企業の管理部門では、経理や人事、総務といった業務が日々発生し、担当者は膨大なルーティンワークに追われています。月末の締め作業や給与計算、契約書管理など、期限が決まった業務が重なると、残業が続き、ミスのリスクも高まっていませんか。
多くの企業では、管理部門の業務が特定の担当者に集中しており、その人が不在になると業務が停滞してしまう脆弱な体制になっています。本来注力すべき戦略的な業務や、組織全体の効率化に向けた取り組みに時間を割けない状況が続いています。
本記事では、管理部門が抱える業務負荷と非効率の現状を明らかにし、外部委託を活用した業務改善の方法を詳しく解説します。外部委託を戦略的に活用すれば、定型業務から解放され、管理部門の本来の役割である経営支援機能を強化できるようになります。
具体的な委託業務の例や導入のメリットも紹介しますので、管理部門の効率化と働き方改革を目指す経営者や管理部門責任者の方は、ぜひ参考にしてください。
管理部門が抱える業務負荷と非効率の現状
管理部門は企業の基盤を支える重要な役割を担っていますが、多くの企業で業務負荷と非効率に悩まされています。
経理、人事、総務といった機能は、日々発生する定型業務に加え、法令対応や制度変更への対応など、専門知識が求められる業務も多数抱えています。限られた人員でこれらすべてをカバーしなければならず、担当者の負担は年々増加しているといえるでしょう。
管理部門の非効率は、組織全体の生産性低下にもつながります。適切な業務改善を行わなければ、優秀な人材の流出や、企業のコンプライアンスリスクを招く恐れもあるでしょう。
経理・総務・人事のルーティン業務が膨大
管理部門では、毎日、毎週、毎月と決まったサイクルで発生するルーティン業務が膨大にあります。
経理部門では、請求書の処理、経費精算の確認、入出金管理、仕訳入力、月次決算処理など、日々継続的に処理すべき業務が発生します。期限が決まっているため、後回しにできず、常に時間に追われる状況になりかねません。
人事部門では、勤怠管理、給与計算、社会保険手続き、入退社手続きなど、従業員に関わる様々な業務を正確に処理しなければなりません。1つのミスが従業員の生活に直接影響するため、慎重な確認作業も必要になります。
総務部門では、備品管理、施設管理、契約書管理、株主総会の運営など、多岐にわたる業務を担当します。社内からの問い合わせ対応や突発的な依頼も多く、計画的に業務を進めることが難しい状況です。
これらのルーティン業務は、一つひとつは単純に見えても、積み重なると膨大な時間を消費します。管理部門の担当者は、こうした定型業務に追われ、本来取り組むべき業務改善や戦略的な施策に時間を割けていないのが現状でしょう。
属人化による業務停滞とミスのリスク
管理部門の業務は専門性が高く、長年同じ担当者が業務を担当することで属人化が進みやすい特徴があります。
特定の担当者だけが知っている処理方法や、その人にしか分からないシステムの使い方が蓄積されていきます。業務マニュアルが存在しても、実際の運用における細かな判断基準や例外処理のノウハウは文書化されていないことが多いです。
属人化が進むと、担当者が休暇や病気で不在になった際に、業務が完全に停滞してしまいます。代わりの担当者を立てようとしても、引き継ぎに時間がかかり、すぐには対応できません。担当者の退職時には、引き継ぎが不十分なまま業務が移管され、新しい担当者が手探りで業務を進めることになります。その過程でミスが発生しやすく、取引先や従業員に迷惑をかけるリスクも高まるでしょう。
属人化は、業務の品質を担保できない不安定な状態を生み出します。組織として管理部門の機能を安定的に維持するには、業務の標準化と複数人での対応体制が不可欠です。
業務量の変動で負荷が集中
管理部門の業務には、明確な繁閑の波があります。
経理部門では、月末月初の締め作業、四半期決算、年度決算のタイミングで業務が集中します。通常期の2倍から3倍の業務量になることも珍しくなく、残業時間が大幅に増加するでしょう。
人事部門では、入社や退社が多い時期、給与改定の時期、年末調整の時期などに業務が集中します。新卒採用のシーズンには、採用業務と通常業務を並行して進めなければなりません。
総務部門では、株主総会の準備期間や、オフィス移転、システム更新といったプロジェクトが発生すると、一時的に業務量が急増します。これらは予定されているものもあれば、突発的に発生するものもあるでしょう。
繁忙期に合わせて人員を配置すれば、閑散期には過剰人員となりコスト効率が悪くなります。かといって、閑散期に合わせれば、繁忙期に対応できず業務が破綻してしまいます。業務量の変動に柔軟に対応できる体制を構築することが、管理部門の安定運営には欠かせません。
社員が本来業務に集中できない
管理部門の担当者は、日々のルーティン業務に時間を取られ、本来注力すべき戦略的な業務に集中できていません。
経理部門であれば、財務分析や予算管理、経営層への提案といった付加価値の高い業務に時間を使うべきです。しかし、実際には伝票入力や支払処理といった事務作業に大半の時間を費やしています。
人事部門であれば、人材育成計画の立案や、組織開発、従業員エンゲージメント向上施策の企画などが重要な役割です。しかし、給与計算や社会保険手続きといった定型業務に追われ、戦略的な人事施策に着手できていないのが実情でしょう。
総務部門も同様に、業務プロセスの改善やコスト削減施策、リスク管理体制の強化といった全社的な課題に取り組むべきです。しかし、日常的な問い合わせ対応や契約書の管理に時間を取られています。
管理部門が本来の役割を果たせなければ、企業全体の競争力も低下します。定型業務から解放され、戦略的な業務に集中できる環境を整えることが、組織の持続的な成長には不可欠だといえるでしょう。
外部委託が考えられる管理部門の業務例
管理部門の業務の中には、外部委託に適したものが数多くあります。
定型的な業務や専門性の高い業務を外部の専門家に委託すれば、社内の担当者は戦略的な業務に集中できるようになります。どのような業務が委託可能なのかを理解し、自社に最適な委託範囲を検討することが重要です。
各領域において、外部委託を活用できる具体的な業務を見ていきましょう。
経理・財務領域で委託可能な定型処理業務
経理・財務領域では、多くの定型処理業務を外部委託できます。
伝票入力や仕訳処理は、最も一般的な委託業務の1つです。請求書や領収書の内容をシステムに入力し、適切な勘定科目に仕訳する作業は、ルールが明確であれば外部でも十分に対応できます。大量の伝票処理を外部に委託すれば、社内担当者の負担を大きく軽減できるでしょう。
経費精算の処理も委託に適しています。従業員から提出された経費申請の内容確認、承認フローの管理、精算処理までを一貫して委託できます。規程に基づいた確認作業を外部の専門スタッフに任せれば、正確性も向上するでしょう。
請求書の発行や入金管理も、外部委託の対象となります。取引先ごとの請求書を作成し、発送し、入金を確認してシステムに記録する一連の業務を委託できます。売掛金の回収状況を定期的にレポートしてもらえば、社内での管理もしやすくなるでしょう。
人事・労務領域で負荷軽減につながる業務
人事・労務領域でも、外部委託によって負荷を軽減できる業務が多数あります。
社会保険手続きは、専門知識が必要でありながら定型的な業務のため、外部委託に適しています。入退社時の資格取得・喪失手続き、扶養家族の異動届、産休育休の手続きなど、様々な届出を社会保険労務士に委託できます。法改正への対応も委託先が行ってくれるため、常に最新の法令に準拠した処理が可能です。
勤怠管理の集計業務も委託できます。タイムカードや勤怠システムのデータを集計し、残業時間や有給休暇の取得状況を整理する作業を外部に任せられます。労働時間の異常値チェックや、36協定の上限管理なども併せて委託すれば、コンプライアンス面でも安心でしょう。
採用活動の一部も外部委託の対象です。求人媒体への掲載、応募者管理、面接日程の調整、応募書類のスクリーニングなど、採用プロセスの事務的な部分を委託できます。採用代行サービスを活用すれば、社内の人事担当者は候補者との面談や評価といったコア業務に集中できます。
総務・法務領域で外部プロフェッショナルが活用できる分野
総務・法務領域では、専門的な知識が求められる業務が多く、外部のプロフェッショナルを活用できる場面が多数あります。
契約書のレビューは、弁護士や法務コンサルタントに委託できる代表的な業務です。取引契約、業務委託契約、秘密保持契約など、様々な契約書の法的リスクをチェックしてもらえます。専門家の視点から修正提案を受けられるため、法的トラブルを未然に防げるでしょう。
株主総会の運営支援も、外部の専門会社に委託できます。招集通知の作成、会場設営、当日の運営サポート、議事録の作成まで、一連の業務を委託できます。法令に準拠した適切な運営を実現でき、社内の負担も大幅に軽減されるでしょう。
知的財産の管理も、弁理士や特許事務所に委託できる領域です。商標登録の出願、特許の管理、他社の権利侵害の調査など、専門知識が必要な業務を外部の専門家に任せられます。自社で専門人材を雇用するよりも、コスト効率が良い場合も多いでしょう。
ファシリティマネジメントも、外部の専門会社を活用できます。オフィスの清掃、設備の保守点検、備品の調達管理など、施設運営に関わる業務を包括的に委託できます。専門業者のノウハウを活用すれば、コスト削減や業務効率化も実現できます。
外部委託による管理部門の業務改善のメリット
管理部門の業務を外部委託することで、様々なメリットが得られます。
単なる人手不足の解消や コスト削減だけでなく、業務品質の向上や組織全体の効率化にもつながるでしょう。外部委託を戦略的に活用すれば、管理部門の機能を強化し、企業の競争力向上に貢献できます。
具体的にどのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。
定型業務を専門スタッフに任せて効率化できる
外部委託の大きなメリットは、定型業務を専門スタッフに任せて効率化できることです。
BPOサービスや業務委託会社には、特定の業務に特化した経験豊富なスタッフが多数在籍しています。毎日同じような業務を処理しているため、作業スピードも速く、品質も安定しています。社内で一から担当者を育成するよりも、すでに習熟した外部スタッフを活用する方が、短期間で効率化を実現できます。最新のツールやシステムを活用した効率的な作業手順も、委託先が確立しているでしょう。
複数人でのチェック体制も整っているため、ミスの発生率も低く抑えられます。万が一ミスが発生した場合の対応手順も明確で、迅速に修正できる体制があります。社内の担当者は、定型業務から解放され、より付加価値の高い業務に時間を使えるようになります。経営分析、業務改善提案、戦略立案など、専門性を活かせる業務に集中できれば、組織全体の生産性が向上するでしょう。
属人化の解消と標準化によって安定的に運用できる
外部委託を導入する過程で、業務の標準化が自然と進みます。
委託先に業務を引き継ぐには、作業手順や判断基準を明確に文書化する必要があるからです。これまで特定の担当者の頭の中にしかなかった暗黙知が、可視化され共有可能な形になります。
標準化された業務手順があれば、誰が担当しても同じ品質で業務を遂行できるようになります。社内の担当者が交代しても、外部委託先が業務を継続してくれるため、業務が停滞するリスクも軽減されるでしょう。
委託先は複数のクライアントに同様のサービスを提供しているため、業界のベストプラクティスを持っています。その知見を取り入れることで、自社の業務プロセスを改善できる機会にもなるでしょう。
業務が標準化されれば、新しい社員の教育もスムーズになります。明確な手順書とマニュアルがあることで、育成にかかる時間とコストを削減できるでしょう。属人化の解消は、組織の持続可能性を高める重要な取り組みです。外部委託を活用しながら、安定した管理部門の運営体制を構築できます。
繁忙期や突発業務に柔軟に対応できる
外部委託を活用すれば、業務量の変動に柔軟に対応できます。
管理部門の業務には明確な繁閑があり、繁忙期だけ追加のリソースが必要になることが多いです。その点、外部委託なら必要な時期に必要な分だけサポートを依頼できます。
決算期や年末調整の時期など、一時的に業務量が増える時期だけ委託量を増やせば、社内の担当者の負担を軽減できるでしょう。繁忙期が過ぎれば委託を縮小できるため、無駄なコストを抱え続ける必要もありません。突発的なプロジェクトが発生した場合にも、外部リソースを活用すれば迅速に対応できます。オフィス移転、システム更新、組織再編など、通常業務に加えて特別なプロジェクトが発生しても、外部の専門家のサポートを受けられます。
正社員を増員すると固定費が増加しますが、外部委託なら変動費として管理できます。事業規模や経営環境の変化に応じて、柔軟にコストをコントロールできることは、財務面でも大きなメリットといえるでしょう。
内部統制やコンプライアンス強化につながる
外部委託を活用することで、内部統制やコンプライアンスの強化にもつながります。
専門の委託先は、最新の法令や規制に精通しており、常に適切な対応を行っています。税制改正や労働法の変更があっても、委託先が迅速に対応してくれるため、コンプライアンス違反のリスクを低減できるでしょう。
業務を外部に委託する際には、明確な手順とチェック体制を整備する必要があります。その過程で、内部統制の仕組みが強化され、業務プロセスの透明性も向上するでしょう。
第三者の視点から業務をチェックしてもらえることも、内部統制の観点で重要です。社内だけで業務を完結させていると、慣習的な処理や不適切な手順が見過ごされがちですが、外部の専門家が関与することで、問題点を早期に発見できます。
監査法人や税理士、社会保険労務士といった専門家を活用すれば、専門的な助言も受けられます。適切なガバナンス体制を構築し、企業のリスクを最小化できるでしょう。
管理部門の業務改善は『CLOUD BUDDY』へご相談ください
管理部門の業務改善をお考えなら、『CLOUD BUDDY』にご相談ください。
『CLOUD BUDDY』は、企業の管理部門業務をサポートする外部委託サービスを提供しており、豊富な実績と経験を持っています。お客様の業務内容や課題を丁寧にヒアリングし、最適な業務改善プランをご提案します。経理、人事、総務など、幅広い管理部門の業務に対応できます。経験豊富な専門スタッフが対応するため、高い品質での業務遂行が可能です。
情報セキュリティにも万全の体制を整えており、機密性の高い情報も安心してお任せいただけるでしょう。短期的なスポット対応から、継続的な業務委託まで、柔軟なサービス提供ができます。まずはお気軽にご相談いただき、現在の管理部門の業務状況や課題をお聞かせください。
まとめ｜管理部門の業務改善は外部委託で効率化しよう
管理部門は、膨大なルーティン業務と業務の属人化、業務量の変動といった課題を抱えています。
これらの課題により、担当者は本来注力すべき戦略的な業務に時間を割けず、組織全体の生産性も低下している部分もあるでしょう。外部委託を戦略的に活用すれば、定型業務を専門スタッフに任せて効率化でき、属人化の解消と業務の標準化も実現できます。繁忙期や突発業務にも柔軟に対応でき、内部統制やコンプライアンスの強化にもつながるでしょう。経理・財務、人事・労務、総務・法務の各領域で、委託可能な業務は数多くあります。
自社の状況に応じて最適な委託範囲を検討し、段階的に導入を進めることが成功の鍵です。管理部門の業務改善は、企業の競争力強化に直結する重要な取り組みといえます。外部委託を活用して効率化を実現し、管理部門が本来の役割である経営支援機能を果たせる体制を構築しましょう。
