「バックオフィス業務にかかる負担を軽減したい」
「担当者をコア業務により注力させたい」
企業にとってバックオフィスは欠かせない業務です。例えばバックオフィス業務が停滞すると、給与支給や請求書処理などに影響が及んでしまいます。
しかし、なかにはバックオフィス業務に従業員の時間がとられて、コア業務に注力できていないう企業もあるでしょう。
このような企業はバックオフィスDXを検討してみましょう。
この記事ではバックオフィスDXの概要や手順、成功のポイントを解説します。
バックオフィスDXとは
バックオフィスDXとは、企業のバックオフィス業務をデジタル技術の活用によって効率化・自動化する取り組みを指します。
バックオフィス業務には、一般事務、総務、経理、財務、人事・労務といった企業の運営を支える重要な部門を含みます。
従来のバックオフィス業務は紙の書類や手作業による処理が多く、業務効率の向上が課題となっていました。
このような課題を解消するため、近年、クラウドサービスやAI、RPAなどの技術を用いたバックオフィス業務のDXに取り組む企業が現れ始めています。
バックオフィスDXが注目される理由
バックオフィスDXが注目されている理由として以下が挙げられます。
- 「2025年の崖」問題に対応
- 働き方が多様化への適応
「2025年の崖」問題に対応
経済産業省が提唱する「2025年の崖」問題は、日本企業の多くが抱えるITシステムの老朽化と、それに伴うリスクを指摘したものです。
多くの企業が古いレガシーシステムを使い続けており、放置すると、システムの維持コストが増大し、業務の非効率化が進むとされています。
バックオフィス業務においても、紙ベースの処理や手作業による業務フローが残っている企業は少なくありません。
また、複数のシステムが独立していて、操作性やワークフローがバラバラの企業も存在しているでしょう。
業務のデジタルやシステムの改善が進まなければ、企業全体の競争力が低下し、経営に悪影響を及ぼす可能性があります。
バックオフィスDXを推進することで、「2025年の崖」リスクを回避し、業務の効率化とコスト削減を実現することができます。
働き方が多様化への適応
現代はテレワークやフレックスタイム制、副業・兼業といった柔軟な勤務体系を採用している企業がいくつも存在しています。
多様な働き方に適応するためにも、企業のバックオフィス業務も変化が求められています。
例えば従来のように、オフィスに出社しなければ対応できない業務が多いと、テレワークの導入が難しくなってしまうでしょう。
バックオフィスDXを推進によって、クラウドサービスやオンラインワークフローを活用できるようになり、どこにいても業務を進める体制を整えられます。
その結果、従業員のワークライフバランス向上、企業の採用力や定着率の向上も期待できるでしょう。
バックオフィスの主な業務内容
DX化によって業務を改善するバックオフィス業務は主に次のとおりです。
- 一般事務
- 総務
- 経理
- 財務
- 人事・労務
それぞれの詳細について解説します。
（1）一般事務
一般事務は企業内のさまざまな業務をサポートする役割を担っています。具体的には次のような業務です。
- 電話対応
- 来客対応
- 書類作成
- データ入力
- 備品管理
これらの業務を効率化するためには、文書管理システムやRPAを導入し、ルーチンワークを自動化することが効果的です。
（2）総務
総務は企業全体の管理業務を担当する部門です。社内の環境整備、規則の策定、契約書管理、社内イベントの運営など、多岐にわたる業務を担っています。
総務業務のDX化により、文書管理のデジタル化やワークフローの効率化が進み、業務負担を軽減することができます。
（3）経理
経理は企業の会計業務を担当し、請求書処理、決算業務、税務申告などの業務を担う部門です。
従来の紙ベースの請求書処理や手作業による帳簿管理は、ミスの発生や時間の浪費につながりかねません。
経理業務のDX化により、クラウド会計ソフトや電子請求書システムを活用することで、業務の正確性とスピードが向上します。
（4）財務
財務は企業の資金管理や資金調達を担当する部門です。企業のキャッシュフローを適切に管理し、資金繰りの最適化を行います。
財務業務のDX化により、リアルタイムでの資金状況の把握や、AIを活用した資金計画の立案が可能になります。
（5）人事・労務
人事・労務は採用活動や従業員の勤怠管理、給与計算、福利厚生の運営などを担当します。
従業員のデータ管理や給与計算を手作業で行うと、多くの時間と労力がかかってしまうでしょう。
クラウド型の人事管理システムを導入することで、データの一元管理が可能となり、業務の効率化が図れます。
バックオフィスDXを実践するメリット
バックオフィスDXを実践するメリットは次のとおりです。
- 生産性向上が期待できる
- テレワーク環境に適応できる
- 業務の属人化を防止できる
それぞれのメリットを解説します。
生産性向上が期待できる
従来の手作業中心の処理をバックオフィスDXによって自動化することで、担当者の作業時間が大きく削減されます。
人の手ではミスや時間のかかる確認作業が発生しやすい箇所をツールやシステムがカバーするため、従業員はよりコア業務に注力可能です。
また、データ入力や集計、書類のチェックなどをクラウドシステムに任せることで、経営者や管理職が意思決定に集中しやすくなり、結果的に企業全体の生産性向上につながります。
テレワーク環境に適応できる
多様な働き方に対応できるのもバックオフィスDXのメリットです。
例えば、クラウドシステムを活用すれば、インターネット経由で必要なデータや書類にアクセスできるようになるため、テレワーク環境を整えられます。
テレワーク環境を整備すれば、既存の従業員のワークライフバランスを充実させられるだけでなく、遠方の従業員も採用できるため、人手不足解消にもつながるでしょう。
業務の属人化を防止できる
長年、特定の担当者だけが業務を続けていると、ノウハウや人脈に依存してしまう属人化リスクが高まりかねません。
一方、DXによってクラウドシステム上で作業が完結するようになれば、業務フローや手順、書類管理の履歴が可視化・共有化が可能です。
そのため、誰が担当しても一定の品質で業務を続けられるようになります。
属人化を放置していると、万が一担当者が退職、異動した際に業務が停滞してしまいます。
DXに取り組めば、引き継ぎがスムーズに進み、突発的な混乱を最小限に抑えられるでしょう。
バックオフィスDX化の手順
バックオフィスDXを進めるには、次のような手順を踏んでいきましょう。
- 業務の棚卸を行う
- DX化したい業務を選ぶ
- システムやサービスを導入する
- バックオフィスDXを進める
1.業務の棚卸を行う
自社のバックオフィス業務がどのように進んでいるのかを洗い出し、現状を把握することから始めましょう。具体的には次のような状況を把握します。
- 誰がどの業務を、どのくらいの時間をかけて進めているのか
- どのようなツール・システムを使っているのか
2.DX化したい業務を選ぶ
業務の棚卸を経て課題が明確になったら、どの業務のDX化を進めるか判断しましょう。
バックオフィスDXを進める業務を選ぶ際は、どれだけの効果が得られるかを参考にします。
大きな効果が得られないにも関わらずDX化を進めても、環境整備の労力に見合わない可能性があります。
3.システムやサービスを導入する
DX化を進める業務を決めたら、業務内容に適したシステムやサービスを選択しましょう。バックオフィスDX実現のためのシステムやツールとして以下が挙げられます。
- クラウド会計ソフト
- RPAツール
- 勤怠管理システム
システム、サービス導入にあたっては自社の予算やセキュリティ要件、運用体制などを考慮しておくのがポイントです。
実際に導入する前に、無料トライアルやデモ版を試すなどして操作性や連携性を確認し、スムーズな運用につなげましょう。
4.バックオフィスDXを進める
システムを導入したら、現場で運用を開始します。
運用開始時は従来の方法と新システムが混在する期間が生じやすいため、運用ルールや責任範囲を明確にしてスムーズな移行を目指す必要があります。
例えば、担当者間で定期的に情報共有を行い、操作上の疑問やトラブルを迅速に解決していくことで新しい業務フロー定着につながるでしょう。
なお、運用を開始したら管理職や経営者も積極的に関わり、改善すべき点を早めに把握することが望まれます。
5.PDCAを繰り返す
バックオフィスDXはシステムやサービスを導入～運用して終わりではありません。
計画（Plan）・実行（Do）・検証（Check）・改善（Act）のPDCAサイクルを定期的に回し、事業環境の変化に対応していくことが大切です。
例えば法改正で新たな手続きが必要になったり、システムのバージョンアップで新しい機能が追加されたりすることがあります。
PDCAサイクルによって、さまざまな変化に対応し続けることで、DXの効果を長期的に向上可能です。
バックオフィスDXを成功させるためのポイント
バックオフィスDXを成功させるためには次のようなポイントを押さえておきましょう。
- 優先順位を明確にし、長期的視点で取り組む
- 既存システムと連携できるか確認する
- コストを総合的に判断し、最適な投資を行う
優先順位を明確にし、長期的視点で取り組む
バックオフィスDXにはコストや導入期間が必要です。
そのため、すぐにDX化すべき業務と将来的に行いたい業務を明確に区別し、段階的に導入を進めることが重要です。
いきなり全業務を変革しようとすると、社内が混乱に陥り、トラブルが続出する可能性があります。
まずは一部の業務からスタートし、成功事例を社内に共有しながら少しずつ範囲を広げるアプローチがおすすめです。
短期的なコスト削減に目を奪われず、将来的な組織力の強化や人材育成という長期的な視野をもって取り組みましょう。
既存システムと連携できるか確認する
バックオフィスDXでは、新たに導入するシステムが既存システムやツールとスムーズに連携できるかどうかが肝心です。
スムーズに連携できないと、データの二重入力や整合性チェックが発生し、期待したほどの効果が得られない場合があります。
特に会計ソフトや勤怠管理、顧客管理システムなど、複数のサービスを利用している企業は連携方法や互換性などを事前に調べておきましょう。
コストを総合的に判断し、最適な投資を行う
バックオフィスDXに取り組むには、システム導入費やライセンス料、運用開始までの研修コストなど、一定の初期投資が必要です。
費用対効果を事前にシミュレーションして、希望に見合うかどうかを判断しましょう。
例えば単に導入費用が安いだけで決めてしまうと、十分なサポートを得られない可能性があります。
また、DXの効果はコスト削減だけではなく、テレワークの促進や人材採用・定着率の向上、業務品質の安定化など、多岐にわたる点も考慮しましょう。
バックオフィスが効率化されれば、経営者や管理職が本来力を入れるべきコア業務や新規事業開発、対外活動に集中できるようになり、企業の将来に大きく寄与する可能性があります。
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単純な業務だけでなく、専門的なスキルが求められる業務のアウトソーシングにも対応しています。
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バックオフィスDXで業務を最適化し、自社の成長を加速させよう
バックオフィスDXとは一般事務、総務、経理、財務などのバックオフィス業務をDX化する取り組みです。
バックオフィスDXに取り組むことで、生産性向上やテレワーク環境への適応などのメリットにつながります。
バックオフィスDXを成功させるためには優先順位を明確にしたうえで、コストを総合的に判断しましょう。
バックオフィス業務はDXだけでなく、アウトソーシングもおすすめです。バックオフィスのアウトソーシングを検討している方は、ぜひ『CLOUD BUDDY』にご連絡ください。
