経理処理や給与計算、契約書管理といったバックオフィス業務に追われて、本来注力すべき事業戦略や営業活動に時間を割けていないという悩みを抱えていませんか。バックオフィス業務は企業運営に不可欠である一方、直接的な売上につながりにくいため、人員配置や業務効率化の課題になりやすい領域です。
そこで多くの企業が注目しているのが、バックオフィス代行サービスです。経理・人事・総務といった間接業務を専門業者に委託することで、社内の人的リソースをコア業務に集中させられます。さらに、専門性の高い業務品質とコスト削減を同時に実現できる点も魅力です。
本記事では、社内で発生する代表的なバックオフィス業務の内容から、実績のある代行企業の事例、さらには委託時に注意すべきポイントまで詳しく解説していきます。この記事を読むことで、自社に適したバックオフィス代行の選び方と、業務改革への具体的なアプローチが見えてくるでしょう。
社内におけるバックオフィスの業務例
バックオフィスとは、企業活動を支える間接部門の総称です。顧客と直接接するフロントオフィスとは異なり、社内の管理業務や事務処理を担当します。これらの業務は地味に見えますが、企業運営の基盤を支える重要な役割を果たしています。
バックオフィス業務は多岐にわたり、経理、人事、総務など複数の部門に分かれています。それぞれの業務内容を理解することで、どの部分を外部委託できるのか、自社の課題がどこにあるのかが明確になってきます。
経理・会計業務（伝票処理、決算、請求・入金管理など）
経理・会計業務は、企業のお金の流れを管理する重要な業務です。日々の取引を記録する伝票処理から始まり、請求書発行、入金確認、支払処理、経費精算まで、多様な作業が含まれます。これらの業務は正確性が求められる上、法律や会計基準に則った処理が必要です。
月次決算では、売上や経費を集計して月ごとの業績を把握します。年次決算になると、財務諸表の作成や税務申告の準備など、さらに専門的な知識が求められる業務が発生します。特に中小企業では、経理担当者が少人数であるため、決算期には残業が増加しやすい傾向があります。
また、請求・入金管理も経理業務の重要な部分です。取引先への請求書発行、入金確認、未入金の督促といった与信管理は、企業のキャッシュフローに直結します。入金漏れや請求ミスは資金繰りに影響を与えるため、細心の注意を払う必要があります。
これらの経理業務は定型的な作業が多い一方で、ミスが許されない性質を持っています。そのため、専門性の高い代行業者に委託することで、業務品質を保ちながら社内担当者の負担を軽減できるメリットがあります。
人事・労務業務（給与計算、社会保険手続き、採用・入退社管理など）
人事・労務業務は、従業員に関わる管理業務全般を指します。中でも毎月発生する給与計算は、正確性とスピードが求められる業務です。勤怠データの集計、残業代の計算、各種手当の反映、社会保険料や税金の控除など、多くの要素を考慮して給与を算出します。
給与計算には法律知識も必要です。労働基準法、最低賃金法、所得税法など、関連する法令は複雑で頻繁に改正されます。法改正に対応しながら正確な給与計算を行うには、常に最新の情報をキャッチアップする必要があります。
社会保険手続きも重要な労務業務のひとつです。従業員の入退社時には、健康保険や厚生年金保険の資格取得・喪失手続きを行います。また、出産や傷病による休業時には、給付金の申請手続きも発生します。これらの手続きは提出期限が定められており、遅延すると従業員に不利益が生じる場合もあります。
採用業務では、求人票の作成、応募者対応、面接調整、内定通知の発行など、多くのタスクが発生します。入社後も、雇用契約書の作成、労働条件通知書の交付、必要書類の回収といった入社手続きが必要です。退職時にも、離職票の発行や退職証明書の作成など、各種手続きが待っています。
総務・庶務業務（備品管理、契約書管理、社内文書・申請対応など）
総務・庶務業務は、企業活動を円滑に進めるための環境整備を担当します。オフィス用品や消耗品の発注・管理は、日常的に発生する業務です。在庫を適切に管理しながら、必要なタイミングで必要な物品を調達する計画性が求められます。
契約書管理も総務部門の重要な業務です。取引先との契約書、リース契約、賃貸借契約など、企業は多数の契約を結んでいます。これらの契約書を適切に保管し、更新時期を管理して、契約漏れや自動更新のトラブルを防ぐ必要があります。近年は電子契約の普及により、紙と電子データの両方を管理するハイブリッドな体制が求められています。
社内文書の管理や各種申請対応も総務業務に含まれます。従業員からの休暇申請、経費申請、備品購入申請など、日々多くの申請が発生します。これらを適切に処理し、承認フローを回し、記録を残すことが総務の役割です。
総務業務は企業活動の基盤を支える縁の下の力持ちとも言える存在であり、効率化することで企業全体の生産性向上につながります。
バックオフィス代行を請け負っている代表企業
バックオフィス代行サービスを提供する企業は数多く存在しますが、それぞれ得意分野や対応範囲が異なります。経理に特化した業者もあれば、幅広いバックオフィス業務を包括的に受託する業者もあります。
ここでは、実績と専門性を持つ代表的なバックオフィス代行企業を紹介します。各社の特徴を理解することで、自社のニーズに合ったパートナー選びの参考にしてください。
事例①株式会社BPIO｜経理BPOとして会計事務所のノウハウを活かし、経理業務全般の代行／ITツール導入支援も実施
株式会社BPIOは、会計事務所グループが母体となっている経理特化型のBPO事業者です。税理士法人としての専門知識とノウハウを活かし、経理業務全般を高品質で代行している点が大きな強みとなっています。
同社のサービス範囲は、日々の仕訳入力から月次決算、年次決算サポートまで幅広く対応しています。単なる入力代行にとどまらず、経理プロセス全体の設計や改善提案も行っており、企業の経理体制そのものを強化するパートナーとして機能します。
特筆すべきは、ITツールの導入支援も積極的に行っている点です。クラウド会計ソフトの選定から導入、運用定着まで一貫してサポートしており、デジタル化による業務効率化も同時に実現できます。会計システムと銀行口座やクレジットカードの連携設定なども代行してくれるため、システムに不慣れな企業でも安心して利用できます。
スタートアップから中堅企業まで、幅広い規模の企業に対応しており、成長段階に応じた柔軟なサービス提供が評価されています。
出典参照：内製化まで伴走する業務BPOサービス｜株式会社BPIO
事例②トランスコスモス株式会社｜コーポレート・バックオフィス業務を包括的に受託
トランスコスモス株式会社は、BPO業界の大手企業として、コーポレート・バックオフィス業務を包括的に受託しているのが特徴です。経理・人事・総務といった複数部門の業務をワンストップで受けられるため、窓口を一本化したい企業に適しています。
同社の強みは、長年のBPO事業で培った大規模オペレーションの運営ノウハウです。数百名規模の従業員を抱える企業のバックオフィス業務も、安定した品質で遂行できる体制を整えています。業務の標準化とマニュアル化が徹底されており、属人化を防ぎながら一定の品質を保てる仕組みがあります。
トランスコスモスは、単なる代行サービスにとどまらず、クライアント企業の業務プロセス改善にも踏み込んだコンサルティングを提供します。現状の業務フローを分析し、ボトルネックを特定して、最適な業務設計を提案してくれます。
グローバル展開している企業向けには、海外拠点のバックオフィス業務も含めた統合的なサービスも提供しており、国内外の業務を一元管理したい企業にとって有力な選択肢となっています。
出典参照：コーポレートバックオフィスサービス｜トランスコスモス株式会社
バックオフィス代行を依頼するときの注意点
バックオフィス代行サービスは多くのメリットをもたらしますが、導入時には慎重な検討が必要です。適切な準備と運用体制を整えないと、期待した効果が得られなかったり、かえって業務が混乱したりする可能性もあります。
ここでは、バックオフィス代行を依頼する際に押さえておくべき重要な注意点を解説します。これらのポイントを事前に確認することで、スムーズな導入と継続的な効果創出につなげられます。
自社業務の範囲・切り出し範囲を明確にして、委託内容を可視化する
バックオフィス代行を成功させる第一歩は、自社業務の現状を正確に把握することです。どの業務をどの程度の頻度で行っているか、誰がどのような手順で処理しているかを詳細に洗い出す必要があります。
業務の棚卸しを行う際は、各タスクの作業時間、発生頻度、難易度、必要なスキルなどを記録しましょう。例えば、請求書発行は月初に100件程度発生し、1件あたり5分かかるといった具合です。これにより、どの業務にどれだけのリソースを使っているかが可視化されます。
次に、どの業務を外部委託するかを決定します。全ての業務を一度に委託するのではなく、定型的で標準化しやすい業務から段階的に移行するのが賢明です。経理業務であれば、まず仕訳入力から始めて、慣れてきたら月次決算まで拡大するといったアプローチが考えられます。
委託範囲を明確にする際は、業務のインプットとアウトプットを具体的に定義することが重要です。何を提供すれば何が成果物として返ってくるのか、納期はいつか、品質基準はどうするかなど、曖昧さを残さないようにしましょう。
H3:委託先のセキュリティ体制・情報管理体制（NDA・ISMSなど）を確認する
バックオフィス業務は、顧客情報や従業員の個人情報、財務データなど、機密性の高い情報を扱います。そのため、委託先のセキュリティ体制を厳格に確認することが不可欠です。
まず、委託先が情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の認証を取得しているか確認しましょう。ISMSは国際規格ISO27001に基づく認証制度で、情報セキュリティの管理体制が一定水準以上であることを示します。認証取得企業は定期的な監査を受けているため、継続的なセキュリティレベルの維持が期待できます。
秘密保持契約（NDA）の締結も必須です。契約書には、取り扱う情報の範囲、利用目的、保管期間、廃棄方法などを明記しましょう。特に、契約終了後の情報の取り扱いについても明確に定めておくことが重要です。
物理的なセキュリティ対策も確認ポイントです。委託先のオフィスは入退室管理が適切に行われているか、書類やデータの保管場所は施錠されているか、作業スペースは外部から見えない環境になっているかなどをチェックします。
デジタル面では、データの暗号化、アクセス権限の管理、操作ログの記録、バックアップ体制などを確認しましょう。特にクラウドサービスを利用する場合は、データの保管場所や通信の暗号化方式についても確認が必要です。
代行後のモニタリング・改善サイクルを設け、ただ任せたままでなく継続的な最適化を図る
バックオフィス代行は、委託して終わりではありません。継続的なモニタリングと改善を行うことで、サービス品質を維持し、さらなる効率化を実現できます。
まず、定期的な報告体制を構築しましょう。月次や四半期ごとに、処理件数、処理時間、エラー率などのKPIを共有してもらうことで、サービスの状況を客観的に把握できます。数値だけでなく、発生した問題や改善提案なども報告してもらうと、より深い連携が可能になります。
定例ミーティングの開催も効果的です。委託先の担当者と定期的に顔を合わせることで、コミュニケーションが円滑になり、細かな調整や改善がしやすくなります。ミーティングでは、現状の課題共有だけでなく、今後の業務拡大や新しい取り組みについても議論しましょう。
業務フローの見直しも定期的に行う必要があります。ビジネス環境は常に変化するため、当初設計した業務プロセスが最適でなくなることがあります。半年や1年ごとに業務フローを見直し、無駄な工程の削減や新しいツールの導入を検討しましょう。
フィードバックの仕組みも重要です。社内の他部門から委託業務に関する意見や要望を吸い上げ、委託先に共有することで、サービス改善につなげられます。経理部門から請求書発行のタイミングについて要望があれば、委託先と調整して改善を図ったりしましょう。
人手不足・負荷集中を解消したい企業様は『CLOUD BUDDY』へご相談ください
バックオフィス代行の導入は、単なる業務の外部委託ではなく、企業の業務基盤を再構築する戦略的な取り組みです。そのため、自社に最適な委託範囲の設定や、適切な代行業者の選定には、専門的な知見が必要となります。
『CLOUD BUDDY』では、バックオフィス業務の効率化に向けた包括的なコンサルティングサービスを提供しています。現状の業務分析から課題の特定、最適な代行業者の選定支援、導入後のモニタリング体制構築まで、一貫してサポートします。
特に、クラウドツールの活用とバックオフィス代行を組み合わせた業務改革の実績が豊富です。会計ソフト、勤怠管理システム、ワークフローツールなどのクラウドサービスと代行サービスを最適に組み合わせることで、より高い効果を生み出せます。
バックオフィス業務の人手不足や特定時期への負荷集中にお悩みの企業様は、ぜひ『CLOUD BUDDY』にご相談ください。
まとめ｜バックオフィス代行を活用して、人的リソースを解放し、生産性を飛躍的に高めよう
バックオフィス業務は、企業の基盤を支える重要な役割を果たしておりながら「専門知識が必要」「忙しい時期に負荷が集中」「コア業務とのリソース競合」といった課題を抱えがちです。これらを外部のプロフェッショナルに委託することで、業務品質の維持・向上とともに、社内の人的リソースをより戦略的／創造的な業務へ振り向けることが可能になります。
代行先の選定では「自社業務の切り出し」「セキュリティ・管理体制」「継続的改善の体制」をしっかりとチェックしましょう。委託活用をきっかけに、バックオフィス業務を負担から強みへと転換し、組織全体の生産性向上を目指していきましょう。
