湘南分析センター様では、かねてより事務作業の属人化や人手不足に課題を抱えていました。そうした中、CLOUD BUDDYを導入された同社は、どのような効果を実感し、どのように活用されているのでしょうか。統括管理部長の福永様に、導入の背景から現在の活用状況、そして今後の期待について詳しくお話を伺いました。
| 会社名 | 株式会社湘南分析センター |
| WEBサイト | https://shonan-acs.co.jp/ |
| 事業内容 | 土壌・水質分析、薬品販売 |
| 従業員数 | 30名 |
| 主な依頼業務 | 分析業務にかかる各種手配書の作成、システム入力 |
| サービス利用期間 | 6ヶ月(インタビュー時点) |
導入前の課題とCLOUD BUDDYを知ったきっかけについてお聞かせください。
会社の事務作業の効率化には以前から課題感を抱えていました。特に、特定の担当者に業務が集中してしまい、一部社員の負荷が増加している状況でした。また、人手不足も深刻で、なかなか新しい人材を採用することも難しいという背景もありました。
そうした中で、アウトソーシングなどのサービス導入を検討し始めたのですが、お付き合いのある代理店さんから非常に良いタイミングでCLOUD BUDDYを紹介いただいたのがきっかけでした。
サービス導入後、業務への意識や進め方にどのような変化がありましたか？
CLOUD BUDDYを導入してから、私自身やチームメンバーの業務に対する意識や進め方に変化が見られました。以前は自分で抱え込んでいた作業を、積極的にCLOUD BUDDYに任せるようになりました。その結果、私は確認や指示に時間を割けるようになったんです。
また、CLOUD BUDDYと連携して業務を行うメンバーにも、業務改善の視点や協力的な姿勢が見られるようになりました。最初は仕事を出せない、あるいは出さないスタンスだったのが、最近は「どうしたら業務が良くなるか」といった視点で相談してくれることが増えました。「これはCLOUD BUDDYに依頼できそうか？」と積極的に聞いてくれるようになったのも、ありがたい変化です。最初は外部に業務を渡すことを遠慮していたところがありましたが、徐々に抵抗がなくなってきたと感じます。
導入にともない業務の洗い出しや言語化が進んだことによって、どのような気づきがありましたか？
CLOUD BUDDYに業務を依頼する際に、一度現在のチームの業務を洗い出し、可視化を行いました。このプロセスを通じて、普段無意識に行っていた作業の重要性や、改善点に気づくことができたんです。
慣れて無意識でやっていることや、流れで進めている業務を改めて言葉にしてみると、「こんな意味があったんだ」と気づいたり、あるいは「実はこれは省略していたけど、本当はやった方がいいよね」といった発見があったりします。言語化することの重要性を改めて感じました。
CLOUD BUDDY導入による具体的な業務効率化の効果について教えてください。
CLOUD BUDDYの導入によって、具体的な業務効率化の効果を実感しています。特に、ある担当者の業務において、大きな変化がありました。
彼は以前は自身で全ての作業を行っていて、1日に1.5時間から2時間ほどかかっていたんです。それが、CLOUD BUDDYに任せることで、最終的なチェックだけで済むようになり、30分程度で終わるようになりました。大幅な時間短縮です。空いた時間で別の業務に取り組めるようになりました。1日あたり、2〜3時間くらいは違うのではないでしょうか。
別のメンバーでも、これに近い効果が出ていますね。これまでの単純作業や確認業務にかかっていた時間が、どんどん削減されています。
今まで見て見ぬふりをしていた業務が、CLOUD BUDDYによって可視化され、動き出したことで、管理者である私自身の負担も軽減されました。タスクとして設定したことが、設定した通りに実行され、僕はその時間に合わせるだけで良い。本当に、自分がもう一人いるような感覚です。
また、個人的な感覚ですが、メンバーたちのメンタル面にも良い影響が出ているように感じます。以前は自分でセーブしてしまっていた部分が解消され、「自分のキャパがあるから」という理由で業務を抱え込むことが少なくなったのではないでしょうか。作業者としての視座から、確認や指示、管理をする視座に変わってきているように思います。
派遣社員の代替として導入されたとのことですが、現在の効果はいかがですか？
最初は、派遣社員1名分の代替としてCLOUD BUDDYの導入を始めたのですが、正直なところ派遣社員1人分の働き以上のものがあると思っています。
実は派遣社員がさらに2名分減り、CLOUD BUDDYがこれまで派遣社員3名分で行なっていた業務量を任せているのですが、安定して業務が進んでいます。これは非常にありがたい効果です。最近だとひと月で160時間くらいお願いした月もありますが、これはちょうど派遣社員1人分の労働時間と同じくらいですね。派遣社員1人分の稼働で3人分の業務をカバーできているのは、業務スピードや効率が高いということでもあると思います。本当にありがたいです。
CLOUD BUDDYに今後期待することは何ですか？
現在は定型的な事務作業だけお願いしていますが、今後はより幅広い業務の依頼を検討しています。例えば、写真撮影後のデータ入力や整理といった現場作業のサポート、システム入力など、より専門的な業務にも対応が進むと嬉しいです。当社は化学系の知識が必要な業務も多いのですが、そういったバックグラウンドのあるCLOUD BUDDYの方がいれば、分析システムへの情報入力なども依頼したいと考えています。
そして将来的には、CLOUD BUDDYが当社の業務知識を蓄積し、指示をしなくても適切な処理が進むようになることを期待しています。最終的には、私が指示をしなくても「この話だったらあのファイルサーバに資料があるな」などと判断し、必要な情報を持ってきて処理してくれるようになるような、なんとなくでも良いのでここまで伝えれば、あとは取ってくる場所も知っているだろう、といった阿吽の呼吸の関係性になれるのが理想です。
ほかにもCLOUD BUDDY活用のアイディアやメリットはあるでしょうか？
CLOUD BUDDYが業務知識を蓄積し、指示がなくても自律的に動けるようになれば、それはまさにベテラン社員のような役割を担うことになります。そうなれば、社内の引き継ぎの負担軽減に繋がると考えています。人が入れ替わる際に、一から全てを教え直す必要がなくなりますし、将来的に人員構成が変わる際にも柔軟に対応できるでしょう。
同じ視点で、新人教育のサポートも依頼したいと考えています。例えば、業務手順のマニュアル化をCLOUD BUDDYに進めてもらい、新入社員の入社時には、CLOUD BUDDYからレクチャーしてもらうといった活用方法です。私たちが教える手間を省けますし、新しい人もスムーズに業務に入れるようになるでしょう。新人研修のような、一定の基礎知識や業務の流れをまずは理解してもらう業務で、CLOUD BUDDYにサポートしてもらうのは良いアイデアだと思います。
CLOUD BUDDYを使いこなす秘訣は何ですか？
遠慮せずに様々な業務を依頼してみることだと思います。最初は、「こんな細かいこと頼んでいいのかな」「馬鹿げたことだと思われないかな」と遠慮してしまう気持ちがありました。でも、一度相談してみたら、「あ、やってもらえるんだ」と分かります。だから、まずは依頼してみることが大事ですね。
あとは、時間単位で動いてくれる点を意識して利用することですね。細々とした依頼でも効率的に活用できます。総合的に考えると、費用対効果は高いと感じています。
CLOUD BUDDYは、どのような企業に特に有効だと考えられますか？
特定の個人の業務負荷が高い中小企業において、特にCLOUD BUDDYの有効性が高いのではないかと思います。大手企業には人材が豊富にいますが、中小企業では一人の担当者が多くの業務を兼任しているケースが多く、その担当者が困っている状況でCLOUD BUDDYのようなサービスが大きな助けになるはずです。
