訪問看護・ケアリングサービス事業を展開する株式会社Medi Blanca様では、事業拡大に伴う請求業務の増大と人手不足に課題を抱えていました。CLOUD BUDDYを導入された同社は、どのような効果を実感し、どのように活用されているのでしょうか。代表取締役の横山様と、コーポレート部門の高堰様に、導入の背景から現在の活用状況、そして今後の期待について詳しくお話を伺いました。
| 会社名 | 株式会社Medi Blanca |
| WEBサイト | https://medi-blanca.co.jp/ |
| 事業内容 | 看護師による居宅訪問型ケアリングサービス 、介護保険法に基づく訪問看護事業 |
| 従業員数 | 67名 |
| 主な依頼業務 | 請求書作成、報告書入力、業務フロー整備 |
| サービス利用期間 | 8ヶ月(インタビュー時点) |
導入前の課題とCLOUD BUDDYを知ったきっかけについてお聞かせください。
横山様（代表取締役）： 10月決算を迎えて11月から新しい期に入ったタイミングで、コーポレート担当から「請求期間の10日間だけでも人手が必要」という声が上がりました。当初はパート採用を検討していましたが、短期間だけの採用は現実的ではありませんし、必要なスキルの確認も難しいという課題がありました。
そのような状況の中でCLOUD BUDDYのサービスを知り、パート採用以外の選択肢があることに気づきました。まさにタイムリーな出会いでした。
高堰様（コーポレート部門）： 元々は2人体制で対応可能な業務量でしたが、提携する自治体が増加し、契約書の種類も多様化してきました。自治体ごとに指定のフォーマットがあり、それぞれに対応する必要があるため、どうしても人的リソースが必要になり、2人体制では限界を感じ始めていた時期でした。
サービス導入後、業務への意識や進め方にどのような変化がありましたか？
横山様： 最も大きな変化は、CLOUD BUDDYスタッフさんのパソコン操作を間近で見られたことです。ある機会に特別依頼で出社対応をお願いした際のことだったのですが、これが予想以上の効果をもたらしました。ショートカットの使い方やPDFの効率的な処理方法など、社員が隣で作業を見ながら学ぶことができました。外部からの刺激により学習機会が生まれたことは、想定外の大きな収穫でした。
高堰様： 私自身もCLOUD BUDDYさんからパソコンの効率的な使い方を学びました。特にラベルシール作成において、これまで1つずつ手作業で入力していた作業を、Excelでデータを流し込む方法に変更できました。今まで当たり前だと思っていた作業が、実はもっと効率化できることに気づかされました。
導入にともない業務の洗い出しや言語化が進んだことによって、どのような気づきがありましたか？
横山様： CLOUD BUDDYに社内の業務リストや業務フローを可視化していただいたことで、多くの気づきがありました。社員の頭の中にはあるものの、文書化まで手が回らなかった業務が、ヒアリングを通じて次々と明らかになりました。
業務フローを全員で共有し議論できるようになったことで、ミスの防止につながり、新人教育にも活用できるようになりました。手順が明文化されることで、属人化を防ぎ、教育効率も向上します。
興味深いことに、私自身も把握していなかった業務があることが判明しました。現場で当たり前に行われていた作業を、改めて組織全体で標準化していく流れが生まれています。
CLOUD BUDDY導入による具体的な業務効率化の効果について教えてください。
高堰様： とあるデータ入力業務をCLOUD BUDDYにお願いしているのですが、これが大きな効果を生んでいます。看護師が記録した内容をシステムに入力し、印刷・郵送する作業ですが、バスのコース増加や利用者数の増加により、入力量が大幅に増えていました。
以前は毎日処理していた業務が、他の業務との兼ね合いで月に3日程度しか時間を確保できず、提出期限直前に慌てて処理することもありました。現在は計画的に業務を進められるようになり、心理的な負担も軽減されています。
横山様： 高堰には事務作業の負担を軽くし、PR活動に注力してもらいたいと考えていました。現在では、インスタグラムの投稿を週1回確実に行えるようになり、公式noteでの記事発信も充実した内容で作成できています。PRは高堰にしかできない重要な業務なので、そこに時間を割けるようになったことは非常に価値があります。
組織にはどのような変化が生まれましたか？
横山様： 最近、キャップナース（社員の看護師）と共に教育計画を策定しました。新入社員が3ヶ月で必要な業務スキルを習得できる仕組みを整えるものです。これが私からの指示ではなく、社員が自発的に「こういう仕組みを作っていこう」と提案し、実行に移したことが大きな変化でした。CLOUD BUDDYによる業務整理がきっかけとなり、社員の中にあった「改善したい」という思いが行動に結びついたのだと考えています。
また、これまで曖昧だった各業務の期限設定も明確になりました。新人教育の体制についても、先輩社員が後輩を指導する仕組みを社員自らが構築しました。組織の自律的な成長を実感しています。
CLOUD BUDDYに今後期待することは何ですか？
高堰様： 当社の業務は多岐にわたり、定型的な事務作業から専門性の高い業務まで様々です。他社での成功事例や、CLOUD BUDDYが得意とする業務領域について今後も積極的に提案いただければ、新たな活用方法の発見につながると考えています。
また、私自身、社会人経験が浅いこともあり、一般的なビジネス慣習や法的な判断に迷うことがあります。経営者に相談するほどではないが、確認したい事項について相談に乗ってもらえると有り難いです。
横山様： CLOUD BUDDYとナースステーションのビジネスモデルには共通点があります。登録スタッフを増やし、それぞれのスキルに適した業務をマッチングしていく仕組みです。教育体制の確立とサービス品質の向上という観点で、非常に共感できる部分があります。
今後も相談パートナーとして、組織に新たな視点と刺激を提供していただける存在であってほしいと思います。
CLOUD BUDDYは、どのような企業に特に有効だと考えられますか？
横山様： 特に少数精鋭で運営している企業では、「暗黙の了解」で業務が進行し、経営者も全容を把握しきれていないケースがよくあります。そのような企業にとっては、外部の視点が入ることで業務が整理され、可視化される価値は大きいと思います。
また、成長期にある企業にも向いていると思います。業務量は増加しているものの、正社員を採用するほどではない、しかし現状のメンバーだけでは対応が困難という状況において、CLOUD BUDDYのような柔軟なサービスは最適な解決策となるのではと思います。
高堰様： まさに「痒いところに手が届く」存在だと表現できます。正社員採用には至らないが、確実にサポートが必要な業務に対して、必要な分だけ依頼できる柔軟性が最大の魅力です。今後もそのような存在として、企業の成長を支援していただきたいと考えています。
