内部監査の準備は多くの企業にとって大きな負担となっており、膨大な資料の収集や整理に時間を取られている担当者も少なくありません。紙ベースの管理や属人化した業務フローが残っていると、監査に必要な証跡を揃えるだけで何週間もかかってしまうのではないでしょうか。
こうした課題を解決するには、デジタル業務支援の活用が効果的です。文書管理システムやワークフローツールを導入することで、情報の一元管理や業務プロセスの可視化が実現し、監査準備の効率が劇的に向上します。
本記事では、内部監査準備にデジタル業務支援が求められる背景から、具体的な活用ポイント、実際の導入事例まで詳しく解説していきます。デジタル化によって監査準備の負担を軽減し、本来の業務改善活動に注力できる体制を構築するためのヒントが得られるでしょう。効率的な監査準備を実現するための知識をぜひ手に入れてください。
内部監査準備にデジタル業務支援が求められる理由
内部監査の準備作業には、従来の手法では対応しきれない課題が数多く存在します。紙資料の管理、業務の属人化、部門間の情報連携、監査基準の変化など、複合的な要因が準備作業を困難にしているためです。
ここでは、デジタル業務支援が必要とされる具体的な理由を詳しく見ていきます。これらの課題を理解することで、自社の監査準備における問題点が明確になるはずです。
紙資料中心の運用が監査準備を遅延させている
多くの企業では、契約書や申請書類、稟議書などを紙で管理しており、監査時に必要な資料を探し出すだけで膨大な時間がかかります。書庫やキャビネットから該当する書類を見つけ出し、コピーを取って整理する作業は非効率的でしょう。
また、紙資料は保管場所が分散しがちで、どこに何があるのか把握しきれない状況も生じます。例えば、過去の契約書が複数の部署に散らばっていたり、担当者の個人的なファイルに保管されていたりするケースも少なくありません。
さらに、紙資料は経年劣化や紛失のリスクもあり、監査時に必要な証跡が見つからない事態も起こりえます。検索機能がないため、特定の条件に合致する書類を抽出することも困難です。
こうした紙中心の運用は、監査準備の大幅な遅延を招き、担当者の負担を増大させる主要因となっています。デジタル化による解決が急務といえるでしょう。
属人化した業務により証跡の抜け漏れが発生する
業務プロセスが標準化されておらず、担当者の経験や判断に依存している状態では、監査に必要な証跡が適切に残らない危険性があります。ベテラン社員は暗黙知として業務を進めるため、記録が不十分になりがちです。
例えば、承認プロセスが口頭や電話で済まされていると、誰がいつ承認したのか後から確認できません。また、重要な意思決定の経緯がメモ程度にしか残されていなければ、監査時に説明責任を果たせないでしょう。
さらに、属人化が進むと、担当者が異動や退職した際に業務の引き継ぎが不完全になり、過去の取引や判断の根拠が分からなくなる事態も発生します。新任者は手探りで対応せざるを得ず、監査指摘のリスクが高まるはずです。
標準化されたデジタルツールを導入すれば、業務プロセスが可視化され、誰が見ても理解できる形で証跡が自動的に残るようになります。属人化の解消が監査品質の向上につながるでしょう。
複数部署にまたがる情報収集の煩雑化が起きている
内部監査では、営業・経理・人事・製造など複数の部署から情報を集める必要がありますが、各部署が独自の方法で資料を管理していると、収集作業が極めて煩雑になります。依頼から回答までに時間がかかり、監査スケジュールが遅れる原因となるでしょう。
例えば、ある部署はExcelで管理し、別の部署は紙のファイルで保管しているといった状況では、情報のフォーマットや品質がバラバラです。監査担当者は各部署に個別に依頼を出し、回答を待ち、集まった資料を統一形式に整理し直す手間が発生します。
また、部署間で情報の粒度や詳細度が異なると、追加で確認や再提出を依頼する必要が生じ、さらに時間がかかるはずです。関連部署とのやり取りが増えるほど、コミュニケーションコストも上昇します。
全社で統一されたデジタル基盤があれば、必要な情報に一元的にアクセスでき、部署間の調整負担を大幅に削減できるでしょう。
監査項目の更新に手作業で追従できない
法規制の変更や業界基準の更新により、監査項目は定期的に見直されます。しかし、紙やExcelベースの管理では、こうした変更への対応が後手に回りがちです。最新の監査基準に沿ったチェックリストを毎回手作業で作成するのは、非効率的かつミスが発生しやすいでしょう。
例えば、個人情報保護法の改正があった場合、関連する監査項目を全て洗い出し、チェックリストを更新する作業が必要になります。しかし、どの項目がどの法令に紐づいているのか明確でないと、更新漏れが生じる恐れがあるはずです。
また、過去の監査結果や指摘事項を次回の監査に活かすためには、履歴を体系的に管理する必要がありますが、手作業では情報が散逸しやすくなります。前回の指摘事項への対応状況を追跡するのも困難でしょう。
デジタルツールを使えば、監査項目のマスタ管理や履歴追跡が容易になり、法改正にも迅速に対応できる体制が整います。継続的な改善サイクルの構築にもつながるはずです。
内部監査で役立つデジタル業務支援の活用ポイント
内部監査準備を効率化するには、適切なデジタルツールを戦略的に活用することが重要です。文書管理、ワークフロー、アクセス制御、ログ管理など、複数の機能を組み合わせることで、包括的な支援体制を構築できるためです。
ここでは、それぞれの機能がどのように監査準備に貢献するのか、具体的な活用ポイントを解説していきます。自社の課題に合わせて優先度を決めながら導入を進めましょう。
文書管理システムで申請書類や契約書を統合管理する
文書管理システムを導入すれば、契約書や申請書類、議事録などをデジタル化して一元的に保管できます。監査時に必要な資料を瞬時に検索・抽出できるようになり、準備時間を大幅に短縮できるでしょう。
このシステムでは、文書の種類や日付、関連部署などのメタデータを付与して管理するため、複雑な検索条件でも目的の資料を素早く見つけられます。例えば、特定の取引先との過去3年間の契約書を一覧表示したり、承認日が特定期間内の稟議書を抽出したりする操作が簡単になるはずです。
また、バージョン管理機能により、文書の改訂履歴も自動的に記録されるため、いつ誰がどのような変更を加えたのかトレースできます。監査人からの質問にも明確な根拠を持って回答できるでしょう。
さらに、保管期限を設定すれば、法定保存期間を過ぎた文書の削除も自動化でき、コンプライアンス対応も強化されます。紙の保管スペースも不要になり、コスト削減効果も期待できるはずです。
ワークフローシステムで業務プロセスを標準化する
ワークフローシステムは、申請から承認までの業務プロセスをデジタル化し、標準化する仕組みです。誰がいつ承認したのか、どの段階で滞留しているのかが可視化されるため、監査時の証跡として活用できます。
例えば、経費申請や休暇申請、稟議書の承認プロセスをワークフローに乗せれば、申請者・承認者・承認日時・承認コメントなどが自動的に記録されます。口頭での承認や押印による属人的な運用から脱却し、透明性の高いプロセスを実現できるでしょう。
また、承認ルートをシステム上で定義しておけば、承認漏れや不正な承認を防止できます。権限のない者が承認しようとしてもシステムが阻止するため、内部統制の強化にもつながるはずです。
さらに、ワークフローの実行データを分析すれば、どの業務で遅延が発生しているのか、どの承認者がボトルネックになっているのかを把握でき、業務改善にも活かせます。監査準備だけでなく、日常業務の効率化にも貢献する重要なツールといえるでしょう。
アクセス権限設定により改ざんリスクを防止する
デジタル文書の信頼性を担保するには、適切なアクセス権限設定が不可欠です。閲覧・編集・削除の権限を役職や部署に応じて細かく設定することで、不正な改ざんや情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。
例えば、経理部の一般社員は自部署の文書のみ閲覧でき、編集権限は課長以上に限定するといった設定が考えられるでしょう。また、重要な契約書や監査関連文書については、特定の管理者のみが編集できるようにし、他のユーザーは閲覧のみに制限します。
権限設定を適切に行えば、内部統制の観点からも評価され、監査時の指摘事項を減らせるはずです。誰がどのタイミングでアクセスしたのかも記録されるため、万が一問題が発生しても原因究明が容易になります。
さらに、定期的に権限設定を見直し、異動や退職に伴う権限の削除・変更を確実に実施することも重要でしょう。適切なアクセス制御により、監査に耐えうる信頼性の高いデータ管理体制を構築できます。
ログ管理によって重要業務の操作履歴を追跡する
ログ管理機能は、システム上で行われたすべての操作を自動的に記録し、後から追跡できるようにする仕組みです。誰がいつ何をしたのかが明確になるため、監査時の証跡として非常に有効でしょう。
例えば、重要な文書が削除された場合、ログを確認すれば誰がいつ削除したのか特定できます。また、データの閲覧や出力の履歴も記録されるため、情報漏えいの調査にも役立つはずです。不正なアクセスがあった場合でも、早期に検知して対処できます。
さらに、ログデータを分析すれば、業務パターンの異常や規定に反する操作を発見できるでしょう。例えば、通常はアクセスしない部署のデータに頻繁にアクセスしているユーザーがいれば、不正の兆候として警戒できます。
ログは改ざんできない形で保存されるため、監査人からの信頼も得やすくなるはずです。法令で定められた保管期間に応じてログを保持し、必要に応じて提出できる体制を整えることで、内部統制の強化と監査対応の効率化を同時に実現できるでしょう。
内部監査準備向けデジタル業務支援サービスの導入事例
デジタル業務支援の効果を具体的に理解するには、実際の導入事例を参考にするのが有効です。業種や規模の異なる企業がどのような課題を抱え、どのツールを選び、どんな成果を得たのかを知ることで、自社への応用イメージが湧きやすくなるでしょう。
ここでは、内部監査準備の効率化に成功した3つの企業事例を紹介していきます。それぞれの取り組みから学べるポイントを押さえておきましょう。
事例①株式会社クボタ｜AI仕訳分析ツールを使った海外子会社モニタリング
株式会社クボタは、グローバルに事業を展開する中で、海外子会社の内部統制モニタリングに課題を抱えていました。子会社ごとに会計システムが異なり、データ形式もバラバラだったため、監査準備に膨大な時間がかかっていたのです。
そこで同社は、AI仕訳分析ツールを導入し、各子会社の会計データを自動的に収集・分析する仕組みを構築しました。AIが異常な仕訳パターンや規定に反する取引を自動検知するため、監査担当者は重点的にチェックすべき項目を効率的に特定できるようになったのです。
また、従来は各子会社に個別に資料提出を依頼していましたが、システムが自動的にデータを集約するようになり、準備期間が大幅に短縮されました。さらに、リアルタイムでモニタリングできるようになったため、問題の早期発見と是正も実現したといいます。
この取り組みにより、監査品質の向上と作業効率化を両立し、グローバルな内部統制体制の強化につながりました。AIを活用した先進的な事例として参考になるでしょう。
出典参照：クボタ監査部が取り組むAIを活用した海外子会社モニタリング｜株式会社KPMG Forensic & Risk Advisory
事例②株式会社 山王｜内部統制を一元化して管理へ
株式会社 山王は、複数の事業部で異なる管理方法を採用していたため、内部統制の全社的な把握が困難な状況にありました。監査準備のたびに各事業部から資料を集める作業が煩雑で、整合性の確認にも多大な労力を要していたのです。
同社は内部統制管理システムを導入し、全社の統制活動を一元的に管理する体制を整えました。各事業部の業務プロセスやリスク評価、統制手続きを同一のプラットフォーム上で記録・管理できるようになったため、監査時に必要な情報をすぐに取り出せるようになりました。
また、統制状況の可視化により、経営層がリアルタイムで全社のコンプライアンス状況を把握できるようになった点も大きなメリットです。問題がある領域を早期に発見し、改善指示を出せるようになったといいます。
さらに、監査法人とのコミュニケーションもスムーズになり、指摘事項への対応も迅速に行えるようになりました。内部統制の質を高めながら、監査準備の負担を軽減した好事例といえるでしょう。
出典参照：活用事例 – ISO文書管理に限定せず、高まる内部統制の対応に適用業務を拡大中｜株式会社デジタルマトリックス
事例③株式会社JSP｜申請と問い合わせの証跡を自動集約
株式会社JSPは、製造業として多様な申請業務や問い合わせ対応を行っていましたが、これらの記録が部署ごとに分散しており、監査時に証跡を集めるのが困難でした。特に、口頭やメールでのやり取りが多く、記録が残っていないケースもあったのです。
同社はワークフローシステムと問い合わせ管理ツールを導入し、すべての申請と問い合わせをシステム上で処理する運用に切り替えました。申請内容、承認者、承認日時、問い合わせ内容と回答などが自動的に記録され、検索も容易になったため、監査準備の工数が大幅に削減されたといいます。
また、過去の申請履歴や問い合わせ内容を分析することで、頻繁に発生する問題や業務の非効率な部分を特定し、プロセス改善にもつなげられました。データに基づいた業務改善が可能になったのです。
さらに、新任の監査担当者でも過去の経緯を簡単に把握できるようになり、引き継ぎの負担も軽減されました。証跡管理の自動化が監査対応力の向上に直結した事例として注目されるでしょう。
出典参照：内部統制強化に向けたヘルプデスクの基盤として「LMIS」を採用｜株式会社ユニリタ
内部監査準備のデジタル業務支援は『CLOUD BUDDY』へご相談ください
内部監査部門では、膨大な資料整理や証跡収集、システム操作など、本来の分析・評価業務以外のタスクに多くの時間を取られがちです。『CLOUD BUDDY』は、こうしたノンコア業務を外部化することで、部門がより重要な検証作業や改善提案に集中できる体制の構築を支援します。
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まとめ｜内部監査準備を効率化するためにデジタル業務支援を導入しよう
内部監査準備の負担は、デジタル業務支援の活用によって大幅に軽減できます。文書管理システムやワークフローツール、アクセス制御、ログ管理などを組み合わせることで、証跡の一元管理と業務プロセスの可視化が実現するでしょう。
導入事例からも分かるように、多くの企業が監査準備の効率化と内部統制の強化を同時に達成しています。信頼できるパートナーと協力しながら、デジタル業務支援を導入し、効率的な監査体制を構築していきましょう。
