企業の成長に伴い、請求業務の負担が増加していくケースは少なくありません。請求書の発行から入金確認、督促対応まで、毎月繰り返される作業に多くの時間を取られ、本来注力すべき営業活動や顧客対応がおろそかになってしまう状況に悩む経営者の方も多いでしょう。
そこで注目されているのが、請求業務を外部に委託する請求代行サービスになります。請求代行を活用すれば、業務の効率化だけでなく、未回収リスクの軽減や人件費の削減も実現できます。
本記事では、請求代行サービスの基本的な仕組みや料金相場、サービスを選ぶ際のポイントを詳しく解説していきます。さらに、実際に請求代行を導入して効率化を実現した企業の事例も紹介しますので、自社に適したサービス選びの参考にしていただけるはずです。
請求代行サービスとは何か
請求代行サービスは、企業が抱える請求業務全般を外部の専門業者に委託する仕組みを指します。請求書の作成から発行、入金確認、督促対応まで、煩雑な業務を一括して任せられるため、社内リソースをコア業務に集中させられる点が魅力です。特に取引先が多い企業や、毎月大量の請求書を発行する企業にとって、請求代行は業務効率化の有力な選択肢になるでしょう。
ここでは、請求代行サービスの定義から、具体的にどのような業務をカバーしているのか、そして企業が請求代行を導入する背景やニーズについて詳しく解説していきます。サービスの全体像を理解することで、自社にとって必要な機能が見えてくるはずです。
請求代行サービスの定義
請求代行サービスとは、企業が顧客や取引先に対して行う請求業務を、専門の代行業者が代わりに処理する仕組みになります。具体的には、請求書の作成から発行、郵送やメール送信、入金確認、未入金の督促といった一連の業務を外部に委託できるサービスです。
代行業者は請求業務に特化したノウハウとシステムを持っているため、効率的かつ正確に処理を進められる点が特徴でしょう。また、近年ではクラウド型のシステムを活用した請求代行サービスも増えており、リアルタイムで入金状況を確認できたり、既存の販売管理システムと連携できたりする機能も充実しています。
請求代行を利用することで、社内の経理担当者は煩雑な請求業務から解放され、より付加価値の高い業務に時間を使えるようになります。特に人手不足に悩む中小企業にとって、請求代行は業務効率化の強力な手段になるでしょう。
請求代行がカバーする主な業務
請求代行サービスがカバーする業務範囲は、サービス提供会社によって異なりますが、一般的には以下のような業務が含まれます。まず、請求書の作成と発行が基本的なサービス内容になります。取引データをもとに請求書を自動生成し、郵送やメール送信で顧客に届けてくれるため、社内での作業が不要になります。
次に、入金確認と消込作業も代行業務の重要な部分です。銀行口座への入金を自動でチェックし、どの請求に対する入金かを照合する消込作業を代行業者が行ってくれます。さらに、未入金が発生した場合の督促対応も含まれるケースが多いでしょう。
支払期限を過ぎた請求に対して、電話やメールで督促連絡を行い、入金を促してくれます。加えて、与信管理や未回収リスクの保証を提供するサービスもあり、取引先の信用調査や貸倒れ時の保証まで対応してくれる業者も存在します。
請求代行を導入する背景・ニーズ
企業が請求代行を導入する背景には、いくつかの共通したニーズがあります。最も多いのが、請求業務にかかる人的リソースの負担を軽減したいというニーズでしょう。請求書の作成や発行、入金確認といった作業は定型的ながら時間がかかり、経理担当者の業務を圧迫する要因になります。
特に取引先が増えるにつれて業務量も増加するため、人員を増やすか外部に委託するかの判断を迫られるケースが多いです。また、未回収リスクを軽減したいというニーズも強くなっています。請求代行サービスの中には、与信管理や貸倒れ保証を提供するものもあり、取引先の支払い遅延や未払いによる損失を防げる点が評価されています。
さらに、請求業務のミスを減らしたいという目的で導入する企業も少なくありません。手作業で請求書を作成すると、金額の入力ミスや送付先の間違いが発生しがちですが、システム化された代行サービスを使えば、こうしたミスを削減できるでしょう。
請求代行の料金体系と相場
請求代行サービスを検討する際、最も気になるのが料金体系と相場になります。サービス提供会社によって料金設定は異なりますが、大きく分けると初期費用、月額費用、変動費用の3つの要素で構成されるケースが一般的です。
初期費用はシステムの導入や設定にかかる費用であり、月額費用は基本的なサービス利用料として毎月発生します。変動費用は処理する請求件数や取引金額に応じて発生する従量課金型の料金になるでしょう。
ここでは、それぞれの費用項目について具体的な相場を紹介し、料金体系の違いによるメリットとデメリットを整理していきます。
初期費用の相場
請求代行サービスの初期費用は、システムの導入や設定、既存システムとの連携作業にかかる費用を指します。相場としては、無料から10万円程度までと幅があり、サービスの内容や規模によって大きく異なるでしょう。クラウド型のシンプルな請求代行サービスでは、初期費用が無料または数千円程度で済むケースも多く、導入のハードルが低い点が魅力です。
一方、既存の販売管理システムや会計ソフトとの連携が必要な場合や、カスタマイズを行う場合は、初期費用が数万円から10万円程度かかることもあります。特に大企業や取引件数が多い企業では、システムの設定や移行作業に時間がかかるため、初期費用が高額になる傾向があるでしょう。
初期費用を抑えたい場合は、導入がスムーズなクラウド型サービスを選ぶか、既存システムとの連携が不要なシンプルなプランを検討するのが有効です。ただし、初期費用だけでなく、長期的なランニングコストも含めて総合的に判断することが大切になります。
月額費用・定額料金の相場
請求代行サービスの月額費用は、基本的なサービス利用料として毎月発生する固定費になります。相場としては、月額3000円から3万円程度までと幅広く、提供されるサービス内容や利用できる機能によって金額が変わります。低価格帯のサービスでは、請求書の作成と発行、入金確認といった基本機能のみが提供され、月額数千円で利用できるケースが多いでしょう。
一方、高価格帯のサービスでは、督促対応や与信管理、未回収リスクの保証といった付加機能が含まれており、月額数万円のプランもあります。また、定額料金プランの中には、一定件数までの請求処理が含まれているものもあり、件数が少ない企業にとってはコストパフォーマンスが高いでしょう。
ただし、請求件数が多い場合は、定額料金だけでなく従量課金型の料金も発生するケースがあるため、自社の取引規模に応じたプラン選びが重要です。月額費用と変動費用のバランスを考慮しながら、最適なプランを選択していきましょう。
手数料・変動料金の相場
請求代行サービスの手数料や変動料金は、処理する請求件数や取引金額に応じて発生する従量課金型の料金になります。相場としては、請求書1件あたり100円から500円程度、または取引金額の1%から5%程度が一般的でしょう。
請求件数が少ない企業では、1件あたりの単価が高めに設定されるケースもありますが、件数が増えるにつれて単価が下がる段階的な料金体系を採用しているサービスも多くあります。また、入金確認や消込作業、督促対応といった個別の業務ごとに追加料金が発生する場合もあるため、契約前に詳細な料金表を確認しておくことが大切です。
さらに、未回収リスクの保証を利用する場合は、取引金額の一定割合が保証料として発生するケースもあります。変動料金は取引規模に応じて柔軟に調整できる点がメリットですが、繁忙期には予想以上にコストが膨らむ可能性もあるため、自社の取引パターンを把握した上でプランを選ぶことが重要でしょう。
料金以外で押さえておくべき選び方のポイント
請求代行サービスを選ぶ際、料金だけに注目してしまうと、導入後に期待した効果が得られないケースも少なくありません。料金は重要な判断材料ですが、サービスの内容や機能、既存システムとの連携可否、未回収リスクへの対応といった要素も同様に重要になります。
ここでは、料金以外で押さえておくべき選び方のポイントとして、サービス範囲の確認、既存システムとの連携可否、未回収リスク保証や与信管理の有無について詳しく解説していきます。
サービス範囲
請求代行サービスを選ぶ際には、まず自社が依頼したい業務がサービス範囲に含まれているかを確認する必要があります。請求書の作成と発行だけを行う基本的なサービスもあれば、入金確認や督促対応、与信管理まで幅広く対応するサービスもあるため、自社のニーズに合った範囲をカバーしているかを見極めることが重要です。
例えば、請求書の発行だけでなく、未入金時の督促対応も任せたい場合は、督促業務が含まれるプランを選ぶ必要があるでしょう。また、取引先への電話督促やメール督促の対応方法、督促のタイミングなども業者によって異なるため、事前に確認しておくことが大切です。
さらに、請求書のフォーマットをカスタマイズできるか、複数の支払方法に対応しているかといった細かい点も確認しておくと、導入後のトラブルを防げます。サービス範囲が広いほど料金は高くなる傾向がありますが、必要な機能が揃っているかを優先して選ぶことが成功の鍵になるでしょう。
システム・既存販売管理ツールとの連携可否
請求代行サービスを導入する際、既存の販売管理システムや会計ソフトとの連携可否は重要な確認ポイントになります。連携ができれば、取引データを手作業で転記する手間が省け、業務効率が大幅に向上するでしょう。
一方、連携ができない場合は、データを手動で入力する必要があり、かえって業務負担が増えるリスクもあります。主要な販売管理システムや会計ソフトとの連携実績があるサービスを選ぶことで、導入がスムーズに進むでしょう。例えば、クラウド会計ソフトと連携できるサービスであれば、請求データが自動で会計システムに反映され、経理処理の手間を削減できます。
また、API連携に対応しているサービスであれば、自社独自のシステムともつなげられる可能性があるため、柔軟な運用が可能です。導入前には、自社が使用しているシステムとの連携方法や、連携にかかる初期費用、設定の難易度などを詳しく確認しておくことが大切になります。
未回収リスク保証・与信管理の有無
請求代行サービスを選ぶ際、未回収リスクへの対応機能があるかどうかも重要なポイントになります。取引先の支払い遅延や未払いが発生した場合、企業のキャッシュフローに大きな影響を与えるため、こうしたリスクを軽減できるサービスは魅力的でしょう。
未回収リスク保証を提供するサービスでは、取引先が支払いを行わなかった場合に、代行業者が一定額を保証してくれるため、貸倒れによる損失を防げます。また、与信管理機能を持つサービスであれば、取引開始前に相手企業の信用情報を調査し、リスクの高い取引を未然に防げるでしょう。特に新規取引先が多い企業や、高額な取引を行う企業にとって、こうした機能は重要な判断材料になります。
ただし、未回収リスク保証や与信管理を利用する場合は、追加料金が発生するケースが多いため、コストとリスクのバランスを考慮して判断することが大切です。自社の取引パターンやリスク許容度に応じて、必要な機能を選択していきましょう。
請求代行を導入して効率化した企業
請求代行サービスの効果を実感するには、実際に導入した企業の事例を参考にするのが有効です。どのような課題を抱えていた企業が、どのサービスを選び、どのような成果を得られたのかを知ることで、自社の導入イメージが明確になるでしょう。
ここでは、マネーフォワード掛け払いを導入して請求体制を改革した株式会社アドバンスト・メディア、クロネコ掛け払いで請求業務と回収リスクを軽減した株式会社千興ファーム、そしてSEIKYU+を活用して会費請求と入金管理を効率化した日本イラストレーション協会の3つの事例を紹介していきます。
事例①株式会社アドバンスト・メディア｜マネーフォワード掛け払い導入による請求体制の改革
株式会社アドバンスト・メディアは、音声認識技術を提供する企業として急成長を遂げる中で、請求業務の負担が増大していく課題に直面していました。取引先が増えるにつれて請求書の発行件数も増加し、経理担当者が請求書作成や入金確認に多くの時間を費やす状況が続いていたといいます。
そこで同社は、マネーフォワード掛け払いを導入し、請求業務全般を外部に委託する決断をしました。導入後は、請求書の作成から発行、入金確認、督促対応まで一括して任せられるようになり、経理担当者の業務負担が大幅に軽減されたとのことです。
結果として、安心して新規取引を拡大できる体制が整い、事業成長を加速させられたといいます。同社の事例は、請求代行が企業の成長を支える重要な基盤になることを示しているでしょう。
出典参照：「マネーフォワード クラウド掛け払い」導入事例｜株式会社マネーフォワード
事例②株式会社千興ファーム｜クロネコ掛け払い導入で請求業務・回収リスクを軽減
株式会社千興ファームは、農産物の生産と販売を手がける企業として事業を拡大していく中で、請求業務と代金回収に関する課題を抱えていました。取引先が全国に広がるにつれて請求件数が増加し、請求書の発行や入金確認に多くの時間を要するようになったといいます。
また、小規模な取引先も多く、支払い遅延や未払いが発生するリスクも高まっていました。こうした状況を改善するため、同社はクロネコ掛け払いを導入し、請求業務と代金回収を外部に委託する体制を整えました。クロネコ掛け払いでは、請求書の発行から入金確認、督促対応までを一括して代行してくれるだけでなく、未回収リスクを保証してくれる点が魅力だったとのことです。
導入後は、請求業務にかかる時間が大幅に削減され、経理担当者は他の重要な業務に集中できるようになりました。同社は今後も請求代行を活用し、事業拡大を続けていく方針です。
出典参照：導入事例：株式会社千興ファーム ｜ヤマトクレジットファイナンス株式会社
事例③日本イラストレーション協会｜SEIKYU+を活用して会費請求・入金管理を効率化
日本イラストレーション協会は、会員数の増加に伴い、会費請求と入金管理の業務負担が増大する課題を抱えていました。毎月の会費請求書を手作業で作成し、郵送やメール送信を行う作業に多くの時間がかかっており、少人数のスタッフでは対応しきれない状況になっていたといいます。
また、入金確認と消込作業も手作業で行っていたため、ミスが発生しやすく、未入金の会員への督促対応にも手間がかかっていました。そこで同協会は、SEIKYU+を導入し、会費請求と入金管理を効率化する体制を整えました。
SEIKYU+では、会員データをもとに請求書を自動生成し、メール送信や郵送を代行してくれるため、スタッフの作業負担が大幅に軽減されたとのことです。結果として、会費の回収率が向上し、協会の運営がスムーズになったとのことです。
出典参照：企業間請求代行サービス「SEIKYU+」 | 株式会社Biz Forward
請求代行は『CLOUD BUDDY』へご相談ください
請求代行サービスを検討する際、どのサービスが自社に最適かを判断するのは容易ではありません。料金体系やサービス範囲、既存システムとの連携可否など、考慮すべき要素が多岐にわたるため、専門家のアドバイスを受けることが有効でしょう。
『CLOUD BUDDY』では、企業ごとの課題やニーズに合わせた請求代行サービスの導入をサポートしています。請求業務の効率化はもちろん、未回収リスクの軽減や既存システムとの連携まで、幅広い視点からアドバイスを提供いたします。
まずはお気軽にお問い合わせいただき、自社に最適な請求代行の活用方法を一緒に考えていきましょう。
まとめ｜請求代行の料金相場を知り適切な判断をしよう
請求代行サービスを導入する際には、料金相場を正しく理解した上で、自社に最適なサービスを選ぶことが重要です。初期費用、月額費用、変動料金といった料金体系を把握し、取引規模や請求件数に応じたプランを選択することで、コストを最適化できるでしょう。
実際に請求代行を導入した企業の事例を参考にしながら、自社の課題や目的に合ったサービスを見極めていくことが大切です。適切な請求代行サービスを選ぶことで、業務効率化と経営リスクの軽減を同時に実現し、企業の成長を加速させる基盤を築いていきましょう。
