「やめようかな」と思うほどの限界から、「何でも相談できる先輩」がいる体制へ - FP Office株式会社様

会社名	FP Office 株式会社
WEBサイト	https://www.fp-c-office.com/
事業内容	FP事業（店舗・オンライン相談等）：ライフプランニング、資産形成・資産運用、住宅購入・住宅ローン相談、相続相談、不動産会社紹介・活用相談、生命保険・損害保険募集代理事業、確定拠出年金紹介、金融商品仲介業
従業員数	約30名
主な依頼業務	お客様対応をするFPのサポート業務の自動化による効率化
サービス利用期間	2026年4月〜（約4ヶ月）

Cloud Buddy導入前の課題と、導入の背景についてお聞かせください。

須藤様: 2025年7月ごろに、バックオフィスの担当者が一気に退職することになってしまったんです。誰が引き継ぐかという話になったときには、私と重松の2人がやるしかない状態になっていました。そうは言っても既存業務もあるので、もう目の前の業務をこなすだけで手一杯でした。

当時の重松はかなり業務過多で、本人いわく「10%ぐらいの、辞めたいみたいな気持ち」を常に感じているような状況でした。

重松の本来業務は当社のブランディングおよび会社の集客につながるマーケティングでしたので、その業務にこそ力を注がなければならない状況でしたが、元々忙しかったところに、追加でバックオフィス業務への対応が加わり、目の前の業務に追われて着手できずにいました。

バックオフィス業務に関しても前任者の退職から十分な引き継ぎがされないまま業務を行っていましたし、マニュアルも十分でなく、業務の全貌がよくわかっていないまま実務をしなければなりませんでした。このような状況で、わかっていない人がそのまま業務にあたることで、何か大きなミスが起きたり、他部署や取引先に迷惑をかけることもあり得ると思うと、とても大きなリスクだと感じました。ナレッジ化や仕組み化を進めていかなければならないと、当時強く感じましたね。

そこから慣れとともに少しずつ業務が回せるようになりましたが、業務量の多さや時間がないことは変わらなくて。時間単位で誰かに頼めるものがあればお願いしたい、派遣会社や外部に頼る選択肢も持って良いのではないか、といったことを考えるようになっていました。

具体的には、スポットで来社してくれるアルバイトを検討しました。ただ、自社の知識や経験の積み重ねが必要なものはお任せできないため、任せられる候補としてあがったのはシュレッダーがけなどの単純業務に限られました。データ入力のような作業も、依頼のたびにレクチャーをすることは現実的ではありませんでした。検討を進める中で、この手法で任せられる業務は意外と少ないことに気づき、当時私たちが求めていた解決策とは違うなと感じたんです。

ほかの選択肢も検討されるなかで、Cloud Buddyを選ばれた理由を教えてください。

須藤様: きっかけは、あるご縁からのご紹介でした。「どこかに頼めるものがあれば使いたいね」と話していたタイミングで、ちょうどCloud Buddyさんをご紹介いただいたんです。

単なる作業代行ではなく、業務の背景を理解したうえで柔軟に幅広く対応してもらえそうだという印象を持ったことも、依頼を後押しする材料になりました。このサービスを知ったときに、重松と「まさにこれだね！」と盛り上がった覚えがあります。

導入時の進め方や、現在の運用体制について教えてください。

須藤様: 第一弾として、メールや電話でのお客様からのお問い合わせを起点に、社内コミュニケーションツールとして活用しているGoogle Chatへ自動通知する仕組みを構築しました。電話対応そのものをCloud Buddyが直接行っているわけではなく、委託先の受電代行業者から届くメール通知を起点に、AIが内容を解析して担当FPを自動判定する仕組みです。担当者が不明な場合や慎重に対応したほうがよい問い合わせは管理者向けチャットへ、対応を急ぐ場合は担当者名をメンションしたうえで全社向けチャットへと、内容に応じて通知先を自動的に振り分けています。

2026年4月の初回ヒアリングから約2〜3か月をかけて自動化の範囲を整理し、2026年8月に本番稼働を迎えました。稼働直後の9月現在は、通知文言や振り分けルールを実際の運用に合わせて微調整するチューニング期間にあたります。

重松様: スタート時点で、これらの業務を引き継ぐ手順書やドキュメント類がほぼない状態だったんです。今回自動化の要件を整理することで、言語化・可視化する良いきっかけとなりました。そして、今後の資産になったと考えています。

仕組み化することで人手はあまりかからなくなりましたが、万が一自分がこの業務を担当しなくなる状況になっても、整理した情報があるので、後任の方がそれを確認することができるようになりました。一年前に痛感した可視化・仕組み化の必要性を、今回の取り組みで実現することができました。

Cloud Buddy導入による具体的な効果や、日々の業務におけるCloud Buddyの存在について教えてください。

須藤様: 率直に言って、コストパフォーマンスにはかなり満足しています。

「こんなにリーズナブルで、こんなクオリティでお願いできるものって他にない」っていうのは、すごく思っています。

優秀な部下である重松の仕事を任せる以上、相応のレベルを求めたくなりますが、Cloud Buddyとの関係はまさに最適な体制だと感じています。

重松のような専門性やスキルの高いメンバーを、単純な取次ぎ作業に張り付かせるのではなく、より付加価値の高い業務に集中させたいという思いを叶えることに繋がっていると思います。

重松様: 自動化に関しては即時性を重視しています。私が打ち合わせ中であっても、お客様から問い合わせがあったら即時で社内に通知が飛ぶので、会社としてのお客様への反応速度もあがり、顧客満足度にもつながることを期待しています。

顧客対応に気を取られることなく、ほかに時間をかけて集中して取り組まなくてはならないコア業務にも時間を使えるようになったのはありがたいです。

これまでは通知を見逃さないよう常に画面を気にかけている状態でしたが、自動通知に切り替わったことで、「見なければ」という緊張感そのものが和らぎ、心理的な負担も和らぎました。

業務の振り先が社内にない中で、Cloud Buddyの存在が精神的な支えになることもあります。相談や壁打ち相手としてはAIに似ている部分もありますが、人でなくてはダメで。単にシステムを導入して終わりではなく、業務整理の段階から親身に相談に乗ってくれたCloud Buddyは、相談できる先輩のような位置づけです。

今後、Cloud Buddyをどのように活用していきたいですか？

重松様: 今後は、バックオフィス業務だけでなく、現場のFPの先生方を直接サポートする形での活用や、冒頭でお話ししたマーケティング業務における活用も検討しています。

今の仕組みをもとに何を自動化できるかを社内的に認知してもらうことができたので、それをもとにFPの先生方を直接サポートするアイディアを募り、別の自動化を検討していきたいと考えています。マーケティング業務については、これまで手が回らなかったオウンドメディアやWEBサイトを充実させるための情報リサーチやコラム作成など、いろいろ検討していきたいです。

Cloud Buddyは、どのような企業におすすめできますか？

重松様: 「中小企業に限らず、大きな会社でも、もっと効率化したいと思われてるところ」には、特におすすめできると思います。それから、「1人で業務抱えちゃってる担当者」を助けるツールとしても、ぜひ活用してほしいですね。

まとめ

2025年の突然の離職危機をきっかけに、FP Office株式会社様はCloud Buddyの力を借りて、お客様からのメールを社内展開する業務を自動化しました。属人化していた業務をゼロから整理し、通知の自動化によって対応の抜け漏れや反応速度の課題を解消しつつあります。今後はバックオフィス業務にとどまらず、現場のFPの先生方への直接的なサポートや、手が回っていなかったマーケティング業務への展開も視野に入れており、Cloud Buddyは単なる業務代行にとどまらない「相談できる先輩」のような存在になりつつあります。