「自社の業務を外部に委託したい」
「外部にどのような業務を委託していいのか分からない」
自社の従業員が少なく、業務の進捗が芳しくないという企業もあるでしょう。
このような企業の場合、一部の業務を外部に委託するのがおすすめです。
外部の業務を委託することで、自社のリソースに余裕が生まれます。
しかし、どのような業務を委託すればよいのか判断できないケースもあるでしょう。
そこでこの記事ではBPOコンサルティングについて解説します。
BPOコンサルティングとは？
BPOコンサルティングとは、自社の業務を専門家の視点で見直し、最適なアウトソーシングや業務改革を提案してもらうサービスです。
BPOコンサルティングのBPOとは、Business Process Outsourcingの略で、企業が抱える業務プロセスを一括して外部に委託するアウトソーシングの一種です。
BPOコンサルティングはBPOの考え方によって、不要な業務を切り離し、必要なタスクを最適化を目指します。
BPOコンサルティングと一般的なコンサルティングの違い
BPOコンサルティングと一般的なコンサルティングとの大きな違いは、実務にまで踏み込むかどうかという点です。
一般的なコンサルは課題の抽出や戦略の立案がメインです。
一方、BPOコンサルでは業務の具体的な実行や運用体制構築のサポートまで担っています。
そのため、後者は課題解決までのスピードが速く、より実務に密着した成果を得やすいのが大きな特徴です。
BPOコンサルティングを活用する3つのメリット
BPOコンサルティングを利用することで、専門家による客観的な視点や最新技術を活用可能です。そのため、次のようなメリットが期待できるでしょう。
- 客観的な視点から業務改善ができる
- 最新の技術や知識を活用できる
- 契約終了後もノウハウを自社業務に活かせる
①客観的な視点から業務改善ができる
BPOコンサルティングによって、専門家が第三者の立場から業務フローを分析してくれます。
自社で業務フローを分析しようとしても、慣習化している無駄な作業や属人化している作業に気付かない可能性があります。
一方、BPOコンサルティングであれば、社内の慣習にとらわれないため、業務改善につながる意見を提案してくれるでしょう。
その結果、社内だけでは思いつかなかったようなイノベーションにつながる可能性があります。
②最新の技術や知識を活用できる
BPOコンサルタントは、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やクラウドシステムなど最新の技術や知識に精通しているケースが多いです。
自社で最新の技術や知識を得ようとすると、担当者に負担がかかりかねません。
BPOコンサルティングを利用すれば、自社の従業員は本来の業務に集中したまま、最新の技術、知識を得られるでしょう。
③契約終了後もノウハウを自社業務に活かせる
BPOコンサルタントが提案した業務プロセス改善の取り組みは、契約終了後も活かせます。
自社が抱える根本的な原因をBPOコンサルタントによって明らかにされるため、契約を終えた後に生じた課題を自分たちで解決可能です。
また、BPOコンサルタントは業務改善のための考え方も提供してくれます。そのため、新たな課題が発生しても、自社で改善に取り組めるでしょう。
BPOコンサルティングを導入を検討するタイミングは？
BPOコンサルティングで得られるメリットを引き出すには、いつ導入するかを検討しましょう。BPOコンサルティングを導入する代表的なタイミングは主に次のとおりです。
- 人手不足やリソースが不足している場合
- コア業務への集中が難しくなっている状況
- 新規事業の立ち上げを進めている段階
ここでは3つの導入タイミングについて詳しく解説します。
人手不足やリソースが不足している場合
企業によっては人手不足で業務が立ち行かなくなっていることがあります。特に経理や総務といったバックオフィス業務が滞ってしまうと、経営に影響を及ぼしかねません。
このように人手不足、リソース不足の際はBPOコンサルタントへの依頼を検討しましょう。
自社では対応しきれない業務をBPOコンサルタントへ委託すれば、少ないリソースであっても業務を進められます。
コア業務への集中が難しくなっている状況
コア業務への集中が難しくなっている状況も、BPOコンサルタントへ依頼を検討するタイミングです。
例えば、バックオフィス業務に多くの時間や労力を割いていると、本来注力すべき事業戦略や新商品開発などが後回しになり、売上が悪化する恐れがあります。
特に中小企業の場合、リソースが少ないため従業員が複数の業務を兼任しているケースもあるでしょう。
BPOコンサルタントのサポートを受ければ、現場へのヒアリングを通じて最適なアウトソーシングの範囲を提案してもらえるため、コア業務に集中する体制を整えられます。
新規事業の立ち上げを進めている段階
新規事業を起ち上げる際は、企画やマーケティングといったコア業務が優先度高く進められます。
一方で、バックオフィスを整えないまま拡大を急ぐと、事務作業の負荷が増えてしまい、業務全体が混乱するリスクがあります。
そこでBPOコンサルに相談することで、初期段階から効率的な運用設計を行い、事業拡大とバックオフィスの安定稼働を両立できるようになるでしょう。
BPOコンサルティング導入の流れ
BPOコンサルティングを導入する際は次のような流れで進めていくのが一般的です。
- 自社の課題や目標を明確にする
- コンサルティング会社を選定する
- 商談・契約を締結し、導入を進める
ここではコンサルティング導入にあたっての各流れについて、詳細を解説します。
1.自社の課題や目標を明確にする
BPOコンサルティング導入にあたり最初に行うべきは、自社が抱えるオフィス業務上の問題を具体的に洗い出すことです。
業務のどの領域に負荷が発生しているのかを整理し、現在のリソースでは対応が困難な部分を可視化します。
あわせて、導入によって目指すべき目標を立てましょう。
目標を立てる際は、期待する効果や優先順位を具体的な数値を用いて明確にすることが重要です。
課題と目標をはっきりさせることで、コンサルタントからも的確な提案を受けやすくなります。
2.コンサルティング会社を選定する
自社の課題と目標が明確になったら、コンサルティング会社を選定します。
自社の企業規模に応じた会社や対応している業務領域、料金プラン、実績などを総合的に見極めたうえで、最適なパートナーを選びます。
特に地方の企業や中小企業の場合、地域特有の事情に詳しいコンサルタントや中小企業に特化したコンサルタントを探すのがおすすめです。
加えて、担当者との相性やコミュニケーションの取りやすさもポイントです。
スムーズなコミュニケーションが取れれば、トラブルが発生した際にも迅速なレスポンスが期待できるでしょう。
3.商談・契約を締結し、導入を進める
依頼するコンサルティング会社が決定したら、具体的な商談を通じて業務範囲や料金、期間などを正式に取り決めましょう。
契約の内容には期待する成果や報告頻度を盛り込むことがポイントです。
曖昧なままでは、望んだ結果が得られない可能性があります。
正式な取り決め後はプロジェクト体制を整備して、自社の担当者とコンサルタントが密に連携しながら導入を進めていきましょう。
BPOコンサルティング会社を選ぶ際のポイント
BPOコンサルティング会社は数多く存在しています。
そのなかから自社に合ったコンサルティング会社を選ぶためには、次のようなポイントを押さえるのが大切です。
- 対応業務の範囲を確認する
- 料金とサービス内容のバランスを見極める
- 実績と信頼性をチェックする
- セキュリティ体制が整っているか確認する
（1）対応業務の範囲を確認する
BPOコンサルティング会社によって得意分野や対応範囲は異なるため、自社が外部化したい業務を的確に担ってもらえるかをチェックしましょう。
例えば、経理や総務、人事労務、カスタマーサポートなど、どの領域に強みがあるかは企業ごとに違います。
なお、将来的に業務範囲の拡張を予定しているのであれば、今後に備えて柔軟に対応してもらえるかも確認しておきましょう。
将来的な事業規模や組織変更に合わせてサポート体制を変えられるコンサルティング会社を選べば、スムーズに変化に対応できます。
（2）料金とサービス内容のバランスを見極める
料金とサービス内容はBPOコンサルティング会社によって異なります。
一見すると安価なプランであっても、自社が求めているサービスが含まれていない場合があります。
一方、高額なプランであっても短期間で大きな成果が得られトータルコストが低く済むケースもあるでしょう。
そのため、料金だけで判断しないことがポイントです。
自社が期待する効果やスケジュールに合ったサービス内容かどうかを比較して、プランを選ぶことが、費用対効果の面でも重要になります。
（3）実績と信頼性をチェックする
導入事例や口コミを確認して、自社と同じ企業規模や業界の事例があるかを確認しましょう。
実際に長期的な取引を誇るBPOコンサルティング会社の方が信頼性が高く安定的なサポート体制を提供している可能性が高いです。
特にバックオフィス業務は企業の機密情報や資金に関わるため、信頼性の低い企業に委託すると大きなリスクを伴います。
そのため、安心して任せられるかどうかを最優先で判断しましょう。
（4）セキュリティ体制が整っているか確認する
BPOコンサルティング会社は企業の重要データや個人情報を扱う以上、セキュリティ面の確認は不可欠です。
情報漏えいや不正アクセスを防ぐ仕組みが整備されているか、認証制度の取得状況や社内規程の厳格さなどを具体的にチェックしましょう。
例えば、ISO27001やプライバシーマークを取得している企業は、一定のセキュリティ水準をクリアしていると判断可能です。
セキュリティ体制だけでなく、万が一トラブル発生時の報告フローなども含めて総合的に評価し、安全に委託できる企業を選ぶ必要があります。
BPOコンサルティング活用時の注意点
BPOコンサルティングを活用する際は次のような点に注意しましょう。
- コンサルタントと密にコミュニケーションを取る
- 定期的に振り返りを行う
上記に注意することで、BPOコンサルティングによるメリットを得やすくなります。
コンサルタントと密にコミュニケーションを取る
BPOコンサルティングを活用するのであれば、自社を担当するコンサルタントと密にコミュニケーションを取ることが大切です。
コンサルタントは外部の専門家であるため、自社の文化や現場の細かい事情を把握しきれていません。
そのため、密にコミュニケーションを取って、自社の文化や現場の状況を伝えて、早期の問題解決につなげましょう。
より早期の問題解決につなげるのであれば、現場レベルだけでなく、経営者や管理職も参加していくことが大切です。
定期的に振り返りを行う
BPOコンサルティング導入後は、当初設定した目標やKPIに対してどの程度の成果が出ているかの定期的な振り返りが欠かせません。
成果が想定を下回る場合は、改善策を早めに協議し、フローの改修や追加のサポートを検討することが大切です。
現場の声を吸い上げながら、導入前には見えなかった課題を解消していくことで、より最適な業務体制へ近づけます。
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