管理部門の成果が見えにくく、評価基準が曖昧で困っていませんか。営業部門のように売上という明確な指標がないため、管理部門の貢献度を定量的に示すことは難しく、適切な評価や改善につなげられない状況が生まれがちです。
しかし、適切なKPIを設定すれば、管理部門の成果を可視化し、継続的な改善と組織への貢献を明確に示せます。
本記事では、管理部門におけるKPI設定の基本から具体的な進め方、注意点、そして実際の導入事例まで詳しく解説していきますので、管理部門の成果を見える化したいと考えている方はぜひ参考にしてください。
管理部門のKPI設定の基本
KPIは組織の目標達成を測定するための重要な指標ですが、正しく理解して設定しなければ効果を発揮できません。まずは、KPIの基本的な概念から、他の指標との違い、管理部門に必要な理由、設定のポイント、そして評価方法まで体系的に理解していきましょう。
KPIとは何か
KPIとは、Key Performance Indicatorの略で、重要業績評価指標と訳されます。組織やチームの目標達成度を測定するための定量的な指標であり、業務の進捗状況やパフォーマンスを客観的に評価できるようにするものです。
管理部門では、例えば採用にかかる平均日数、経費精算の処理時間、システム稼働率、従業員満足度スコアなどがKPIとして設定されます。KPIを設定する最大の目的は、漠然としていた業務成果を数値化し、目標に対する達成度を明確にすることです。これにより、改善すべき点が明確になり、具体的なアクションにつなげられるでしょう。
また、KPIは組織全体の戦略目標と連動している必要があり、単に測定しやすい指標を選ぶのではなく、本当に重要な成果を表す指標を選定することが求められます。
KGI・KSF・OKRとの違い
KPIと混同されやすい指標として、KGI、KSF、OKRがあります。KGI(Key Goal Indicator)は重要目標達成指標と呼ばれ、最終的に達成すべき目標を表す指標です。例えば、売上高や利益率がKGIに該当します。
KPIはKGI達成のための中間指標であり、KGIに到達するためのプロセスを測定するものです。KSF(Key Success Factor)は重要成功要因と呼ばれ、目標達成のために重要となる要素を指します。KSFを特定した上で、それを測定するためのKPIを設定するという関係になるでしょう。
OKR(Objectives and Key Results)は、目標と主要な結果を組み合わせた目標管理手法で、定性的な目標(Objective)と定量的な主要結果(Key Results)をセットで管理します。KPIが継続的なパフォーマンス測定に使われるのに対し、OKRは四半期や短期間での目標達成に焦点を当てる点が特徴です。これらの違いを理解することで、目的に応じた適切な指標を選択できます。
管理部門にKPIが必要な理由
管理部門は直接的な売上を生まないため、その貢献度が見えにくく、評価されにくい傾向があります。しかし、KPIを設定することで、管理部門の活動が組織全体にどのような価値をもたらしているかを可視化できます。
例えば、採用活動であれば採用コストや採用期間の短縮を数値で示すことで、人事部門の効率化努力を証明できるでしょう。また、KPIは業務改善の指針となります。現状を数値で把握することで、どこに問題があるのかを客観的に分析でき、優先的に取り組むべき課題が明確になります。
さらに、KPIは従業員のモチベーション向上にもつながります。達成すべき目標が明確になることで、日々の業務の意義を理解しやすくなり、達成時の達成感も得られやすくなるはずです。組織の透明性を高め、説明責任を果たすためにも、管理部門にKPI設定は不可欠といえます。
KPI設定で押さえるべきポイント
効果的なKPIを設定するには、いくつかの重要なポイントがあります。まず、SMART原則に沿って設定することが基本です。
Specific(具体的)、Measurable(測定可能)、Achievable(達成可能)、Relevant(関連性がある)、Time-bound(期限がある)という5つの要素を満たすKPIを設定しましょう。例えば、業務を効率化するという曖昧な目標ではなく、経費精算の処理時間を3か月以内に平均2日から1日に短縮するという具体的なKPIにします。
また、KPIは少数精鋭で設定することも重要です。あまりに多くのKPIを設定すると、何が本当に重要なのかが分からなくなり、管理も煩雑になってしまいます。部門全体で35個、個人レベルでは23個程度に絞り込むと良いでしょう。さらに、組織の戦略や目標と整合性を取ることも欠かせません。部門のKPIが会社全体の目標達成にどう貢献するのかを明確にすることで、意義のあるKPI設定ができるはずです。
KPIの評価方法と運用のコツ
KPIを設定したら、定期的に評価し、運用していくことが重要です。評価の頻度は、KPIの性質によって異なりますが、月次または四半期ごとに実績を確認し、目標との差異を分析するのが一般的です。評価の際は、単に達成・未達成を判断するだけでなく、なぜその結果になったのかという原因分析を行いましょう。
外部要因によるものなのか、内部の業務プロセスに問題があるのかを見極めることで、適切な改善策を講じられます。また、KPIの達成状況をダッシュボードで可視化し、関係者と共有することも効果的です。視覚的に進捗が分かることで、チーム全体の意識が高まり、協力体制が構築されやすくなるでしょう。
運用のコツとしては、KPIを固定的なものと考えず、環境や戦略の変化に応じて柔軟に見直すことが挙げられます。形骸化を防ぎ、常に意味のあるKPIを維持するための定期的な見直しが求められます。
KPI設定の進め方と注意点
KPIの基本を理解したところで、次は実際にKPIを設定する具体的な進め方と、陥りやすい失敗例を見ていきましょう。計画的なステップを踏んで設定し、注意点を押さえることで、実効性の高いKPI運用が実現できます。
現状課題の洗い出し
KPI設定の第一歩は、現状の業務における課題を洗い出すことです。部門内でブレインストーミングを行い、業務プロセスのボトルネックや非効率な点、顧客や他部署からの不満などを集めましょう。
例えば、経理部門であれば請求書処理に時間がかかりすぎている、人事部門であれば採用活動が長期化しているといった課題が挙げられるはずです。課題を洗い出したら、それらを重要度と緊急度で分類し、優先順位をつけます。すべての課題に対してKPIを設定する必要はなく、組織の戦略目標に直結する重要な課題に焦点を当てることが重要です。
また、現状のデータを収集し、ベースラインを把握しておくことも必要になります。現在の処理時間やコスト、エラー率などを測定しておけば、改善の効果を明確に示せるようになるでしょう。
数値化できる指標を選ぶ
KPIは定量的に測定できる指標でなければなりません。曖昧な表現ではなく、具体的な数値で表現できる指標を選びましょう。例えば、顧客満足度を高めるという目標は抽象的ですが、顧客満足度スコアを4.0から4.5に向上させるという形にすれば測定可能になります。数値化が難しい業務については、プロセス指標を設定することも有効です。
例えば、従業員のスキル向上という目標に対しては、研修受講率や資格取得者数といった指標を設定できます。また、既存のシステムやツールで測定できるデータを活用することも重要です。
新たに測定の仕組みを構築するのは手間がかかるため、既にデータが取得できている項目から優先的にKPIを選定すると、導入がスムーズになるでしょう。数値化できる指標を選ぶことで、客観的な評価と改善サイクルの構築が可能になります。
達成可能かつ挑戦的な目標を設定
KPIの目標値は、達成可能でありながらもチャレンジングな水準に設定することが重要です。簡単すぎる目標では改善の動機づけにならず、逆に非現実的な目標では達成不可能と判断されて努力が放棄されてしまいます。過去のデータや業界のベンチマークを参考にしながら、適切な目標水準を見極めましょう。
例えば、現状の処理時間が平均5日であれば、いきなり1日にするのではなく、まず3日を目指すといった段階的なアプローチも有効です。また、目標設定には現場のメンバーを巻き込むことが大切です。トップダウンで一方的に目標を押し付けるのではなく、現場の意見を聞きながら納得感のある目標を設定することで、達成へのコミットメントが高まります。
目標達成のための具体的なアクションプランも合わせて策定し、どのような施策で目標を達成するのかを明確にしておくことが成功の鍵となるでしょう。
定期的な見直しと改善
KPIは一度設定したら終わりではなく、定期的に見直して改善していくことが重要です。四半期や半期ごとにKPIの妥当性を評価し、環境の変化や戦略の変更に応じて調整しましょう。例えば、当初設定したKPIが簡単に達成できてしまう場合は、目標水準を引き上げる必要があります。
逆に、外部環境の変化により達成が困難になった場合は、KPI自体を見直すか、目標値を調整することも検討すべきです。また、KPIの達成状況だけでなく、KPIが本当に組織の目標達成に貢献しているかという観点からも評価することが大切です。
形式的に達成されていても、本来の目的が果たされていなければ意味がありません。定期的なレビュー会議を開催し、KPIの有効性を議論する場を設けることで、常に意味のあるKPI運用を維持できるはずです。
運用で陥りやすい失敗例
KPI運用では、いくつかの失敗パターンがあります。最も多いのが、KPIの数が多すぎて管理しきれなくなるケースです。あらゆる業務にKPIを設定してしまい、何が本当に重要なのかが分からなくなってしまいます。
また、測定しやすい指標だけを選んでしまい、本来重要な成果を表していないKPIになってしまうことも問題です。例えば、採用活動の成果を応募者数だけで測ると、質より量を重視してしまう恐れがあります。
さらに、KPIの達成自体が目的化してしまい、本来の業務目標がおろそかになるという本末転倒な状況も起こりえます。数値を良く見せるために不適切な行動をとってしまうリスクもあるでしょう。これらの失敗を避けるには、KPIの目的を常に意識し、バランスの取れた指標設定と柔軟な運用を心がけることが求められます。
KPIの導入事例
実際の企業がどのようにKPIを導入し、成果を上げているのかを見ることで、自社への応用のヒントが得られます。ここでは、製造業、消費財メーカー、サービス業という異なる業種の3つの事例を紹介しますので、参考にしてください。
事例①株式会社デンソー | 施策効果を分かりやすく見える化
自動車部品メーカーの株式会社デンソーでは、製造現場における施策効果をKPIで可視化する取り組みを行っています。従来は改善活動の効果が定性的にしか評価されておらず、どの施策が本当に効果的だったのかが分かりにくい状況でした。
そこで、生産性や品質、コストなどの指標をKPIツリーとして構造化し、各施策がどのKPIに影響を与えているのかを可視化しました。これにより、施策の優先順位付けが明確になり、リソースを効果的に配分できるようになったといいます。
また、現場の作業者にとっても、自分たちの取り組みが数値としてどのような成果につながっているのかが見えるようになり、モチベーション向上にもつながりました。KPIをツリー構造で管理することで、上位目標と下位指標の関係性が明確になり、組織全体で一貫した目標管理が実現できた事例です。
出典参照：製造業のKPIとは？KPI例とKPI（ロジック）ツリーを解説｜ウイングアーク１ｓｔ株式会社
事例②日本たばこ産業株式会社（JT）｜人財データの可視化KPI基盤を構築
日本たばこ産業株式会社では、人事部門における人財データの可視化とKPI管理の基盤を構築しました。従来は人事データが各システムに分散しており、全社的な人財状況を把握することが困難でした。そこで、データ分析基盤を整備し、採用、育成、配置、評価といった人事プロセスごとにKPIを設定して可視化しました。
例えば、採用プロセスでは応募から内定までの日数や採用コスト、育成プロセスでは研修受講率やスキル習得率などをKPIとして管理しています。データが一元化されたことで、経営層は人財戦略の進捗状況をリアルタイムで把握でき、迅速な意思決定が可能になりました。
また、人事担当者も業務の改善点が明確になり、効率的な人事運営が実現できたといいます。管理部門におけるKPI基盤構築の成功事例といえるでしょう。
出典参照：JT、人的資本経営を促進するデータインフラ「パナリット」を導入｜パナリット株式会社
事例③バリュエンステクノロジーズ株式会社｜BIツールで営業・間接データKPIを可視化
リユース事業を展開するバリュエンステクノロジーズ株式会社では、BIツールを活用して営業データと間接部門のデータを統合し、KPIを可視化する取り組みを行いました。同社では事業拡大に伴いデータ量が増加し、Excelでの管理では限界が来ていました。
そこでBIツールを導入し、営業実績だけでなく、物流や在庫管理などの間接部門のKPIもダッシュボードで一元管理できるようにしました。例えば、物流部門では配送リードタイムや梱包作業時間、在庫部門では在庫回転率や保管効率などをKPIとして設定し、リアルタイムで監視しています。
視覚的に分かりやすいダッシュボードにより、経営層から現場まで同じデータを見ながら議論できるようになり、意思決定のスピードが向上したといいます。間接部門のKPIを営業データと統合して管理することで、全社最適の視点での改善が可能になった事例です。
出典参照：KPI の可視化と分析で意思決定・業務改善が大幅に迅速化｜株式会社セールスフォース・ジャパン
管理部門のKPIはは『CLOUD BUDDY』へご相談ください
管理部門のKPIを設定したいものの、どの指標を選べばよいか分からない、データの収集や可視化の方法が分からないといった悩みを抱えている企業も多いでしょう。
『CLOUD BUDDY』では、管理部門のKPI設定から業務自体のアウトソーシングまでをトータルでサポートしています。お客様の部門目標や経営戦略をヒアリングし、最適なKPIの選定と目標値の設定を支援します。さらに、BIツールやダッシュボードの導入、既存システムからのデータ連携設計、KPI管理プロセスの構築など、包括的な支援を提供しますので、効果的なKPI運用が実現できるでしょう。
導入後の定期的なレビュー支援や改善提案も行っていますので、継続的に成果を高められるでしょう。管理部門の成果を見える化し、組織への貢献を明確に示したいとお考えの方は、ぜひ『CLOUD BUDDY』へお気軽にご相談ください。
まとめ | 管理部門KPIのために成果を見える化しよう
管理部門のKPIは、見えにくい成果を可視化し、継続的な改善と組織への貢献を明確にするための重要なツールです。KPI設定では、SMART原則に沿った具体的で測定可能な指標を選び、達成可能かつ挑戦的な目標を設定することが求められます。
設定の進め方としては、現状課題の洗い出し、数値化できる指標の選定、適切な目標設定、そして定期的な見直しというステップを踏むことが効果的です。運用では、KPIの数を絞り込み、本来の目的を見失わないようにすることが重要になります。
デンソー、JT、バリュエンステクノロジーズの事例からも分かるように、適切なKPI設定とツール活用により、管理部門の成果を明確に示し、組織全体の生産性向上に貢献できます。今回紹介した設定方法や注意点を参考に、自社の管理部門に適したKPIを設定し、成果の見える化を実現してください。
