理や総務、人事などのバックオフィスでは、企業独自で習慣化された非効率なフローが存在している可能性があります。
業務支援コンサルタントは現場ヒアリングを行ったうえで具体的な改善案を提示し、導入時のサポートも行うため、担当者がスムーズに改善案に対応可能です。
（2）DX推進の支援
近年、規模を問わずDXを推進する企業が増えています。
デジタル技術を活用して競争上の優位性を確保するDXを推進するためには、専門的な知識を備えた人材が欠かせません。
しかし、人材や知識の不足によって思うように成果が出ない場合も少なくないでしょう。
このような状況に対して、業務支援コンサルタントはDX推進支援として、ITツールやクラウドサービスの選定から導入・運用までを包括的に支援してくれます。
（3）人材不足解消に向けた業務最適化
企業にとって深刻な人手不足は経営の大きなボトルネックとなります。
そこで業務支援コンサルタントは、外部リソースの活用や部分的なアウトソーシングを含めた最適化プランを提案し、慢性的な人材不足を補う仕組みづくりを行います。
社員が担うべき業務と外注できる業務を整理することで、限られたリソースを最大限活かして、組織全体のパフォーマンスを向上させられるでしょう。
（4）コスト削減や利益向上を目指した戦略提案
業務支援コンサルタントのサービス内容は事務作業の効率化に留まりません。
企業が抱えるコスト構造を分析し、無駄を省くための具体的な施策を立案することもサービスのひとつです。
購買管理や在庫管理を見直して経費を削減するのはもちろんのこと、収益力を高める商品ラインナップの再検討や新規顧客獲得のためのマーケティング支援も担っています。
業務支援コンサルタントから戦略提案を受けることで、企業は迅速な意思決定が可能になるでしょう。
（5）バックオフィス業務の最適化
経理や総務、人事などのバックオフィス業務は企業経営には欠かせません。
一方で、時間を取られやすい傾向にあるため、業務支援コンサルタントは最適化に取り組むことがあります。
具体的には次のような改善策によって、業務の最適化を図ります。
- 書類作成の自動化
- 勤怠管理システムの導入
- クラウド会計ソフトとの連携
具体的な改善策を実施することで、担当者の負担を軽減しながら正確性と迅速性を向上が期待できるでしょう。
（6）業務フローの可視化とマニュアル化
中小企業なかには、経験や個人の裁量に頼った仕事の進め方が定着しているケースが見受けられます。
このような状態に対して、各フローを詳細にマッピングし、誰でも作業手順を把握できるマニュアルを整備するというのも業務支援コンサルタントの役割です。
コンサルタントの結果、属人化が解消され、担当者が変わっても品質を維持しやすくなります。
作業プロセスが明文化されることで、定型業務のアウトソーシングやITツールとの連携も行いやすくなり、経営者や管理職の負担軽減にもつながるでしょう。
業務支援コンサルタントを導入するメリット
業務支援コンサルタントを導入するメリットは次のとおりです。
- 専門家の視点で自社の課題を明確にできる
- 社員の負担を軽減し、働き方の改善につながる
- 無駄なコストを削減しながら利益拡大が期待できる
専門家の視点で自社の課題を明確にできる
業務支援コンサルタントを導入することで、企業内部からは見えづらい問題を、専門家の客観的な視点から洗い出してもらえるのが大きなメリットです。
例えば、経理処理の非効率や在庫管理の無駄など、業務がスムーズに進まない箇所をコンサルタントが可視化することで、取り組むべき優先順位が明確になります。
外部の専門家が体系的に分析し、原因を解説してくれるため、従業員は納得したうえで改革を進められるでしょう。
社員の負担を軽減し、働き方の改善につながる
人材不足によって一人ひとりに業務が集中すると、長時間労働やスキル不足が原因のトラブルが増えかねません。
業務支援コンサルタントが最適な業務フローやアウトソーシングの仕組みを提案してくれれば、社員が過剰なストレスを抱えずに働ける環境を整備可能です。
その結果、離職率の低下や生産性向上にも期待が高まります。企業が長期的に成長するために欠かせない、従業員が働きやすい環境を整えられます。
無駄なコストを削減しながら利益拡大が期待できる
外部の専門家が関わることで、企業が抱える根本的な無駄が洗い出され、改善までの流れがスムーズに進みます。
例えば、購買コストの削減や在庫管理の効率化など、日常業務に隠れている支出を見直せば、利益率を高めやすくなります。
コンサルタントはコスト削減に取り組むだけでなく、利益拡大のための戦略も提案するため、両軸で成長を目指せる理想的なアプローチといえます。
業務支援コンサルタントを導入するデメリット
業務支援コンサルタントの導入はメリットだけをもたらすわけではありません。次のようなデメリットも把握しておきましょう。
- コンサル費用が発生する
- 社内のノウハウが流出する可能性がある
コンサル費用が発生する
業務支援コンサルタントコンサルタントに業務改革を依頼すると、当然ながら費用がかかります。
人手不足を抱える企業ほど、早急に課題を解決したいというニーズが強まるため、支出にハードルの高さを感じられる場合があるかもしれません。
しかし、コンサルタントによる改革案が順調に実行されれば、結果として業務効率や売上に好影響を及ぼします。
そのため、初期費用を上回るリターンを得られる可能性があります。
社内のノウハウが流出する可能性がある
外部の専門家と連携する際は、企業内のデータや業務の詳細なプロセスを共有する場面が出てきます。
そのため、機密情報や独自のノウハウが外部へ流出しかねません。一般的にコンサル会社は守秘義務を徹底しているため、トラブルに発展する可能性は低いでしょう。
しかし、万が一に備え、事前に契約内容をしっかりと確認し、情報の取り扱いルールを明確にしておく必要があります。
自社に合ったコンサル会社を選ぶ3つのポイント
業務支援コンサルタントは数多く存在しているため、自社に適した会社を選ぶためには次の3つのポイントを押さえておきましょう。
- コンサル会社の得意分野や事業領域を確認する
- 過去の実績や成功事例をチェックする
- 担当者との相性やコミュニケーションのしやすさを重視する
コンサル会社の得意分野や事業領域を確認する
コンサル会社によって強みとする領域は異なります。例えばDX化の推進を図るのであれば、ITに特化したコンサルティング会社がおすすめです。
一方、経理業務の改善を図るのであれば、税理士らが在籍している経理に特化したコンサルティング会社が適しています。
他にも次のように所有資格によって適したコンサルティングは異なります。
- 中小企業診断士：中小規模企業へのコンサルティング
- ITストラテジスト：システム導入のコンサルティング
- 簿記有資格者：会計処理のコンサルティング
まずはホームページを確認して、どのような分野、事業領域を得意としているのかを確認しましょう。
過去の実績や成功事例をチェックする
自社が抱える課題を解決できるかは実績を見て判断するのが確実です。公式サイトやパンフレットに目を通し、自社に近い規模や業種での実績があるかを確認してみましょう。
サイト、パンフレットの情報だけでは不確かな場合、打ち合わせの場で過去の実績と事例を質問するのも効果的です。
担当者との相性やコミュニケーションのしやすさを重視する
実際に業務支援コンサルを依頼するとなると、さまざまな質問が生じてきます。その際、コンサルティング会社の担当者とやり取りをするため、相性やコミュニケーションの取りやすさが重要になります。
問い合わせ際の返信のスピードや電話対応などから相性を判断しましょう。
業務支援コンサルに依頼する流れ
業務支援コンサルタントに依頼する際は次のような流れで進んでいくのが一般的です。
- 自社の課題や依頼内容を整理する
- 複数のコンサル会社を比較し、商談を行う
- 提案内容をすり合わせて契約を結ぶ
流れを把握しておくことで、スムーズな依頼につなげられるでしょう。
1. 自社の課題や依頼内容を整理する
現時点で自社が直面している課題や、コンサル会社に求めたいサポート内容を明確化することが大切です。
人手不足によるバックオフィス業務の停滞を解消したいのか、売上向上や利益拡大を狙いたいのかなど、依頼範囲がはっきりしていればするほど、コンサル会社も具体的な提案を行いやすくなります。
自社の経営課題をリストアップし、優先順位を整理しておくと、商談の際のやり取りがスムーズに進むでしょう。
2. 複数のコンサル会社を比較し、商談を行う
コンサル会社は一社だけでなく、複数の候補に同時に問い合わせることで、比較検討がしやすくなります。
事前に、どのような事業領域や資格を持つコンサルタントが在籍しているのか、過去の実績や費用感はどうかといった情報を集めつておきましょう。
その後、実際に商談を行い、担当者の人柄やコミュニケーションスタイルを確かめることが重要です。
3.提案内容をすり合わせて契約を結ぶ
商談を通じて得られた提案内容が自社のニーズに合致しているか確認したら、具体的なゴール設定や支援範囲、費用などの条件を詳細にすり合わせます。
契約前に成果物の定義やスケジュール、守秘義務に関する事項を明文化し、双方が納得できる状態で正式な契約を結びましょう。
また、導入後のコミュニケーション方法や報告頻度についても、事前に取り決めておくと安心です。
業務停滞を解消したいなら『CLOUD BUDDY』へ
人手不足や経験不足などで業務が停滞しているのであれば、『CLOUD BUDDY』にご相談ください。
『CLOUD BUDDY』はバックオフィス業務をはじめとして、企業が対応しきれない業務のアウトソーシングに対応しています。
専門的な知識が求められる業務のアウトソーシングも対応可能です。従業員を新たに雇うわけではないので、採用コストも削減できます。
人手不足の解消を目指すのであれば『CLOUD BUDDY』にご相談ください。
まとめ｜業務支援コンサルも選択肢の1つとして検討しよう
バックオフィスの停滞やリソース不足が原因で重要な業務に集中できない場合、外部の専門家を活用する選択肢は非常に有力です。
自社の課題を客観的に整理し、コストと効果を見極めながら信頼できるコンサル会社を探すことで、経営の効率化と利益拡大の両立を目指すことができます。
あわせて『CLOUD BUDDY』の活用もおすすめです。業務改善、業務効率化を図るのであればぜひご検討ください。
