RPAはさまざまな部門で活用できる柔軟性を持っています。導入することで業務の効率化やミスの削減が期待でき、社員の生産性を大きく高めることが可能です。
ここでは、企業の現場でRPAが特に活躍する5つの場面について紹介します。日常的に発生する定型業務や繰り返し作業に対し、RPAがどのように役立つかを具体的に見ていきましょう。
RPAとは
RPAとは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略称で、パソコン上の定型業務をソフトウェアロボットが自動的に実行する技術を指します。具体的にはExcelでのデータ入力、定型メールの送信、Webサイトからの情報取得といった繰り返しの作業を人の代わりに処理することが可能です。
最大の特徴は「人が行うマウス操作やキーボード入力をそのまま記録し、再現する点」にあります。そのためプログラミングの知識がなくても設定できる場合が多く、現場担当者でも比較的容易に導入・運用が可能です。
またRPAは従来の業務自動化とは異なり、既存のシステムに手を加える必要がありません。システム間連携や既存業務の見直しが不要なため、導入コストや期間を抑えながら自動化の恩恵を受けられます。今や業種や業態を問わずさまざまな企業で活用されている技術です。
今、企業にRPA導入が求められている3つの理由
RPAは単なる業務の効率化ツールにとどまりません。現在多くの企業がRPAを導入している背景には以下の3つの大きな理由があります。
①人手不足・働き方改革への対応が必要だから
近年の日本社会では深刻な人手不足が続いています。特に中小企業や地方の事業所では人材確保が大きな課題となっている中、さらに政府が推進する働き方改革の影響で労働時間の短縮や業務の効率化が求められているのです。このような状況下では、RPAの導入が助けになるケースが多く見られます。
例えば毎日数時間かかっていた帳票の作成業務。こちらをRPAが代行することで社員は本来取り組むべき業務に集中できるようになり、生産性を高めつつ長時間労働の是正につなげることが可能です。
つまりRPAは人手不足の補完手段として、また働き方改革に対応するための有効なソリューションとして今の時代に求められている技術だといえるでしょう。
②コスト削減による収益改善が期待できるから
企業活動において利益を生み出すためにはコスト管理が欠かせません。特に利益改善のために必要なことは業務の無駄を減らし、人件費を最適化することです。RPAはこうしたコスト削減に大きく貢献します。
例えば年間を通じて膨大な時間を費やしていたデータ入力作業をRPAに任せると、その分の人件費を削減できるだけでなく作業ミスによる再処理コストも防げます。またRPAは24時間稼働できるため、夜間や休日の処理も可能になり業務全体のスピードアップにもつなげることも可能です。
こうした効果を積み重ねることは結果的に収益構造の改善が見込めるようになるため、中長期的な経営戦略の一環としてRPAの活用が合理的な選択といえるのです。
③DX推進の第一歩として有効だから
デジタルトランスフォーメーション（DX）という言葉が広く知られるようになった現在、多くの企業が業務のデジタル化に取り組んではいます。しかし、いきなり大規模なシステム導入や業務改革に踏み切るのは難しいという声も見受けられます。RPAはそうした企業にとって既存の業務フローを変えることなく導入でき、現場に負担をかけずにデジタル化を進めることが可能であるため最初の一歩として適しているのです。
例えば、紙ベースの処理を電子化しRPAで自動処理することでスムーズにDXへの移行が可能になることでしょう。
さらに、RPA導入によって現場に「デジタルツールに対する理解と信頼」が育まれることもDX推進において重要な効果の1つです。まずは小さな業務から始めて、段階的にデジタル化を進める戦略としてRPAは大きな力を発揮します。
企業でRPAを導入すると便利な5つの場面
RPAはさまざまな部門で活用できる柔軟性を持っています。導入することで業務効率化・生産性向上が可能なツールです。
ここでは企業の現場でRPAが特に活躍する5つの場面について紹介します。日常的に発生する定型業務や繰り返し作業に対し、RPAがどのように役立つかを具体的に見ていきましょう。
場面1：【経理】請求書の作成・電子送付
経理業務の中でも請求書の処理は手間と時間がかかる代表的な作業ですが、同時に金額の入力や宛先の確認、期日の管理などミスが許されない業務でもあります。
ここでRPAを導入すると売上データを基に請求書を自動で作成し、PDFに変換して取引先へメール送付するまでを一括で実行が可能となるのです。これにより処理時間の短縮だけでなく、人的ミスの削減にもつながります。
例えば毎月決まった日に50社以上に請求書を発行している企業では、手作業で数時間かかっていた処理がRPAによりわずか数分で完了するケースも珍しくありません。これにより経理担当者は予算の分析や財務戦略など、より価値の高い業務に集中できます。
場面2：【労務】保険情報の結合・申請書類の自動作成
労務部門では入退社手続きや保険関連の事務処理が頻繁に発生します。特に複数のシステムから従業員情報を抽出し、保険会社のフォーマットに合わせて申請書類を作成する作業は多くの時間を要するものです。
このようなケースでもRPAは複数のデータベースから必要な情報を抽出し、既定の書式に自動で転記することが可能となり、結果として作業時間の短縮、申請ミスの減少につながります。
例えば新入社員20名分の保険加入手続きを行う際、人の手では3時間以上かかっていた処理がRPAを使えば15分以内に完了します。定型化された書類作成はRPAとの相性が良いといえるでしょう。
場面3：【総務】物件契約書の更新管理・メール文章作成
総務部門ではオフィス物件の契約や備品の発注管理など多岐にわたる業務を担います。特に契約更新の管理は、期日を忘れてしまうと自動更新や解約など予期せぬトラブルにつながる可能性があります。
RPAを導入すると契約書の期限を自動で監視し、更新時期が近づくと担当者にリマインドメールを送る設定が可能です。またメールの定型文も自動生成できるため、連絡作業の効率が上がります。
例えば50件の契約管理を行っている企業ではRPAが週1回、契約期限を自動でチェックし、必要に応じてメールを送信する仕組みを構築しています。これにより人的ミスによる更新忘れがゼロになり、契約業務のリスクを軽減できました。
場面4：【営業】CRMシステムへのデータ登録・売上データのレポート化
営業活動で発生する顧客情報や商談履歴などのCRM（顧客管理システム）への登録といった入力作業は時間がかかる上、担当者によって入力の精度に差が出やすい業務といえるでしょう。
このようなケースでもRPAを活用すればExcelやメールから必要な情報を抽出し、CRMに自動で登録することが可能です。さらに売上データを集計してレポート化する作業も自動化でき、報告業務の負担が軽減されます。
例えば1日100件以上の顧客対応を行う営業チームでは、RPAが夜間にCRMへの入力やレポート作成を行うことにより翌朝には最新情報を基にした戦略会議が実施できるようになっています。結果として、営業担当者は本来の業務である顧客対応に集中できるようになり、全体のパフォーマンスが向上しました。
場面5：【在庫管理】在庫数に合わせた自動発注・納期リマインド
製造業や小売業において在庫数の不足は販売機会を逃すことになってしまい、逆に過剰であれば保管コストの増加につながるため、在庫の適切な管理は経営の根幹を支える重要な要素です。
このようなケースでもRPAを使えばリアルタイムで在庫数をチェックし、基準値を下回った商品について自動で発注処理を行うことが可能であるため管理が容易になります。また仕入先への納期リマインドメールも自動化でき、納品の遅延防止へつなげることも可能です。
例えば複数の倉庫を管理する企業では、RPAが毎朝在庫をチェックし不足している商品に関しては発注書を自動生成、取引先に送信する体制を整えています。この仕組みにより欠品による機会損失が減少し、安定した供給体制を維持できるようになりました。
RPAを導入して他社との差別化や社内の業務改善を行なった企業例3選
RPAの導入によって企業は単に業務の効率化を実現するだけでなく、競合他社との差別化やDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の加速にもつなげています。ここでは実際にRPAを導入して業務改善や生産性向上を実現した企業の事例を3つご紹介します。
事例①光洋陶器株式会社｜工場内の機器をインターネットでつなぐRPA×IoTを導入
まず注目したいのが岐阜県に本社を構える陶磁器メーカー・光洋陶器株式会社の取り組みです。同社では属人的な作業管理や人手不足の課題が背景にありましたが、RPAとIoT（モノのインターネット）を組み合わせることで工場内の生産機器の稼働データをリアルタイムで収集し、分析する仕組みを構築しました。
仕組みの構築以前には各機器の稼働状況を紙や口頭で管理しており、現場ごとの状況把握や生産性の分析に時間がかかっていました。そこでRPAによる機器の稼働データの自動的な収集、可視化を可能としたことにより、現場担当者がタイムリーに状況を把握できるようになったのです。
結果として工場全体の稼働効率が改善されただけでなく、データにもとづいた生産計画の見直しが可能となり、無駄なロスの削減にもつながりました。RPA×IoTの組み合わせは製造業における業務改善の好例といえます。
参考：光洋陶器株式会社
事例②株式会社大塚商会｜サポートセンターへのRPA導入で業務改革
次にご紹介するのは、ITソリューションやオフィス機器の提供で知られる株式会社大塚商会の事例です。同社ではRPAをカスタマーサポートセンターに導入することで問い合わせ対応にかかる時間と人的負担を削減しました。
その具体的な内容は顧客からの問い合わせに対して必要な顧客情報や製品情報を自動で検索・取得し、オペレーターに提供するRPAロボットの導入です。従来では手作業で複数のシステムを検索していたため対応に時間がかかり、顧客満足度の低下が課題となっていました。そのような状況下でRPAを導入したことにより対応スピードが向上しただけでなく、ミスの発生も減少しサポートの品質が向上しています。
また業務の自動化によりオペレーターの負担が軽減されたことで、従業員のモチベーション向上にも寄与しました。RPAが顧客対応の質と従業員満足の両立を支えている好例といえるでしょう。
参考：大塚商会
事例③株式会社三井住友フィナンシャルグループ｜従業員自ら開発できるRPAで約600万時間の労働を削減
最後にご紹介するのは三井住友フィナンシャルグループ（SMFG）の大規模なRPA活用事例です。同グループでは社内の多くの業務プロセスにRPAを適用し、従業員が自らRPAツールを使って業務を自動化できる体制を整えました。
導入当初は限られた部署で試験的に導入していましたが、その後は全社的な推進体制を構築し、業務部門ごとに「RPA推進担当者」を配置しました。業務知識を持つ現場の従業員自身が自動化ロボットを設計・開発できる環境を整えたことが大きなポイントです。
この取り組みによって2022年時点で累計600万時間以上の労働時間を削減。さらに反復的な業務から解放された従業員はより付加価値の高い業務に集中できるようになりました。現場主導で進められるRPAの展開は柔軟でスピード感のある業務改善を可能にしています。
RPAの導入を検討するときは『CLOUD BUDDY』へご相談ください
RPAは業務の効率化だけでなく企業の競争力を高めDXを加速させる有効なツールですが、その導入には業務フローの見直しや適切な自動化対象の選定、ツールの選択といった多くの要素を含んでいます。そのため独自に進めようとすると、思わぬトラブルや失敗に直面する可能性もあるでしょう。
そのような場合には、RPA導入支援の実績を持つ『CLOUD BUDDY』にご相談ください。弊社では業種・業務に合わせた最適なRPAソリューションの提案から導入後の運用サポートまでを一貫してご提供しています。
お客様ごとの課題に寄り添いながら、効果的な業務自動化を実現するお手伝いをさせていただきます。
まとめ｜DXや働き方改革実現のために自社に合うRPAを導入しよう
RPAの活用は業務の省力化にとどまらず、企業の生産性向上や働き方改革の実現にも大きく貢献します。経理・労務・総務・営業・在庫管理などあらゆる部門で効果的であり、実際の導入事例からもその有効性がご確認頂けるでしょう。
自社に適したRPAを選び、着実に導入・運用することで限られた人材資源をより創造的な業務に集中させることが可能になります。もしどこから手をつければ良いかわからない場合は、RPA導入を専門とする『CLOUD BUDDY』がサポートいたします。
まずはお気軽にご相談ください。
