企業が成長していく過程で、日々の事務作業が積み重なり、本来注力すべきコア業務に時間を割けなくなるケースは珍しくありません。資料作成やデータ入力、経理処理といった業務に追われ、営業活動や商品開発が後回しになってしまう状況に悩む経営者や管理職の方も多いでしょう。
そこで注目されているのが、事務作業を外部の専門業者に委託する事務代行サービスになります。事務代行を活用すれば、社内リソースをコア業務に集中させられるだけでなく、採用や教育にかかるコストも削減できます。
本記事では、事務代行で任せられる業務範囲や導入による効率化のポイント、実際に代行サービスを活用した企業の事例を紹介していきます。読み進めることで、自社に適した事務代行の活用方法が見えてくるはずです。
事務代行は何を任せられるか：業務範囲の全体像
事務代行サービスと一口に言っても、任せられる業務の範囲は多岐にわたります。データ入力や資料作成といった基本的な事務作業から、経理処理や人事労務といった専門性の高い業務まで、サービス提供会社によって対応できる領域は異なるでしょう。自社がどの業務を外部に委託したいのかを明確にすることが、適切な事務代行サービスを選ぶ第一歩になります。
ここでは、一般事務や営業事務、経理会計、人事労務といった主要な業務カテゴリーごとに、事務代行で対応可能な範囲を詳しく見ていきます。さらに、近年増えているオンラインアシスタントやリモート秘書型のサービスについても触れ、柔軟な働き方に対応した新しい代行形態を紹介していきましょう。
一般事務・営業事務を任せるメリット
一般事務や営業事務は、事務代行サービスで最も多く依頼される業務領域になります。データ入力や書類整理、郵便物の発送といった定型的な作業は、社内で行うよりも外部に任せた方が効率的なケースが多いでしょう。
特に営業事務では、見積書や請求書の作成、顧客情報の管理、営業資料の準備といった業務を代行できるため、営業担当者は商談や提案活動に集中できるようになります。また、電話対応やメール対応といったコミュニケーション業務も事務代行で対応可能です。
顧客からの問い合わせを一次対応してもらい、必要に応じて社内に取り次いでもらう仕組みを構築すれば、社員の業務負担を軽減できます。さらに、資料のファイリングやデータベースの更新といった地味ながら時間のかかる作業を外部に任せることで、社内の生産性を向上させられるでしょう。
経理・会計業務まで任せられる？
経理や会計といった専門性の高い業務も、事務代行サービスの対象範囲に含まれます。帳簿入力や経費精算、請求書発行といった日常的な経理業務から、月次決算のサポートや財務資料の作成まで、幅広く対応できる業者が増えているのが現状です。
経理業務を外部に委託すれば、専門知識を持つスタッフが正確に処理を進めてくれるため、ミスのリスクを減らせます。また、税理士や会計士と連携している代行業者であれば、税務申告に必要な資料作成や相談対応もスムーズに行えるでしょう。
ただし、経理業務は企業の財務情報を扱うため、情報管理体制がしっかりした業者を選ぶことが重要になります。契約前には秘密保持契約の内容や、データの取り扱い方法について十分に確認しておく必要があるでしょう。導入後も定期的なコミュニケーションを取りながら、業務の品質を維持していくことが求められます。
人事・労務関連の事務代行範囲
人事や労務に関する事務作業も、代行サービスで対応できる業務の一つになります。給与計算や勤怠管理、社会保険の手続きといった定型業務は、専門知識を持つ代行業者に任せることで正確性とスピードが向上するでしょう。
特に給与計算は法改正への対応が必要な業務であり、常に最新の情報をキャッチアップしている代行業者に委託すれば、ミスや遅延のリスクを減らせます。また、入社や退社に伴う手続きや年末調整といった季節的に集中する業務も、代行サービスを活用することで社内の負担を分散できます。
求人票の作成や応募者対応といった採用関連の事務作業を依頼できる業者もあり、人事部門のリソース不足を補う手段として有効です。ただし、労務管理には個人情報や機密情報が含まれるため、業者選定時にはセキュリティ対策やプライバシーポリシーを慎重に確認する必要があるでしょう。
オンラインアシスタント・リモート秘書型の活用
近年、オンラインアシスタントやリモート秘書といった形態の事務代行サービスが注目を集めています。これらのサービスは、インターネットを通じて遠隔地から業務をサポートする仕組みになっており、場所や時間の制約を受けにくい点が特徴です。
スケジュール管理やメール対応、リサーチ業務といった幅広いタスクを柔軟に依頼できるため、経営者や管理職の右腕として活用できるでしょう。特にスタートアップや小規模企業では、専任の秘書を雇用するコストを抑えながら、必要な時に必要なサポートを受けられるメリットがあります。
また、オンラインアシスタントは複数の業務を組み合わせて依頼できるケースが多く、資料作成から会議の議事録作成、SNS運用のサポートまで、臨機応変に対応してもらえます。リモートワークが普及した現在、こうした柔軟な働き方に対応した事務代行サービスの需要は今後も拡大していくでしょう。
事務代行導入による効率化のポイント
事務代行サービスを導入する最大の目的は、社内の業務効率を向上させることにあります。しかし、ただ外部に業務を丸投げするだけでは、期待した効果が得られないケースも少なくありません。代行サービスを最大限に活用するには、自社のコア業務とノンコア業務を明確に分け、どの業務を外部に任せるべきかを戦略的に判断する必要があるでしょう。
また、人材採用や教育にかかるコストを削減できる点も、事務代行導入の重要なメリットになります。
ここでは、事務代行を活用してコア業務に集中できる体制をどう作るか、そして固定費削減による経営効率化のポイントを詳しく解説していきます。効率化を実現するための具体的な視点を押さえていきましょう。
コア業務に集中できる体制づくり
事務代行を導入する際に最も重視すべきポイントは、社内のリソースをコア業務に集中させられる体制を構築することです。コア業務とは、企業の売上や競争力に直結する営業活動や商品開発、マーケティング戦略といった領域を指します。
一方、データ入力や資料作成といったノンコア業務に多くの時間を割いていると、本来注力すべき活動がおろそかになりがちです。事務代行を活用すれば、こうした定型的な業務を外部に任せられるため、社員は付加価値の高い業務に専念できるようになります。例えば、営業担当者が見積書作成や顧客データ入力から解放されれば、その分だけ顧客訪問や提案活動に時間を使えるでしょう。
また、経営者や管理職が細かい事務作業から離れることで、経営戦略の立案や重要な意思決定により多くの時間を割けるようになります。こうした体制づくりが、企業の成長速度を加速させる鍵になります。
人材採用・教育コストと固定費の削減
事務代行を導入するメリットとして、人材採用や教育にかかるコストを削減できる点も見逃せません。事務スタッフを社内で雇用する場合、採用活動に時間と費用がかかるだけでなく、入社後の研修や業務の引き継ぎにも一定の期間が必要になります。
さらに、給与や社会保険料といった固定費が毎月発生するため、経営を圧迫する要因になりかねません。一方、事務代行サービスでは業務量に応じた委託費のみを支払う形になるため、コストを変動費化できます。繁忙期には業務量を増やし、閑散期には減らすといった柔軟な運用が可能になるでしょう。
また、代行業者は既に専門スキルを持つスタッフを抱えているため、教育の手間が不要な点もメリットです。担当者が退職した場合でも、業者側で代替スタッフを用意してくれるため、業務の継続性を保ちやすくなります。こうした点から、特に中小企業やスタートアップにとって、事務代行は有力な選択肢になるでしょう。
導入時に押さえておくべきチェックポイント
事務代行サービスを導入する際には、事前に確認しておくべきポイントがいくつかあります。適切な業者を選ばなければ、期待した効果が得られないだけでなく、かえって業務が混乱するリスクもあるでしょう。
特に重要なのは、業者が対応できる業務範囲と、コミュニケーション体制の確認になります。自社が依頼したい業務に対応しているか、細かい要望にも柔軟に応じてもらえるかを事前に把握しておくことが大切です。
また、担当者のスキルや経験値も業務の品質に直結するため、契約前にしっかりと確認しておく必要があります。ここでは、事務代行導入時にチェックすべき具体的なポイントを整理し、失敗しない業者選びのコツを解説していきましょう。
対応可能な業務範囲を事前に確認
事務代行業者を選ぶ際には、まず自社が依頼したい業務に対応しているかを詳しく確認する必要があります。一般事務だけを扱う業者もあれば、経理や人事労務まで幅広く対応できる業者もあるため、自社のニーズに合ったサービスを選ぶことが重要です。
また、業務範囲だけでなく、対応できる業務量や納期についても事前に確認しておきましょう。繁忙期に大量の業務を依頼したい場合、業者側のキャパシティが不足していると対応できないケースもあります。契約前には具体的な業務内容を伝え、見積もりを取得することで、予算とサービス内容のバランスを確認できます。
さらに、業務の追加や変更にどの程度柔軟に対応してもらえるかも重要なポイントです。事業の成長に伴って依頼する業務が増える可能性もあるため、拡張性のあるサービスを選ぶと長期的に活用しやすくなるでしょう。
コミュニケーション体制と担当者のスキル
事務代行サービスを円滑に運用するには、業者とのコミュニケーション体制が整っているかを確認することが欠かせません。定期的な報告や進捗確認の方法、緊急時の連絡手段などを事前に取り決めておくことで、トラブルを未然に防げます。
また、担当者が複数人いる場合は、窓口となる責任者が明確に決まっているかも確認しておきましょう。窓口が一本化されていないと、指示が行き違ったり、対応が遅れたりするリスクがあります。さらに、担当者のスキルや経験値も業務の品質に直結する要素になります。契約前には担当者の経歴や得意分野を確認し、自社の業務に必要な知識を持っているかを見極める必要があるでしょう。
可能であれば、トライアル期間を設けて実際の業務を依頼し、対応力や品質を確認してから本契約に進むことをおすすめします。こうした準備が、事務代行導入の成功につながります。
実際に幅広く業務を任せた企業の取り組み
事務代行サービスの効果を理解するには、実際に導入した企業の事例を参考にするのが有効です。どのような課題を抱えていた企業が、どのような業務を外部に委託し、どのような成果を得られたのかを知ることで、自社の導入イメージが明確になるでしょう。
ここでは、総務業務を幅広くアウトソーシングしたカールツァイス株式会社、経理業務を丸ごと外部に委託した株式会社NKKソリューションズ、そしてオンラインアシスタント型のサービスを活用して業務拡大を実現した小林正朋税理士事務所の3つの事例を紹介していきます。それぞれの企業が直面していた課題や、代行サービスを選んだ理由、導入後の変化を詳しく見ていきましょう。
事例①カールツァイス株式会社｜総務業務を幅広くアウトソーシング
カールツァイス株式会社は、総務部門の業務負担が増加する中で、社員が本来注力すべきコア業務に時間を割けない状況に直面していました。備品管理や施設管理、来客対応といった総務業務は定型的ながら時間がかかり、社員の生産性を低下させる要因になっていたといいます。
そこで同社は、総務業務の大部分を外部の事務代行サービスに委託する決断をしました。アウトソーシングによって、オフィス環境の整備や備品の発注、郵便物の管理といった日常的な業務を代行業者に任せられるようになり、社員は戦略的な業務に集中できる体制が整ったとのことです。
また、代行業者は総務業務のプロフェッショナルであるため、業務の効率化や改善提案も積極的に行ってくれたといいます。結果として、総務部門全体の生産性が向上し、社員の働き方改革にもつながったようです。さらに、固定的な人件費を削減できたことで、経営資源をより重要な領域に振り向けられるようになったとのことです。同社の事例は、総務業務を外部に委託することで得られる効果を示す好例といえるでしょう。
出典参照：バックオフィスにBPOを導入するメリットは？導入事例や企業選びのコツも解説｜株式会社パソナ日本総務部
事例②株式会社NKKソリューションズ｜経理を丸ごとアウトソース
株式会社NKKソリューションズは、経理担当者の退職をきっかけに、経理業務全体を外部に委託する選択をしました。後任の採用活動を進める中で、経理の専門知識を持つ人材の確保が難しく、採用に時間がかかる見込みだったといいます。
業務を停滞させるわけにはいかないため、経理業務を丸ごとアウトソースできる代行サービスを探し、導入に踏み切ったとのことです。代行サービスでは、日常的な帳簿入力から月次決算のサポート、請求書発行まで幅広く対応してもらえるため、社内に経理担当者がいなくても業務が円滑に進むようになりました。
また、代行業者は税理士と連携しているため、税務処理や申告書類の作成もスムーズに行えたといいます。導入後は経理業務にかかる時間とコストが削減され、その分を営業活動や顧客サポートに振り向けられるようになったとのことです。さらに、代行業者の専門的なノウハウによって、経理処理の正確性やスピードも向上したといいます。同社は今後も経理業務を外部に委託し続ける方針で、コア業務への集中を継続していく予定です。
出典参照：株式会社NKKソリューションズ 様 – バックオフィス支援サービス（BPO)のスペシャリスト｜レジリエント株式会社
事例③小林正朋税理士事務所｜オンラインアシスタント型で業務拡大
小林正朋税理士事務所は、顧客数の増加に伴い事務作業が増大し、税務相談や申告業務といった本来の業務に時間を割けなくなる課題を抱えていました。資料作成やデータ入力、顧客とのスケジュール調整といった事務作業に追われ、新規顧客の獲得活動やサービス品質の向上に注力できない状況が続いていたといいます。
そこで同事務所は、オンラインアシスタント型の事務代行サービスを導入し、日常的な事務業務を外部に委託する体制を整えました。オンラインアシスタントは遠隔地から柔軟に業務をサポートしてくれるため、必要な時に必要な分だけサポートを受けられる点が魅力だったとのことです。
導入後は、資料作成やメール対応、スケジュール管理といった業務を代行してもらうことで、税理士としての専門業務に集中できる時間が大幅に増えたといいます。結果として、顧客対応の質が向上し、新規顧客の受け入れ体制も整ったとのことです。
また、固定的な人件費を抑えながら業務拡大を実現できた点も、経営面で大きなメリットになったといいます。同事務所の事例は、専門職がオンラインアシスタントを活用することで得られる効果を示しています。
出典参照：本業に集中する時間を生み出す！「事務代行サービス」で業務効率化とコスト削減を叶えよう｜弥生株式会社
事務代行をお考えの企業様は『CLOUD BUDDY』へご相談ください
事務代行サービスの導入を検討する際、どの業務を外部に委託すべきか、どの業者を選ぶべきか迷う企業は少なくありません。自社の状況や課題を正確に把握し、最適なサービスを選ぶには専門家のアドバイスが役立つでしょう。
『CLOUD BUDDY』では、企業ごとのニーズに合わせた事務代行サービスの導入をサポートしています。一般事務から経理、人事労務まで幅広い業務に対応できる専門家が在籍しており、業務の切り出しから運用体制の構築まで、きめ細かくサポートいたします。
また、オンラインアシスタント型のサービスにも対応しているため、柔軟な働き方を取り入れたい企業にも最適な提案が可能です。まずはお気軽にお問い合わせいただき、自社に最適な事務代行の活用方法を一緒に考えていきましょう。
まとめ｜事務代行のために業務範囲と目的を明確にしよう
事務代行サービスを効果的に活用するには、まず自社がどの業務を外部に委託したいのか、そして何を目的に代行を導入するのかを明確にすることが重要です。一般事務から経理、人事労務まで幅広い業務を任せられる一方で、業者によって対応範囲やサービス品質は異なります。
導入前には対応可能な業務範囲やコミュニケーション体制、担当者のスキルをしっかり確認し、自社に合った業者を選びましょう。事務代行を活用することで、社内リソースをコア業務に集中させられるだけでなく、採用や教育コストの削減も実現できます。
実際の企業事例を参考にしながら、自社にとって最適な事務代行の形を見つけていくことが、業務効率化と成長加速の鍵になるはずです。
