管理部門は、経理や労務、総務、法務といった多岐にわたる業務を担当しており、企業運営の基盤を支える重要な役割を果たしています。しかし、業務範囲が広く専門性も高いため、担当者の負担は過度に重くなりがちです。
特に中小企業では、少人数で膨大な業務をこなさなければならず、残業が常態化したり、ミスが発生しやすくなったりする状況に陥っているケースも少なくありません。また、特定の担当者だけが業務を把握している属人化の状態では、その人が休んだり退職したりすると業務が停滞するリスクも抱えています。
本記事では、管理部門の業務が多忙になる構造的な理由を明らかにした上で、外注によって得られる具体的なメリットと、実際に外注を活用して成果を上げた企業の事例を紹介します。記事を読むことで、自社の管理部門の課題を整理し、外注を活用した業務改善の具体的なイメージが掴めるでしょう。管理部門の責任者や経営者は、ぜひ参考にしながら、担当者の負担軽減と業務品質向上を実現する方法を検討してください。
管理部門が多忙になる理由
管理部門の業務が多忙になる背景には、業務の性質や組織体制に起因するいくつかの要因があります。これらの要因が複合的に重なることで、担当者の負担は過度に重くなり、業務効率の低下や品質の低下を招くリスクが高まるでしょう。
ここでは、管理部門が多忙になる主な理由を3つの観点から解説します。自社の状況と照らし合わせながら、どの要因が当てはまるか確認してみてください。
業務範囲が広すぎる
管理部門は、経理や労務、総務、法務、人事といった複数の機能を担当しており、それぞれの業務には高度な専門知識が必要とされます。例えば、経理では会計処理や税務申告、労務では社会保険手続きや給与計算、総務では契約書管理や備品管理といった業務を担当しなければなりません。
これらの業務は性質が異なるため、担当者は常に幅広い知識をアップデートし続ける必要があるでしょう。さらに、法改正や制度変更にも対応しなければならず、学習の負担も増加します。小規模な企業では、これらすべてを少人数でこなさなければならないため、担当者の業務範囲は極めて広くなり、負担が過度に重くなってしまいます。
属人化によって負荷が集中する
管理部門では、特定の担当者が長年同じ業務を担当することで、その人だけが業務の詳細を把握している属人化の状態に陥りやすい傾向があります。業務手順がマニュアル化されていなかったり、社内の独自ルールが暗黙知として個人の頭の中にしか存在していなかったりすると、他のメンバーが代わりに対応することが困難になるでしょう。
特に経理や労務といった専門性の高い業務では、この傾向が顕著に現れます。結果として、担当者は休暇を取ることもままならず、業務が集中し続ける悪循環に陥ります。また、退職時には業務が完全に停滞し、新しい担当者が一から学び直す必要が生じるため、組織全体のリスクとなります。
ミスが許されない領域が多い
管理部門の業務は、法令遵守や正確性が厳しく求められる領域が多く、ミスが発生すると企業に重大な影響を及ぼす可能性があります。例えば、給与計算のミスは従業員の生活に直結し、税務申告のミスは追徴課税や罰則を招くリスクがあるでしょう。
また、社会保険の手続きミスは従業員の不利益につながり、契約書のチェック漏れは法的トラブルに発展する恐れもあります。このように、管理部門の業務は一つひとつが重要であり、担当者は常に緊張感を持って対応しなければなりません。
しかし、業務量が多く時間に追われる状況では、チェック体制が不十分になりがちで、結果としてミスが発生しやすくなります。こうしたプレッシャーが、担当者の精神的な負担をさらに増加させる要因となっています。
管理部門が外注で得られるメリット
管理部門の業務を外注することで、担当者の負担軽減だけでなく、業務品質の向上や組織体制の強化といった多面的なメリットが得られます。外部の専門家を活用することで、社内では対応しきれなかった課題を解決し、より戦略的な業務運営が実現できるでしょう。
ここでは、外注によって得られる主なメリットを4つの観点から詳しく解説します。自社にとってどのメリットが最も重要かを考えながら、読み進めてください。
業務負担の軽減
外注を活用する最も直接的なメリットは、社内の担当者の業務負担を軽減できることです。特に記帳や給与計算、社会保険手続きといった定型的な業務を外注することで、担当者は判断業務や戦略的な業務に時間を使えるようになります。
例えば、経理担当者が日々の記帳業務から解放されれば、資金繰りの計画や経営分析といったより付加価値の高い業務に集中できるでしょう。また、繁忙期や年度末といった業務が集中する時期にも、外注先がサポートしてくれるため、残業時間の削減や担当者のストレス軽減につながります。
さらに、外注を活用することで、社内の人員配置を最適化し、採用や教育にかかるコストを抑えることも実現します。結果として、組織全体の生産性が向上し、企業の成長を支える体制が整うでしょう。
業務の標準化
外注を導入する過程で、業務フローや手順を明文化する必要が生じるため、自然と業務の標準化が進みます。これまで担当者の頭の中にしかなかった暗黙知が、誰でも理解できる形に整理され、組織の共有資産となるでしょう。標準化された業務フローは、新しい担当者が加わった際の教育時間を短縮し、引き継ぎもスムーズにします。
また、外注先は複数の企業の業務を手がけているため、業界のベストプラクティスや効率的な手法を提案してくれることも多いです。こうした知見を取り入れることで、自社の業務プロセスがより洗練され、ミスの削減や処理スピードの向上といった効果も期待できます。
さらに、標準化された業務は、将来的にシステム化や自動化を進める際の土台としても活用でき、継続的な業務改善につながるでしょう。
ミスや遅延を防止
外注先は専門的な知識と経験を持つプロフェッショナルであり、高い品質で業務を遂行してくれます。特に経理や労務といった専門性の高い業務では、法改正や制度変更にも迅速に対応してくれるため、自社で対応するよりもミスのリスクを大幅に低減できるでしょう。
また、多くの外注先ではダブルチェック体制を導入しており、複数の担当者が確認することで、さらに精度の高い業務処理が実現します。加えて、外注先は業務の進捗管理や納期管理を徹底しているため、遅延のリスクも最小限に抑えられます。
例えば、給与計算を外注すれば、支払日に遅れることなく正確な給与が支払われ、従業員の信頼も維持できるでしょう。このように、外注を活用することで、業務品質の安定化とリスク低減が同時に実現します。
スケーラブルな運用
外注を活用することで、事業の成長や業務量の変動に応じて、柔軟にリソースを調整できるスケーラブルな運用が実現します。例えば、繁忙期や決算期といった業務が集中する時期には、一時的に外注先のサポートを増やし、閑散期には最小限のサポートに抑えるといった調整が実施できるでしょう。これにより、固定費を抑えながら、必要なときに必要な分だけリソースを確保できる体制が整います。
また、事業拡大に伴って業務量が増加した場合にも、新たに人員を採用する必要がなく、外注先のサービスを拡大することで対応できます。さらに、外注先は複数のクライアントを抱えているため、急な依頼にも対応できる体制を持っていることが多いです。このような柔軟性は、変化の激しいビジネス環境において、企業の競争力を維持するための重要な要素となるでしょう。
導入企業の事例
実際に管理部門の業務を外注し、担当者の負担軽減や業務品質の向上を実現した企業の事例を紹介します。
それぞれの企業が抱えていた課題と、外注によってどのような成果を得られたのかを具体的に見ていきましょう。これらの事例を参考にすることで、自社での外注活用のイメージがより明確になるはずです。
事例①株式会社パリミキ｜経理・バックオフィス業務をアウトソーシングして属人化解消
眼鏡の製造・販売を手がける株式会社パリミキでは、経理やバックオフィス業務が特定の担当者に依存する属人化の状態に陥っていました。担当者の高齢化や退職リスクが顕在化する中で、業務の継続性を確保することが喫緊の課題となっていました。
そこで、経理業務や請求書処理、データ入力といったバックオフィス業務を外部の専門サービスに委託することを決断しました。外注先は業務フローを詳細にヒアリングし、標準化されたマニュアルを作成した上で、段階的に業務を引き継いでいきました。結果として、属人化が解消され、複数の担当者で業務を分担できる体制が整ったといいます。
また、外注先からの業務改善提案により、処理スピードも向上し、月次決算の早期化も実現しました。社内の担当者は、より戦略的な財務分析や予算管理といった業務に時間を割けるようになり、経営への貢献度も高まったとのことです。
出典参照：株式会社パリミキ様 – 事例紹介｜芙蓉アウトソーシング＆コンサルティング株式会社
事例②アメアスポーツジャパン株式会社｜勤怠管理・給与計算を一括外注で負荷軽減
スポーツ用品の輸入・販売を行うアメアスポーツジャパン株式会社では、勤怠管理から給与計算までを社内で対応していましたが、従業員数の増加に伴い、担当者の負担が限界に達していました。特に毎月の給与計算期間には、残業が常態化し、ミスのリスクも高まっていたといいます。
そこで、勤怠管理システムの導入と給与計算業務の外注を同時に実施することで、業務の効率化を図りました。外注先は勤怠データを自動的に取り込み、正確な給与計算を実施してくれるため、担当者の作業時間は大幅に削減されました。
また、法改正への対応や年末調整といった専門的な業務も外注先が担当してくれるため、社内での学習負担も軽減されたとのことです。結果として、担当者は採用活動や従業員のキャリア支援といった、より重要度の高い人事業務に集中できるようになり、組織全体の生産性が向上しました。
出典参照：アメアスポーツジャパン株式会社様 – 事例紹介｜芙蓉アウトソーシング＆コンサルティング株式会社
事例③国分中部株式会社｜バックオフィス業務アウトソーシングで人員最適化
食品卸売業を営む国分中部株式会社では、バックオフィス業務を担当する部門の人員配置に課題を抱えていました。業務量に対して人員が過剰な部分と不足している部分が混在しており、組織全体の効率が低下していました。そこで、定型的なバックオフィス業務を外注し、社内の人員を再配置することで、組織の最適化を図りました。
具体的には、データ入力や書類整理、問い合わせ対応の一次受付といった業務を外注し、社内の担当者はより付加価値の高い業務に専念できる体制を構築しました。外注先は業務の進捗状況を可視化し、定期的にレポートを提供してくれたため、管理職は業務の状況を把握しやすくなったといいます。
結果として、人員配置の最適化が進み、固定費の削減と業務品質の向上を同時に実現しました。また、社員のモチベーション向上にもつながり、離職率の低下という副次的な効果も得られたとのことです。
出典参照：派遣から業務委託に切り替え。人員は半分に削減でき、社員の負担も減少！｜パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社
管理部門の業務の外注は『CLOUD BUDDY』へご相談ください
管理部門の業務外注を検討しているなら、『CLOUD BUDDY』へご相談ください。
『CLOUD BUDDY』は、経理や労務、総務といった幅広いバックオフィス業務に対応しており、企業ごとの課題に合わせた最適なソリューションを提案します。業務の棚卸しから標準化、実務代行までをワンストップでサポートできるため、複数の外注先を管理する手間もかかりません。
また、専門知識を持つスタッフが法改正や制度変更にも迅速に対応し、高い品質で業務を遂行してくれるため、安心して任せられるでしょう。クラウドツールを活用した情報共有により、リアルタイムで業務の進捗を確認できる環境も整っています。まずは無料相談で、自社の管理部門が抱える課題や外注の可能性について気軽に相談してみてください。
まとめ｜管理部門の負荷を減らすために外注を活用しよう
管理部門の業務は範囲が広く専門性も高いため、担当者の負担は過度に重くなりがちです。属人化やミスのリスクといった課題も抱えており、放置すると組織全体の効率低下や品質低下を招く恐れがあるでしょう。外注を活用することで、業務負担の軽減だけでなく、業務の標準化やミス防止、スケーラブルな運用といった多面的なメリットが得られます。
実際に外注を導入した企業の事例を見ても、属人化の解消や業務時間の削減、人員配置の最適化といった成果が出ています。管理部門の業務を外注することは、単なるコスト削減ではなく、企業の成長を支える戦略的な投資といえるでしょう。自社の状況を見極めながら、外注を活用した業務改善に取り組んでいきましょう。
