「総務業務を効率化させたい」
「新たなプロジェクトを立ち上げて総務業務を委託したい」
BPOとはBusiness Process Outsourcing（ビジネスプロセスアウトソーシング）の略で、企業が業務プロセスを外部に委託する取り組みです。
BPOはさまざまな業務を委託でき、総務業務もそのひとつです。
総務BPOとして業務を外部に委託すれば、さまざまなメリットが期待できるでしょう。
この記事では総務BPOについて、メリットやデメリット、成功させるポイントなどを解説します。
総務BPOとは？
総務BPOとは、総務に関わる業務を外部に委託する取り組みを指します。
委託するのは一部の業務だけではありません。
総務に関わるさまざまな業務を一括して外部に委託するのが一般的です。
人材派遣サービスとの違い
総務BPOと比較されるのが人材派遣サービスです。
人材派遣サービスは派遣会社が人材を派遣先に提供するサービスを指します。
人材派遣サービスが提供するのは、あくまで人材だけです。
そのため、業務の指示や教育、勤怠管理などは派遣先企業が担わなければなりません。
総務BPOは総務に関わる業務プロセスすべて外部に委託可能です。
委託先が業務の設計から運用、改善までを担うため、自社（委託元）の業務負担が軽減されます。
アウトソーシングとの違い
アウトソーシングもBPOコンサルティングと比較されるサービスです。
アウトソーシングは特定の業務を外部に委託する取り組みです。
アウトソーシングは成果責任の所在が曖昧になりやすく、プロセスの改善や進捗管理を委託元が主導する場面が少なくありません。
対して、総務BPOは委託先が運用後の分析も担ってくれます。
総務BPOの3つのメリット
総務BPOを導入するメリットは次のとおりです。
- 業務効率化
- コスト削減
- ヒューマンエラー削減
それぞれのメリットを詳しく解説します。
業務効率化
総務BPOを導入することで業務の効率化が期待できるでしょう。
総務BPOによって、業務フローの棚卸しと標準化が行われ、RPAやワークフローシステムなど最新ツールが適用されます。
その結果、従来の総務業務にかかっていた時間が削減され、効率的な業務を実現可能です。
さらに、浮いたリソースをガバナンス強化やオフィス戦略立案、社員エンゲージメント向上策に分配するなど、自社の従業員をコア業務に注力させられます。
コスト削減
総務BPO導入によって削減が期待できるコストは次のとおりです。
- 採用費
- 教育費
- 固定人件費
上記に加えて、備品購入費や印刷費の削減も期待できるでしょう。
さらに、重複して発生していた作業や無駄な承認フローが排除されることで、間接費を継続的に抑制可能です。
ヒューマンエラー削減
総務BPOによってヒューマンエラーの削減も期待できます。
総務BPOでは、専門的な知識を把握しているスタッフが最新のクラウドツールを使って総務業務を進めます。
そのため、入力ミスや転記漏れなどのヒューマンエラーの減少につながるでしょう。
総務業務にまつわる法改正にも迅速かつ正確に対応できる点もメリットのひとつです。
総務BPOの3つのデメリット
総務BPO導入はメリットだけではありません。次のようなデメリットがあることも把握しておきましょう。
- 自社にノウハウが蓄積しづらい
- 業務をコントロールしづらい
- 情報漏えいリスク
総務BPO導入にあたって、デメリットも把握しておきましょう。
自社にノウハウが蓄積しづらい
総務BPOは業務の一部ではなく、業務プロセスすべてを委託します。
そのため、自社の従業員が総務業務のノウハウを把握できないというデメリットにつながりかねません。
ノウハウを自社に蓄積するためには業務の流れややり方を共有してもらうように働きかけましょう。
特に、将来的に自社で総務業務を進めることを予定している企業は、ノウハウを共有してもらうようことが欠かせません。
業務をコントロールしづらい
総務BPOを導入すると、外部委託後に進捗や品質を把握しづらくなります。
その結果、重要な情報をタイムリーに得られず、経営判断に影響を及ぼす恐れがあります。
業務委託先の業務をコントロールするためには、次のような方法を検討しましょう。
- 成果物の品質をすり合わせたうえで業務を進める
- リアルタイムで共有するダッシュボードを構築する
- チャットによってスムーズに情報を共有する
綿密なコミュニケーションを取ることで、業務のコントロールにつながります。
情報漏えいリスク
総務BPOでは委託先に従業員情報や機密文書を外部に渡すため、情報漏えいにつながりかねません。
従業員情報や機密情報が漏えいすると、自社の信頼低下につながります。
総務BPO導入による情報漏えいリスクを回避するためには、委託先のプライバシーマーク取得状況ほかセキュリティ対策を把握しておきましょう。
総務BPOで依頼できる業務
総務BPOで依頼できる業務は次のとおりです。
- 窓口業務
- 事務業務
- 巡回業務
総務BPO導入にあたって、どのような業務を依頼できるのか把握しておきましょう。
窓口業務
受付・電話交換・来客対応などの窓口業務はピーク時以外に稼働率が低下しやすい領域です。
総務BPOを活用すれば、プロのオペレーターがマニュアルとFAQに基づき均一な応対を実施し、音声ログ分析で改善点を抽出できます。
また、多言語対応やチャットボット連携も容易で、顧客満足度を高めつつ人的コストを抑制できます。
事務業務
備品発注、社宅手配、車両管理、稟議書ファイリングなど定型事務は属人化しがちな業務です。
総務BPOではRPAと集中処理センターを組み合わせ、受付から完了報告までワンストップで処理します。
委託元が把握すべき進捗はチケット管理システムで可視化され、期限超過は自動アラートで防止可能です。
巡回業務
会議室のレイアウト変更や設備点検などの巡回業務も総務BPOとして外部に依頼できます。
巡回業務は漏れや担当交代時の品質低下が起こりがちです。
そのため、総務BPOによってチェックリストとモバイルアプリで作業を記録し、写真付き報告により状態を可視化するのがおすすめです。
異常が検知された場合はリアルタイムで通知されるため、迅速な是正につながるでしょう。
総務BPOが適した企業
総務BPOは次のような企業に適しています。
- 総務が幅広い業務を担っている
- 繁閑差が激しい
- 新たなノウハウを得たい
- プロジェクトを新たに立ち上げている
自社の状況が総務BPOに適しているか確認してみましょう。
総務が幅広い業務を担っている
企業によっては少人数でありながら、総務が法務や労務など幅広い業務を担っているケースがあります。
このようなケースでは業務の改善施策が後回しになりがちです。
総務BPO導入によって業務フローを整理すれば、専門担当者がさまざまな業務をサポートするため、属人性を排除できます。
また、マニュアル整備と指標管理により担当不在時でも業務が滞らず、報告精度も向上します。
繁閑差が激しい
季節や決算期で業務量が大きく変動する企業では、閑散期の人員余剰と繁忙期の残業増加が課題です。
このような企業であっても、総務BPOを導入すれば、必要な時に必要な人員を柔軟に配置できるため、平準化されたコスト構造が実現可能です。
さらに繁忙データを分析し予測カレンダーを作成することで、長期人員計画の精度が向上し、従業員満足度も高められます。
新たなノウハウを得たい
新たなノウハウを得たい企業にもBPO総務の導入が有効です。
総務BPOの委託先は総務業務についての専門的な知識を有しています。
そのため、自社で新たなノウハウを得たいのであれば、総務BPOを活用して手法を学ぶ機会を作りましょう。
プロジェクトを新たに立ち上げている
プロジェクトを新たに立ち上げようとしている企業も総務BPOの活用を検討してみましょう。
プロジェクトの立ち上げ時にはさまざまな混乱が発生する可能性があります。
そのため、総務BPOによって混乱を抑えて、スピーディなプロジェクト立ち上げにつなげましょう。
総務BPO導入の流れ
総務BPO導入の流れは主に次のとおりです。
- 委託する業務を選定する
- パートナーを選定する
- パートナーとのすり合わせ
- 運用開始
それぞれのステップについて詳しく解説します。
委託する業務を選定する
総務BPO導入にあたっては、どのような業務を委託するのか選定しましょう。
具体的には、現行業務の棚卸しを行い、コストや工数、リスクの三軸で評価して委託対象を決定します。
コアとなる業務は自社で対応し、アウトソーシングできる業務を委託しましょう。
パートナーを選定する
委託する業務を選定したら、パートナーの選定に進みます。
パートナー選定にあたっては次のような点に着目しましょう。
- 過去の実績
- セキュリティ体制
- 専門性
- 費用
複数のパートナーをピックアップしたうえで、自社に適した委託先を選定しましょう。
パートナーとのすり合わせ
パートナーを選定するとすり合わせに進みます。
運用にあたっては業務設計や成果物の品質などのすり合わせが欠かせません。
運用前のすり合わせを疎かにすると、期待するメリットが得られない可能性があるので、入念に行いましょう。
運用開始
すり合わせた内容をもとに運用を開始します。
運用を開始した後も、運用体制や業務内容を定期的に見直して、改善を図っていきましょう。
また、BPO総務のメリットや効果が得られているのか、PDCAサイクルを回して効果測定を図るのもポイントです。
総務BPOを成功させるポイント
総務BPOを成功させるポイントは次のとおりです。
- 導入目的を明確にする
- メリットを社内に共有する
- パートナーと良好な関係を築く
- パートナーの実績を確認する
総務BPOの効果を引き出すために、それぞれのポイントを押さえておきましょう。
導入目的を明確にする
総務BPOを成功させるには、なぜ導入するのかを目的を明確にするのがポイントです。
総務BPOを導入する目的は主に次のとおりです。
- コスト削減
- 人材不足解消
- ガバナンス強化
導入目的を明確にしたら、数値目標と評価指標を設定して、目的達成の進捗を把握しましょう。
メリットを社内に共有する
総務BPOを導入しても、従業員によっては抵抗感を抱く可能性があります。
抵抗感を抱いた従業員がいたままでは、総務BPOの効果を最大化できない恐れがあるため、メリットを社内に共有しましょう。
例えば、社内報やウェビナーで総務BPOがもたらすコスト削減や効率化の効果を共有するのが有効です。
パートナーと良好な関係を築く
総務BPOを成功させるにはパートナーとの良好な関係構築が欠かせません。
例えば、月次ミーティングやチャットでの頻繁な情報共有、フィードバックを重ねることで、課題を早期に発見可能です。
また、日頃からパートナーに感謝を伝えれば、モチベーションや品質の向上が期待できます。
パートナーの実績を確認する
総務BPOを成功させるために、パートナーの実績を確認しましょう。
パートナーのホームページに掲載されている過去の実績、比較サイトでの評価などを確認して、信頼できる企業であるかどうかをチェックします。
まとめ：『CLOUD BUDDY』で総務業務を効率化しよう
総務BPOでは窓口や事務、巡回業務を委託可能です。
総務BPOを活用すれば業務効率化やコスト削減、ヒューマンエラー削減といったメリットが期待できる一方、自社にノウハウが溜まりづらい、情報漏えいリスクがあるなどのデメリットが挙げられます。
総務BPOのメリットを引き出すには導入目的を明確にして、パートナーと良好な関係を築きましょう。
総務BPOによって業務効率化やコスト削減を実現するのであれば、『CLOUD BUDDY』へご相談ください。『CLOUD BUDDY』は総務業務ほか多様な業務のアウトソーシングに対応しています。
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