「日々の事務作業に時間を取られてしまい、コア業務に集中できない…」
「人手不足が深刻化し、従業員一人ひとりの負担が増えている…」
「業務の属人化が進み、特定の担当者がいないと仕事が進まない…」
こうした悩みを抱えている企業は多いのではないでしょうか？
近年企業の競争力を高めるために「バックオフィスDX」が注目されています。
バックオフィスDXとは、バックオフィス業務（経理、人事、総務、法務など）にデジタル技術を導入し、業務を効率化・自動化する取り組みのことです。
これにより、従業員が単純な事務作業に追われることなく、より価値の高いコア業務に集中できる環境を整えることが可能になります。
この記事では、バックオフィスDXの基本情報や求められる背景、具体的なメリットについて詳しく解説します。
企業の成長を加速させるためのヒントを得られるはずですのでぜひ最後までご覧ください。
バックオフィスDXとは
企業の業務効率を向上させるために、多くの企業がバックオフィスDXに取り組んでいます。
バックオフィス業務は、経理・人事・総務・法務などの間接業務が中心ですが、これらの作業は手作業が多く時間がかかりやすいのが課題です。
そこで、デジタル技術を活用した業務の効率化が求められています。
ここではバックオフィスDXの基本情報や、なぜ今企業にとって必要なのか、その背景について解説していきます。
バックオフィスDXの基本情報
バックオフィスDXとは、企業の経理・人事・総務・法務といった間接部門の業務においてデジタル技術を活用して効率化する取り組みのことです。
AIやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）、クラウドサービスなどのデジタルツールを活用し、従来手作業で行われていた業務を自動化・標準化することで生産性を向上させます。
例えば、経理業務では請求書の処理をAIが自動で仕分けたり、人事部門では勤怠管理や給与計算をクラウドシステムで一元管理したりできるため、コア業務の効率化を実現させることができます。
バックオフィスDXが求められる背景
企業がバックオフィスDXを進めるべき理由は、現代のビジネス環境の変化にあります。
特に、人手不足や業務の属人化、コスト削減の必要性などが大きな課題となっています。
また、テレワークの普及やデータ活用の重要性が高まる中、DXに取り組むことによる業務の柔軟性の向上・競争力の強化が求められてきているのです。
ここからはバックオフィスDXが必要とされる6つの具体的な理由を解説していきます。
１人手不足の深刻化
最近、どの業界でも「人が足りない」という声をよく聞きます。
特にバックオフィス業務はルーチンワークが多く、担当者の負担が大きくなりがちです。
その結果、一人ひとりの業務量が増え、残業が増えたりミスが発生しやすくなったりということも少なくありません。
DXの取り組みを進めれば単純な作業を自動化できるため、少ない人数でも業務をスムーズに回せるようになります。
例えば、請求書の処理や勤怠管理などをデジタルツールで自動化すれば、手作業が減り担当者の負担を軽減できます。
２業務の属人化によるリスク
「この仕事は○○さんしか分からない」といった状況になっていませんか?業務が特定の人に依存すると、その人が休んだり退職したりしたときに仕事が滞ってしまうリスクがあります。
これが「属人化」と呼ばれる問題です。
DXを活用すれば、業務の流れをシステム化し、誰でも同じように作業ができる環境を整えることができます。
例えば、クラウド上でマニュアルやデータを共有すれば、特定の担当者がいなくても業務を進められるようになります。
３コスト削減の必要性
企業にとって、経費の削減は重要な課題のひとつです。
特にバックオフィス業務では、人件費や紙の書類の管理コストなど見えにくいコストがかかっていることが多くあります。
DXの取り組みを進めると業務を自動化できるため、人件費を抑えたりペーパーレス化で印刷や保管にかかるコストを削減したりできます。
例えば、紙の請求書をデジタル化すれば、印刷代や郵送代がかからず管理もラクになるのです。
４テレワーク・リモートワークの普及
最近では、多くの企業がテレワークやリモートワークを取り入れています。
しかし、バックオフィス業務が紙の書類に依存していると「出社しないと仕事が進まない」という問題が発生しかねません。
DXを活用し、クラウド上でデータを管理したり電子契約を導入したりすることで、どこにいても業務を進めることができます。
経理業務をクラウド会計ソフトで管理すれば在宅勤務でも問題なく作業ができます。
５データ活用の重要性の高まり
企業が持っているデータを活かせるかどうかは、経営の成長に大きく関わります。
しかし、紙の書類やExcelの管理ではデータをすぐに活用しにくくなってしまいます。
そこでDXの取り組みを進めると、リアルタイムでデータを管理・分析できるようになるのです。
例えば、クラウド上で経費データを自動集計すれば、無駄な支出をすぐに発見できるようになり経費削減につながります。
６競争力強化の必要性
ビジネスの世界は日々変化しており、スピーディーな意思決定が求められる場面が増えています。
しかし、バックオフィス業務がアナログなままだと業務が遅くなり、競争力が低下してしまう可能性があります。
DXの取り組みを進めれば、業務を迅速に進められるだけでなくデータを活用して正確な意思決定ができるようになるのです。
売上データや在庫データをリアルタイムで確認できれば、市場の変化にすばやく対応できるようになるのです。
バックオフィスDXの具体的なメリット
企業の成長や働きやすい環境づくりのためには、バックオフィス業務の効率化が欠かせません。
しかし、従来のやり方では、時間やコストがかかるだけでなく属人化や情報の管理ミスなどのリスクも伴います。
デジタル技術を活用して業務を自動化・標準化することで、多くのメリットを得ることができます。では、具体的にどのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。
①業務効率化による生産性向上
バックオフィスDXの取り組みを進めることで、従業員の業務負担を軽減し生産性を向上させることができます。
例えば、勤怠管理システムを導入すれば、従来手作業で行っていた勤怠データの集計が自動化され管理の手間が大幅に削減されます。
これにより従業員はより戦略的な業務に集中できるようになるのです。
②コスト削減につながる
DXを進めることで、業務の無駄を省き、コスト削減につなげることができます。
例えば、ペーパーレス化により印刷コストや保管スペースの削減が可能です。
また、AIによる自動処理を導入すると、人的リソースを最適化でき、長期的なコスト削減を実現できます。
③属人化の解消と業務の標準化・自動化
「この業務は○○さんしかできない」という状況は企業にとって大きなリスクです。
もし担当者が退職や異動した場合、業務が滞る可能性があります。
しかし、DXの取り組みを進め、業務をマニュアル化・システム化すれば、誰でも同じように作業できる環境を作ることが可能です。
例えば、経理業務の自動化ツールを導入すれば、担当者が変わってもスムーズに引き継ぎができ、業務が滞る心配がなくなります。
④データ活用による経営判断のスピード向上
DXの取り組みを進めると、さまざまな業務データをリアルタイムで確認できるようになります。
売上データや経費データを瞬時に分析できるシステムを活用すれば、これまで時間がかかっていた経営判断のスピードアップが可能です。
タイムリーに情報を把握できることで、より正確な意思決定ができ企業の成長を後押ししてくれます。
⑤リモートワーク対応の強化
近年リモートワークを導入する企業が増えていますが、バックオフィス業務もDXによってオンライン対応が可能になります。
例えば、クラウド型の業務管理システムを導入すれば、場所に関係なく仕事を進められるため、オフィスに出社しなくてもスムーズに業務を遂行できます。
これにより働く場所の選択肢が広がり、社員のワークライフバランスの向上にもつながるのです。
バックオフィスDXで効率化できる業務
バックオフィス業務は企業の運営に欠かせないものですが、手作業が多く、時間やコストがかかりがちです。
そこでDX（デジタルトランスフォーメーション）を活用すると、業務を効率化しよりスムーズな運営が可能になります。
特に「経理・財務」「人事・労務」「総務・法務」といった分野では、DX促進によるメリットが大きく、業務負担を減らしながら精度を向上させることができます。
では、それぞれの業務がどのように効率化できるのか、具体的に見ていきましょう。
経理・財務（請求書管理・経費精算の自動化）
経理業務は数字を扱うため正確性が求められますが、紙の請求書や手入力の経費精算ではミスが発生しやすく、確認作業にも時間がかかります。
しかし、DXの取り組みを進めることで請求書の処理や経費精算が自動化され、ミスの削減と業務の効率化が可能になるのです。
電子請求書システムを使えば、請求書の受領から支払い処理までをオンラインで完結でき、紙の書類を整理する手間がなくなります。
また、経費精算アプリを活用すれば、社員がレシートをスマホで撮影し簡単に精算できるようになります。
このように経理・財務の業務をデジタル化することで、業務負担が軽減され、より重要な経営戦略の検討に時間を割くことができるのです。
人事・労務（勤怠管理・給与計算のデジタル化）
社員の勤怠管理や給与計算も、手作業で行うと集計ミスが発生しやすく、毎月多くの時間が費やされてしまいます。
しかしDXの取り組みを進めれば、勤怠データの自動集計や給与計算のデジタル化が可能になり、作業の手間の大幅な削減が可能です。
例えばクラウド型の勤怠管理システムを導入すれば、社員がスマホやPCから出退勤を記録でき、データはリアルタイムで反映されます。
さらに、給与計算ソフトと連携すれば、勤怠データから自動で給与計算が行われ、手作業によるミスも防げます。
このようにDXを進めることで、人事・労務の業務をよりスムーズに進めることができ、管理部門の負担を減らすことができるのです。
総務・法務（契約書管理・電子署名の導入）
総務や法務の分野では、多くの契約書や重要書類を扱うため紙の管理では紛失のリスクや保管スペースの問題が発生しやすくなります。
そこでDXを進めることで、契約書の管理や電子署名を導入し、書類業務の効率化を図ることができるのです。
例えば、クラウド上で契約書を一元管理できるシステムを導入すれば、必要な書類をすぐに検索できるようになり管理の手間が大幅に軽減されます。
また、電子署名を活用すれば、契約書の締結がオンラインで完結し、紙の書類を郵送する時間やコストを削減できます。
このようにDXを取り入れることで、総務・法務業務の負担を減らし、よりスピーディーな対応が可能になるのです。
バックオフィスDXを推進するなら『CLOUD BUDDY』へ
DXを進めたいけれど「どこから手をつければいいのかわからない」「DX化に不安がある」と感じる方も多いのではないでしょうか？そんな悩みを解決するために、バックオフィスDXの取り組みの推進をサポートする『CLOUD BUDDY』がおすすめです。
『CLOUD BUDDY』は、バックオフィス業務を外注化し、企業の業務効率化を支援するサービスです。
経理や人事、総務といった管理業務をデジタル化することで、業務のスムーズな運営が実現します。
例えば、勤怠管理、経費精算、契約書管理などの業務を外注化すると従業員がコア業務に集中できる環境を作り出すことができます。
バックオフィスDXを検討している方は、ぜひ『CLOUD BUDDY』のサービスをチェックしてみてください。
まとめ｜バックオフィスDXで企業の競争力を高めよう
バックオフィスDXを進めることで、企業の業務は大きく変わります。
経理・財務では、請求書管理や経費精算の自動化によって業務のスピードと正確性が向上し、人事・労務では、勤怠管理や給与計算のデジタル化で負担が軽減されます。
さらに総務・法務の分野でも、契約書管理や電子署名の導入により、業務の効率化が実現できます。
「業務の効率化を進めたい」「DX化したいけれど、どこから始めればいいのかわからない」という方は、まずは『CLOUD BUDDY』のサービスをチェックしてみることをおすすめします。
DXの第一歩を踏み出すことで、企業の競争力を高め、より働きやすい環境を実現しましょう。
