「AIを導入したいけどどのような効果があるのか分からない」
「AIで業務効率化できるのか知りたい」
AIを業務に活用している企業も増え始めています。AIを導入すれば、さまざまなメリットがあるものの、導入前に注意すべき点もあります。
メリットだけに気を取られていると、いざ導入した際に満足いく結果が得られません。
この記事ではAIの基礎知識や導入によるメリット、注意点とリスクを解説します。
AIの基礎知識
業務効率化においてAIがどのように役立てられるかを知るためにも、まずはAIとはなにか、AIにできること・できないことを解説します。
そもそもAIとは
そもそもAIとは人工知能を意味するArtificial Intelligenceの略で、人間の知的な活動を模倣する技術の総称です。
AIには大きく分けて2つの種類があります。
- 特化型AI：画像認識や翻訳、音声認識など、特定のタスクに特化したAI
- 汎用AI：人間と同じように多様な思考ができるAI
このうち、汎用AIはAGIとも呼ばれ、知能の水準は人間以上ともされています。
しかし、現代では汎用AIの実現にはつながっていません。そのため、企業で利用されているのは特化型AIです。
AIにできること・できないこと
AIは業務を効率的に進めるうえで欠かせない存在になっているものの、なんでもできるわけではありません。
AIにできること、できないことは次のとおりです。
| AIにできること | AIにできないこと |
| 画像認識 音声認識 自然言語処理 検索 異常探知 推測・予測 | その場の雰囲気を汲んだ対応や判断 |
例えば音声でさまざまなスマホの機能を作動させる音声アシストはAIの一種です。一方、芸術活動や雰囲気を汲んだ対応は、AIは得意としていないとされています。
AI活用による業務効率化のメリット
AIによる業務効率化を目指すのであれば、事前に次のようなメリットを把握しておきましょう。
- 生産性の向上が期待できる
- 社員のスキルアップが目指せる
- 人手不足の解消につながる
- 人為的ミスを防げる
生産性の向上が期待できる
AIを業務に導入することで、繰り返し発生する作業を自動化し、従業員がより高度な業務に集中できるようになります。
例えば、AIを活用したデータ分析ツールを導入することで、膨大なデータ処理の時間を短縮し、意思決定のスピードを向上させることが可能です。
社員のスキルアップが目指せる
AIが単純作業を担うことで、社員はよりクリエイティブな業務や戦略的な業務に時間を割くことができます。
例えば、AIが単純作業を担っているあいだに、社員が自らのスキルアップを目指せば、効率的な成長につながるでしょう。
人手不足の解消につながる
少子高齢化の影響で多くの業界が人手不足に直面しています。
実際、内閣府『令和4年版高齢社会白書』によれば、生産年齢人口（15～64歳の人口）は1995年の8,716万人をピークに減少し、2065年には4,529万人までに減ると予想されているほどです。
このような状況であっても、AIを導入することで、限られた人員でも効率的に業務を遂行できるようになり、人手不足の問題を軽減できます。
人為的ミスを防げる
AIは人間と異なり、疲労や感情の影響を受けないため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
特に、データ入力やチェック作業などの精度が求められる業務では、AIの活用が有効です。人為的ミスが減少すれば、効率的に業務を進められます。
【目的別】業務効率化に役立つ生成AIの使い方
業務効率化に役立つ生成AIの使い方は次のとおりです。
- 文書作成の効率化
- マーケティング施策の最適化
- クリエイティブ業務の生産向上
- カスタマーサポートの自動化
（1）文書作成の効率化
AIを活用することで、レポート作成や議事録の作成が迅速に行えます。
例えば、ChatGPTなどの生成AIを活用すれば、文章の要約や校正、書類のドラフト作成が可能になります。
また、音声入力に対応した生成AIを活用することで、自動で文字起こしも可能です。
（2）マーケティング施策の最適化
AIを活用することで、データに基づいたマーケティング施策を実施できます。
例えば、ターゲットユーザーの行動データを分析し、最適な広告配信が可能になります。
さらに、マーケティング施策に欠かせないアイディア出しにもAIは有効です。AIに対してさまざまなアイディアを壁打ちすることで、ブラッシュアップが可能です。
（3）クリエイティブ業務の生産向上
AIを活用することで、デザインや動画制作のプロセスを効率化できます。
例えば、AI画像生成ツールを使用することで、広告バナーやSNS投稿用の画像を自動作成できます。
また、動画生成ツールを使用すれば、任意の動画を制作して、自社の広告などに利用可能です。
（4）カスタマーサポートの自動化
AIチャットボットを活用することで、顧客対応の負担を軽減できます。
有人対応していたケースでは、担当者の勤務時間外への質問には対応できませんでした。
一方、問い合わせ対応を自動化することで、24時間対応が可能になり、顧客満足度の向上につながります。
AI利用前に知っておくべき注意点とリスク
AIによる業務効率化を目指す際はメリットだけでなく、注意点やリスクを把握しておきましょう。
AI利用による注意点やリスクとして以下が挙げられます。
- AIは誤った情報を生成する場合がある
- 最新の情報が反映されていないケースも
- 学習データによる情報漏えいのリスクがあることを理解しておく
AIは誤った情報を生成する場合がある
AIが発信する情報はすべて正しいとは限りません。AIであっても誤った情報を生成する可能性があります。AIが誤った情報を発信してしまうのは次のような理由からです。
- AIが参考にする学習データが偏っている
- 文脈に応じた推測による回答を生成している
- ジョークや比喩を理解していない
このようなリスクを避けるためには、AIが発した内容を精査する、信頼できるソースと照らし合わせるといった仕組みづくりに取り組みましょう。
最新の情報が反映されていないケースも
AIは学習したデータをもとに回答を生成するため、最新の出来事やトレンドの内容は反映できていない可能性があります。
AIに最新情報が反映されづらい理由は次のとおりです。
- AIの学習データは定期的に更新されるが、リアルタイムではない
- ニュースや市場の変化が激しい業界では、AIの回答が古くなりやすい
AIによる情報の遅れを修正するのであれば、AIが提供する情報の更新日の確認や、重要な情報は公式サイトや専門家からの意見を得るといった対策を講じましょう。
学習データによる情報漏えいのリスクがあることを理解しておく
学習データによって情報が漏えいしてしまうリスクもあります。AIはユーザーからの入力データを学習するためです。
例えば、機密情報や個人情報を誤って入力すると、データが外部に漏れるリスクが発生します。
AIによる情報漏えいを避けるためには次のような対策を講じましょう。
- 機密情報をAIに入力しない
- 社内で利用するAIツールのプライバシーポリシーを確認する
- セキュリティが確保された環境でAIを運用する
AI活用を成功に導く3つのポイント
AI活用を成功に導くためには次のような3つのポイントを押さえておきましょう。
- AI導入の目的を明確化する
- 目的に合ったAIツールを選ぶ
- 担当を決め、運用体制を整える
AI導入の目的を明確化する
AIを導入する際に最も重要なのは、その目的を明確にすることです。
AIは万能なツールではなく、目的によって適用できる範囲や効果が異なります。
例えば、カスタマーサポートの効率化を目指す企業と、データ分析を強化したい企業では、必要なAIの種類や導入方法が異なります。
そのため、AIを導入する前に、自社の課題を洗い出し、何を解決したいのかを具体的に設定することが重要です。
また、導入目的が曖昧なままAIを活用すると、期待した効果が得られず、結果的にコストや手間だけが増えてしまう可能性があります。
例えば、「業務の効率化」という大まかな目的ではなく、「顧客対応の待ち時間を30％削減する」「データ入力作業の時間を半分に短縮する」など、具体的な数値目標を設定することで、導入後の評価がしやすくなります。
さらに、目的を明確にすることで、関係者間の認識を統一し、導入後の運用もスムーズに進めることができます。
目的に合ったAIツールを選ぶ
AIを導入する際には、自社の目的に合ったAIツールを選択することが成功の鍵となります。
市場にはさまざまなAIツールが存在しており、それぞれ得意とする分野が異なります。
例えば、文章作成を支援するAI、画像や動画の生成を行うAI、データ分析を行うAI、チャットボットとして顧客対応を自動化するAIなど、多種多様なツールがあります。
そのため、導入目的に適したツールを選ばなければ、期待した成果を得ることはできません。
また、AIツールは一度導入すれば終わりではなく、定期的なアップデートやカスタマイズが必要になることもあります。
そのため、導入後のサポート体制が整っているかも事前に確認し、継続的に活用できる環境を整えることが重要です。
無料トライアルを利用して操作性を確かめたり、実際の導入事例を参考にしたりすることで、自社に最適なAIツールを選ぶことができます。
担当を決め、運用体制を整える
AIを導入しただけでは、その効果を最大限に引き出すことはできません。
継続的に活用し、最適な形で運用するためには、担当者を明確にし、運用体制を整えることが不可欠です。
AIの運用には、技術的な知識だけでなく、ビジネス視点での活用戦略を考える能力も求められます。
そのため、IT部門だけでなく、実際にAIを活用する現場の担当者と連携しながら運用を進めることが重要です。
業務効率化は『CLOUD BUDDY』にお任せください
AIによる業務効率化を目指してるのであれば『CLOUD BUDDY』の利用もおすすめです。
『CLOUD BUDDY』を利用することで、マーケティングや営業、総務などの業務をアウトソーシングできます。業務の一部を委託するため、自社の従業員はよりコアな業務に注力可能です。
AIではカバーしきれない業務やリスクを回避するうえでも『CLOUD BUDDY』は有効です。
AI導入による業務効率化で売上アップを目指そう
AIを導入することで、生産性の向上や社員のスキルアップ、人手不足の解消などのメリットにつながります。
しかし、AIは誤った情報を生成する場合があるうえに、最新の情報が反映されていないケースもあるので注意しましょう。
生産性向上や人手不足解消のためにAI導入を検討しているのであれば、『CLOUD BUDDY』もおすすめです。
専門的なスキルを持ったスタッフがアウトソーシング業務を担うため、安心して作業を進められます。
