従業員が少ない小規模会社では、限られた人員で幅広い業務をこなさなければなりません。そのため、経理や労務、総務といった事務作業に時間を取られ、本来注力すべき営業活動や商品開発に手が回らないという悩みを抱える経営者は多いでしょう。また、特定の担当者だけが業務を把握している属人化の状態では、急な休暇や退職時に業務が停滞するリスクも高まります。こうした課題を解決する手段として、事務作業の外注が注目されています。
本記事では、小規模会社が事務作業を外注する背景や、外注に適した業務の種類、実際に外注を活用して成果を上げた企業の事例を紹介します。記事を読むことで、自社の業務効率化に向けた具体的なアクションが見えてくるでしょう。外注を検討している経営者や管理部門の担当者は、ぜひ参考にしてください。
小規模会社で事務作業が外注される背景
小規模会社において事務作業の外注が進んでいる背景には、人材不足や業務の複雑化といった構造的な課題があります。経営資源が限られる中で、社内だけですべての業務を完結させることが難しくなっているためです。
ここでは、外注が選ばれる主な理由を5つの観点から解説します。それぞれの背景を理解することで、自社にとって外注がどのような価値を持つのかが明確になるでしょう。
人手不足が慢性化し、本業に割ける時間が減っている
少子高齢化や働き方の多様化により、小規模会社が優秀な人材を確保することは年々難しくなっています。特に事務職は採用市場での競争が激しく、求人を出しても応募が集まらないケースが少なくありません。結果として、既存の社員が複数の役割を兼務せざるを得なくなり、本来力を入れるべき営業活動や顧客対応に時間を割けなくなります。
このような状況では、外部の専門家に事務作業を委託することで、社内のリソースを本業に集中させられるでしょう。外注は単なるコスト削減ではなく、経営戦略としての意味を持ちます。
属人化でミスや遅延が起きやすくなる
小規模会社では、特定の社員だけが特定の業務を担当する属人化が進みやすい傾向にあります。例えば、経理業務を1人の担当者が長年担当している場合、その人が休暇を取ったり退職したりすると、業務が滞ってしまうリスクが生じます。
また、引き継ぎが不十分だと、新しい担当者がミスを繰り返したり、対応が遅れたりする可能性も高まるでしょう。外注を活用すれば、業務フローが標準化され、複数の担当者で作業を分担できる体制が整います。これにより、特定の個人に依存しない安定した業務運営が実現します。
業務範囲が広い管理部門の負荷が限界に達する
小規模会社の管理部門は、経理や労務、総務、法務といった多岐にわたる業務を少人数で担当しているケースがほとんどです。それぞれの業務には専門知識が必要であり、担当者は常に学習と対応に追われます。特に年末調整や決算期など、業務が集中する時期には、残業が常態化し、担当者の負担は限界に達するでしょう。
このような状況では、業務の一部を外注することで、社員の負担を軽減し、より戦略的な業務に時間を使えるようになります。外注先の専門家に任せることで、品質の向上も期待できます。
小規模会社に多い「突発作業」と外注の相性が良い
小規模会社では、予期せぬトラブルや急な案件対応が発生することが珍しくありません。例えば、取引先からの急な問い合わせ対応や、新規プロジェクトに伴う契約書の作成などが挙げられます。こうした突発的な作業は、通常業務と並行して進める必要があるため、社内のリソースだけでは対応しきれない場合があるでしょう。
外注を活用すれば、必要なときに必要な分だけ作業を依頼でき、柔軟な対応が実現します。固定費を増やさずに、変動する業務量に合わせたリソース配分が行えることは、小規模会社にとって大きなメリットといえます。
外注で業務標準化が進む
事務作業を外注する際には、作業手順やルールを明文化する必要があります。このプロセスを通じて、これまで暗黙知として個人の頭の中にあった業務ノウハウが、誰でも理解できる形に整理されるでしょう。標準化された業務フローは、社内の他のメンバーにも共有しやすくなり、組織全体の業務品質が向上します。
また、外注先は複数の企業の業務を手がけているため、ベストプラクティスを提案してくれることも多いです。こうした知見を取り入れることで、自社の業務プロセスがより効率的になり、ミスの削減にもつながります。
外注できる小規模会社の事務作業一覧
小規模会社が外注できる事務作業は多岐にわたります。経理や労務といった定型的な業務から、データ入力や文書管理といった補助的な作業まで、幅広い領域で外部の専門家を活用できるでしょう。
ここでは、外注に適した代表的な事務作業を5つのカテゴリーに分けて紹介します。自社の業務と照らし合わせながら、どの部分を外注できるか検討してみてください。
経理業務｜請求書発行・仕訳・記帳など
経理業務は、企業の資金の流れを正確に記録し、管理する重要な役割を担っています。具体的には、請求書の発行や入金確認、経費の仕訳、会計ソフトへの記帳、月次決算の作成などが含まれます。これらの作業は専門知識が必要であり、ミスが発生すると税務上の問題につながる可能性もあるため、慎重な対応が求められるでしょう。
外注先には、税理士事務所や経理代行サービスがあり、最新の税制にも対応した正確な処理を任せられます。また、クラウド会計ソフトと連携したリアルタイムでの記帳も実現でき、経営判断に必要なデータをタイムリーに確認できるようになります。
労務・給与計算｜社会保険・年末調整
労務業務には、社会保険の手続きや給与計算、年末調整、勤怠管理といった業務が含まれます。これらは従業員の生活に直結する重要な業務であり、法令遵守が厳しく求められる領域です。特に社会保険や労働基準法は頻繁に改正されるため、常に最新の情報をキャッチアップしておく必要があるでしょう。
外注先には、社会保険労務士事務所や給与計算代行サービスがあり、法改正への対応も含めて安心して任せられます。また、給与明細の発行や各種申請書類の作成も代行してもらえるため、社内の担当者は採用活動や従業員のケアといったより戦略的な業務に集中できるようになります。
総務業務｜文書管理・問い合わせ対応
総務業務は、オフィス管理から来客対応、文書の整理・保管、社内外からの問い合わせ対応まで、非常に幅広い業務を含んでいます。これらは会社の日常運営を支える縁の下の力持ちのような存在ですが、その分業務量も膨大になりがちです。特に文書管理では、契約書や稟議書といった重要書類を適切に分類し、必要なときにすぐ取り出せる状態にしておく必要があるでしょう。
外注を活用すれば、書類のスキャンやデータベース化、問い合わせ対応のマニュアル作成なども依頼できます。結果として、社内の総務担当者は、より重要度の高い業務や改善活動に時間を使えるようになります。
データ入力・名簿作成・書類作成
顧客情報の入力や名簿の整理、見積書や提案書といった各種書類の作成は、時間がかかる割に付加価値が低いと感じられる業務です。しかし、これらの作業を疎かにすると、情報の正確性が損なわれたり、営業活動に支障が出たりする可能性があります。外注を活用すれば、こうした定型的な作業を正確かつスピーディーに処理してもらえるでしょう。
特にデータ入力は、専門の代行サービスに依頼することで、ダブルチェック体制による高い精度が期待できます。また、テンプレート化された書類作成も外注先に任せることで、社内のメンバーは顧客との商談や企画立案といったクリエイティブな業務に集中できるようになります。
法務・契約書チェックの一部
契約書のチェックや取引先との契約条件の確認といった法務業務は、専門的な知識が必要とされる領域です。小規模会社では法務部門を持たないケースが多く、経営者や管理部門の担当者が兼務していることも少なくありません。しかし、契約内容に不備があると、後々トラブルに発展するリスクがあるため、慎重な対応が求められるでしょう。
外注先には、弁護士事務所や法務専門のコンサルティング会社があり、契約書のレビューや法的リスクの洗い出しを依頼できます。また、定期的な契約書のひな型作成や、取引先との交渉時のアドバイスなども受けられるため、安心して事業を進められるようになります。
小規模会社の事務作業外注の成功例
実際に事務作業の外注を活用し、業務効率化に成功した企業の事例を紹介します。それぞれの企業が抱えていた課題と、外注によってどのような成果を得られたのかを具体的に見ていきましょう。
これらの事例を参考にすることで、自社での外注活用のイメージがより具体的になるはずです。
事例①justInCaseTechnologies｜契約や労務など多岐にわたるサポート
justInCaseTechnologiesは、保険テクノロジー分野で事業を展開するスタートアップ企業です。急成長に伴い、契約書の管理や労務手続きといったバックオフィス業務が増加し、本業であるサービス開発に支障が出始めていました。
そこで、専門の代行サービスを活用し、契約書の作成やレビュー、社会保険の手続き、給与計算といった業務を外注することにしました。外注先は業務の進捗状況を可視化し、定期的にレポートを提供してくれたため、経営陣は安心して任せられたといいます。
結果として、社内のメンバーは顧客対応やプロダクト改善に集中できるようになり、事業成長のスピードが加速しました。また、外注先から提案された業務フローの改善により、社内の作業効率も向上したとのことです。
出典参照：定型業務は外に、本質業務は内に。InsurTech企業のバックオフィス改革｜株式会社キャスター
事例②株式会社ヒトイキ｜属人化を解消しつつ、安定した経理体制を構築
株式会社ヒトイキは、人材サービスを展開する企業で、経理業務が特定の担当者に依存している状態でした。その担当者が退職することになり、後任の採用も難航していたため、経理業務が停滞するリスクに直面していました。
そこで、経理代行サービスを導入し、記帳から月次決算、請求書管理までを一括して外注することにしました。外注先は複数のスタッフで業務を分担する体制を取っており、属人化のリスクが解消されました。
また、クラウド会計ソフトを活用したリアルタイムでの情報共有により、経営陣はいつでも最新の財務状況を把握できるようになったといいます。この体制により、経理業務の安定性が向上し、会社全体の業務品質も高まりました。
出典参照：経理アウトソースで“属人化”を解消。担当者不在の危機を乗り越えたヒトイキの仕組み化戦略｜株式会社キャスター
事例③株式会社ソーシャルインテリア｜バックオフィス業務を月80時間削減
株式会社ソーシャルインテリアは、インテリアのレンタルサービスを提供する企業です。事業拡大に伴い、請求書発行や在庫管理、顧客対応といったバックオフィス業務が増加し、社員の負担が限界に達していました。
特に月末月初の業務集中時には、残業が常態化していたといいます。そこで、freeeが提供する業務効率化ツールと外部の代行サービスを組み合わせて活用し、定型業務の自動化と外注を進めました。
具体的には、請求書の自動発行や、データ入力の代行、顧客からの問い合わせ対応の一部を外注しました。結果として、月80時間分の業務時間を削減でき、社員は商品企画やマーケティングといったコア業務に集中できるようになりました。
出典参照：バックオフィス業務を月80時間短縮するための施策としてfreee導入。統合型の業務改革を実現！｜フリー株式会社
小規模会社の事務作業外注は『CLOUD BUDDY』へご相談ください
小規模会社の事務作業外注を検討しているなら、『CLOUD BUDDY』にご相談ください。
『CLOUD BUDDY』は、経理や労務、総務といった幅広いバックオフィス業務に対応しており、小規模会社特有の課題を熟知した専門スタッフがサポートします。業務の標準化から実務の代行まで、ワンストップで対応できるため、複数の外注先を管理する手間もかかりません。
また、クラウドツールを活用した情報共有により、リアルタイムで業務の進捗を確認できる環境を提供しています。まずは無料相談で、自社の課題や外注の可能性について気軽にご相談ください。
まとめ｜本業に集中できる環境づくりへ外注を活用しよう
小規模会社にとって、限られた人員で多岐にわたる業務をこなすことは大きな負担となります。事務作業の外注は、その負担を軽減し、本業に集中できる環境を作るための有効な手段です。人手不足や属人化といった課題を解決するだけでなく、業務の標準化や品質向上といった副次的な効果も期待できるでしょう。
経理や労務、総務といった定型業務から、データ入力や契約書チェックといった専門業務まで、外注できる範囲は幅広く存在します。実際に外注を活用した企業の事例を見ても、業務時間の削減や組織体制の安定化といった成果が出ています。自社の状況を見極めながら、外注を戦略的に活用し、持続的な成長を実現していきましょう。
