請求書や領収書、経費精算書などの紙の書類を回収して整理する作業に時間を取られていませんか。取引先から郵送される請求書を確認したり、社員から提出される経費精算書を集めたりする作業は、経理担当者にとって大きな負担です。紙での管理は保管スペースも必要で、過去の書類を探すのにも時間がかかります。しかし、デジタル化を進めることで、これらの課題を解決し、経理業務を効率化できます。
本記事では、紙の経理書類を回収・管理する際の具体的な課題を整理した上で、デジタル化による効率化の方法と活用できるツールを紹介します。記事を読むことで、紙回収の手間を減らす実践的なアプローチが理解でき、経理業務の生産性向上につながる施策が見えてきます。経理業務の効率化を検討している担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
紙の経理書類を回収・管理する課題点
多くの企業では今でも請求書や経費精算書などの経理書類を紙で扱っています。取引先から郵送される請求書を開封して確認したり、社員が提出する経費精算書を回収したりする作業は、経理部門の日常業務として定着しています。
しかし、紙での管理には様々な課題が潜んでおり、業務効率を低下させる要因となっています。物理的な管理の手間やコスト、承認プロセスの遅延、情報共有の困難さなど、紙ベースの業務が抱える問題点を正しく理解することが、デジタル化を進める第一歩となります。
物理的な管理に手間とコストがかかる
紙の経理書類は物理的に存在するため、保管スペースの確保が必要です。法律で定められた保存期間に従って書類を保管しなければならず、年数が経つにつれて保管場所が圧迫されていきます。保管スペースが不足すると、外部の倉庫を借りる必要が生じ、追加のコストが発生します。
また、書類を分類してファイリングする作業にも時間がかかり、経理担当者の負担となります。さらに、過去の書類を探す際には、膨大なファイルの中から目当ての書類を見つけなければならず、検索に時間を要します。取引先名や日付が記憶に残っていても、物理的に書類をめくって探す作業は非効率です。
書類の紛失リスクも存在し、重要な請求書や領収書が見つからなくなると、取引先への問い合わせや再発行依頼が必要になります。こうした物理的な管理の手間とコストは、経理業務全体の効率性を低下させる大きな要因となっています。
承認・確認作業が滞りやすくなる
紙の書類は物理的に移動させる必要があるため、承認や確認のプロセスが滞りやすくなります。例えば、経費精算書を社員が提出してから上司の承認を経て経理部門に届くまでに、数日から数週間かかることもあります。承認者が出張や休暇で不在の場合、書類が机の上に置かれたまま処理が進まず、支払いが遅れてしまいます。
また、書類が誰の手元にあるのか把握しづらく、進捗状況の確認に手間がかかります。経理担当者が処理状況を確認するために、承認者に問い合わせる必要が生じることもあります。さらに、紙の書類は同時に複数の人が確認できないため、関係者間での情報共有が遅れます。
経理担当者が書類をチェックしている間、上司は内容を確認できず、承認プロセスが順番待ちの状態になります。こうした承認・確認作業の遅延は、業務全体のスピードを低下させ、月末や期末の繁忙期には特に問題となります。
データ化されていないため共有が難しい
紙の書類はデータ化されていないため、情報の共有や分析が困難です。経理担当者が書類の内容を会計システムに手入力する必要があり、入力ミスのリスクも伴います。また、複数の拠点や部門で同じ情報を必要とする場合、書類をコピーして配布するか、内容を口頭や電話で伝えるしかありません。
リモートワークが普及した現在では、オフィスに保管されている紙の書類にアクセスできないという問題も発生しています。在宅勤務中の社員が請求書の内容を確認したい場合、出社している同僚に依頼して内容を教えてもらう必要があり、業務効率が低下します。さらに、紙の書類では過去のデータを集計したり分析したりするのが難しく、経費の傾向把握や予算管理に時間がかかります。
会計ソフトにデータを入力していても、元の紙書類との照合が必要な場合、物理的に書類を探さなければなりません。こうしたデータ化されていないことによる共有の難しさは、業務の透明性と効率性を損なっています。
経理の紙回収を効率化するデジタル化の方法
紙の書類管理の課題を解決するには、デジタル化を進めることが効果的です。電子化された書類はクラウド上で管理でき、いつでもどこからでもアクセスできるようになります。また、承認フローも自動化されるため、業務のスピードが向上します。
ここでは、経理の紙回収を効率化するための具体的なデジタル化の方法を紹介します。これらの方法を組み合わせて導入することで、経理業務全体の生産性を高められます。
電子請求書システムを導入して自動回収する
紙の請求書を郵送で受け取る代わりに、電子請求書システムを導入すれば、請求書のデータを自動的に受領できます。取引先が電子請求書システムを通じて請求書を送信すると、自動的にシステム上で受領され、データベースに保存されます。郵送を待つ時間がなくなり、請求書の到着と同時に内容を確認できるため、処理スピードが向上するでしょう。
また、電子請求書はPDFやCSV形式でデータ化されているため、会計システムへの取り込みも容易になります。AIによる自動読み取り機能を備えたシステムであれば、請求書の内容を自動的に解析し、仕訳データを生成してくれるため、手入力の手間がなくなります。さらに、電子請求書システムでは受領した請求書が一元管理され、検索機能を使って過去の請求書をすぐに見つけられます。
取引先ごとや日付ごとに絞り込んで検索できるため、紙の書類を物理的に探す手間が省けます。電子請求書の導入には取引先の協力が必要ですが、まずは主要な取引先から段階的に電子化を進めることで、徐々に紙の請求書を減らしていけるでしょう。
クラウドストレージでデータを一元管理する
すでに受け取った紙の書類や、電子化が難しい書類については、スキャンしてクラウドストレージに保存することで一元管理できます。スキャナーやスマートフォンのカメラを使って書類を撮影し、PDFファイルとしてクラウドストレージにアップロードします。クラウドストレージには、ファイル名や日付、取引先名などのメタデータを付与して保存することで、後から検索しやすくなります。
また、フォルダ構造を整理して、年度別や取引先別に分類しておけば、必要な書類をすぐに見つけられるでしょう。クラウドストレージの利点は、どこからでもアクセスできることです。オフィスにいなくても、インターネット環境があれば書類を確認でき、リモートワークにも対応できます。
さらに、複数の担当者が同時にアクセスできるため、情報共有がスムーズになります。権限設定機能を活用すれば、部門ごとやプロジェクトごとにアクセス権を管理でき、セキュリティも確保できます。バックアップ機能も備えているため、書類の紛失リスクがなくなり、災害時のデータ保護にもつながるでしょう。
ワークフローシステムで承認フローを自動化する
ワークフローシステムを導入すれば、経費精算や請求書の承認プロセスを自動化できます。社員が経費精算書をシステム上で申請すると、あらかじめ設定された承認ルートに従って、自動的に上司や経理担当者に通知が届きます。承認者はシステム上で内容を確認し、ボタンをクリックするだけで承認できるため、紙の書類を物理的に回す必要がありません。
また、承認の進捗状況がリアルタイムで可視化されるため、現在誰の手元で止まっているのかが一目で分かります。承認が遅れている場合は、自動的にリマインド通知を送る機能もあり、処理の滞留を防げます。さらに、ワークフローシステムでは承認履歴がすべて記録されるため、後から誰がいつ承認したかを確認できます。
これにより、内部統制の強化にもつながります。モバイルアプリに対応しているシステムであれば、外出先や出張中でもスマートフォンから承認できるため、業務が止まることがありません。ワークフローシステムの導入により、承認プロセス全体のスピードと透明性が向上し、経理業務の効率化が実現するでしょう。
経理の紙回収を効率化するツール例
経理の紙回収をデジタル化するには、適切なツールの選定が重要です。
ここでは、請求書の受領自動化や会計データの一元管理、請求書発行の電子化に役立つ代表的なツールを3つ紹介します。これらのツールを活用することで、紙の書類管理から解放され、経理業務の効率が向上します。
Bill One｜Bill Oneで請求書の受領を自動化する
Bill Oneは、あらゆる形式で届く請求書を一元管理できるクラウドサービスです。紙の請求書、PDF、メール添付など、どのような形式で届いた請求書でもBill Oneが代行受領し、データ化してくれます。紙の請求書は専用の宛先に送ってもらうだけで、Bill Oneがスキャンしてデータ化し、システム上で確認できるようになります。
AIによる自動読み取り機能により、請求書の金額や日付、取引先名などが自動的に抽出され、手入力の手間が省けます。また、読み取ったデータは会計ソフトに連携できるため、仕訳入力も自動化されます。請求書の承認フローもシステム上で設定でき、承認者への通知や進捗管理が可能です。さらに、Bill Oneでは受領した請求書がクラウド上で一元管理され、検索機能を使って過去の請求書をすぐに見つけられます。
電子帳簿保存法にも対応しており、法令に準拠した形で電子保存できるため、安心して利用できます。取引先に電子請求書への切り替えを依頼する必要がなく、現在の運用を変えずにデジタル化を進められる点が特徴です。
出典参照：経理DXサービス Bill One｜Sansan株式会社
マネーフォワード クラウド会計｜クラウド会計で請求・経費を一元管理する
マネーフォワード クラウド会計は、経理業務全般をデジタル化できる統合型のクラウドサービスです。請求書の作成から経費精算、会計処理までを一つのプラットフォームで管理できるため、バラバラなシステムを使う必要がありません。
請求書作成機能では、テンプレートを使って簡単に請求書を作成し、メールで送信できます。取引先がクリックするだけで請求書を確認できるため、郵送の手間とコストが削減されます。また、経費精算機能では、社員がスマートフォンで領収書を撮影してアップロードでき、OCR機能により自動的にデータ化されます。経費の承認フローもシステム上で完結し、承認が完了したデータは自動的に会計データに反映されます。
さらに、銀行口座やクレジットカードと連携すれば、取引データが自動的に取り込まれ、仕訳入力の手間が省けます。AIが過去の仕訳パターンを学習し、適切な勘定科目を提案してくれるため、経理の専門知識がなくても正確な処理ができます。
出典参照：会計ソフト・労務管理システムならマネーフォワードクラウド｜株式会社マネーフォワード
楽楽明細｜楽楽明細で請求書発行を電子化する
楽楽明細は、請求書や支払明細などの帳票発行を電子化できるクラウドサービスです。従来は紙で印刷して郵送していた請求書を、Web上で発行して取引先に通知できます。取引先はメールで届いた通知から専用のWebページにアクセスし、請求書をダウンロードして確認できます。印刷や封入、郵送の作業が不要になるため、請求書発行にかかる時間とコストを削減できます。
また、発行した請求書の閲覧状況を確認できるため、取引先が確認したかどうかを把握できます。楽楽明細では複数の帳票フォーマットを登録でき、取引先ごとに異なるレイアウトの請求書を発行できます。既存の会計システムや販売管理システムからデータを連携できるため、システムの入れ替えは不要です。
さらに、電子帳簿保存法に対応しており、法令に準拠した形で請求書データを保存できます。取引先が電子での受領を希望しない場合でも、楽楽明細が代行して紙で印刷・郵送してくれる機能もあるため、取引先の状況に応じて柔軟に対応できます。
出典参照：楽楽精算 よりよく、寄り添う 経費精算クラウド｜株式会社ラクス
経理の紙回収効率化は『CLOUD BUDDY』へご相談ください
経理の紙回収をデジタル化するには、現状の業務フローの整理から最適なツールの選定、導入後の運用定着まで、様々なステップが必要です。どのツールを選べばよいか分からない、導入してもうまく活用できるか不安だという声も多く聞かれます。
『CLOUD BUDDY』では、貴社の経理業務の現状をヒアリングした上で、最適なデジタル化の方法とツールを提案します。導入支援だけでなく、従業員への教育や運用サポートも提供しているため、安心してデジタル化を進められます。経理の紙回収を効率化して業務負担を軽減したい方は、ぜひ『CLOUD BUDDY』へご相談ください。
まとめ｜経理の紙回収をデジタル化して手間とミスを減らそう
紙の経理書類の回収と管理には、物理的な保管の手間やコスト、承認作業の遅延、情報共有の困難さといった課題があります。これらの課題を解決するには、電子請求書システムの導入やクラウドストレージでのデータ一元管理、ワークフローシステムによる承認フローの自動化が有効です。
Bill Oneやマネーフォワードクラウド会計、楽楽明細などのツールを活用すれば、紙の書類管理から解放され、経理業務の効率が向上するでしょう。デジタル化を進めることで、手間とミスを減らし、経理担当者がより価値の高い業務に集中できる環境を整えましょう。
