経理担当者が急な病気や退職、産休・育休などで不在になったとき、業務が止まってしまい困った経験はありませんか。請求書の処理が滞り、支払いが遅れ、取引先からの信用を失うリスクもあります。多くの企業では経理業務が特定の担当者に集中しており、その人が不在になると途端に業務が回らなくなる脆弱な体制になっています。
本記事では、経理担当者が不在になったときに起こる危険と課題を明らかにし、外部リソースを活用した解決策を詳しく解説します。外部リソースを活用することで、担当者の不在時でも経理機能を維持し、業務の継続性を確保できるようになります。
実際に外部リソースを導入して成果を上げている企業の事例も紹介しますので、自社のリスク管理体制を見直すヒントが得られるでしょう。経理業務の属人化や担当者不在時のリスクに不安を感じている経営者や管理部門責任者の方は、ぜひ参考にしてください。
経理担当が不在になると起こる危険と課題
経理担当者の不在は、企業経営に深刻な影響を与える可能性があります。経理業務は日々継続的に発生するものであり、数日でも処理が滞ると業務全体に支障をきたしかねません。
特に中小企業では経理担当者が1人または少数のため、不在時のリスクがより深刻になります。急な病気や事故だけでなく、産休・育休、介護休暇、退職など、担当者が不在になる理由は様々です。
こうした状況に備えた体制を整えておかなければ、企業の信用や経営の安定性が脅かされることになるでしょう。経理担当者の不在がもたらす具体的な危険と課題を理解し、適切な対策を講じることが重要です。
日常処理（入力・支払い）が滞る
経理業務には毎日発生する処理があり、担当者が不在になるとこれらの作業が即座に滞ってしまいます。請求書の受領と入力、経費精算の処理、売掛金の管理、買掛金の支払手続きなど、期限が決まっている業務が多数あります。支払いが遅れれば取引先との信頼関係が損なわれ、今後の取引に悪影響を及ぼすでしょう。
振込手続きが遅れると遅延損害金が発生する可能性もあります。入金確認が遅れれば、売掛金の回収漏れや二重請求といったトラブルにつながることもあります。経費精算が滞ると、従業員の立替金の返済が遅れ、社内の不満が高まります。
日常的な仕訳入力が止まってしまうと、帳簿が最新の状態に更新されず、経営判断に必要な財務データが得られなくなります。これらの日常処理は地味に見えても、企業活動を支える重要な業務であり、停滞は企業運営全体に波及するリスクがあります。
月次・決算処理が進まない
月次決算や年次決算は企業の財務状況を把握し、適切な経営判断を行うために欠かせない業務です。経理担当者が不在の時期に決算時期が重なると、処理が大幅に遅れてしまいます。
月次決算では売上や経費を集計し、試算表を作成して経営層に報告する必要がありますが、担当者がいなければこれらの作業が進みません。経営会議で前月の業績を検討できず、今後の戦略立案に支障をきたすでしょう。四半期決算や年次決算では、さらに複雑な処理が求められます。
固定資産の減価償却計算や引当金の計上、棚卸資産の評価など、専門的な知識が必要な業務が多数あります。税務申告の期限も法律で定められており、遅れれば延滞税などのペナルティが課されます。
監査法人や税理士との連携も必要となるため、担当者不在による遅延は外部にも迷惑をかけることになります。決算処理の遅れは、企業の信用評価にも影響を与える重大な問題です。
属人化によってノウハウが喪失する
経理業務が特定の担当者に長期間集中していると、その人だけが知っている処理方法や判断基準が蓄積されていきます。業務マニュアルが作成されていても、実際の運用における細かなノウハウや例外処理の方法は文書化されていないことが多いでしょう。
担当者が突然不在になると、これらのノウハウにアクセスできなくなり、業務が停滞します。取引先ごとの支払条件や請求書の特殊な形式、社内システムの使い方における注意点など、経験の中で培われた知識は簡単には引き継げません。過去の取引の経緯や会計処理の理由が分からず、正しい判断ができなくなることもあります。担当者が退職してしまった場合には、ノウハウの喪失は永続的なものとなり、業務の質が低下しかねません。
属人化が進んだ状態では、代わりの担当者を用意することも困難になります。新しい担当者を採用しても、引き継ぐべき情報が整理されていなければ、一人前になるまでに長い時間がかかるでしょう。
担当交代時の引き継ぎ負荷がかかる
経理担当者が不在になり、代わりの担当者に業務を引き継ぐ際には、多大な時間と労力が必要になります。経理業務は多岐にわたり、それぞれの業務に固有の手順や注意点があるため、すべてを短期間で引き継ぐことは困難です。引き継ぐ側も通常業務を抱えており、引き継ぎに十分な時間を割けないことが多いでしょう。
急な不在の場合には、引き継ぎの時間がまったく取れないこともあります。引き継ぎが不十分なまま業務を開始すると、ミスや遅延が発生しやすくなり、その修正にさらに時間を取られる悪循環に陥るかもしれません。
また、引き継ぎを受ける側も、慣れない業務に対するストレスや不安を抱えることになります。経理業務は正確性が求められるため、分からないことがあっても気軽に質問できる相手がいない状況では、プレッシャーが大きくなります。引き継ぎ期間中は業務効率が低下し、残業が増えることも避けられません。このように、担当交代時の引き継ぎ負荷は、組織全体の生産性を低下させる要因となるでしょう。
外部リソース活用のメリット
経理担当者の不在リスクに対処するためには、外部リソースの活用が有効です。外部リソースとは、BPOサービスや経理代行サービス、派遣社員など、社外の人材やサービスを活用して経理業務を遂行する方法を指します。外部リソースを活用することで、担当者が不在になっても業務の継続性を確保でき、企業運営の安定性が高まります。
また、業務の標準化や属人化の解消にもつながり、長期的には組織全体の経理機能を強化する効果があります。外部リソースの導入は、単なるリスク対策にとどまらず、経理部門の生産性向上にもつながるでしょう。
短期でも経理機能を止めずに運用できる
外部リソースを活用する最大のメリットは、担当者が不在になっても経理機能を止めずに運用できることです。急な病気や事故で担当者が休む場合でも、外部リソースがすぐに代替要員として機能します。BPOサービスでは経理業務に精通した専門スタッフが待機しており、短期間で業務を引き継ぐことができるでしょう。
日常的な仕訳入力や支払処理、請求書発行などの定型業務は、標準化された手順で進められるため、スムーズな移行が可能です。産休や育休で数か月間担当者が不在になる場合にも、その期間だけ外部リソースを活用することで、業務の空白期間を作らずに済みます。
担当者が退職した場合には、後任者の採用や育成に時間がかかりますが、その間を外部リソースでカバーできます。外部リソースがあることで、経営者は担当者の不在を過度に心配する必要がなくなり、従業員も安心して休暇を取得できるようになります。
内製だけでは不安定な体制になる
経理業務をすべて内製で行う体制には、構造的な脆弱性があります。少人数の担当者だけで業務を回している場合、誰か一人が欠けるだけで機能不全に陥るリスクが常に存在します。複数の担当者を配置できる大企業ならともかく、中小企業では経理担当者が1人または2人というケースも少なくありません。
予算や人員の制約から、余剰人員を確保することも難しいでしょう。内製のみに頼る体制では、繁忙期と閑散期の業務量の差にも対応しにくくなります。繁忙期に合わせて人員を配置すれば、閑散期には過剰人員となり、コスト効率が悪くなります。外部リソースを組み合わせることで、必要なときに必要な分だけリソースを確保できる柔軟な体制が構築できるでしょう。
内製と外部リソースのハイブリッド体制は、コストと安定性のバランスを最適化する方法といえます。完全内製にこだわらず、外部の力を借りることが、持続可能な経理体制を作る鍵となるでしょう。
属人化リスクを軽減できる
外部リソースを活用することで、経理業務の属人化リスクを軽減できます。外部に業務を委託する過程で、業務フローや手順を文書化し、標準化する必要が生じるからです。これまで特定の担当者の頭の中にしかなかった知識やノウハウが、マニュアルや手順書として可視化されます。業務が標準化されることで、誰が担当しても一定の品質で業務を遂行できるようになるでしょう。
外部リソースと社内担当者が協働することで、業務のチェック体制も強化されます。一人だけで業務を完結させるのではなく、複数の目で確認することで、ミスの発見率も向上するでしょう。
外部の専門家の視点から業務プロセスを見直すことで、非効率な作業や不要な手順を削減できることもあります。属人化が解消されると、社内での業務の引き継ぎもスムーズになり、担当者の異動や退職があっても業務が停滞しません。組織としての経理機能が強化され、持続可能な体制が構築できます。
ミス・遅延のリスクを低減できる
経理業務に特化した外部リソースは、豊富な経験と専門知識を持っており、ミスや遅延のリスクを低減できます。BPOサービスを提供する企業では、経理業務の標準的な手順やチェック体制が確立されており、品質管理の仕組みが整っています。複数人でのダブルチェックが行われることで、入力ミスや計算ミスを早期に発見できます。
経理業務では一つのミスが決算書全体に影響を与えることもあるため、こうした品質管理体制は非常に重要です。税制改正や会計基準の変更にも、外部リソースは迅速に対応できます。専門的な知識を持つスタッフが常に最新の情報をキャッチアップしており、コンプライアンス面でも安心できるでしょう。
期限が決まっている業務についても、外部リソースは計画的に処理を進め、遅延を防ぎます。社内の担当者が他の業務に追われて経理処理が後回しになることもありますが、外部リソースは経理業務に専念できるため、スケジュール通りに業務を完了できるでしょう。
外注の導入事例
実際に経理業務の外注を導入して、担当者不在のリスクを解消し、業務改善を実現した企業の事例を紹介します。
それぞれの企業が抱えていた課題と、外注によって得られた成果を見ていきましょう。
事例①マル勝髙田商店｜属人化を解消し、生産性を向上
マル勝髙田商店は、食品卸売業を営む企業です。長年、経理業務を一人のベテラン社員が担当しており、その社員に業務が集中していました。業務が完全に属人化しており、その社員が休暇を取ることも難しい状況でした。高齢化も進んでおり、将来的な後継者の問題も深刻な課題となっていました。
そこで経理業務のBPOサービスを導入し、日常的な仕訳入力や請求書処理を外部に委託することにしました。外部リソースへの業務移管に際して、業務フローの整理と標準化が進みました。これまで暗黙知として存在していた処理方法が文書化され、誰でも理解できる形になりました。ベテラン社員は定型業務から解放され、財務分析や経営サポートといったより付加価値の高い業務に時間を使えるようになりました。
後進の育成にも時間を割けるようになり、組織としての経理機能が強化されました。属人化が解消されたことで、特定の社員に依存しない持続可能な経理体制が構築できました。
出典参照：BPIOサービス導入事例インタビュー：株式会社マル勝髙田商店｜株式会社BPIO
事例②株式会社リンクエッジ｜人手不足を補い業務を効率化へ
株式会社リンクエッジは、IT関連サービスを提供する成長企業です。事業が急速に拡大する中で、経理業務の量も増加していましたが、人手不足により十分な対応ができない状況でした。採用活動を行っても、経理経験者の確保は容易ではなく、業務が滞ることもありました。経理担当者の負担が増加し、残業時間も増えていました。
経理BPOサービスを導入し、経費精算処理や請求書発行業務を外部に委託しました。外部リソースが定型業務を担当することで、社内の担当者は決算業務や予算管理に集中できるようになりました。業務量の増加に対しても、外部リソースを柔軟に活用することで対応できるようになりました。
採用難による人手不足のリスクも軽減され、事業成長に合わせて経理機能をスケールアップできる体制が整いました。担当者の残業時間も削減され、働きやすい環境が実現しました。人手不足という構造的な課題を、外部リソースの活用で解決できた事例といえます。
出典参照：関わる全ての会社に最適なバックオフィス環境を実現するBPOサービス｜株式会社BPIO
事例③株式会社テックビズ｜経理体制を立て直し、業務スピードを改善
株式会社テックビズは、システム開発を手掛ける企業です。経理担当者が突然退職し、後任者が決まらないまま数か月が経過していました。残された社員が慣れない経理業務に対応していましたが、本来の業務との兼務で負担が大きく、処理スピードも遅くなっていました。支払いの遅延や請求書発行の遅れが発生し、取引先からの信頼にも影響が出始めていました。
早急な対策が必要と判断し、経理代行サービスを導入しました。経理の専門家が短期間で業務を引き継ぎ、滞っていた処理を迅速に進めました。支払いや請求のスケジュールも正常化し、取引先との関係も改善されました。
並行して新しい経理担当者の採用活動を進め、採用が決まるまでの間は外部リソースが業務をカバーしました。新しい担当者が入社した後も、外部リソースがサポートすることで、スムーズに業務を引き継ぐことができました。緊急時の対応として外部リソースを活用し、経理体制を立て直すことができた好事例です。
出典参照：ProBPO 財務経理のアウトソーシング – 財務・経理のプロに任せるという選択肢 -｜株式会社PRIMAS
経理業務の外注は『CLOUD BUDDY』へご相談ください
経理業務の外注をお考えなら、『CLOUD BUDDY』にご相談ください。
『CLOUD BUDDY』は、企業の経理業務をサポートする外注サービスを提供しており、豊富な実績と経験を持っています。お客様の業務内容や課題を丁寧にヒアリングし、最適なサポート体制をご提案します。経理業務に精通した専門スタッフが対応するため、高い品質での業務遂行が可能です。
担当者の不在時の緊急対応から、継続的な業務委託まで、柔軟なサービス提供ができます。情報セキュリティにも万全の体制を整えており、機密性の高い財務情報も安心してお任せいただけるでしょう。まずはお気軽にご相談いただき、現在の経理業務における課題や不安をお聞かせください。
まとめ｜経理担当不在時こそ外注でバックオフィスを守ろう
経理担当者が不在になると、日常処理の滞りや決算処理の遅延など、企業運営に深刻な影響が及びます。業務が属人化していれば、ノウハウの喪失や引き継ぎの困難さという問題も発生するでしょう。
外部リソースを活用することで、担当者が不在になっても経理機能を止めずに運用でき、業務の継続性を確保できます。属人化リスクの軽減やミス・遅延の防止といったメリットもあり、組織全体の経理機能が強化されるでしょう。実際の導入事例からも分かるように、外注は緊急時の対応だけでなく、持続可能な経理体制の構築にも貢献します。
内製だけに頼る不安定な体制から脱却し、外部リソースを戦略的に活用することで、安定したバックオフィス機能を実現しましょう。経理担当者の不在リスクに備え、今から外注の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
