締め業務の“属人化”を解消し、繁忙期の負荷を平準化 — 株式会社エコリング様

全国に店舗を展開し、複数のグループ会社を抱える株式会社エコリング様。その人事部では、複数のグループ会社分の勤怠締めや給与データの取り込みを一手に担っており、その業務が特定の担当者に集中して、締め切り前の負荷と属人化が課題になっていました。Cloud Buddy の活用によって、月末のみ対応していたチェック業務を月の半ばでも実施できるようにし、締めが完結する日を 約3日 前倒し。浮いた時間を、後回しになりがちだった人事制度の設計へと振り向けられる体制へと変わっています。今回は、人事部の齋藤様（主任）・松井様・竹之内様にお話を伺いました。

会社名	株式会社エコリング
WEBサイト	https://ecoring.co.jp/
事業内容	リユース品の買取事業、ブランド品オークション販売事業の運営（複数のグループ会社を全国展開）
従業員数	622名（2026年1月時点、契約社員・パートタイマーを含む）
主な依頼業務	グループ会社横断の勤怠締めチェック、給与データの取り込み、作業手順書の作成・共通化
サービス利用期間	2025年9月〜

導入前に抱えていた課題と、外部委託を検討された背景について教えてください。

齋藤様（主任）: 事業領域を広げていくなかで、どうしても人員が追いつかない状況がありました。特に給与計算のような定型業務は、締め切りが決まっていて、それまでにやり切らなければいけない。社員だけで回していると、締め切りに追われて手一杯になってしまうんです。管理部門としては、今後の事業の変化にも備えて、早めに体制を整えておきたいという思いもありました。

課題は大きく二つありました。一つは、いま使っているシステムへのデータ取り込みに時間がかかること。取り込んだ後の確認作業にも工数が必要でした。もう一つは、毎月同じ人が同じ業務を担う 属人化 です。ミスが起きたときのリスクや、特定の人に残業が集中してしまう状況がありました。

そこで、業務の流れを手順書に書き起こして可視化し、担当者以外でも理解できるようにする取り組みを始めました。社内で研修をしながら手順書を整えていけたのは良かったです。ただ、手順書ができても、それを回す人手そのものが足りません。やはり人材はどうしても東京・大阪に集中しがちで、地方で経験のある人材を採用するのはハードルが高いと感じていました。今いるメンバーだけで全てを賄おうとするのには限界があります。現状の課題を解決するためにも、外部のリソースを戦略的に活用する形を、本気で進めた方がいいと考えました。

数あるサービスのなかで、Cloud Buddy を選ばれた決め手はどこにありましたか。

齋藤様（主任）: RPA（作業を自動化するツール）の導入も検討はしました。いまの時代、人や工数の削減という文脈でこうしたツールの話が出てくることは増えています。ただ、実際に運用するとなると、最終的には人の目で見てチェックし、状況を判断する工程がどうしても必要になります。そこを担えるかどうかが大きなポイントでした。

もう一つ大きかったのは、専門的な実務について気軽に「壁打ち」ができる点です。実務のわかる相手だからこそ話が早く通じますし、「これはこういうことですか」とこちらの意図をかみ砕いて確認してもらえる。そうやって実務レベルでの認識合わせや再確認がいつでも気軽にできることが、何よりのメリットだと感じています。

勤怠データという大事な情報を外部にお任せするわけですから、正直、勇気がいる部分もありました。それでも、人事の経験がある方が対応してくださること、そして第三者が間に入ることで、社内では働きがちな配慮や遠慮を外して物事を進められる。この点が信頼につながりました。

既存業務を引き継ぐ際に苦労された点と、その乗り越え方を教えてください。

齋藤様（主任）: 使っているシステムが、自動連携ができていなかったり、手順どおりに進めないといけなかったりと、決してやさしいものではありませんでした。この複雑な操作をうまく引き継げるか、私自身も不安がありました。

そこは、経験のある方が担当してくださったことで、かなり安心できました。担当者ごとに我流になりがちだった作業手順を一つにまとめ、共通で確認できる手順書として整えてもらえたのも大きかったです。誰が見ても同じように進められる状態に近づいたことで、業務が特定の人に依存しにくくなりました。この共通の手順書は、あるグループ会社が自社で業務を担うことになった際にも、「自社ではこう進めてください」と説明するための資料として役立ちました。

Cloud Buddy 導入による具体的な効果について教えてください。

松井様: まず、締めが完結する日が前倒しできました。以前は締め切りの直前までずるずると追いかけていた業務が、感覚値ではありますが 約3日 は縮まったと思います。

作業時間そのものも、チェックだけで 1社あたり1〜2時間、取り込みまで含めるとさらに削減できています。1社ごとに見れば小さな時間でも、グループ会社の数と毎月という頻度を掛け合わせると、積み上がる時間はかなりのものになります。

定性的な面では、月末に一度だけ慌ててチェックしていた状態から、月の半ばに前倒しで確認できるようになったことが大きいです。支給のタイミングでエラーやミスがないかを、余裕をもって見られる。「締めなければいけない」という意識が常に頭にある状態から解放され、心理的な負担が軽くなりました。

そして、そうして生まれた時間を、これまで後回しになりがちだった領域に充てられるようになりました。部としての方針づくりや業務改善といった、重要だけれど緊急ではない仕事です。本来やりたかったのに手が回っていなかったことに、ようやく着手できています。

グループ会社側では、どのような変化がありましたか。

松井様: グループ各社の業務でも、同じようにチェックを月の半ばへ前倒しできるようになりました。早い段階で確認できるぶん、エラーやミスを早期に発見でき、「次の対応がすぐ続いてくる」というプレッシャーが減って、現場の心理的な負担も和らいでいます。

グループ各社の締め対応に取られていた人手が空いたことで、その分を本社の業務に充てられるようにもなりました。全体として、月末に偏っていた業務の山を平らにならせている感覚があります。

今後、Cloud Buddy にお任せする範囲をどのように広げていきたいですか。

齋藤様（主任）: いま担っていただいている業務の、前後の工程が一番イメージしやすいですね。データの取り込みや期日の管理、手順書として形にするアウトプットといったところです。

月に一度の定例で、前月の振り返りや気づきを共有できているのも助かっています。短い時間でも擦り合わせができ、実務者レベルで壁打ちができる。人事の相談相手というと、弁護士や社労士の先生になりがちですが、そうではなく「この処理はどうしよう」という実務レベルの相談ができる相手がいるのは、とても心強いです。法改正や制度が変わるときに、一緒に情報を追える存在でもあります。

最後に、Cloud Buddy を一言で表すと、どのような存在でしょうか。

竹之内様: 「作業時間を半分にしてくれた、最強のショートカットキー」でしょうか。

事務代行そのものは、正直どこでもできることかもしれません。でも、派遣やスポットの働き手との違いは、経験に裏打ちされた対応の柔軟さにあります。細かいところまで説明しなくても、行間まで読んで動いてもらえる。同じようにグループ会社横断の人事業務で、締め切りと属人化に追われている方には、まず一部の業務からでも任せてみることをおすすめしたいです。