経理部門では月末や決算期になると、業務量が急増して残業が続き、担当者が疲弊してしまう状況に悩んでいませんか。請求書処理や仕訳入力、帳簿の締め作業など、期限が決まっている業務が集中するため、どうしても特定の時期に負荷が偏ってしまいます。多くの企業では、繁忙期を乗り切るために社員が長時間労働を強いられており、ミスのリスクも高まっているのが現状です。
本記事では、経理の繁忙期に負荷が集中する原因を明らかにし、外部リソースを活用した解決策を詳しく解説します。外部リソースを導入することで、担当者の負担を軽減しながら業務の精度を保ち、繁閑の差を平準化できるようになります。
実際に外部リソースを活用して成果を上げている企業の事例も紹介しますので、自社の経理体制を見直すヒントが得られるでしょう。繁忙期の業務負荷に課題を感じている経理責任者の方は、ぜひ参考にしてください。
経理の繁忙期に負荷が集中する原因
経理業務には明確な繁忙期が存在し、特定の時期に業務が集中する構造的な問題があります。月末月初、四半期末、年度末など、決まったタイミングで処理すべき業務が重なるため、担当者の負担が一時的に急増してしまいかねません。この負荷集中は経理部門特有の課題であり、通常期との業務量の差が激しいため、人員配置の最適化が難しくなっています。
さらに、経理業務は高い精度が求められるため、疲労が蓄積した状態での作業はミスを引き起こしやすく、その後の修正作業がさらなる負担となる悪循環に陥りやすいでしょう。
月次・決算処理が重なるタイミング
経理部門では月次決算と年次決算のサイクルに合わせて、処理すべき業務が一斉に発生します。月末には売掛金や買掛金の計上、経費精算の処理、銀行口座の残高確認など、多岐にわたる作業を短期間で完了させなければなりません。
月初には前月分の帳簿を締めて試算表を作成し、経営層への報告資料を準備する必要があります。四半期末や年度末にはこれらの作業に加えて、固定資産の減価償却計算、税金関連の処理、監査対応のための資料作成など、通常月にはない業務が追加されます。
決算期には税理士や監査法人とのやり取りも頻繁になり、資料の準備や確認作業に多くの時間を取られます。これらの業務は法定の期限があるため、後回しにすることができず、必然的に特定の時期に負荷が集中してしまうでしょう。
担当者の属人化が進んでいる
多くの企業では、経理業務が特定の担当者に依存する属人化が進んでいます。長年同じ担当者が業務を担当することで、その人にしか分からない処理方法や判断基準が生まれてしまいかねません。業務マニュアルが整備されていても、実際の運用における細かな注意点や例外処理のノウハウは文書化されていないことが多いでしょう。
属人化が進むと、担当者が休暇を取りにくくなり、繁忙期には特に長時間労働を強いられる状況になります。また、担当者が急な病気や退職で不在になった場合、業務が停滞するリスクも高まるでしょう。新しい担当者を育成しようとしても、繁忙期には教育に時間を割く余裕がなく、結果として属人化がさらに深刻化する悪循環に陥ります。
組織としての経理機能を強化するには、業務の標準化と複数人での対応体制が必要ですが、日常業務に追われて改善に着手できない企業が少なくありません。
臨時作業の増加（締め前問い合わせなど）
月末や決算期が近づくと、社内の他部門から経理部門への問い合わせが急増します。営業部門からは売上計上のタイミングや請求書発行に関する確認、購買部門からは支払予定や経費処理についての質問が寄せられるでしょう。
これらの問い合わせ対応は予定外の作業であり、本来の締め作業を中断して対応しなければなりません。また、締め日前には取引先から請求書が集中的に届き、内容の確認や不備があった場合の照会作業も発生します。経費精算の申請も月末に集中する傾向があり、承認や処理の作業量が一気に増えてしまいます。
社内システムのトラブルや取引先からの急な請求書の訂正依頼なども、繁忙期に重なることが多く、計画的に進めていた作業が予定通りに進まなくなります。これらの臨時作業への対応が、担当者の残業時間をさらに増加させる要因です。
精度重視でミスのリスクが高まる
経理業務は企業の財務状況を正確に記録し報告する重要な役割を担っており、ミスが許されない業務です。金額の入力誤りや勘定科目の選択ミス、消費税の計算間違いなど、小さなミスでも決算書の数字に影響を与えてしまいます。繁忙期には短時間で多くの処理をこなさなければならず、確認作業が不十分になりやすいでしょう。
疲労が蓄積した状態での作業は集中力が低下し、普段ならしないようなミスを引き起こす可能性が高まります。ミスが発見された場合には修正作業が必要となり、その分だけさらに業務量が増えてしまいます。
修正作業には元の取引を確認し、正しい処理を再度行い、関連する帳簿や報告書も修正するという手間がかかります。精度を保とうとするあまり、何度も見直しを行い、かえって作業時間が長くなってしまうケースも見られます。高い精度が求められる業務だからこそ、繁忙期の負荷集中がリスクを高める構造になっています。
外部リソースを使うメリット
経理の繁忙期対策として、外部リソースの活用が注目されています。外部リソースとは、BPO（Business Process Outsourcing）サービスや派遣社員など、社外の人材やサービスを活用して業務を遂行する方法です。外部リソースを導入することで、繁忙期に集中する業務負荷を分散させ、社内の担当者が本来注力すべき業務に時間を使えるようになります。
また、経理業務に精通した専門家のサポートを受けられるため、業務品質の向上も期待できるでしょう。外部リソースの活用は、一時的な負荷軽減だけでなく、組織全体の経理機能を強化する効果があります。
担当者の時間をコア業務へ回せる
外部リソースに定型的な業務を委託することで、社内の経理担当者は戦略的な業務に集中できるようになります。請求書の入力や仕訳処理、経費精算の確認といったルーチン業務を外部に任せれば、担当者は財務分析や予算管理、経営層への提案といった付加価値の高い業務に時間を割けるでしょう。
経理部門の役割は単なる記帳や計算にとどまらず、企業の財務状況を分析し、経営判断に役立つ情報を提供することにあります。しかし、日常的な処理業務に追われていると、こうした本来の役割を十分に果たせません。
外部リソースを活用することで、担当者は業務の質を高め、経理部門の存在価値を向上させられるでしょう。繁忙期でも余裕を持って業務に取り組めるようになり、ワークライフバランスの改善にもつながります。
精度が担保され、ミスを減らせる
経理業務に特化した外部リソースは、豊富な経験と専門知識を持っており、高い精度で業務を遂行します。BPOサービスを提供する企業では、経理業務の標準的な手順やチェック体制が確立されており、複数人でのダブルチェックも行われるでしょう。
社内で業務を行う場合、繁忙期には確認作業が不十分になりがちですが、外部リソースでは品質管理の仕組みが整っているため、ミスの発生率を抑えられます。また、外部の専門家の視点から業務プロセスを見直すことで、これまで気づかなかった改善点が見つかることもあります。
税制改正や会計基準の変更にも迅速に対応できるため、コンプライアンス面でも安心できます。精度の高い処理が行われることで、後から修正作業に時間を取られることが減り、結果として業務全体の効率が向上するでしょう。
属人化リスクが軽減できる
外部リソースを活用することで、特定の担当者に依存する属人化のリスクを軽減できます。業務の一部を外部に委託する過程で、業務フローの整理や標準化が進むからです。
外部リソースに業務を引き継ぐためには、作業手順や判断基準を明確にする必要があり、それがそのまま社内の業務マニュアルとして活用できるでしょう。複数の担当者で業務をカバーできる体制が整うため、特定の社員が不在でも業務が停滞しなくなります。
また、外部リソースとの協働を通じて、社内の若手担当者が実務を学ぶ機会にもなります。業務が標準化されることで、新しい担当者の育成もスムーズになり、組織としての経理機能が強化されます。属人化が解消されると、担当者の休暇取得もしやすくなり、働きやすい職場環境の実現にもつながるでしょう。
コストを変動費化できる
外部リソースを活用する最大のメリットの一つは、コストを変動費化できることです。正社員を雇用する場合、繁忙期も閑散期も同じ人件費が発生しますが、外部リソースなら必要な時期に必要な分だけ活用できます。月末や決算期など業務量が増える時期だけサポートを依頼すれば、年間を通じたコストを最適化できるでしょう。固定費を抑えながら、繁忙期の業務品質を保つことができます。
また、正社員を採用する場合には、募集から育成まで時間とコストがかかりますが、外部リソースなら短期間で即戦力を確保できます。事業規模の変動や組織再編があった場合にも、柔軟に対応できる点も魅力です。経営環境が不確実な時代において、固定費を抑えながら必要な機能を確保できる外部リソースの活用は、財務的にも合理的な選択といえるでしょう。
繁忙期対策に最適な外部リソース
実際に外部リソースを活用して、経理の繁忙期対策に成功している企業の事例を紹介します。業種や企業規模は異なりますが、それぞれが抱えていた課題を外部リソースの力で解決し、業務改善を実現しました。
事例①ENEOS Xplora株式会社様｜安定して正確な経理の運営体制を整備
ENEOS Xplora株式会社は、エネルギー関連の新規事業を展開する企業です。事業拡大に伴い経理業務が増加する一方で、経理部門の人員は限られており、繁忙期の負荷が深刻な問題となっていました。特に月次決算処理と日常的な仕訳入力が重なる時期には、担当者の残業時間が大幅に増加していました。
そこで経理業務のBPOサービスを導入し、伝票入力や請求書処理などの定型業務を外部に委託しました。BPO事業者は経理業務に精通したスタッフを配置し、正確かつ迅速に処理を進めました。
その結果、社内の経理担当者は決算分析や経営報告資料の作成など、より戦略的な業務に時間を割けるようになりました。業務の標準化も進み、担当者が変わっても同じ品質で業務を継続できる体制が整いました。繁忙期の残業時間も削減され、担当者の働きやすさも向上しました。外部リソースの活用により、安定して正確な経理運営が実現できた好事例といえるでしょう。
出典参照：ENEOS Xplora株式会社様 | 事例｜株式会社ビジネスブレイン太田昭和（BBS）
事例②西華産業株式会社｜担当社員の負荷を軽減し、業務プロセスを標準化
西華産業株式会社は、機械や化学品などの専門商社として多岐にわたる取引を行っている企業です。取引件数が多く、経理部門では毎月大量の伝票処理が発生していました。特定のベテラン社員に業務が集中しており、その社員の負担が限界に達していました。
また、業務が属人化していたため、他の社員が代わりに対応することが難しく、組織としてのリスクも抱えていました。
そこで、経理BPOサービスを導入し、伝票入力や支払処理などのルーチン業務を外部に委託することにしました。BPO事業者との協働を通じて、業務フローの見直しと標準化が進みました。作業手順が明確になったことで、社内の他の社員も業務をカバーできるようになり、属人化が解消されました。ベテラン社員の負担も軽減され、より高度な業務や後進の育成に時間を使えるようになりました。業務プロセスの標準化は、今後の事業拡大に対応できる経理体制の基盤となっています。
出典参照：西華産業株式会社様 | 事例｜株式会社ビジネスブレイン太田昭和（BBS）
事例③東急株式会社｜業務時間を平準化に成功
東急株式会社は、鉄道事業を中心に不動産やレジャー、流通など幅広い事業を展開する大手企業グループです。多角的な事業展開により、経理部門では多様な取引の処理が求められ、月末や決算期には業務が集中していました。繁忙期と閑散期の業務量の差が激しく、担当者の負担が大きな課題となっていました。
そこで経理業務の一部を外部リソースに委託し、繁忙期の業務を分散させる取り組みを始めました。外部リソースは月末の締め作業や決算補助業務を担当し、社内の担当者は経営分析や予算管理に専念できるようになりました。業務の繁閑差が平準化されたことで、担当者の残業時間が削減され、働き方改革にも貢献しました。
また、外部の専門家による業務チェックが入ることで、ミスの発見率も向上し、業務品質が高まりました。経理部門全体の生産性が向上し、グループ全体の経営管理機能が強化されました。外部リソースの戦略的な活用により、持続可能な経理体制を構築できた事例といえます。
出典参照：東急株式会社様 | 事例｜株式会社ビジネスブレイン太田昭和（BBS）
経理の外部リソースは『CLOUD BUDDY』へご相談ください
経理業務の外部リソース活用をお考えなら、『CLOUD BUDDY』にご相談ください。
『CLOUD BUDDY』は、企業の経理業務をサポートする外部リソースサービスを提供しており、豊富な実績と経験を持っています。お客様の業務フローや繁忙期の状況を丁寧にヒアリングし、最適なサポート体制をご提案します。経理業務に精通した専門スタッフが対応するため、高い品質での業務遂行が可能です。
情報セキュリティにも万全の体制を整えており、機密性の高い財務情報も安心してお任せいただけるでしょう。繁忙期だけのスポット対応から、継続的な業務委託まで、柔軟なサービス提供が可能です。まずはお気軽にご相談いただき、現在の経理業務における課題をお聞かせください。
まとめ｜経理繁忙期はBPOで賢く対策しよう
経理部門の繁忙期には、月次決算や年次決算のタイミングで業務が集中し、担当者に過度な負担がかかります。属人化が進んでいることや、臨時作業の増加、高い精度が求められることも、負荷集中を深刻化させる要因です。外部リソースを活用することで、これらの課題を効果的に解決できます。定型業務を外部に委託すれば、社内の担当者は戦略的な業務に集中でき、業務の精度も向上するでしょう。
属人化リスクが軽減され、コストも変動費化できるため、経営面でもメリットがあります。実際の導入事例からも分かるように、外部リソースは繁忙期対策だけでなく、経理部門全体の機能強化につながるでしょう。自社の経理業務を見直し、外部リソースの戦略的な活用を検討してみてはいかがでしょうか。BPOを賢く活用して、持続可能な経理体制を構築しましょう。
