“倍のスピード”で仕事が前に進む — 初めての管理職を支えた伴走型PM支援とは？ - 日本ECサービス株式会社様

EC運営支援を手がける日本ECサービス株式会社様。長く主婦をしたのち入社し、ECショップ運営の現場を経て、初めて管理職に就いた亀井様は、属人化した業務と「ぼやっとしたタスク」に追われていました。Cloud Buddy の伴走型のPM（プロジェクトマネジメント）支援で、業務を細かい作業単位に分解（因数分解）し、週次のリズムと判断軸を手に入れ、倍のスピード感で前へ——。取締役の星様と、マネージャーの亀井様にお話を伺いました。

会社名	日本ECサービス株式会社（EC Masters）
WEBサイト	https://ec-masters.co.jp/
事業内容	EC（ネットショップ）運営の支援・代行
主な依頼業務	サポートレター配信業務、お問い合わせ内容の分類・分析、業務の因数分解、PM伴走（WBS〈作業の洗い出し〉作成・週次定例）、マネージャー向けの視点提供・壁打ち
サービス利用期間	約1年（2025年7月〜）

導入前に抱えていた課題と背景を教えてください。

亀井様（マネージャー）: きっかけは、社員が売上以外の業務に時間を取られてしまっている状態を、なんとかできないかというところからでした。とはいえ、現状として社内の誰が何をどうやっているのか、正直そこまで見えていなかったんです。

特にサポートレター（日次で配信する顧客向けメールマガジン）の業務は、私自身も関わっていたのですが、正直に言うと「曖昧な部分もあって、外に出せるイメージがなかった」というのが最初の印象でした。属人化していて、例えば他の重要なお問い合わせが入ると一人がそこにかかりきりになり、その人がいなくなると全部が遅れてしまう。業務としてのウェイトがすごく重たかったんです。

そこにもう一つ、私が初めて管理職になったという事情も重なりました。判断軸を持っていない状態で、やらなければいけないことはたくさんある。けれど、タスクが「ぼやっとしたまま」で、どこから手をつければいいのか分からない、という状態でした。

Cloud Buddy に任せて、最初にどんな変化がありましたか？

亀井様（マネージャー）: 最初は「どうやって外に出すんだろう」と思っていたのですが、担当の方から「喋るだけでいいですよ」と言われて。とにかく自分がどうやっているかを喋っていったら、それが業務の手順としてきれいに整理されて返ってきたんです。「喋るだけでこれができるとは思わなかった」というくらい、目から鱗でした。

外注に出せるイメージがなかったサポートレターの業務も、因数分解してもらったことで、いまは外注と社内スタッフ 1名 で回せるようになりました。結果として、この業務にかかっていた人を 半分 に減らせています。社内では「これって、その人がいないとできないよね」と思い込んでいた役割が、かなり効率化されました。

それから、Cloud Buddy は第三者なので、固定概念がないんですよね。「なんでこれをやらなきゃいけないんですか？」と普通に聞いてくれる。そうすると、「前任の担当者の頃から、なんとなくやっていたから続けていた」というものが結構あって。習慣で続いていたことを見直す、良い機会になりました。

サポートレターの次は、どんな業務に取り組まれたのですか？

亀井様（マネージャー）: 次に取り組んだのが、代理店からのお問い合わせ対応です。とにかく対応件数が多い業務で、どんな問い合わせがパターンとして多いのか、それぞれにどれくらい時間がかかっているのかを、半年ほどかけて計測してもらい、レポートにまとめてもらいました。

そうすると、請求まわりで進捗が詰まりやすいことや、その場で即答できるものと、社内確認を挟むと回答までに間が空いてしまうものがある、といった実態が見えてきたんです。Cloud Buddy には基本はレポーティングという形で関わってもらいながら、客観的な立場から「これはまだ回答できていませんよ」という漏れのチェックも入れてもらいました。

大きかったのは、担当の社員が休んだときも、仕組みでカバーしてもらえるようになったことです。それまでは一人に業務が偏っていて、漏れも起きがちだったのですが、「属人化していたところを、仕組みで支えてもらえるようになった」という感覚があります。

体制が変わるタイミングで、支援はどう変わりましたか？

亀井様（マネージャー）: ちょうど社内の担当体制が変わるタイミングと、私が管理職になるタイミングが重なって、「データの扱い方をどうしよう」と社内で議論しているような、何をどう進めるかがまだ決まっていない時期でした。

そのなかで、まずは状況を把握するために、あちこちに散らばっている数字を集めるところから一緒にやってもらいました。毎週いろいろなツールから CSV を出して、「これをどうしよう」と。データの扱う方向性もまだ決まっていなかったので、お互い手探りの状態から、いまお話ししている内容を整理して「こういうことですか」と返してもらう、というのを繰り返していきました。

「まだ何も決まっていない状態から、一緒に整理してもらえた」のは大きかったです。そこから、WBS（作業の洗い出し）を作ってもらって、火曜日に週次の定例をやる、というかたちに移っていきました。

星様（取締役）: 私は、ちょうどこの体制が変わるタイミングで座組みに加わりました。数年ぶりにこの領域に携わることになったのですが、離れていた間の会社の変化のスピードがとても速くて、正直、不安でしかなかったです。「ついていけるだろうか」と。ただ、過去に近いことをやっていた経験はあったので、Cloud Buddy に状況を一つひとつ整理してもらいながらキャッチアップできたのは、本当に大きかったです。

具体的に、どんな効果が出ていますか？

亀井様（マネージャー）: 感覚的にですが、Cloud Buddy がいるのといないのとでは、倍のスピード感で進められたと思っています。この数ヶ月で、本当にいろいろなことが進んでいきました。

私は、タスクに対して動き出しは早いんです。でも「終わらせ方が下手くそ」で（笑）。やると決めたら動き出しは早いのですが、完了させるところが苦手なんですよね。そこで「どう終わらせますか？」と質問を投げてもらえるのが、すごく助かっています。聞いてもらえることで、完了させるところまで持っていける。「これがなかったら、終わらせるのに1ヶ月かかっていたかもな」と感じることもあります。

あと、火曜日に定例があるのが大きいです。「火曜があるから形にしなきゃ」と思える。期限がないと、忙しさを言い訳にして後回しにしてしまうので。良い意味での「お尻叩き」と呼んでいるのですが、それでペースができてきた感覚があります。

取りかかるまでの時間も短くなりました。重たいタスクって、想像するだけで「ああ、これは時間がかかるな」と後回しにしたくなるんですよね。それが、確認の場があることで、迷っている時間がキュッと縮まって、まずやってみよう、と動けるようになりました。

初めての管理職として、支援はどう役立ちましたか？

亀井様（マネージャー）: 私はこの会社に入る前、長く主婦をしていて、社会人としての経験が浅く、ブランクのある状況からのスタートだったんです。なので、初めての管理職で、判断軸も持っていませんでした。マネージャーのことって、誰からも教わらないんですよね。

そのなかで、Cloud Buddy の担当の方からはマネージャー視点での考え方を教えてもらえるのが、すごく役に立っています。担当の方も女性で、女性ならではの視点で見てもらえるのも、私には合っていると感じます。孤独になりがちな管理職にとって、こうして相談できる相手が外にいるのは、とても心強いです。

第三者だからこそ、というのもあって。社内だと、関係性のなかで「自分のせいで進んでいないのかも」と思うと、なかなか言えなかったりするんです。でも Cloud Buddy には「できなかった理由は何ですか？」と普通に聞いてもらえる。そうすると、言い訳ではなく、ちゃんと外部に説明しようとするので、「そういえば、これがあってできなかったんだ」と整理されるんですよね。できなかった感がなくなって、次に同じことが起きたときに見直せる。それがすごくいいなと思っています。

今後、どのように活用していきたいですか？

亀井様（マネージャー）: いまはプロジェクトの進捗が良くて、ペースもできてきたので、「お尻叩き」というよりは、業務を整理していくフェーズにシフトしつつあるのかなと思っています。それから、人の入れ替わりもあって新しいメンバーが入ってくることもあるので、そういう立ち上がりのところでも活用していけたらと思っています。

最後に、どんな企業におすすめできますか？

亀井様（マネージャー）: 少人数で、いろいろな種類のタスクを抱えていて、一人ひとりの守備範囲が広い組織には、すごくおすすめしたいです。守備範囲が広いと、こっちに集中するとあっちを忘れてしまう、ということが起きやすいので。

あとは、スピード感をもって成長することを求められている、成長企業ですね。

それと、これは私自身のことでもあるのですが、私は直感で動く「超感覚派」の人間なので、整理してもらえることがありがたいんです。整理の仕方を知れる、というのもいい。やらなきゃいけないと思いつつ、つい止まってしまいがちな方には、特におすすめしたいです。

星様（取締役）: 私も、亀井とほぼ同じ感覚です。タイプは少し違うのですが、私も感覚で動くところがあって。頭の中にあることを整理したいと思っても、いざとなると「どこから手をつければいいんだろう」となってしまうんです。そこを一緒に整理してもらえるのは、本当に助かっています。