日々の事務作業に追われ、本来注力すべき業務に時間を割けないと感じている方は多いのではないでしょうか。
書類の作成や整理、データ入力、承認プロセスといった事務作業は必要不可欠である一方、時間がかかる割に付加価値を生みにくいという課題があります。働き方改革が求められる現代において、事務作業の負担軽減は企業にとって重要なテーマとなっています。
この記事では、事務作業の負担が軽減されない理由から効率化と自動化のポイント、さらには実際に活用できるツール例まで詳しく解説していきますので、自社の事務作業改善に向けた具体的な施策を検討する際の参考にしてください。
事務作業の負担が軽減されない理由4選
多くの企業が事務作業の効率化に取り組んでいるにもかかわらず、なかなか負担が軽減されないケースが少なくありません。効率化が進まない背景には、組織に根付いた慣習や体制の問題が潜んでいます。
ここからは、事務作業の負担が軽減されない代表的な理由を4つ紹介していきましょう。これらの理由を理解することで、自社が抱える課題を明確にし、適切な改善策を見つけるヒントになります。それぞれの理由について、具体的な状況や背景とともに詳しく見ていきますので、自社の状況と照らし合わせながら確認してみてください。
①「紙文化」や旧来のルールが残っている
多くの企業では長年にわたって築かれてきた紙ベースの業務フローが今も続いており、事務作業の効率化を妨げる要因となっています。稟議書や報告書、契約書といった重要書類は紙で保管するという慣習が根強く、電子化への移行に抵抗感を持つ従業員も少なくありません。
紙の書類は印刷や製本、押印、郵送といった工程が必要になるため、多くの時間と手間がかかってしまいます。保管スペースの確保や書類の検索にも労力を要し、過去の資料を探すだけで数時間かかるケースもあるでしょう。
また旧来のルールが形骸化しているにもかかわらず見直されず、本当は不要な承認プロセスや報告業務が残っているケースも見受けられます。これらの慣習やルールは一度定着すると変更が難しく、誰も疑問を持たないまま継続されてしまうため、事務作業の負担軽減を阻む大きな壁となりかねません。
②属人化による引き継ぎの非効率がある
特定の担当者しか業務の進め方を把握していない属人化の状態は、事務作業の効率化を妨げる深刻な問題となっています。業務がマニュアル化されておらず、担当者の頭の中にしかノウハウが存在しないため、担当者が休暇を取ったり退職したりすると業務が停滞してしまいます。引き継ぎの際も口頭での説明に頼ることになり、新しい担当者が業務を習得するまでに時間がかかってしまうでしょう。
属人化が進むと業務の全体像を把握している人が限られるため、プロセスの見直しや改善提案も難しくなります。担当者本人も質問や確認が集中することで、本来の業務に集中できない状況に陥りがちです。
さらに属人化された業務は標準化されていないため、担当者によって処理方法や品質にばらつきが生じ、組織全体の業務効率を低下させる原因となります。業務の属人化を解消し、誰でも対応できる体制を整えることが、事務作業の負担軽減には不可欠といえるでしょう。
③ツールを導入しても活用できていない
事務作業の効率化を目指してツールを導入したものの、十分に活用できず期待した効果が得られないケースは珍しくありません。導入時に従業員への説明や研修が不足していると、ツールの機能を理解できないまま使用することになり、結局従来の方法に戻ってしまいます。特に複雑な機能を持つツールの場合、使いこなすまでに時間がかかるため、忙しい業務の中で学習する余裕がなく放置されてしまうでしょう。
また既存の業務フローを見直さずにツールだけを導入しても、紙とデジタルが混在する状態になり、かえって手間が増えてしまうこともあります。ツールの選定段階で現場の意見を十分に聞かず、経営層や情報システム部門だけで決定してしまうと、実際の業務に合わない機能ばかりで使いにくいと感じる従業員も出てきます。ツール導入を成功させるには、現場のニーズを把握した上で適切なツールを選び、丁寧な導入支援と継続的なフォローアップが必要になるでしょう。
④業務量や人員配置の見直しがされていない
事務作業の負担が軽減されない根本的な原因として、業務量と人員のバランスが適切でないケースがあります。事業規模の拡大や新規プロジェクトの立ち上げにより業務量が増加しているにもかかわらず、人員は据え置きのままという状況では、一人あたりの負担が増え続けてしまうでしょう。
また業務の繁閑に合わせた柔軟な人員配置ができておらず、特定の時期や部署に業務が集中してしまうケースも見られます。人員配置の問題だけでなく、そもそも本当に必要な業務なのか見直されないまま継続されている作業も少なくありません。
過去に必要だった報告書や会議が形骸化しているにもかかわらず、惰性で続けられているケースもあるでしょう。定期的に業務量を測定し、各業務の必要性や優先順位を見直すことで、削減できる作業や統合できるプロセスが見えてきます。人員配置も業務量に応じて柔軟に変更することで、事務作業の負担を適正化できるでしょう。
事務作業を効率化と自動化して働き方改革をするポイント
事務作業の負担を軽減し、働き方改革を実現するためには、効率化と自動化に向けた具体的な取り組みが必要になります。
ここからは、実際に効果が期待できる3つのポイントについて詳しく解説していきましょう。これらのポイントを押さえることで、事務作業の改善を計画的に進められます。単にツールを導入するだけでなく、業務プロセス全体を見直すことで、持続的な効率化を実現できるでしょう。それでは順番に見ていきますので、自社での実践を想定しながら確認してみてください。
業務の「見える化」でムダを把握する
事務作業を効率化する第一歩は、現状の業務を可視化してムダを発見することから始まります。各担当者がどのような作業にどれだけの時間を使っているか記録し、業務全体の流れを図式化することで、非効率なポイントが明らかになってきます。
例えば同じようなデータを複数の部署で別々に入力していたり、承認プロセスが必要以上に複雑になっていたりする問題が見つかるでしょう。業務の見える化を進める際は、現場の担当者にヒアリングを行い、実際の作業手順や困っている点を丁寧に聞き取ることが重要になります。
タイムスタディやワークサンプリングといった手法を用いて、定量的に業務量を測定するのも効果的です。見える化によって発見されたムダは、削減や統合、自動化の対象として優先順位をつけて改善していきます。定期的に業務の見える化を実施することで、新たに発生したムダにも気づきやすくなり、継続的な改善サイクルを回せるようになるでしょう。
クラウドツールで定型業務を自動化する
定型的な事務作業はクラウドツールを活用することで自動化でき、人的リソースをより価値の高い業務に振り向けられます。データ入力や集計、レポート作成といった繰り返し発生する作業は、ツールによる自動化に適しているといえるでしょう。クラウドツールのメリットは、インターネット環境があればどこからでもアクセスでき、リモートワークにも対応できる点にあります。
また複数のツールを連携させることで、より高度な自動化も実現できます。例えば経費精算システムで承認された経費データを自動的に会計システムに取り込み、仕訳を生成するといった連携が可能になります。メールで受信した注文データを自動的に販売管理システムに登録し、在庫を引き当てて出荷指示を作成するワークフローも構築できるでしょう。
自動化を進める際は、いきなり多くの業務を対象にするのではなく、効果の高い業務から段階的に導入することで、従業員の抵抗感を減らしながら確実に定着させられます。
ペーパーレス化で事務効率を上げる
紙の書類をデジタル化するペーパーレス化は、事務作業の効率向上に直結する重要な施策となります。書類をスキャンしてPDF化し、クラウドストレージに保存することで、いつでもどこからでも必要な資料にアクセスできるようになります。
キーワード検索機能を使えば、膨大な書類の中から目的の資料を瞬時に見つけられるため、探す時間を削減できるでしょう。電子化された書類は複製や共有も容易であり、複数の担当者が同時に閲覧したり編集したりすることも可能になります。
ペーパーレス化を進めることで、印刷コストや保管スペースの削減といった副次的な効果も期待できます。電子契約サービスを導入すれば、契約書の押印や郵送といった工程を省略でき、契約締結までの時間を短縮できるでしょう。ペーパーレス化を成功させるには、電子帳簿保存法などの関連法規を理解し、適切な要件を満たした形でデータを保管することが重要になります。
事務作業の負担軽減に役立つツール例
事務作業の負担を軽減するためには、目的に合ったツールを選択し、適切に活用することが重要になります。
ここからは、実際に多くの企業で導入され、事務効率の向上に貢献している代表的なツールを3つ紹介していきます。各ツールの特徴や機能を理解することで、自社の課題解決に適したツール選定の参考になります。
導入を検討する際は、利用する従業員の意見も聞きながら、使いやすさや既存システムとの連携性も考慮して判断することが大切です。それでは具体的なツールを見ていきましょう。
①Google Workspace｜ドキュメントの共有・リアルタイム編集で効率化
Google Workspaceは、ビジネスに必要なツールを統合したクラウドサービスとして、世界中の企業で広く利用されています。Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドといったアプリケーションは、複数人が同時に編集できるリアルタイム共同編集機能を備えており、チームでの資料作成を効率化できます。
変更履歴が自動的に保存されるため、過去のバージョンに戻したり、誰がいつ編集したか確認したりすることも簡単にできるでしょう。Googleドライブによるクラウドストレージでは、容量を気にせずファイルを保管でき、リンク共有により社内外の関係者とスムーズに情報を共有できます。Gmail、Googleカレンダー、Google Meetといったコミュニケーションツールも統合されており、メールのやり取りからスケジュール調整、オンライン会議まで一つのプラットフォームで完結します。セキュリティ機能も充実しており、二段階認証やアクセス権限の細かな設定により、情報漏えいのリスクを低減できるでしょう。
出典参照：Google Workspace セットアップ&サポート｜グーグル合同会社
②Chatwork｜チャットでコミュニケーションミスを予防
Chatworkは、ビジネスチャットツールとして国内で高いシェアを持ち、多くの企業がコミュニケーション効率化に活用しています。メールと比較してカジュアルにやり取りできるため、ちょっとした確認や相談もスムーズに行えます。グループチャット機能を使えば、プロジェクトメンバーやチーム単位で情報共有ができ、関係者全員が同じ情報を把握できるため、伝達ミスを防げるでしょう。
タスク管理機能も備えており、チャット内で依頼事項をタスクとして登録し、担当者や期限を設定できるため、やるべき作業を見落とすリスクを減らせます。ファイル共有機能では、ドキュメントや画像をドラッグアンドドロップで簡単に共有でき、チャット上で内容を確認しながら議論を進められます。
既読機能により、メッセージが相手に届いたか確認できるため、重要な連絡が見落とされる心配も軽減されるでしょう。モバイルアプリも提供されており、外出先や移動中でもコミュニケーションを継続できます。
出典参照：ビジネスチャットならChatwork｜株式会社kubell
③UiPath｜RPAでロボットによる業務自動化を実現
UiPathは、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールとして世界的に高い評価を受けており、人間が行っている定型作業をソフトウェアロボットが代行できるようにします。プログラミングの専門知識がなくても、視覚的な操作でロボットを作成できるため、現場の担当者でも自動化を実現できるでしょう。
データの入力や転記、Webサイトからの情報収集、システム間のデータ連携といった反復作業を自動化することで、人的ミスを削減し、作業時間を短縮できます。夜間や休日にもロボットを稼働させられるため、24時間体制での処理が必要な業務にも対応できます。
複数のシステムやアプリケーションをまたがる業務フローも自動化でき、人間が行うと手間のかかる作業をスムーズに処理してくれるでしょう。自動化により創出された時間を、判断が必要な業務や創造的な作業に振り向けることで、従業員の満足度向上にもつながります。導入実績も豊富で、サポート体制も充実しているため、安心して利用できるツールといえます。
出典参照：エージェントによる自動化の未来を創造する｜UiPath株式会社
事務作業の効率化は『CLOUD BUDDY』へご相談ください
事務作業の効率化を進めたいものの、何から手をつければよいか分からない、ツール選定に迷っているといった悩みをお持ちではないでしょうか。
『CLOUD BUDDY』では、企業の事務作業効率化を包括的に支援しています。現状の業務分析から課題の特定、改善施策の立案、ツールの選定と導入、運用定着までトータルでサポートできるため、確実に効果を出せる効率化を実現できます。豊富な支援実績に基づいた実践的なアドバイスを提供し、御社の状況に最適なソリューションをご提案いたします。まずはお気軽にご相談ください。
まとめ｜事務作業の負担を軽減して働き方改革を目指そう
事務作業の負担が軽減されない理由には、紙文化や旧来のルールの残存、業務の属人化、ツールの活用不足、業務量と人員配置の不均衡といった要因があります。これらの課題を解決するには、業務の見える化によるムダの把握、クラウドツールを活用した自動化、ペーパーレス化の推進が効果的なポイントとなります。
Google WorkspaceやChatwork、UiPathといったツールを適切に導入することで、事務作業の効率化を実現できるでしょう。事務作業の負担を軽減することは、従業員の働きやすさを向上させるだけでなく、企業全体の生産性向上にもつながります。自社の状況に合った施策を選択し、計画的に改善を進めていきましょう。
