社内の人手不足は、多くの企業が抱える深刻な課題です。業務量が増える一方で、採用や育成にかけられる時間やコストには限りがあり、作業効率の低下や社員の負担増につながる場合があります。
しかし、人手不足を適切に見極め、効率的な解消策を導入することで、業務の滞りを減らし、組織全体のパフォーマンス向上につなげられるかもしれません。
本記事では、実際に人手不足の課題を解決した企業事例を紹介しながら、成功企業の取り組みから学べる具体的な対策やツール活用法を解説します。これを読むことで、自社に適した人手不足の解消策を検討するヒントを得られるでしょう。
社内の人手不足を適切に見極めて対策を打った企業事例
人手不足の課題に直面した企業は、単に人員を増やすだけでなく、業務の見直しや柔軟な働き方の導入、外部リソースの活用など多角的な対策を行うことで、効率的な解消を図っています。
ここでは、具体的にどのような取り組みが行われたのか、成功事例をもとにポイントを紹介します。
事例①共和電機工業株式会社｜育児中の女性や高齢者の雇用促進
共和電機工業株式会社では、従来の正社員中心の採用体制から、育児中の女性や高齢者を積極的に雇用する制度を整備しました。勤務時間や作業内容を柔軟に調整することで、通常の業務負荷を分散しながら、経験やスキルを活かせる職場環境を提供しています。
これにより、退職や離職による人手不足のリスクを抑えつつ、多様な人材を効率的に活用する仕組みを構築しています。さらに、社内研修やマニュアル整備を行うことで、新たに加わった社員でも業務に早期に適応できる体制を整えました。
出典参照：Action Plan – 共和電機工業株式会社 行動計画｜共和電機工業株式会社
事例②株式会社マルイ造形家具工業｜プロボノ活用による業務効率化
株式会社マルイ造形家具工業では、外部の専門家やボランティアであるプロボノを活用し、業務の効率化を進めました。特にデザインや設計、製造プロセスの改善など専門性の高い業務に外部リソースを組み合わせることで、社内人員の負担を減らしながら品質を維持しました。
また、プロボノとのコミュニケーションルールや成果物の基準を明確にすることで、作業のズレを防ぎ、スムーズな業務運営につなげています。この取り組みにより、短期間で業務の負荷を軽減し、社員の負担感を緩和しています。
出典参照：中⼩企業・⼩規模事業者の ⼈⼿不⾜への対応事例集｜中小企業庁
事例③アベテック株式会社｜若年層を増員
アベテック株式会社では、若年層の採用を増やすことで人手不足を解消しました。新入社員の育成プログラムを充実させるとともに、OJTや先輩社員によるフォロー体制を整備することで、業務知識やスキルの習得を効率化しています。
加えて、若手社員が主体的に業務改善に取り組めるような仕組みを導入し、作業効率の向上と社員の定着率向上を両立させています。人材構成を見直すことで、将来を見据えた人手不足への対応策を構築しました。
出典参照：中⼩企業・⼩規模事業者の ⼈⼿不⾜への対応事例集｜中小企業庁
事例④株式会社エイムカンパニー｜低コストの情報発信手法を採用
株式会社エイムカンパニーでは、人手不足の解消に向け、低コストで効率的な情報発信手法を採用しました。社内外の情報共有をデジタルツールに集約し、従来必要だった手作業での報告や連絡を削減しています。
結果として、社員が本来の業務に集中できる時間を増やし、限られた人員で多くの業務を処理できる体制を実現しました。また、定型作業の自動化やマニュアル整備を進めることで、新規メンバーの業務適応もスムーズに行えるようにしています。
出典参照：中⼩企業・⼩規模事業者の ⼈⼿不⾜への対応事例集｜中小企業庁
【成功企業から学ぶ】人手不足解消に対する対策
成功企業の事例から学べるポイントは、単に人員を増やすだけでなく、業務の可視化や効率化、コミュニケーションの改善、教育体制の整備を組み合わせることにあります。
ここでは、実践的な対策を具体的に解説します。
業務フローの可視化とボトルネックの特定を行う
人手不足の解消に向けた第一歩として、まず業務フローを可視化することが非常に有効です。各業務の手順や担当者、所要時間を整理し、どの工程で作業が滞っているのか、あるいは負荷が特に集中しているのかを分析します。こうしたボトルネックが明確になることで、改善の優先順位を決めやすくなり、自動化や外注化の対象業務を具体的に特定できるようになります。
実際に成功している企業では、フローチャートやデジタルツールを用いて業務フローを視覚的に把握し、関係者間で情報を共有することで、全体の作業効率を高めています。これにより、作業の重複や無駄を削減し、限られた人員での業務運営がより安定するのです。
外注化や自動化で負荷の高い業務を軽減する
繁忙期や専門性の高い業務に対しては、外注化や業務自動化を積極的に導入する企業が増えています。外部リソースを活用することで、社内の人員にかかる負荷を軽減しつつ、専門性や品質を維持することが可能です。
加えて、定型作業を自動化することで、担当者がより付加価値の高い業務や戦略的な業務に集中できる環境を作り出せます。成功企業では、外注や自動化の対象業務やその基準を明確に定めることで、業務効率と作業精度の両立を実現しています。これにより、限られた人員でも高い生産性を維持できるのです。
社内コミュニケーションの効率化で作業遅延を防ぐ
情報伝達の遅れや認識のズレは、人手不足の影響をさらに大きくする要因となります。そのため、コミュニケーションツールや定期報告の仕組みを導入し、情報共有のスピードを高めることが重要です。これにより、業務の遅延やミスを未然に防ぐことができます。
成功している企業では、チャットやタスク管理ツールを活用して、必要な情報を担当者間で迅速に共有しています。また、問題が発生した場合も即座に関係者に連絡できる体制を整えることで、対応スピードを向上させています。このように社内コミュニケーションを効率化することは、人手不足環境においても安定した業務運営を実現する鍵となります。
教育やマニュアル整備で担当者の作業効率を向上させる
新規採用や人員補充を行う際には、教育体制やマニュアル整備が欠かせません。作業手順や基準を文書化することで、新しく加わった社員でも短期間で業務に適応でき、全体の作業効率を維持しやすくなります。
成功している企業では、マニュアルの更新や研修プログラムの実施を継続的に行い、知識の属人化を防いでいます。さらに、マニュアルと教育体制を組み合わせることで、社員一人ひとりが自信を持って業務を遂行できる環境が整い、結果として社内全体の生産性向上につながるのです。
人手不足解消に対して対策を打つときの注意点
人手不足を解消するために外注や自動化を導入する場合、単にシステムや人材を追加するだけでは十分な効果を得られないことがあります。効率化を目指す際には、業務の優先度や責任範囲、運用後の改善点を明確にすることが重要です。
ここでは、企業が取り組む際に注意すべきポイントを解説します。
外注や自動化を導入する前に業務の優先度を明確にする
外注や自動化を活用する場合、まず社内業務の重要性や緊急度を整理することが重要です。全ての業務を一度に外注化したり自動化したりすると、コストが膨らむだけでなく、管理負担も増え、結果的に効率が下がるリスクがあります。
業務の優先順位を明確にすることで、人的リソースやシステムの利用を集中させ、導入効果を実感しやすくなるでしょう。さらに、導入後に効果を測定し、必要に応じて業務フローを見直すことで、改善効果を長期的に維持することができます。
社内担当者と外注先の責任範囲を明確にする
外注や自動化を導入する場合、社内担当者と外注先の責任範囲が曖昧だと、業務の抜けや遅延が発生しやすくなります。業務フローや作業内容を文書化し、どの工程を誰が管理・実施するのかを明確にしておくことが重要です。
また、成果物の基準や報告タイミングも事前に定めることで、トラブルを防ぎ、効率的な運用を実現できます。成功している企業では、契約書やマニュアルを活用して責任の所在を可視化し、業務品質の維持に努めています。責任範囲を明確にすることは、外注化による業務改善を安定的に進めるための基盤となるのです。
導入後も定期的に改善点を確認して運用を最適化する
外注や自動化を導入した後も、定期的に改善点を確認して運用を最適化することが効率化には欠かせません。業務フローの進行状況や成果物の品質、担当者や外注先の負荷を定期的にチェックすることで、潜在的な課題を早期に発見できます。必要に応じて作業手順やツールの設定を調整することで、運用効率を維持しながら人手不足の影響を最小限に抑えられるでしょう。
また、定期的なフィードバックを通じて社員や外注先とのコミュニケーションを強化することで、問題が起きる前に対策を打てる環境を作ることができます。
人手不足解消の成功事例を参考に効率化を目指す企業様は『CLOUD BUDDY』へご相談ください
『CLOUD BUDDY』では、企業が抱える人手不足に対応するための外注や自動化導入の計画策定から、運用サポートまで幅広く支援しています。業務の優先度分析や担当者・外注先の責任範囲の整理、定期的な運用改善のサポートにより、効率的で安定した業務運営を目指すことができます。
さらに、成功企業の事例を踏まえた具体的なノウハウも提供しており、自社に最適な人手不足解消策を検討する際に役立てられます。限られた人的リソースでも業務効率を最大化し、社員の負担を抑えたい企業様は、ぜひ『CLOUD BUDDY』にご相談ください。
まとめ｜成功事例から学んで人手不足を解消し、業務効率を向上させよう
人手不足を解消するには、単なる人員補充だけでなく、業務の優先度整理、外注や自動化の活用、責任範囲の明確化、導入後の改善確認が重要です。成功企業の事例を参考にすることで、自社に合った施策を検討し、効率的な運用が可能になります。
社内リソースを最大限に活かしながら業務効率を向上させたい場合は、『CLOUD BUDDY』のサポートを活用し、安定的かつ効率的な業務運営を目指しましょう。
