企業のデジタル化が加速する中で、多くの組織が推進担当者の不足という深刻な課題に直面しています。社内にITスキルを持つ人材が少なく、既存のメンバーだけではプロジェクトが思うように進まないという声が増えているのではないでしょうか。担当リソースが不足すると、業務効率化の遅れやシステムトラブルの頻発、現場への定着不足など、さまざまな問題が連鎖的に発生します。
しかし、適切な対策を講じれば、限られたリソースでもデジタル化を着実に推進していけるでしょう。
本記事では、デジタル化推進における担当リソース不足がもたらす具体的な課題を明らかにした上で、実践的な対策案や活用すべきツールを詳しく紹介していきます。自社のデジタル化を成功に導くためのヒントが見つかるでしょう。
デジタル化推進の担当リソースが不足すると生じる課題
デジタル化を進める上で、担当リソースの不足は企業活動全体に悪影響を及ぼします。人手が足りないと、プロジェクトの進行が遅れるだけでなく、システムの運用品質が低下したり、現場への浸透が不十分になったりするためです。
結論として、リソース不足は業務効率化の遅延、品質低下、投資対効果の悪化という三つの重大な課題を引き起こします。適切な人員配置がなければ、せっかくのデジタル化投資も期待通りの成果を生み出せません。これらの課題を具体的に理解しておくことで、自社のリソース不足にどう対処すべきか判断しやすくなるでしょう。
ここでは、それぞれの課題について詳しく見ていきます。
プロジェクト進行の停滞による業務効率化の遅延が発生する
担当者が不足していると、デジタル化プロジェクトの進行が著しく停滞します。理由は、限られたメンバーで要件定義からシステム選定、導入、テストまでのすべての工程を担わなければならないためです。例えば、担当者が既存業務と兼務している場合、プロジェクトに割ける時間が限定され、意思決定や作業が遅れがちになります。
また、専門知識を持つ人材がいないと、ベンダーとの調整や技術的な判断に時間がかかり、スケジュールが大幅に遅延してしまうでしょう。こうした停滞により、本来得られるはずだった業務効率化の効果が先送りになり、競合他社との差が開いてしまいます。結果として、デジタル化による生産性向上を享受するタイミングが遅れ、ビジネスチャンスを逃すリスクが高まるでしょう。
システム運用管理の不備により品質低下やトラブルが増加する
導入後のシステム運用においても、担当リソースの不足は深刻な問題を招きます。運用管理に十分な人員を配置できないと、定期的なメンテナンスや監視が疎かになり、システムの品質が低下していくためです。具体的には、セキュリティパッチの適用が遅れたり、バックアップ体制が不十分だったりする状況が生じやすくなります。
また、トラブルが発生した際にも、対応できる人材が限られているため、復旧までに時間がかかり、業務への影響が拡大してしまうでしょう。さらに、運用ノウハウが特定の担当者に集中していると、その人が不在のときに適切な対応ができず、システム障害が長期化するリスクもあります。結果として、ユーザーからの信頼が失われ、せっかく導入したシステムが活用されなくなる恐れがあります。
現場部門との連携不足で定着化が進まず投資対効果が下がる
デジタル化を成功させるには、現場部門との密な連携が欠かせませんが、担当リソースが不足しているとこの連携が不十分になります。推進担当者が各部門の要望をヒアリングしたり、使い方を丁寧に説明したりする余裕がないためです。
例えば、新しいツールを導入しても、現場のニーズに合った設定や運用ルールの整備が追いつかず、使いにくいままの状態が続いてしまいます。また、トレーニングやフォローアップが不足すると、現場の社員がツールの利便性を実感できず、従来の方法に戻ってしまうでしょう。
こうした定着化の失敗により、デジタル化への投資が無駄になり、経営層からの信頼も低下します。結果として、次の投資判断が慎重になり、デジタル化の推進そのものが停滞してしまうリスクがあります。
デジタル化推進の担当リソース不足に対する対策案
担当リソース不足という課題には、複数のアプローチで対処していく必要があります。社内の体制を見直すだけでなく、外部の力を借りたり、長期的な人材育成に取り組んだりすることで、持続的な推進体制を構築できるためです。
結論として、業務の優先度整理による内部最適化、外部専門家の活用、そして社員教育による体制強化という三つの対策が有効になります。これらを組み合わせることで、現状のリソース不足を補いながら、将来的にはデジタル化を自走できる組織へと変化していけるでしょう。
ここでは、それぞれの対策について具体的な実施方法を解説していきます。
業務優先度の再整理と負荷分散によって内部リソースを最適化する
まず取り組むべきは、社内の業務優先度を見直し、デジタル化推進に必要なリソースを確保することです。既存の担当者が抱える業務を洗い出し、緊急度や重要度を基準に優先順位をつけることで、デジタル化プロジェクトに集中できる時間を生み出せます。
例えば、日常的なルーチンワークを他のメンバーに委譲したり、不要な会議や報告業務を削減したりする方法が考えられるでしょう。また、プロジェクトの各フェーズに応じて、複数の部門から一時的に人員を集めるクロスファンクショナルチームを編成する手法も効果的です。
こうした負荷分散により、特定の担当者への負担集中を避けられます。さらに、デジタル化の成果を経営層に定期的に報告し、リソース配分の必要性を理解してもらうことも重要でしょう。
外部専門家やBPOを活用して不足分を補いプロジェクトを加速させる
社内リソースだけでは限界がある場合、外部の専門家やBPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)の活用が有効な選択肢となります。外部パートナーは豊富な経験と専門知識を持っており、プロジェクトの立ち上げから運用までを効率的に進められるためです。
例えば、システム導入のコンサルタントに要件定義や業者選定を依頼すれば、社内担当者の負担を軽減しつつ、最適なソリューションを短期間で導入できるでしょう。また、運用管理をアウトソースすることで、社内担当者はより戦略的な業務に集中できます。
さらに、外部専門家との協働を通じて、社内メンバーがノウハウを吸収できる機会にもなるはずです。コスト面では初期投資が必要ですが、プロジェクトの遅延や失敗によるリスクを考えれば、費用対効果は十分に見込めるでしょう。
社員教育とデジタルスキル向上施策で長期的な推進体制を強化する
持続的なデジタル化を実現するには、社員のデジタルスキルを底上げし、推進人材を社内で育成していく取り組みが不可欠です。短期的な対処だけでなく、長期的な視点で人材育成に投資することで、リソース不足の根本的な解決につながります。
例えば、定期的な研修プログラムやオンライン学習プラットフォームの提供により、全社員がデジタルツールの基礎知識を習得できる環境を整えましょう。また、意欲のある社員を選抜してプロジェクトリーダー育成プログラムに参加させることで、将来の推進役を計画的に育てられます。
さらに、デジタル化の成功事例を社内で共有し、ナレッジを蓄積する仕組みを作ることも重要です。こうした教育施策により、組織全体のデジタルリテラシーが向上し、デジタル化を自律的に推進できる体制が構築されるはずです。
デジタル化推進に役立つツール例
デジタル化を効率的に進めるには、目的に合ったツールの選定と活用が重要になります。適切なツールを導入することで、限られたリソースでも業務効率化やプロジェクト管理の質を高められるためです。
結論として、コミュニケーション効率化、プロジェクト管理、人事労務のデジタル化という3つの領域でツールを活用すると効果的でしょう。これらのツールは、それぞれが持つ強みを活かして組織のデジタル化を多方面から支援してくれます。以
ここでは、各領域で特におすすめのツールを具体的に紹介していきますので、自社の課題に合わせて検討してみてください。
Slack｜社内コミュニケーションを効率化し、業務連携を迅速にできるツール
Slackは、チャット形式で円滑なコミュニケーションを実現するビジネスツールです。メールよりも気軽にやり取りができ、チャンネルごとにトピックを分けて情報を整理できるため、必要な情報にすぐアクセスできます。
例えば、プロジェクトごとにチャンネルを作成すれば、関連するメンバー全員が進捗状況や課題をリアルタイムで把握できるでしょう。また、GoogleドライブやZoomなど他のツールとも連携できるため、ファイル共有やビデオ会議への移行がスムーズになります。検索機能が充実しているので、過去のやり取りから必要な情報を素早く見つけられる点も便利です。
さらに、リモートワーク環境でも活発なコミュニケーションを維持できるため、働き方の多様化にも対応できます。導入により、社内の情報伝達速度が向上し、意思決定のスピードアップにつながるはずです。
出典参照：AI による業務管理とプロダクティビティツール｜Slack Technologies, Inc.
Backlog｜プロジェクト管理と課題管理を一元化し、進捗を可視化
Backlogは、プロジェクトの進捗管理と課題管理を一元的に行えるツールです。タスクの登録から担当者の割り当て、期限設定、進捗状況の可視化までを一つのプラットフォームで完結できるため、プロジェクト管理の効率が向上します。
例えば、ガントチャートやカンバンボードを使って、プロジェクト全体の流れを視覚的に把握できるため、遅延リスクを早期に発見できるでしょう。また、課題ごとにコメントやファイルを添付できるので、関連情報が散逸せず、後から見返すときにも便利です。メンバー間での情報共有がスムーズになり、認識のズレを防げる点も魅力といえます。
さらに、Wikiやファイル管理機能も備わっているため、プロジェクトドキュメントを集約して管理できます。デジタル化プロジェクトのように複数のタスクが並行する場面で、特に威力を発揮するツールです。
出典参照：タスクを可視化し一元管理チームで使うならBacklog｜株式会社ヌーラボ
freee人事労務｜勤怠・給与・入退社手続きをデジタル化
freee人事労務は、勤怠管理から給与計算、入退社手続きまでを自動化できるクラウド型人事労務ツールです。紙やExcelでの管理から脱却し、人事業務全体をデジタル化することで、担当者の負担を軽減できます。
例えば、勤怠データが自動的に給与計算に反映されるため、転記ミスや計算ミスを防げるでしょう。また、年末調整や社会保険の手続きもシステム上で完結するため、煩雑な書類作業が不要になります。従業員側もスマートフォンから勤怠打刻や各種申請ができるため、利便性が高まり、問い合わせ対応の手間も減少するはずです。
さらに、労務関連の法改正にも自動で対応してくれるため、常に最新の基準で業務を進められます。人事労務のデジタル化は、管理部門のリソース不足を解消する有効な手段となるでしょう。
出典参照：freee人事労務 シェアNo.1の労務管理システム｜フリー株式会社
デジタル化推進の対応は『CLOUD BUDDY』へご相談ください
デジタル化の推進には専門的な知識と豊富な経験が求められますが、社内にそうした人材が不足している企業も少なくありません。
『CLOUD BUDDY』は、クラウドツールの導入から運用支援まで、デジタル化に関する幅広いサービスを提供しています。単なるツール導入だけでなく、貴社の課題をヒアリングした上で、最適なソリューションを提案し、導入後の定着化までサポートいたします。
また、継続的な運用支援により、社内担当者の負担を軽減しながら、安定したシステム運用を実現できます。デジタル化推進のパートナーとして、『CLOUD BUDDY』の活用をご検討ください。
まとめ｜デジタル化推進のために最適な支援を活用しよう
デジタル化推進における担当リソース不足は、多くの企業が直面する共通の課題です。しかし、業務の優先度整理や外部専門家の活用、社員教育といった対策を講じることで、限られたリソースでも着実に前進できます。また、適切なツールを導入すれば、業務効率化とプロジェクト管理の質を同時に高められるでしょう。
自社だけで解決が難しい場合は、専門パートナーの力を借りることも有効な選択肢となります。最適な支援を活用しながら、デジタル化を成功へと導いていきましょう。
