企業の業務プロセスには、長年の慣習で非効率な手順が残っていたり、部門ごとに異なるやり方で同じ作業をしていたりする状況が多く見られます。紙の書類が行き交い、承認に時間がかかり、どこでボトルネックが発生しているのか把握できていますか。
デジタル化が進む現代において、こうした非効率な業務フローは企業の競争力を大きく損なう要因となっています。業務フローを可視化し、デジタル技術を活用して最適化することで、作業時間の削減や品質の向上、柔軟な業務体制の構築が可能になります。
本記事では、デジタル業務フロー最適化の必要性とメリット、実際に導入する際の注意点、役立つツールの具体例を詳しく解説します。業務効率化を推進し、組織の生産性を高めたい経営者や業務改善担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
デジタル業務フロー最適化の必要性
企業を取り巻く環境が急速に変化する中で、業務フローの最適化は競争力を維持するために不可欠な取り組みとなっています。従来のアナログな業務プロセスでは、スピードや柔軟性の面で限界があり、組織の成長を阻害する要因になりかねません。
デジタル技術を活用して業務フローを最適化すれば、これまで見えなかった課題を発見し、効率的な業務体制を構築できます。業務の可視化、自動化、標準化を進めることで、組織全体の生産性が向上し、持続的な成長が実現できるでしょう。
業務を可視化して改善点を発見できる
デジタル業務フロー最適化の第一歩は、現状の業務プロセスを可視化することです。誰がどのような作業をしているのか、どこで時間がかかっているのか、承認フローがどのように流れているのかを明確にします。
業務フロー図やプロセスマップを作成すれば、複雑に絡み合った業務の全体像が見えてきます。可視化によって、重複している作業や不要な承認ステップ、ボトルネックとなっている工程を発見できるでしょう。
デジタルツールを活用すれば、リアルタイムで業務の進捗状況を把握できます。各工程にどれだけ時間がかかっているか、どこで滞留が発生しているかをデータとして蓄積し、分析できます。
可視化されたデータに基づいて改善策を検討すれば、効果的な施策を打てます。
自動化で作業時間を削減できる
業務フローをデジタル化すれば、繰り返し発生する定型作業を自動化できます。データ入力、転記作業、承認依頼の送信、リマインドメールの配信など、ルールが明確な業務は自動化に適しています。
例えば、経費精算の承認フローを自動化すれば、申請から承認、経理処理までの一連の流れがシステム上で完結します。担当者は手作業でデータを転記したり、承認者にメールを送ったりする必要がなくなります。
自動化によって、人が行っていた作業時間を大幅に削減できます。削減された時間は、より付加価値の高い業務に振り向けられるでしょう。
夜間や休日でもシステムが稼働するため、業務のスピードも向上します。人の手を介さずに処理が進むことで、24時間365日対応できる体制が構築できるでしょう。
業務品質を安定させる仕組みを構築する
デジタル化された業務フローでは、標準化されたプロセスに沿って作業が進みます。誰が担当しても同じ手順で業務を遂行できるため、品質のバラつきを抑えられます。システムによるチェック機能を組み込めば、入力ミスや記入漏れを防げます。必須項目が未入力の場合は次の工程に進めない仕組みや、異常値を自動検出する機能を設定できるでしょう。
承認ルートも明確になり、誰がいつ承認したかの記録が残ります。証跡管理が徹底されることで、コンプライアンス面でも安心です。業務の属人化も解消されます。特定の担当者にしか分からない処理方法がなくなり、組織全体で業務をカバーできる体制が整うでしょう。
デジタル業務フロー最適化のメリット
デジタル業務フロー最適化は、単なる効率化にとどまらず、組織全体に多くのメリットをもたらします。作業時間の削減やミスの防止だけでなく、変化に強い柔軟な組織作りにもつながるかもしれません。
具体的にどのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。
作業効率を大幅に向上できる
デジタル業務フロー最適化により、作業効率は劇的に向上します。紙の書類を探す時間、手書きで記入する時間、承認者を探して押印をもらう時間など、これまで当たり前に費やしていた時間が不要になります。システム上で検索機能を使えば、必要な情報に瞬時にアクセスできます。過去の申請書や承認履歴を探すのに何時間もかける必要はなくなるでしょう。
複数のシステム間でデータ連携ができれば、同じ情報を何度も入力する手間も省けます。1つのシステムに入力したデータが、他のシステムにも自動的に反映される仕組みを構築できます。モバイルデバイスからもアクセスできるようになれば、場所を選ばず業務を進められます。出張中や在宅勤務中でも、スムーズに承認や確認作業ができるでしょう。
ヒューマンエラーを削減できる
人の手による作業には、どうしてもミスが発生します。デジタル化によって、こうしたヒューマンエラーを大幅に削減できるでしょう。データの転記ミスや計算ミスは、システムによる自動処理で防げます。手入力が必要な箇所でも、入力規則や妥当性チェックを設定すれば、誤った値の入力を防止できるでしょう。
承認漏れや対応忘れも、システムのアラート機能で防げます。期限が近づいたタスクを自動的に通知したり、未処理の案件を一覧表示したりする機能を活用できます。過去のデータに基づいた自動チェック機能も有効です。前回と大きく異なる数値が入力された場合に警告を表示するなど、異常値を早期に発見できる仕組みを構築できます。
ミスが減ることで、修正作業に費やす時間も削減されます。最初から正確な処理ができるため、業務全体の効率が向上するでしょう。
変化に強い業務体制を構築できる
デジタル化された業務フローは、変化への適応力が高いという特徴があります。市場環境の変化や組織の成長に応じて、柔軟に業務プロセスを調整できます。新しい承認ルートの追加や変更も、システム上で簡単に設定できます。組織改編があった場合でも、迅速に業務フローを更新できるでしょう。
リモートワークや在宅勤務にも対応しやすくなります。クラウド型のシステムを活用すれば、場所に依存しない業務体制を構築できるでしょう。急な業務量の増加にも対応できます。システムの処理能力を拡張したり、外部リソースを活用したりすることで、柔軟にキャパシティを調整できるでしょう。
データの蓄積と分析により、継続的な改善も可能になります。業務実績を可視化し、PDCAサイクルを回すことで、常に最適な業務フローを維持できるでしょう。
デジタル業務フロー最適化の注意点
デジタル業務フロー最適化を成功させるには、いくつかの重要なポイントに注意が必要です。適切な準備と計画なしに進めると、かえって業務が混乱したり、期待した効果が得られなかったりするリスクがあります。
導入前に押さえるべき注意点を確認しておきましょう。
現場の業務実態を正確に把握する
デジタル業務フロー最適化を進める際、最も重要なのは現場の業務実態を正確に把握することです。経営層や管理部門が考える理想的な業務フローと、実際に現場で行われている業務には、しばしば乖離があります。
現場の担当者にヒアリングを行い、実際の作業手順や課題を丁寧に聞き取ることが必要です。業務マニュアルには記載されていない例外処理や、暗黙のルールも把握しなければなりません。
トップダウンで最適化を進めると、現場の実情に合わない仕組みになってしまいます。現場の声を反映させながら、一緒に最適な業務フローを設計することが重要です。
導入後も現場からのフィードバックを継続的に収集し、改善を重ねる姿勢が求められます。現場が使いやすいシステムでなければ、定着しないでしょう。
既存システムとの連携可否を確認する
新しいツールやシステムを導入する際は、既存のシステムとの連携可否を事前に確認することが重要です。独立したシステムを増やすだけでは、かえって業務が煩雑になる恐れがあります。
既存の基幹システムや業務システムとデータ連携ができるかを確認しましょう。API連携やデータ出力入力の機能があるか、どの程度のカスタマイズが可能かを検討する必要があります。
システム間でデータの重複入力が発生すると、効率化の効果が薄れてしまいます。可能な限りシームレスな連携を実現し、データの一元管理を目指すべきです。
既存システムのリプレイス時期も考慮に入れましょう。近い将来に更新予定があるなら、それを見越した選定が必要になります。
IT部門や情報システム部門と連携し、技術的な実現可能性を確認することも大切です。
情報セキュリティ対策を強化する
業務をデジタル化すると、情報がシステム上に集約されるため、セキュリティ対策の重要性が増します。適切な対策を講じなければ、情報漏洩や不正アクセスのリスクが高まりかね化線。
導入するツールやシステムのセキュリティ機能を確認しましょう。データの暗号化、アクセス権限の設定、ログの記録など、基本的なセキュリティ機能が備わっているかをチェックします。
利用者の権限管理も重要です。誰がどのデータにアクセスできるか、どの操作が許可されているかを適切に設定する必要があります。クラウドサービスを利用する場合は、データの保存場所や管理体制を確認しましょう。プライバシーマークやISO27001などの認証を取得しているサービスを選ぶと安心です。
社員へのセキュリティ教育も欠かせません。パスワード管理やフィッシング詐欺への注意など、基本的なセキュリティ意識を高める取り組みを行いましょう。
デジタル業務フロー最適化に役立つツール例
デジタル業務フロー最適化を実現するためのツールは数多く存在します。自社の課題や目的に合わせて、最適なツールを選定することが重要です。
ここでは、業務フロー最適化に役立つ代表的なツールを紹介します。
ジョブカンワークフロー｜申請・承認業務をオンライン化し、バラつきがちな紙・メール運用を標準化
ジョブカンワークフローは、各種申請や承認業務をオンライン化できるクラウド型のワークフローシステムです。経費精算、休暇申請、稟議書、契約書承認など、様々な申請業務をペーパーレスで処理できます。
直感的な操作画面で、ITに詳しくない社員でも簡単に利用できる点が特徴です。スマートフォンアプリにも対応しており、外出先からでも申請や承認が行えます。
承認フローは組織構造に合わせて柔軟に設定でき、条件分岐や代理承認にも対応しています。承認状況がリアルタイムで可視化されるため、どこで処理が止まっているかも一目で分かります。
ジョブカンシリーズの他製品と連携すれば、勤怠管理や経費精算のデータをシームレスに活用できます。
出典参照：申請・承認にかかる時間を約１／３に削減｜株式会社DONUTS
Tableau｜大量の業務データを可視化し、ボトルネックや課題を発見しやすくするBI・分析プラットフォーム
Tableauは、企業が保有する様々なデータを可視化し、分析できるBIツールです。業務システムに蓄積されたデータを統合し、直感的なダッシュボードやグラフで表示できます。
複雑なデータ分析の知識がなくても、ドラッグアンドドロップの操作で分かりやすいビジュアル表現を作成できる点が魅力です。業務の進捗状況や処理時間、エラー発生率などをリアルタイムで監視できます。
業務フローのどこにボトルネックがあるのか、どの工程で時間がかかっているのかを可視化すれば、改善すべきポイントが明確になるでしょう。部門別、担当者別の分析も可能で、組織全体の生産性向上に役立ちます。
データに基づいた意思決定を支援し、継続的な業務改善を実現できるツールです。
出典参照：BI と分析のためのソフトウェア｜株式会社セールスフォース・ジャパン
kintone｜現場で使われる業務データを一元管理し、ワークフローを可視化・自動化
kintoneは、業務アプリを簡単に作成できるクラウドサービスです。プログラミングの知識がなくても、現場のニーズに合わせたアプリケーションを構築できます。
顧客管理、案件管理、タスク管理、日報管理など、様々な業務データを一元管理できるのが特徴です。アプリ間でデータを連携させることで、業務フロー全体を可視化できます。
承認フローの設定も可能で、申請から承認までのプロセスをシステム化できます。コメント機能やファイル共有機能も備わっており、チーム内のコミュニケーションも円滑になるでしょう。
モバイルアプリにも対応しており、外出先からでもデータの確認や更新が行えます。API連携により外部システムとの連携も可能で、拡張性の高いプラットフォームといえます。
出典参照：業務のシステム化や効率化を実現するアプリが「シュシュッと」つくれるノーコードツール｜サイボウズ株式会社
デジタル業務フロー最適化は『CLOUD BUDDY』へご相談ください
デジタル業務フロー最適化をお考えなら、『CLOUD BUDDY』にご相談ください。
『CLOUD BUDDY』は、企業の業務フロー最適化を支援するサービスを提供しており、豊富な実績と経験を持っています。現状の業務プロセスを分析し、最適なデジタル化の方針をご提案します。
ツールの選定から導入、運用サポートまで、一貫してサポートできます。現場の声を大切にしながら、実効性の高い最適化を実現するのが私たちの強みです。
まずはお気軽にご相談いただき、現在の業務フローの課題をお聞かせください。
まとめ｜デジタル業務フロー最適化で効率化を進めよう
デジタル業務フロー最適化は、企業の競争力を高めるために不可欠な取り組みです。業務の可視化により改善点を発見し、自動化によって作業時間を削減し、標準化によって品質を安定させられます。
作業効率の向上、ヒューマンエラーの削減、変化に強い業務体制の構築といった多くのメリットがあります。導入時には、現場の業務実態の把握、既存システムとの連携確認、情報セキュリティ対策の強化が重要となります。
ジョブカンワークフロー、Tableau、kintoneなど、目的に応じた適切なツールを活用すれば、効果的な最適化を実現できるでしょう。デジタル業務フロー最適化で、組織の生産性を高め、持続的な成長を目指しましょう。
